Hilfetext: Das Artikelstamm-Modul

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Allgemeines

Das Artikelstamm-Modul übernimmt die Verwaltung der wichtigsten Daten des Artikelstamms für alle Module des PC Gärtners.
Hier können Artikel neu angelegt zugeordnet und geändert werden. Artikel können nicht gelöscht werden, sondern nur für die anderen Module
auf nicht sichtbar geschaltet werden. Damit ist gewährleistet, dass einmal erstellte Bezüge später nicht verschwinden.

Falls Sie neu mit dem PC Gärtner zu arbeiten beginnen, sollten Sie überlegen wie Sie Ihren Artikelstamm gestalten wollen.

Sie haben 3 Möglichkeiten:

  1. Standardmäßig wird der Artikelstamm mit allen Artikel installiert, die in den meisten Gemüsebaubetrieben kultiviert werden.
    Zu diesen Artikeln finden Sie in der Anbauplanung bereits entsprechende Kulturen, sprich Anbausätze mit Kulturzeiten, Sorten etc..
    Wollen Sie mit diesen Artikeln arbeiten, so sollten Sie die Artikel selbst nicht ändern. Falls gewünscht können Sie die vorgesehenen
    Artikelnummern an ihren Betrieb anpassen.
  2. Falls Sie auch zugekauftes Obst und Gemüse handeln, sollten Sie den erweiterten Artikelstamm installieren. Dieser enthält eine runde Palette
    zu gehandeltes Obst und Gemüse mit logisch korrespondierenden Artikelnummern.
  3. Falls Ihnen der mitgelieferte Artikelstamm in keiner Weise zusagt, können Sie auch einen leeren Artikelstamm installieren. Dann müssen Sie alle Artikel selbst anlegen.
    Falls Sie mit der Anbauplanung arbeiten wollen, sollten Sie dann unbedingt auch den leeren Kulturstamm installieren ansonsten stimmen eventuelle Zuordnungen nicht mehr.

Bitte installieren Sie diese anderen Daten NUR am Anfang ihrer Arbeit mit dem PC Gärtner, ansonsten werden alle von Ihnen getätigten Änderungen im Artikelstamm überschrieben !!

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Verkaufsbereiche des Artikelstamms

Sie können mit dem Artikelstamm-Modul verschiedene Verkaufsbereiche verwalten.
Die vier wichtigsten Bereiche sind vorinstalliert. Sie finden diese im Artikelstamm unter dem Reiter „Verkaufsbereiche der Gesamtbetriebe“.

hilfe_bilder/artikelstamm/reiter_verkaufsbereiche.jpg

  • Zum Eintragen eines neuen Verkaufsbereiches gehen Sie bitte
    auf die Schaltfläche  hilfe_bilder/immerwiederauf/neuer_datensatz.jpg , um einen neuen Datensatz anzulegen.
  • Mit der Schaltfläche hilfe_bilder/immerwiederauf/speichern.jpg speichern Sie Ihre Eingabe.
  • Mit der Schaltfläche hilfe_bilder/immerwiederauf/aenderungenrueckgaengig.jpg können Sie alle noch nicht gespeicherten Änderungen rückgängig machen.
  • Mit der Schaltfläche hilfe_bilder/immerwiederauf/datensatz_%20entfernen.jpg können Sie den ausgewählten Datensatz löschen.
  • Mit der Schaltfläche hilfe_bilder/immerwiederauf/aktualisieren.jpg aktualisieren Sie die angezeigten Daten aus der Datenbank; die Daten könnten an anderer Stelle geändert worden sein.

    Falls Ihr Betrieb rechtlich aus einem Produktionsbetrieb und einem Handelsbetrieb besteht, können mit Hilfe der eingetragenen Verkaufsbereiche
    die verschiedenen Umsätze zugeordnet werden.
    Später können daraus auf einfache Weise interne Rechnungen erstellt werden.
  • hilfe_bilder/artikelstamm/artikel_kultivieren.jpg

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Warengruppen des Artikelstamms

Innerhalb der verschiedenen Verkaufsbereiche, können Sie einzelne Warengruppen festlegen. Wichtig ist, dass mindestens eine Warengruppe
je Verkaufsbereich angelegt und umgekehrt jeder Warengruppe ein Verkaufsbereich zugeordnet ist.
Jeder Artikel wird zuerst einem Verkaufsbereich zugeordnet dann der darin zur Verfügung stehenden Warengruppe.

