Hilfetext: Das Großhandelsmodul

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Das Großhandelsmodul ist konzipiert für die Vermarktung von Erzeugern an Zwischenhändler. Da das Großhandelsmodul mit dem gleichen Artikelstamm arbeitet, wie die Anbauplanung, können die damit erfassten Verkaufsdaten von beiden Programmen genutzt werden. Die Grundeinstellungen für die Funktionen des Programms legen Sie unter <Einstellungen> fest.

Sie können wählen, ob Sie im Großhandelsmodul nur mit Artikeln arbeiten wollen, die Sie selbst kultivieren, oder ob Sie mit allen Artikeln arbeiten wollen.

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Einstellungen

Grundeinstellungen und Optionen des Großhandelsmoduls.

Register "Zahlungskonditionen"

Unter dem Register "Zahlungskonditionen" kann das Zahlungsziel, der Zinssatz bei Überschreitung des Zahlungsziels und weiteres mehr eingestellt werden.

Hier gibt es folgende Einstellungsoptionen:

  • Die Berechnung der Umsatzsteuer kann auf drei Arten erfolgen:
    1. "so wie beim Artikel angegeben":
      Der beim Artikel hinterlegte Steuersatz wird berechnet.
      GH: MwSt wird für jeden Artikel einzeln festgelegt

    2. "Umsatzsteuer der Warengruppen":
      Der im Artikelstamm bei der Warengruppe hinterlegte Steuersatz wird genommen.
      Artikelstamm: MwSt der Warengruppe

    3. "nur pauschalierte Umsatzsteuer":
      Es kann in den Anwenderdaten für den Großhandelsbetrieb eine pauschalierte Umsatzsteuer festgelegt werden, die dann verwendet wird.
      GH: Betrieb arbeitet mit pauschalierter MwSt

    Die Einstellung einer dieser drei Berechnungsarten greift im Moment der Rechnungserstellung
    und funktioniert unabhängig davon, welche Werte an den jeweils anderen Stellen stehen!
    &xnbsp;
  • Tage bis zur Fälligkeit der Rechnung
    Hier kann ein Wert eingegeben werden, zu diesem dann die Rechnung erzeugt wird .
  • Mahnzins in Prozent
    Eingabemöglichkeit für die Mahnzinsen
  • Mahnperiode in Tagen
    Hier kann z. B. eingegeben werden, dass säumige Zahler alle 30 Tage angemahnt werden
  • Rechnungs-Nummer - Präfix
    Vor der Rechnungsnummer kann ein Präfix hinterlegt werden
  • Gesamtrabatt nicht als Skonto sondern als Rabattposition
    Der hinterlegte Rabatt wird in der Rechnung als Position aufgeführt
  • Auf der Rechnung Swift-Bic statt Kontonummer/BLZ
    Einstellung für Lastschriften im Ausland
  • Keine Anrede auf der Rechnung
    Auf der Rechnung wird keine Anrede gedruckt
  • Rechnung ohne gegliederte Summen
    pauschale Rechnung
  • Arbeitswert auf der Rechnung ausweisen
    Alle Werkstätten für Behinderte können Zuschüsse erhalten. Dazu ist es erforderlich das Verhältnis von Arbeit 'gesunder' zu Arbeit 'betreuter' Mitarbeiter einzugeben. Entsprechend dem hinterlegten Wert entsteht für jede Rechnung ein Betrag für den Arbeitswert, der ausgewiesen sein muss, damit die Förderung fliesen kann.
  • Zahlungsziele für den SEPA-Einzug (mehr dazu unter dem Thema "Lastschriften einziehen"

Register "Einstellungen"

Unter dem Register "Einstellungen" finden sich folgende Optionen:

  • Nur selbst kultivierte Artikel anzeigen
    Mit dieser Einstellung werden die zugekauften Produkte ausgeblendet
  • Nur Angebote anzeigen die jünger als .. Tage sind
    Artikel angezeigt, die im Angebot innerhalb des eingegebenen Zeitraums definiert sind
  • Artikel beim Start aktualisieren
    Artikelinformationen werden beim nächsten Start ins Großhandelsmodul übertragen
  • Bestände an das Warenstrommodul koppeln (geht nur mit Lizenz für das Warenstrommodul)
    Verkäufe werden in die Warenwirtschaft übertragen d. h. Artikelbestände sind aktuell .
  • Nach dem Erntevorschlag drucken autobuchen vorschlagen
    Es lässt sich auch ein Erntevorschlag = Bedarfsvorschlag drucken und bei Nicht-Einbindung der Warenwirtschaft (Einstellung "Bestand an das WW-Modul koppeln" ist nicht gesetzt), schlägt diese Option gleich vor das zu tun. So kann ein eigener Bestand geführt werden und der Wareneingang gebucht.
  • Eine neue Option "Sortierung der Aufträge aufsteigend (früheres Lieferdatum steht oben)" ermöglicht es, die Aufträge bei den Kunden in der selben Reihenfolge anzuzeigen wie in der ÖkoBox Auftragsbearbeitung.
    Die Aufträge sind aufsteigend sortiert, oben steht der nächste fällige Auftrag.
    Dieser kann natürlich auch ein nicht gebuchter Auftrag aus der Vergangenheit sein.

Register "Ausdrucke"

Unter dem Register "Ausdrucke" finden sich verschiedene Einstellungen für den Rechnungs-, Lieferscheindruck:

  • Sie können für alle Anschreiben den vorhandenen Briefkopf nutzen, oder aber einen leeren Briefkopf, um eigenes Briefpapier verwenden können. Wenn Sie&xnbsp;Ihr eigenes Logo auf dem Briefkopf verwenden möchten, erstellen Sie bitte eine 16-Farben BMP- Datei in der Größe 400x160 Pixel, die ihr Logo enthält. Damit überschreiben Sie&xnbsp;in dem Verzeichnis "...pcgarten\grosshandel" die Datei "meinlogo.bmp".
  • Lieferschein ohne Preise
    Aktivieren Sie die Option "Keine Preise auf dem Lieferschein", wenn keine Preise auf den Lieferscheinen gedruckt werden sollen.

Register "Spracheinstellung"

Mit dem PCG Großhandelsmodul können Sie auch Kunden im Ausland beliefern, die Optionen für die Sprache finden sich unter dem Register "Spracheinstellung".

Register "Speicherpfade"

Unter dem Register "Speicherpfade" haben Sie die Möglichkeit Pfade zu den Ordner festzulegen, in denen Sie Ihre DTAUS- bzw. Sepa-Dateien für die Bankeinzüge speichern möchten.

Artikelstamm

Allgemeines

Der Artikelstamm des Großhandelsmoduls basiert auf den im PCG Artikelstammmodul angelegten Bereichen, Warengruppen und Artikeln. Allerdings sind standardmäßig nur selbst produzierte Artikel sichtbar. (Dies kann bei den Einstellungen aber geändert werden.)

Die Oberfläche ist funktionell genau so strukturiert, wie im Kundenstamm.&xnbsp; Auf der linken Seite befinden sich&xnbsp;die zur Verfügung stehenden Artikel. Diese können dort gesucht, geordnet oder selektiert werden.&xnbsp;

Achtung: Das Hinzufügen von Artikeln ist hier nicht möglich! Falls Sie neue Artikel hinzufügen wollen, beenden Sie bitte das Großhandelsmodul und fügen den gewünschten Artikel im Artikelstammmodul ein. Beim Neustart des Großhandels, wird dann der entsprechende Artikel hinzugefügt.

Das Basisangebot

Sie haben viele Möglichkeiten, individuell angepaßte Angebote zu erstellen.

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  • Öffnen Sie den Artikelstamm und darin die Registerkarte "Basisangebot".
  • Wählen Sie in der Artikelliste den gewünschten Artikel aus.
  • Tragen Sie einen Basispreis (bezogen auf die einzelne Verkaufseinheit in Netto) ein.&xnbsp;
  • Verwendet wird&xnbsp;der, im Artikelstamm der Warengruppe zugeordnete Mwst-Satz. Sie können aber für jeden Artikel einen eigenen Satz festlegen (Wechseln Sie dazu auf die Registerkarte "Stammdaten"). Eine Übersicht über vorhanden Mwst-Sätze finden Sie unter der Registerkarte "MWST-Infotext". (Bitte&xnbsp;keine Mwst-Sätze löschen! In einem solchen Fall verlieren alle Artikel und Angebote, die diesem Satz zugeordnet waren, ihren Bezug! Ändert sich etwa der Satz 16% auf 18 %, so ÄNDERN Sie bitte nur den entsprechenden Satz hier oder im Artikelstammmodul!)
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Zusätzlich können Sie festlegen, ob das Preisangebot per Verpackungseinheit erfolgt.
Wollen Sie etwa Salat per Kisten verkaufen, füllen Sie die Felder wie folgt aus:

  • Preis als Verpackungseinheit: &xnbsp;ja (Häkchen)
  • Name der Verpackungseinheit: Kiste
  • rechnerischer Inhalt: 12
  • Inhaltsbeschreibung: 10 - 14 Stück

Der rechnerische Inhalt wird zur Ermittlung des Verpackungspreises und zum Erntevorschlag verwendet. Die Inhaltsbeschreibung erscheint im Angebot oder auf den Etiketten.

Sie können nun 3 verschiedene mengenbezogene Preisstaffeln anlegen:

  • Wechseln Sie auf die Registerkarte "Staffel-1" und setzen Sie einen Haken bei "Staffelpreis aktiv". Geben Sie nun die gewünschte Staffelmenge und den Staffelpreis ein. Wiederholen Sie dies ggf. unter "Staffel-2" und "Staffel-3".
  • Unter der Registerkarte "Mengen" besteht die Möglichkeit,&xnbsp;für jeden Wochentag verfügbare Mengen einzugeben.

Wenn sich der Steuersatz für mehrere Artikel ändert, kann dieser auf der Registerkarte "MWST-Infotext" für alle gewählten Artikel geändert und ein Infotext eingegeben werden, dieser erscheint dann auf der Rechnung.

Auf der Registerkarte "Artikelspezial" kann eine alternative Artikelbezeichnung und die Artikelnummer des Kunden hinterlegt werden.

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Angebotstypen

Auf der Registerkarte "Angebotstypen" können Sie zu dem vorgegebenen Typ "Standard" weitere Typen hinzufügen.&xnbsp;Sie können so für Ihre verschiedenen Kundengruppen, oder auch für einzelne Kunden spezielle Angebotstypen entwerfen. Dieser Angebotstyp wird dann im Kundenstamm jedem Kunden zugeordnet (Registerkarte "Angebotszuordnung/Rabatte" / "Preistyp fürs Angebot").

  • Klicken Sie auf <+>, um einen neuen Angebotstyp anzulegen.
  • Legen Sie einen eigenen Namen und die Angebotseigenschaften fest.
    Diese sind:
    "Ausdruck mit Mengen" -> Eingegebene vorhandene Mengen werden im Angebot mit ausgedruckt
    "Zeitraum" -> Hier wird der, in der Regel für diesen Typ gültige, Zeitraum gewählt
    "Verhältnis zum Grundpreis" -> Prozentangabe, wieviel %&xnbsp;des Basispreises beim generieren übernommen werden sollen
    "Verhältnis zum Staffelpreis" -> Prozentangabe, wieviel % des Staffelpreises beim generieren übernommen werden sollen
    "Staffel verwenden" -> Falls die Staffel im Basispreis aktiviert ist, wird diese auch im Angebot aktiv.
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Durch den Haken bei "Umpackinfo übernehmen" werden die, beim Basisangebot eingetragenen Informationen zur Verpackungseinheit in den Angebotstyp übernommen.

Des weiteren stehen Ihnen veschiedene Druckvorlagen für Ihre Angebote zur Verfügung. Es ist auch möglich eigene Druckvorlagen zu erstellen, den Reportgenerator zur Erstellung der Druckvorlagen finden Sie unter Kunden/Reports.

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Angebote

  • Zum Erstellen eines Angebotes wechseln Sie auf die Registerkarte "Angebote".
  • Klicken Sie auf das gelbe Textfeld um den gewünschten Angebotstyp zu wählen und anschließend auf den Button <Neuer Angebotszeitraum> um einen neuen Gültigkeitszeitraum für dieses Angebot festzulegen.

Wurde bereits einmal ein Angebot für diesen Angebotstyp erstellt, werden automatisch die Artikel mit den Eingaben vom zuletzt erstellten Angebot übernommen. Andernfalls ist das Angebot zunächst leer.

  • Sie können Artikel ins Angebot übernehmen, indem Sie auf <Hinzufügen> klicken. Der links gewählte Artikel wird dann mit dem Basispreis unter Berücksichtigung der Typenvorgaben hinzugefügt.
  • Sie können Artikel aus dem Angebot entfernen, in dem Sie auf den Button <entfernen klicken>.
  • Durch Klick auf <Alle> werden alle Artikel entfernt oder alle links angezeigten Artikel hinzugefügt. Selektionen werden natürlich berücksichtigt.
  • Jeder Artikel am Angebot kann auch noch einmal bearbeitet werden. Beim Klick auf <Bearbeiten> öffnet sich ein Formular in alle Angebotsdaten noch einmal individuell eingestellt werden können. Diese Eingaben gelten nur für dieses Angebot und haben keinen Einfluß auf den Basispreis.
  • Sie können auch alle Angebotstypen auf einmal neu erstellen lassen, haben dann aber keinen Einfluss auf das Gültigkeitsdatum.
  • Bisher war es möglich, zeitlich überschneidende Angebote zu erstellen - für jeden Liefertag galt im PCG immer das zuerst erstellte.
    Um nun in Verbindung mit dem GH-Internetshop diese mögliche Fehlerquelle zu eliminieren, lassen sich nun keine Angebote mehr anlegen für Zeiträume, für die (ganz oder teilweise) bereits ein Angebot dieses Typs vorliegt.

Durch klicken auf das grüne Textfeld (Angebotszeitraum) können Sie ein zu bearbeitendes Angebot auswählen, ist der Gültigkeitszeitraum abgelaufen ist ein Ändern allerdings nicht mehr möglich.

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Der Kundenstamm

Das Großhandelsmodul verfügt über einen eigenen Kundenstamm, der vom Kundenstammmodul des PC Gärtners völlig unabhängig ist, in der Bedienung der Oberflächen, aber im Prinzip genau so funktioniert.