Diese Zuordnung können Sie im Artikelstamm unter dem Reiter „Warengruppen / MwSt“ vornehmen.

hilfe_bilder/artikelstamm/warengruppe_eintragen.jpg

  • Mit dem Eingabefeld „Sortierreihenfolge“ können Sie festlegen, in welcher Reihenfolge Ihre Warengruppen eingetragen werden.
    Wir empfehlen die Reihenfolge der Warengruppen nach Kundenbeliebtheit festzulegen.
  • Mit der Eingabe „Artikelnummern von / bis“ können Sie festlegen, welche Artikel dieser Warengruppe und dem Verkaufsbereich zugeordnet werden sollen.
  • Nun müssen Sie nur noch der Artikelgruppe einen MWST - Steuersatz zuordnen. Wählen Sie diesen entweder über die vorhandenen Steuersätze in dem Drop-Down-Feld aus,
    oder aber legen Sie einen neuen Steuersatz mit der Schaltfläche hilfe_bilder/immerwiederauf/neuer_datensatz.jpg an.
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Artikel anlegen

Sind die Verkaufsbereiche und die Warengruppen angelegt, können Sie Ihre Artikel eingeben, sofern diese noch nicht im mitgelieferten Artikelstamm vorhanden sind.

  • Öffnen Sie den Reiter „Artikelstammdaten bearbeiten“.

hilfe_bilder/artikelstamm/haken_verfuegbarkeit.jpg

  • Zum Eintragen eines neuen Artikels gehen Sie bitte auf die Schaltfläche hilfe_bilder/immerwiederauf/neuer_datensatz.jpg .
  • Geben Sie in die gelb unterlegten Eingabefelder den Artikelnamen und die Beschreibung ein.
  • Wählen Sie in den vorgesehenen Drop-Down-Feldern den Verkaufsbereich und die Warengruppe aus.
  • Um dem neu angelegten Artikel eine Artikelnummer zuzuordnen, klicken Sie auf den Button hilfe_bilder/artikelstamm/artikelnummer.jpg .
    Der PC Gärtner sucht in der betreffenden Warengruppe automatisch die nächste freie Artikelnummer heraus und trägt diese ein.
    Damit dies funktioniert, muss in den Warengruppen der Nummernbereich zunächst definiert werden, dann kann der PC Gärtner nach Auswahl der Warengruppe über ArtNr ? die nächste freie Artikelnummer ermitteln. Ist eine BNN-Hauptgruppe hinterlegt, dann erfolgt beim Aufnehmen aus der BNN Datei automatisch die Zuordnung zur Warengruppe und die neue Nummer wird vergeben.
  • Im Folgenden wählen Sie die Einheit Ihres Artikels aus. Selbstverständlich müssen diese zuvor angelegt worden sein.
    Näheres dazu finden Sie im Hilfe-Kapitel „Artikelmanager“ „Artikeleinheiten festlegen“.
  • Wenn der Artikel gewogen werden soll, dann setzen Sie einen Haken in das entsprechende Kästchen.
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Artikel auslisten

Sie haben mit der Schaltfläche hilfe_bilder/artikelstamm/auslisten.jpg die Möglichkeit, Artikel aus Ihrem Warenbestand auszulisten.
Wenn Sie einen Artikel auslisten, wird dieser nicht gelöscht, sondern steht bis zu 12 Monaten nach seiner Auslistung noch zur Verfügung und kann somit bei Bedarf wieder aktiviert werden.
Nach Ablauf der 12 Monate werden alle Informationen zum Artikel gelöscht und beim Neuanlegen eines Artikels wird der ausgelistete Artikel mit allen Infos überschrieben.

Mit der Option „automatisches Auslisten möglich“ können Sie einen Artikel, der nur begrenzt angeboten wird nach Verbrauch des Bestandes automatisch auslisten lassen.