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Kunden anlegen

Öffnen Sie das Menü "Kunden". Das Hauptformular der Kundendaten ist in zwei Hauptbereiche geteilt, links finden Sie die Liste Ihrer Kunden und auf der rechten Seite die Stammdaten sowie weitere Registerkarten zur Bearbeitung Ihrer Kunden. Die Kundenliste kann nach verschiedenen Punkten geordnet oder selektiert werden kann und verfügt über eine Suchfunktion. Sie können sich auch mithilfe des Pfeiltasten des Navigators durch den Kundenstamm bewegen.

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  • Mit der Taste <+> legen Sie einen neuen Kunden-Datensatz an und geben Sie die Daten ein. Die Eingabe der Rechnungsadresse ist notwendig, zusätzlich können Sie eine davon abweichende Lieferadresse angeben, sowie spezielle Daten für eine eventuelle Kontaktperson.
  • Neben der Rechnungsadresse bzw. der abweichenden Lieferadresse kann die Debitorennummer, die Filialennummer und die Steuernummer in den Stammdaten für den Kunden hinterlegt werden. Ist der Kunde ebenso ÖkoBox-Kunde, kann diese Kundennummer auch hier hinterlegt werden.
  • Die Einstellungsmöglichkeiten zu den Rechnungskonditionen sind:
    "Abbuchungsauftrag erteilt", d. h. die Rechnungsbeträge können vom Konto des Kunden eingezogen werden
    "Sammelrechnung erstellen", d. h. für alle Lieferung des Kunden wird eine Sammelrechnung erstellt. Andernfalls wird für jede Lieferung eine separate Rechnung erstellt.
    "Ohne Mwsteuer abrechnen", d. h. es wird ohne MWSt abgerechnet.
  • Ist der Kunde ein Lastschriftkunde geben Sie in den vorgesehenen Eingabefelder die Bankverbindung ein.
  • "EAN auf Lieferschein/Rechnung drucken", mit dieser Option wird der der EAN code Ihrer Artikel auf dem Lieferschein bzw. der Rechnung gedruckt.
  • "VK-Vorschlag ausdrucken", heißt Verkaufspreis - Vorschlag
  • Sie können für jeden Kunden ein individuelles Rechnungs-, Lieferscheinlayout festlegen, setzen Sie die dazu die Option "Alternatives Rechnungslayout". Die Druckvorlagen können auf der Registerkarte "Reports" mit dem Report-Generator erstellt werden. Unter "Re-Report" und "Ls-Report" können bereits erstellte Druckvorlagen für die Rechnung und den Lieferschein ausgewählt werden.
  • Im Eingabefeld "dauerhafte Textzeile auf der Rechnung" kann ein freier Text für den Kunden hinterlegt werden, dieser dann immer auf der Rechnung erscheint.
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Kunden filtern

Sie haben die Möglichkeit, Ihre Kunden nach bestimmten Kriterien zu filtern und nur die gewünschten Kunden anzeigen zu lassen.
Gehen Sie dazu auf den Button "Nur bestimmte Kunden" und wählen Sie in dem jetzt sichtbaren kleinen Fenster den gewünschten Filter aus.

  • Alle Kunden anzeigen
    kein Filter wirksam, alle Kunden werden angezeigt
  • Kunden mit Bankeinzug
    es werden nur Kunden mit Bankeinzug angzeigt
  • Alle Kunden seit...
    nur Kunden die nach dem unten ausgewählten Datum angelegt werden, werden angezeigt
  • Alle ohne Aufträge seit...
    nur Kunden, die seit dem unten eingegebenen Datum keinen Auftrag erteilt haben, werden angezeigt
  • Kunden mit Email
    nur Kunden mit einer Emailadresse werden angezeigt
  • Ohne SEPA-Mandat
    nur Kunden ohne SEPA-Mandat werden angezeigt
  • nur Preistyp
    nur Kunden mit einem unten ausgewählten Preistyp werden angezeigt
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Angebotszuordnung und Rabatte

Auf der Registerkarte "Angebotszuordnung Rabatte" MUSS dem Kunden ein vorhandener Angebotstyp zugewiesen werden.&xnbsp;Vorgabe ist der Typ "Standard", Sie können aber verschiedene, individuelle Angebotstypen erstellen (siehe Punkt Angebotstypen).

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Jedem Kunden kann außer einem pauschalen Rabatt auf die Gesamtrechnung (zum Beispiel Skonto), ein artikelbezogener Rabatt gewährt werden. Dieser Rabatt kann sich entweder auf alle Artikel eines Verkaufbereichs, alle Artikel einer Warengruppe oder auch nur auf einen Artikel beziehen.

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Individuelle Angebotslayouts

Auch im Modul Großhandel ist der Reportgenerator eingebunden. Mit diesem lassen sich Lieferscheine, Rechnungen und viele mehr Druckvorlagen erstellen.

In der Auftragsannahme auf der Registerkarte "Mehr/eigene Etiketten-Reports" können individuelle Angebotslayouts entwerfen und als Druckvorlage hinterlegt werden. Das individuelle Angebotslayout lässt sich auch mit einem Angebotstyp und entsprechend hinterlegtem Preistyp verküpfen (unter Artikel/Angebotstypen). Das jeweils geählte Angebot lässt sich auch direkt in der Bestellannahme ausdrucken.

Der Reportgenerator ist allerdings ein umfangreiches Programm und die Bedienung erschließt sich nicht von selbst. Wer sich mit dem Reportgenerator beschäftigen möchte, kann den Hilfetext ?Arbeiten mit dem Reportgenerator? (dieser findet sich auf der PC Gärtner Homepage unter Hilfe Module/Weitere Hilfetexte im PDF Format) nutzen. Selbstverständlich bieten wir auch Schulungen für den Reportgenerator an.

So könnte ein individuell gesstaltetes Angebot aussehen:

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Rechnungen, Mahnungen, Angebote drucken und per Email versenden

Die Registerkarte "Anschreiben" beinhaltet alle Kontaktschreiben, die zur Kommunikation mit Kunden erforderlich sind: Angebote, Rechnungen (die Rechnung wird hier auch erstellt ->Rechnungen abwickeln), Mahnungen oder allgemeine Anschreiben. Sie können in einem beliebigen Textverarbeitungsprogramm ein Anschreiben erstellen.&xnbsp; Dieses einfach im *.txt- oder im *.rtf (rich-text-format)-Format abspeichern,&xnbsp;im Kundenstamm auswählen und dann für jeden Kunden mit seiner persönlichen Anrede und Adresskopf ausdrucken.
Mit den Optionen können Sie festlegen, ob der angeforderte Ausdruck für alle Kunden der aktuellen Liste ausgegeben werden soll (in der von Ihnen gewünschten Reihenfolge und der gewünschten Selektion) oder nur der aktuell markierte Kunde gedruckt werden soll. Das Optionsfeld "Druckvorschau" zeigt Ihnen den gewünschten Ausdruck zunächst am Bildschirm an.