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Artikelnummern blockweise verschieben

Im Artikelstamm mit dem Reiter „Artikelnummern blockweise verschieben“ können Sie die Artikelnummern innerhalb einer Artikelgruppe verschieben.
Dies ist z.B. dann sinnvoll, wenn Sie eine neue Warengruppe in Ihr Sortiment aufnehmen und diese Artikelnummern an einer bestimmten Stelle einordnen möchten.

Wichtig: Bevor Sie die Artikelnummern verschieben, müssen Sie unbedingt eine Datensicherung vornehmen.
Die Verschiebung sollte immer in der Datensicherung vorgenommen werden und niemals in der aktuellen Programmversion!

  • Geben Sie unter „Start bei ArtikelNr“ den Beginn und unter „Stop bei ArtikelNr“ das Ende des Artikelnummernblocks an, den sie verschieben wollen.
    Der Zielbereich, in den die Artikelnummern verschoben werden, muss komplett leer sein, da sonst doppelte Artikelnummern vergeben werden.
    (D.h. wenn Ihre Artikelnummern bis 8000 gehen, dann wählen Sie als Veränderungswert 8100.)
  • Wenn Sie einen negativen Veränderungswert eingeben, können Sie den Nummernblock auf diese Weise nach oben verschieben.
    In unserem Beispiel mit dem Veränderungswert -8100 werden die Artikel wieder an die alte Position zurück verschoben.

    hilfe_bilder/artikelstamm/nummernblock_verschieben.jpg
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Artikel suchen

Um einen Artikel in Ihrer Datenbank zu finden, können Sie im Textfeld "Suche?" den Artikelnamen oder falls bekannt die Artikelnummer eingeben. Mit ENTER aktivieren Sie die Suche.
Die Artikelliste kann nach Reihenfolge der Artikelnummern oder nach der alphabetischen Reihenfolge des Namens sortieren werden. Nutzen Sie hierfür die vorgesehenen Buttons „Reihenfolge Nummer“ oder „Reihenfolge A-B-C“.

hilfe_bilder/artikelstamm/artikel_suche.jpg

Falls sie weder Artielnamen noch die Artikelnummer kennen, steht Ihnen über die "Suche++" eine erweiterte Suchfunktion zur Verfügung. Für die erweiterte Suche, klicken Sie auf , es erscheint ein rotes Fenster zur Eingabe. Geben Sie dort einen Suchbegriff ein und drücken Sie die Taste . Nun erscheint eine Auswahl aller Artikel, die den Begriff enthalten. Hinweis: Die Suche unterscheidet innerhalb des Suchbegriffs nach Groß- und Kleinschreibung. Ist der Suchbegriff innerhalb des Artikelnamens groß geschrieben geben Sie den Begriff auch groß geschrieben ein.

hilfe_bilder/artikelstamm/erweiterte_suche.jpg

Ein weiteres EingabeFeld ermöglicht es beim Artikel mehrere Suchbegriffe einzugeben, mehrere Suchbegriffe müssen durch ein ´;´ getrennt werden.

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Anwenderdaten, Lizenzschlüssel, Bankverbindung und Emailkonto

Im Artikelstamm unter "Anwenderdaten+Lizenzschlüssel" bearbeiten sind die Anwenderdaten und die Lizenzschlüssel für Ihre PCG Module hinterlegt. Ihre Anwender bzw. Betriebsdaten sind an Ihre Lizenzschlüssel gebunden, wenn sich Ihre Adresse oder der Firmenname ändert, teilen Sie uns dies bitte mit,wir senden Ihnen umgehend neue Lizenzschlüssel zu.

hilfe_bilder/artikelstamm/anwenderdaten.jpg

Die Eingabefelder, wie Telefon, Email, Fax und Kontrollnummer etc. unterhalb des Eingabefelds Straße-Hausnummer können selbsändig ausgefüllt bzw.verändert werden.

Der PC Gärtner ist mehrbetriebsfähig und kann verschiedene Verkaufsbereiche verwalten.