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  • Der Button mit dem kleinen Briefsymbol neben dem normalen Ausdruckbutton erzeugt ein pdf-Dokument, welches Sie per Email versnden können. Der Emailaccount kann in den Stammdaten oder im Kundenstammmodul bei den Mitarbeitern hinterlegt werden. Beim Senden wird geprüft, ob in den den eigenen Stammdaten ein Emailkonto angegeben ist, oder ob der angemeldete User ein Emailkonto angegeben hat. Wenn kein Emailkonto hinterlegt wurde, wird das im Windows eingetragene Standard-Emailprogramm geöffnet, ein kurzer Text hinzugefügt und das pdf-Dokument in den Anhang gesetzt. Wenn ein Emailkonto angegeben ist, öffnet sich ein kleines Fenster, in dem man die Email nochmal kurz überprüfen kann und anschließend verschicken kann.
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Angebote per E-Mail senden

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Mit der Version 12 können Sie Ihre Angebote per Mail an Ihre Kunden schicken. Ihre Kunden können somit schnell und zuverlässig Ihre Angebote einsehen und eine Bestellung abgeben, die dann wieder per E-Mail an Sie zurück geschickt wird und in PCG eingelesen werden kann. Das Versenden der Angebote per E-Mail geht wie folgt:

  • Unter "Kunde" auf der Registerkarte "FTP-Zugang", gibt es die Buttons "Standardisiertes Bestellmail neues Angebot" und "Standardisiertes Bestellmail aktuelles Angebot". Mit Klick darauf öffnet sich automatisch Ihr E-Mail-Programm und stellt das Angebot für den Versand bereit.
  • Das Angebot erscheint in der Nachricht und auch als E-Mail Anhang. Der Anhang ist eine Textdatei, die dann vom Kunde bearbeitet und ihnen zurückgeschickt werden kann. Die Bestellung lässt sich dann auch automatisch einlesen, mehr dazu im Kapitel Bestellung einlesen. eingelesen werden kann.
  • Das Großhandelsmodul verfügt über ein FTP-Zugangskonto (Registerkarte "FTP-Zugang"), über das Sie Ihren Kunden aktuelle bnn-Listen zur Verfügung stellen können.
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Bestellungen aufnehmen

Beim Aufnehmen einer Bestellung werden die vorher angelegten Stammdaten, Kundenstamm, Artikelstamm, Angebot zu einer Bestellung verknüpft. Im Bestellformular links gibt es daher nun einen dreiseitigen Ordner. Dort finden Sie Kundendaten, Artikeldaten und die allgemeinen Bestelldaten mit den jeweiligen Aktionsbuttons. Ist links der Ordner Bestellung gewählt, sehen sie die einzelnen Positionen der gewählten Bestellung des gewählten Kunden.

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Bestellungen anlegen

Sie fügen eine neue Bestellung hinzu in dem Sie auf <Neu> klicken. Geben Sie das Lieferdatum und das Erntedatum (beim Klick auf das Erntedatum wird automatisch der Vortag vorgeschlagen)ein und bestätigen Sie.
Der Cursor springt anschließend in das rote Feld, rechts wo die Eingabe einer Artikelnummer erwartet wird.

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  • Geben Sie die gewünschte Artikelnummer ein, der PCG startet nun bei jedem Tastendruck eine Suchabfrage und nur bei positivem Ergebnis wird die Eingabe akzeptiert.
  • Ist der richtige Artikel gefunden bestätigen Sie mit <Return> und der Cursor springt automatisch in das nächste Feld und erwartet dort die Eingabe einer Menge. Hier sind nur ganzzahlige Eingaben möglich. Als Einheit wird entweder die Standardeinheit, oder falls im Angebot gewünscht die Verpackungseinheit angezeigt.
  • Als Preis erscheint der im Angebot erstellte Preis. Falls der Artikel nicht im Angebot enthalten ist werden die Angaben der Basispreisangabe verwendet. Die Preiseingabe kann auch hier bei der Bestellung noch einmal geändert werden, gilt aber dann nur für diese eine Bestellung. Falls Sie keine Änderung wünschen bestätigen Sie mit <Return>, ein neuer Datensatz wird angelegt und der Cursor erwartet wieder die Eingabe einer Artikelnummer, und so weiter.
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Artikel suchen

Falls Sie die gewünschte Artikelnummer nicht wissen gibt es mehrere Möglichkeiten den gesuchten Artikel zu finden:

  1. Sie öffnen links die Registerkarte Artikel, dort finden Sie in der unteren Hälfte einen weiteren Ordner mit zwei Seiten. Auf einer wird der gesamte aktuelle Artikelstamm dargestellt auf der anderen das der Bestellung zugrunde liegende Angebot. Sie können darin per Nummer oder Name nach Artikeln suchen.
    Im grünen Textfeld am Kopf der Seite wird der aktuell gewählte Artikel angezeigt. Durch Klick auf den Button <hinzufügen> rechts daneben, wird der Artikel der Bestellung hinzugefügt und der Cursor erwartet die Eingabe einer Menge.
  2. Sie klicken auf die Buttons<vorigen suchen> oder <nächsten suchen>, der jeweils nächste Artikel in der aktuellen Sortierreihenfolge wird gesucht und ersetzt den vorherigen.
  3. Sie klicken auf den Button <suchen>, es öffnet sich eine kleine Tafel, der Cursor erwartet die Eingabe eines Suchbegriffs zum Beispiel &bdquo;kohl&ldquo;. Mit <Suche starten> werden im alle Artikel die den Wortfetzen 'kohl' in ihrem Artikelnamen enthalten aufgelistet. Klicken Sie mit der Maus auf den gewünschten, etwa Rosenkohl, der Artikel erscheint als Text neben dem Button <hinzufügen>, klicken Sie darauf und der Artikel befindet sich in ihrer Bestellung.

Sie können Artikel auch in der aktuellen Bestellung suchen, klicken Sie dazu auf die Buttons < gehe zu Nummer> <gehe zu Artikel>.Durch Klick auf den Button <hinzu> wird eine weitere leere Position der Bestellung angefügt, der Bestellrhytmus läuft daraufhin wie vorher beschrieben ab.

Wenn sich der Cursor in einem der Eingabefelder auf der roten Tafel befindet können Sie außerdem mit Hilfe der Cursortasten <Pfeil auf> <Pfeil ab> oder <Bild auf> <Bild ab> durch die Bestellten Datensätze navigieren.

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Aktionen mit der Bestellung

Jede so angelegte Bestellung erhält den Status 'bestellt', wie Sie links im grünen Feld auf der Seite Bestellung erkennen können. Hier können Sie die aktuelle Bestellung auch stornieren oder das storno wieder aufheben, die aktuelle Bestellung als Lieferschein ausdrucken lassen, Kistenetiketten für diese Bestellung erstellen und drucken sowie die aktuelle Sortierreihenfolge der Bestellung festlegen. Beim Hinzufügen von Daten sollte diese auf <Pos1..> geschaltet sein.

Im gelben Textfeld erkennen Sie, ob für diese Bestellung eine Bemerkung angelegt ist, durch Klick auf das gelbe Feld können Sie diese bearbeiten. Um den Umfang der in dem linken Gitter angezeigten Bestellungen einzugrenzen, können Sie die Anzeige auf einen bestimmten Bestellstatus begrenzen. Öffnen Sie hierzu die Combobox über dem Gitter und wählen Sie den gewünschten Status.

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Bemerkungen zu einzelnen Artikeln

Sie können nicht nur für die gesamte Bestellung eine Bemerkung vergeben, sondern ebenso für jede einzelne Position. Dafür ist die Combobox unter der roten Eingabetafel im rechten Bestellfenster vorgesehen. Sie können dort entweder selbst einen beliebigen Text ein tippen oder Sie öffnen das Pull down Menü und wählen einen der hier vorgeschlagenen Texteinträge aus. Sie können den Inhalt dieser ComboBox selbst bestimmen. Um eigene Bemerkungen zu schreiben öffnen Sie die Seite Bemerkungen in der rechten Hälfte, Sie erhalten ein Eingabefeld in dem Sie ihre eigenen Texte schreiben können. Jede Zeile dieses Textfeld wird zu einem der Auswahltexte in der Combobox wenn Sie die geschriebenen Texte durch Klick auf <speichern> sichern.

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Bestellung einlesen

Mit der Version 12 (Mai 2012) lassen sich die E-Mail Bestellungen Ihrer Kunden automatisch einlesen. Öffnen Sie dazu unter Bestellung das Register "Mehr". Über den Button "Datei öffnen" lässt sich, die aus der E-Mail-Anlage gespeicherte Bestellung öffnen und mit dem Button "Artikel hinzu", einlesen.

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Abonnement

Auf der Registerkarte "Abos" können Dauerbestellungen eingegeben werden. Die Bestellungen lassen sich für einen beliebigen Zeitraum und auch mit individuellem Lieferzyklus eingeben. Ebenso ist es möglich die regelmäßigen Bestellungen an einen fest hinterlegten Zeitraum zu binden.

Der Bestellgenerator im Großhandel erzeugt dann automatisch für jeden Kunden einen individuellen Auftrag, in dem die Dauerbestellungen und der Liefertermin sowie auch etwaige Urlaube berücksichtigt werden.

Ist Ihr Kunde auch Ökoboxkunde, lassen sich die Bestellungen für den Großhandel mit in der Ökobox auswerten. Dazu bitte beim Kunden unter "Stammdaten" die Kundennummer der Ökobox eingeben.

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  • Wählen Sie links in der Kundenliste den Kunden aus, für den Sie eine Dauerbestellung eingeben möchten.
  • Geben Sie mit "+" einen Wochentag ein, zu dem die Lieferung erfolgen soll.
  • Wenn die Bestellung mit der Ökobox ausgewertet werden soll, setzen Sie die Option "Aboauftrag zu Ökobox Tour andernfalls Wochentag auswählen" und wählen Sie die Tour aus.
  • Speichern Sie Ihre Eingabe mit dem Häkchen.
  • Legen Sie im unteren Teil des Fensters mit "+" die Bestellung an, geben Sie die Artikelnummer ein und stellen Sie Beginn, Zyklus und etwaiges Ende der Dauerbestellung ein.
  • Ist die Option "Ende offen" aktiviert, erfolgt die Dauerbestellung im eingestellten Zyklus fortlaufend.

Sind alle Dauerbestellungen für Ihre Kunden eingegeben, werden die Aufträge erstellt. Mit dem Button "Bestellgenerator" erzeugt der PCG für den aktuellen oder aber für alle gewählten Kunden einen Auftrag mit der Dauerbestellung.

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Rechnungen abwickeln

Korrekte Rechnungen können nur erstellt werden, wenn Bestellungen mit gültigen Preisen und Mwst-Zuweisungen angelegt wurden und dazu auch eine Liefermenge eingegeben wurde! Die Rechnungserstellung erfolgt einfach durch Klick auf den Button <Rechnung> im Kundenstammformular auf der Seite Anschreiben. Beim Rechnung erstellen wird gleichzeitig im Kundenkonto ein Eintrag mit der Rechnungssumme erstellt. Dies können Sie auf der Seite Konto einfach nachverfolgen. Dort sehen Sie alle Finanzbewegungen die den aktuellen Kunden betreffen, können diese auf einen bestimmten Zeitraum begrenzen oder können die Rechnung, die einer einzelnen Aktion zugrundeliegt raus suchen. Außerdem können Sie einfach den aktuellen Kontostand des Kunden ermitteln. Die Einträge hier erfolgen automatisch bei den verschiedenen Buchnungsvorgängen.

Unter "Zahlungen" &xnbsp;können Sie Zahlungseingänge verbuchen, Zusatzbuchungen vornehmen oder eine Gesamtbilanz des Kunden inklusive aller Umsätze einsehen. Unter dem Reiter finden Sie drei weitere Reiter, unter denen Sie Zahlungseingänge verbuchen, zusätzliche Buchungen vornehmen oder die Gesamtbilanz eines Kunden anschauen können.

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  • Zahlungseingänge sind immer mit einer Rechnung verknüpft. Diese finden Sie, indem Sie die Rechnungsnummer im grünen Feld neben eingeben. Der entsprechende Kunde mit der passenden Rechnung wird gesucht und zur Bearbeitung bereitgestellt.
  • Sie können auch in der Kundenliste links den Kunden wählen und unter dem Reiter <Rechnung> die entsprechende Rechnung auswählen. Standardmäßig werden nur offene Rechnungen angezeigt. Klicken Sie auf das Drop-Down-Menü, um alle Rechnungen des aktuellen Kunden anzusehen.
  • Wenn Sie den Reiter <Rechnungskonto> öffnen, sehen Sie alle Kontobuchungen, die mit der ausgewählten Rechnung verknüpft sind. Sie können so schnell feststellen, wann welche Teilzahlungen etc. getätigt wurden.
  • Unter dem Reiter <Hinweise> können Sie zu jeder Rechnung einen internen Text hinterlegen. Z.B. eine Zahlungsvereinbarung mit dem Kunden, die Sie auf diesem Weg einem anderen Mitarbeiter mitteilen.
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    Um eine Rechnung zu buchen, geben Sie in der roten Tafel den bezahlten Betrag, die Zahlungsart sowie die Kontoauszugsnummer ein. Klicken Sie auf den Button <buchen>, damit ist der Zahlungseingang mit dem offenen Betrag verrechnet. Ist der Betrag mit dem offenen Betrag identisch, wird die Rechnung als bezahlt notiert und das Kundenkonto um diesen Betrag entlastet. Wenn der eingegebene Betrag von dem Rechnungsbetrag abweicht, erscheint eine Abfrage: "Der eingegebene Betrag ist KLEINER bzw. GRÖSSER als der offene Betrag! Minderung bzw. Zuschlag gerechtfertigt und mit verbuchen?"

Ist der einbezahlte Betrag höher, ergeben sich 2 Möglichkeiten:

Entweder ist der höhere Betrag korrekt höher (kommt vor ;-)), dann wird zu dieser Rechnung eine zusätzliche Buchung auf dem Kundenkonto erzeugt, und das Konto ist wieder ausgeglichen. Beantworten Sie die o.a. Abfrage mit "Ja". Ist der Betrag versehentlich zu hoch, dann wird die Rechnung normal als bezahlt verbucht und für den Kunden wird eine zusätzliche Buchung mit einer Gutschrift generiert, die bei der nächsten Rechnungsstellung berücksichtigt wird. Beantworten Sie die o.a. Abfrage mit "Nein".

Wenn der eingezahlte Betrag zu gering ist, ergeben sich ebenfalls 2 Möglichkeiten:

Ist die Änderung berechtigt, wird eine entsprechende Buchung im Kundenkonto erzeugt, die den Unterschied ausgleicht. Beantworten Sie die o.a. Abfrage mit "Ja".
Bleibt aber eine Teilsumme versehentlich offen, so wird die Rechnung als offen weitergeführt und der noch offene Teilbetrag erscheint beim nächsten Aufruf dieser Rechnung zur Buchung oder bei einer eventuellen Mahnung. Beantworten Sie in diesem Fall die Abfrage mit "Nein".