Auf der Registerkarte "EmailDaten" kann Ihr Emailkonto für Thunderbird oder Outlook hinterlegt werden. Anwender mit Kundenstammmodul können darüber hinaus in der Mitarbeiterverwaltung für jeden Mitarbeiter ein Benutzerkonto anlegen, von dem aus dann der jeweillige Mitarbeiter seine Nachrichten versenden kann. Die Emails können aber auch über den Shop versendet werden, in diesem Fall darf das Emailkonto im Artikelstamm nicht hinterlegt werden.

Ins Eingabefeld "Kontrollnummern" kann die Steuernummer eintragen werden, diese erscheint dann auf Rechnungen.
(Bitte beachten, dass im Normalfall keine Rechnungen gedruckt werden , sondern die Lieferscheine! Auf den Lieferscheinen ist die Steuernummer nicht zwingend vorgeschrieben. Falls die Steuernummer auf Lieferscheinen gedruckt werden soll, bitte die Nummer in "Ökobox-Stammdaten"->"Einstellungen"->"Druck Lieferschein" im Eingabefeld "zusätzliche Textzeile Kontollnumern etc" mit eingeben.)

Auf der Registerkarte "Bankverbindungen" hinterlegen Sie Ihre Kontoverbindung, im PCG lassen sich auch mehrere Konten verwalten.

hilfe_bilder/artikelstamm/Bankdaten.jpg

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Servicevertrag und Updateprogramm

Sie haben die Möglichkeit, mit der Firma Schönegge GmbH einen Servicevertrag abzuschließen.
Mit dem Servicevertrag erhalten Sie den Support (telefonisch und per Fernwartung) und alle Updates zur Weiterentwicklung und Programmanpassung kostenfrei.

Für die einzelnen Module ist ein monatlicher Grundpreis festgelegt, hinzu kommen geringe Abschläge pro abgewickelter Kundenauftrag. Damit gewähren wir eine Preisanpassung je nach Betriebsgröße. Die Abrechnung erfolgt dann ähnlich wie bei einer Stromrechnung nach Verbrauch am Ende des Jahres.

Beim Abschluss des Servicevertrags wird der Zugang zum Download des PCG Updateprogramms eingerichtet. Damit können Sie jederzeit und selbständig die neusten Versionen herunterladen und installieren.

Den Servicevertrag finden Sie im Artikelstamm unter dem Button <Servicevertrag>.

hilfe_bilder/artikelstamm/servicevertrag.jpg

  1. Bitte drucken Sie den Servicevertrag in 2-facher Ausfertigung aus
  2. Erstellen Sie bitte eine neue Auswertung und klicken dann auf Die Ergebnisse werden dann fixiert und ausgedruckt.
  3. Übersenden Sie mir bitte diese und den unterschriebenen Servicevertrag ich erstelle bei mir dann eine Übersicht über die fälligen Abschlagszahlungen und schicke eine Ausfertigung des Servicevertrags wieder zurück.

Sie wollen eine neue Abrechnung erstellen?
Klicken Sie dazu einfach auf "neue Abrechnung". Sie erhalten selber eine Überblick über vorhandene Module und getätigte Aufträge seit der letzten Abrechnung.
Wollen Sie die Auswertung für eine Abrechnung und Ermittlung von neuen Abschlagszahlungen verwenden, klicken Sie bitte auf "verwenden", die Auswertung wird fest gespeichert. Bitte übermitteln Sie der PC Gärtner GmbH den Ausdruck dieser Auswertung, Sie erhalten umgehend die Abrechnung.

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Internationalisierung

Der PC-Gärtner wird auslandsfähig. Dazu können die Bedienfelder und die Beschriftungen in den Reports übersetzt werden.

Vom Hauptmenü aus lässt sich ein Formular öffnen, das alle Textbausteine, die im Programm vorkommen, enthält. Diese können dann vor Ort übersetzt werden. Beim nächsten Programmstart zeigt das Programm die überestzten Texte.
Damit lässt sich der PC-Gärtner nicht nur internationalisieren, sondern es können auch betriebsintern alternative Beschriftungstexte gewählt werden.
Die Tabellen, die die Textbausteine enthalten, können natürlich auf andere Systeme kopiert werden, so dass sich eine Übersetzung auch auf andere Betriebe übernehmen lässt.