  • Unter dem Reiter <Zusätzliche Buchungen> finden Sie die Möglichkeit, dem Kunden zusätzliche Gut- oder Lastschriften zu erstellen. Positive Beträge werden als Gutschriften für den Kunden, negative als Lastschriften berechnet. Geben Sie den Betrag als Nettobetrag ein, ordnen sie ihm einen der vorhandenen Mwst-Sätze zu und gegebenenfalls auch einen Text. Diese Zusatzbuchungen erscheinen automatisch auf der nächsten Rechnung. Falls erforderlich können Sie diese auch als Rechnung erstellen wenn keine Bestellung erfolgte. Standardmäßig werden hier nur, noch nicht auf Rechungen aufgeführte Buchungen angezeigt. Mit Hilfe des Drop-Down-Menüs können aber auch alle bereits angelegten zusätzlichen Buchungen angezeigt werden.
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    Den aktuellen Kontostand des ausgewählten Kunden können Sie ganz schnell unter "Konto" abfragen oder neu errechnen.

Auf der Seite Zahlungen finden Sie einen weiteren Ordner in dem Sie Zahlungseingänge verbuchen, zusätzliche Buchungen vornehmen oder die Gesamtbilanz eines Kunden anschauen können.

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Zahlungseingänge sind immer mit einer Rechnung verknüpft. Diese finden Sie indem Sie die Rechnungsnummer im grünen Feld eingeben, der entsprechende Kunde mit der passenden Rechnung wird gesucht und zur Bearbeitung bereitgestellt, oder in dem links der Kunde gewählt wird und in dem unter der roten Tafel liegenden Ordner auf der Seite Rechnungen die gewünschte Rechnung des Kunden gesucht wird. Standardmäßig werden nur offene Rechnungen angezeigt, mithilfe der Combobox können aber auch alle Rechnungen des aktuellen Kunden sichtbar gemacht werden. Wenn sie in diesem kleinen Ordner die Seite Kontobuchungen öffnen sehen Sie alle Kontobuchungen die mit dieser Rechnung verknüpft sind. Sie können also so schnell feststellen wann welche Teilzahlungen oder so getätigt wurden. Auch besteht die Möglichkeit auf der Seite Hinweise zu jeder Rechnung einen interne Text anzufügen um etwa eine Vereinbarung mit dem Kunden bezüglich einer Rechnung auf diesem Weg einem anderen Mitarbeiter mitzuteilen.

Gebucht wird die Rechnung. In der roten Tafel in dem links der bezahlte Betrag, die Zahlungsart sowie die Kontoauszugsnummer eingegebenen sowie das Datum bestätigt wird durch klicken auf den Button <buchen>. Ist der Betrag mit dem offenen Betrag identisch wird die Rechnung als bezahlt notiert und das Kundenkonto um diesen Betrag entlastet. Ist der einbezahlte Betrag höher ergeben sich 2 Möglichkeiten : Entweder ist der höhere Betrag korrekt höher ( kommt vor), dann wird zu dieser Rechnung eine zusätzlich Buchung auf dem Kundenkonto erzeugt, und das Konto ist wieder ausgeglichen, oder der Betrag ist versehentlich zu hoch, dann wird die Rechnung normal als bezahlt verbucht und für den Kunden wird eine zusätzliche Buchung mit einer Gutschrift generiert, die bei der nächsten Rechnungsstellung berücksichtigt wird. Ebenso wenn der Betrag zu gering ist. Ist die Änderung berechtigt wird eine entsprechende Buchung im Kundenkonto erzeugt die den Unterschied ausgleicht. Bleibt aber eine Teilsumme offen, so wird die Rechnung als offen weitergeführt und der noch offene Rechungsbetrag erscheint beim nächsten Aufruf dieser Rechnung zur Buchung oder bei einer eventuellen Mahnung.

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Zusätzliche Buchungen direkt aufs Kundenkonto sind nicht möglich. Auf der Seite <Zusatzbuchungen> finden Sie aber die Möglichkeit dem Kunden zusätzliche Gut oder Lastschriften zu erstellen. Positive Beträge werden als Gutschriften für den Kunden negative als Lastschriften. Sie können den Betrag als Nettobetrag eingeben und eine der vorhandenen Mwst-sätze zuordnen, und natürlich auch einen Text. Diese Zusatzbuchungen erscheinen automatisch auf der nächsten Rechnung, oder , falls erforderlich können Sie diese auch als Rechnung erstellen wenn keine Bestellung erfolgte. Für den Kunden positive Beträge werden automatisch als Gutschrift betitelt. In der Tabelle unter dem Eingabefeld für zusätzliche Buchungen sehen Sie eine Liste der bereits getätigten Zusatzbuchungen. Standardmäßig werden hier nur noch nicht auf Rechungen aufgeführte Buchungen angezeigt. Mit Hilfe der Combobox können aber auch alle bereits angelegten zusätzlichen Buchungen die den Kunden betreffen angezeigt werden. Sowie die Rechung auf der die zusätzliche Buchung erschienen ist.

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Um eine bereits erzeugte Rechnung wieder als "offen" führen gehen Sie bei dem Kunden auf die Registerkarte "Zahlungen"/"Zahlungseingang vebuchen" und klicken Sie auf den Button "Rücklastschrift buchen". Bestätigen Sie die Abfrage "Rechnung als offen führen" mit "Ja".

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Lastschriften einziehen

Teilt Ihnen Ihr Kunde seine Bankverbindung mit, können Sie die Rechnungen per Lastschrift bequem einziehen.

Damit der Einzug möglich ist, muss Ihre Bankverbindung eingegeben werden. Es lassen sich mehrere Bankverbindungen hinterlegen.

Mit dem einheitlichen Euro-Zahlungsverkehrsraum, dem neuen SEPA werden alle Zahlungen, wie inländische Zahlungen behandelt. Es wird nicht mehr zwischen nationalen und grenzüberschreitenden Zahlungen unterschieden.

Für das Abbuchungsverfahren ist die Gläubiger-Identifikationsnummer (Gläubiger Id können Sie bei der Deutschen Bundesbank beantragen) notwendig. Ebenso müssen Ihre Kunden Ihnen ein SEPA-Mandat erteilen.

Dazu müssen gesetzmäßig die vorgeschriebenen Fristen eingehalten werden. Die Einstellungsoptionen für die Fristen finden sich im Großhandelsmodul unter "Einstellungen" auf der Registerkarte "Zahlungskonditionen".

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Es gibt drei Zahlungsziele:

  1. Zahlungsziel für Überweisungskunden
  2. Tage Fälligkeit bei Einzug (mindestens 2 Tage)
  3. Tage Fälligkeit beim Ersteinzug durch ein Sepamandat (mindestens 5 Tage)

Die Punkte 2 und 3 sind notwendig, da im Rahmen des SEPA Verfahrens dem Kunden der früheste Einzugstermin mitgeteilt werden muss.

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Neben der Einstellungsmöglichkeit der Zahlungsziele unter "Einstellungen", gibt es die Möglichkeit, unterschiedliche exakte Zahlungsziele für jeden Wochentag der Rechnungsstellung zu vergeben, um auch dann das korrekte Datum für den Einzug auf der Rechnung/dem Lieferschein des Kunden erscheinen zu lassen, wenn mehrere Abrechnungstage gemeinsam in eine Bankdatei einfließen.

Diese Möglichkeit findet sich unter "Bankdateien" auf der Registerkarte "Zahlungsziele".
Hier können Sie für jeden Wochentag, an dem Rechnungen erstellt werden, die Anzahl der Tage bis zum Einzug angeben. Das Datum, das dann in der Datumsspalte erscheint, wird auf der Rechnung des Kunden als Einzugsdatum vermerkt.

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    Erstellt wird die Lastschriftdatei unter "Großhandel" mit dem Button "Bankdateien".
  • Mit dem Button "Neuen Buchung Satz erstellen" wird ein Paket von Rechnungen nach den eingegebenen Kriterien zusammengestellt und als bezahlt gebucht wird. Anschliesend kann daraus entweder eine DTA-Datei , eine SEPA Datei oder eine CSV -Datei erstellt werden.
  • Überprüfen Sie Ihre Bankverbindung und vergeben dem Buchungssatz einen eindeutigen Namen, z.B. das aktuelle Datum und klicken Sie auf den grünen Haken, der Buchungssatz wird nun erzeugt.
  • Beim Erstellen des Buchungssatzesn werden alle Kunden, für die die Option Einzug markiert ist und für die gültige Bankinformationen vorliegen, nach offenen Rechnungen durchsucht,
  • Nach dem Erstellen des Buchungssatzes lässt sich dieser mit entsprechenden Button als SEPA.xml, als DTAUS oder als csv-Datei mit SEPA-Informationen exportieren.
    Um eine SEPA-Datei zu erzeugen, die dann in ihre Banksoftware importiert werden kann, klicken Sie auf den Button "SepaXML erstellen", wählen Sie eine Version aus (die Version 4 ist mit den meisten Banksoftware kompatibel) und klicken Sie auf den Button "SepaFile jetzt erstellen".
  • Hinweis: Beim Erzeugen der SEPA Datei lässt sich der Fälligkeitstermin manuell in die Zukunft verlegen.
    Beim Aufruf der Funktion wird zunächst der nächst mögliche Termin auf Basis der Einstellungen im Kundenstamm ermittelt und vorgeschlagen. Dieser kann hier manuell weiter in die Zukunft gesetzt werden.
    Ist allerdings eine Rechnung im Buchungssatz enthalten, deren Fälligkeit noch weiter in der Zukunft liegt, gilt der Fälligkeitstermin dieser Rechnung als Termin für die gesamte Datei.
    Nach der Erstellung des SEPA-Files wird das so ermittelte Valutierungsdatum ins Protokoll notiert.

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    Es folgt eine Abfrage "Datei als erledigt markieren, ja oder nein", wenn Sie die Datei gleich in ihr Bankprogramm importieren und die Lastschriften einziehen, können Sie die Datei auf erledigt setzen.
    Auf der Registerkarte "Buchungs Sätze" finden sich die offenen bzw. alle Buchungssätze.
    In der Liste der Buchungsätze sehen Sie die ID und den jeweils von Ihnen vergebenen Dateinamen. Mit dem Button "Liste" lässt sich das Begleitprotokoll für die gewählte Bankdatei auszudrucken.
  • Sie finden die Bankdatei in der Regel auf dem Laufwerk, von dem der PC Gärtner startet im Ordner z.B. D:\pcgaertner\pcg_sandra\Bank_GH_sepa\sepa1.xml, sofern Sie keinen abweichenden Speicherort festgelegt haben. Sie können die Datei dann in ein beliebiges Verzeichnis, z.B. in ihr Online-Banking-Programm, kopieren. Die Dateien erhalten alle automatisch den Namen sepa1, sepa2, sepa3.
    Sie sehen den Pfad zu der erstellten Datei auch auf der Registerkarte "Datei-Protokoll".
    Ein Speicherpfad für die dtaus- oder sepa-Dateien lässt sich im Großhandel in den "Einstellungen" auf der Registerkarte "Speicherpfade" festlegen.
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  • Da von manchen Banken bestimmte SEPA-Versionen nicht unterstützt werden, deren Onlinesoftware aber häufig CSV-Import mit SEPA-Informationen anbietet, gibt es im PCG die Möglichkeit, die Bankdatei als CSV-Datei abzuspeichern.
    Dieser CSV-Export enthält IBAN, BIC, GläubigerId und MandatsId, so dass die Banksoftware daraus eine SEPA-Datei selbst erzeugen kann.
  • Wenn sich die Bankleitzahl oder die Kundendaten geändert haben, kann die Bankdatei, wenn sie noch nicht als erledigt markiert wurde entsprechend aktualisiert werden, diese Funktion findet sich auf der Registerkarte "Bankverbindung pflegen".
    Auch die Bankleitzahlen lassen sich hier online aktualisieren.
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  • Auf der Registerkarte "Bankverbindung pflegen" finden sich nützliche Werkzeuge zur Vorbereitung auf SEPA-Einzugsverfahren und zur späteren Pflege der Bankverbindungen:
    • "Bankleitzahlen online aktualisieren" gleicht Ihre lokale Banktabelle mit einer von uns in der Forumsdatenbank bereitgestellten Banktabelle ab. Diese wird etwa quartalsweise dort aktualisiert. Mit dem Abgleich werden neue Banken aufgenommen, Änderungen eingespielt und zusätzlich wird die BIC mit eingespielt.
    • "Kundendaten aktualisieren" läuft die gewählten Kunden durch, überprüft die zugeordnete Bank und erstellt bei dem Kunden den IBAN ? Code, ausserdem wird die Gültigkeit der vorliegenden SEPA-Mandate überprüft.
    • Diese Werkzeuge können nur für Kunden benutzt werden für die die Option "deutscher Bankeinzug" gesetzt ist. Für Kunden mit NICHT deutschen Banken muss diese Option entfernt werden und IBAN und BIC manuell eingegeben werden. Eine Überprüfung des IBAN erfolgt beim abspeichern des Kunden. Ungültige IBAN können nicht übernommen werden!
    • Bevor Sie im PC Gärtner hinterlegen, dass ein Kunde Ihnen ein SEPA-Mandat ab dem aktuellen Datum erteilt hat, müssen Sie für den Kunden eine MandatID erzeugen.
      Dies lässt sich bequem mit dem Button "alle SEPA-Mandate erzeugen" für alle Bankeinzugskunden tun.
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  • Unter "Kunden" auf der Registerkarte "Stammdaten" können Sie das SEPA-Mandat des Kunden bearbeiten. Gehen Sie dazu auf das kleine Icon unten rechts neben der Option "SEPA-Mandat".
    Auf der jetzt angezeigten Oberfläche, können Sie mit dem Button "Datei speichern" die Datei des Kunden auf ihrem PC auswählen.
    Über die Funktion "Zwischenablage speichern" wird der aktuelle Inhalt des Arbeitsspeichers als JPG beim Mandat abgespeichert und kann dort jederzeit mit dem Button "Bild anzeigen" wieder angezeigt werden.
    Aktivieren Sie die Option "liegt laut Gesetz vor", um dem Kunden ab dem aktuellen Datum ein SEPA-Mandat zu vergeben.
    Hat der Kunde später ein neues Mandat erteilt oder wollen Sie aus organisatorischen Gründen eine andere MandatID vergeben, können Sie dem Kunden mitdem Button "bearbeiten" eine neue MandatID ab dem aktuellen Datum zuweisen..
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Bestellungen auswerten

Neben den oben Beschrieben Ausdrucken wie Lieferschein und Etiketten können Sie auch Bestellungen zu Erntelisten zusammenfassen. Dazu öffnen Sie das Formular Auswertung. Auch dieses erscheint zweigeteilt, links sehen Sie eine Seite mit dem Artikelstamm und den Erntevorschlägen, rechts den Inhalt des aktuellen Erntevorschlags, und der Möglichkeit diesen zu bearbeiten, eine Seite die vorgesehen ist um die tatsächliche Erntemenge zu erfassen und diesen den Kulturen die in der Anbauplanung angelegt wurden zuzuweisen, sowie eine Seite die eine grundsätzliche Bestandskontrolle ermöglicht.

Die Funktion der meisten Bedienungselemente ist analog zum Bestellungsformular.

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Erntevorschlag erstellen

Sie erstellen einen Erntevorschlag in dem Sie links die Seite Erntevorschlag öffnen und auf den Button neu klicken. Es öffnet eine Tafel in der Sie die Parameter des Vorschlags eingeben:

  • Vorschlag automatisch erstellen heißt das alle Bestellungen in dem gewählten Zeitraum berücksichtigt werden. Ist die Option nicht aktiv werden keine einzelnen Positionen hinzugefügt.
  • Artikelauswahl berücksichtigen heißt das nur Artikel in den Erntevorschlag übernommen werden die in der aktuellen Selektion des Artikelstamm vorhanden sind; Sie können also einen Erntevorschlag mit nur einer Warengruppe im Erntevorschlag zusammenfassen.
  • Setzen Sie die Datumsgrenzen für den Gültigkeitszeitraum so das die gewünschten Tage enthalten sind und wählen Sie ob die Datumsgrenzen für den geplanten Liefertag oder den geplanten Bestelltag gelten sollen.
  • Außerdem können Sie den vorgeschlagenen Hinweistext ändern ergänzen oder löschen.

Nach erstellen des Vorschlag können Sie die ermittelten Summen rechts erkennen und in der roten Tafel nach bearbeiten. Sie können Artikel hinzufügen in dem Sie links auf der Seite Artikel einen Artikel suchen und dann auf den Button <hinzufügen> klicken, entfernen durch Klick auf die Minustaste des Navigators.

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Erntemengen eingeben

Die tatsächlichen Erntemengen notieren Sie bei der Ernte, wenn die Ernteeingaben für die Anbauplanung mit verwandt werden sollen sollten auch die entsprechenden Sätze mit notiert werden.

Eingetragen werden die Mengen auf der Seite Ernte. Auf der grünen Tafel können Sie die Zugehörigkeit zum Kulturjahr und den Satz der geernteten Kultur wählen und die Menge ein tippen. Taucht ein Artikel zum ersten Mal in einem Erntevorschlag auf so steht der Satzzähler auf 0 andernfalls wird der zuletzt beerntete Satz vorgeschlagen. Sind mehrere Sätze beerntet worden, können Sie nach Eingabe der ersten Satzmenge beliebig viele weitere Erntesätze anfügen. Fügen Sie versehentlich einen Satz zuviel an läßt er sich durch Klick auf den Button mit dem Ausrufezeichen wieder entfernen solange keine Menge eingegeben ist. In der grünen Tafel wird nur die Erntemenge des aktuell eingestellten Satzes eingegeben. Die gesamte Erntesumme wird bei jeder Eingabe einer Zahl neu errechnet und ist im darunterliegenden Gitter sichtbar. Sind alle Eingaben erledigt können Sie die gesamte Erntemenge an die Anbauplanung übergeben. Nach diesem Schritt kann der Erntevorschlag nicht mehr bearbeitet werden, Sie können allerdings den Vorgang jederzeit rückgängig machen.

Erntemengen müssen Sie nur eingeben wenn Sie entweder die im Grosshandel-modul integrierte Bestandskontrolle nutzen wollen, oder wenn Sie Ihre Umsätze in der Anbauplanung kulturbezogen sichtbar machen wollen um Sie bei der nächsten Planung zu verwenden. Die Rechnungsabwicklung ist davon nicht betroffen. Wenn Sie diese Option nutzen wollen sollten Sie allerdings die Erntemengen eingeben bevor Sie die tatsächlich gelieferten Mengen eingeben. Dann werden die Umsätze bei der Eingabe an die Kulturen in der Anbauplanung entsprechend den Ernteeingaben zugeordnet.

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Bestandskontrolle

Der aktuelle Bestand eines Artikels wird bei jedem Ernteeingang und Verkauf aktualisiert. Negative Bestände ergeben sich wenn der Verkaufsvorgang vor der Eingabe der Erntemenge erfolgt ist oder die Erntemenge zu gering war. Meist häuft sich der Bestand aber an so das die Differenz auf Verlust gebucht wird. Dies erfolgt auf der Seite Bestand. In der gelben Tafel finden Sie den aktuellen PC-Bestand sowie die Umsatzwerte des laufenden Geschäftsjahrs. Sie können wählen ob nur die Artikel des aktuellen Erntevorschlags oder die Artikel in der linken Auswahl zum Bearbeiten zur Verfügung gestellt wird. Außerdem haben Sie die Möglichkeit eine Differenz des Bestandes auf Verlust, mehr oder weniger Wareneingang oder mehr oder weniger Verkauf zu buchen.

Gebucht wird durch Eingabe der tatsächlichen Menge im Bestand und durch bestätigen mit <Return>, dabei wird zum nächsten Artikel in der Reihe gewechselt.

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Gelieferte Mengen eingeben

Die Eingabe der tatsächlich gelieferten Menge erfolgt wieder im Bestellungsformular. Ergänzen Sie vor der Eingabe eventuell Zusätze , wie Pfandartikel. Eingeben wird die Lieferung auf der Seite Lieferung. Zur manuellen Eingabe setzen Sie den Cursor auf das Eingabefeld in der grünen Tafel und geben die gelieferte Menge ein. Beim Druck auf <Return> wird zum nächsten Datensatz gewechselt. Nach der Bearbeitung des letzten Datensatzes wird der Status der aktuellen Bestellung in geliefert geschaltet. Falls sie die Statusauswahl auf bestellt gesetzt haben verschwindet die gesamte Bestellung in diesem Moment vom Bildschirm. Keine Angst sie ist noch da!

Einfacher ist es oft mit dem Klick auf den Button <Autoeingabe>. Dabei werden alle Positionen durchlaufen, die gelieferte Menge mit der bestellten gleichgesetzt und anschließend der Status auf geliefert geschaltet. Sie können trotzdem im Anschluß einzelne Datensätze ändern. Auch den Bestellstatus können Sie auf bestellt zurücksetzen um eventuelle nachträgliche Änderungen an der Bestellung vorzunehmen. Vergessen Sie aber nicht den Status wieder auf geliefert zu setzen, entweder durch erneuten Klick auf den Button oder durch Autoeingabe oder durch <Return> im letzten Datesatz.

Die gelieferten Mengen müssen korrekt eingegeben werden und der Status einer Bestellung muß auf geliefert stehen um eine Rechnung aus dieser Lieferung erstellen zu können!! Beim Erstellen der Rechnung wird der Status der Bestellung auf berechnet gesetzt. Ein ändern der Bestellung ist nicht mehr möglich.

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Auswertungen

Unter dem Menüpunkt <Bilanz> finden Sie viele Möglichkeiten die aufgezeichneten Verkäufe zusammenzufassen und auszuwerten. Sie können beliebig viele Auswertungstypen anlegen, denen Sie einen eigenen Namen geben und die Sie immer wieder in dieser Konfiguration verwenden können um auch eine gewisse Historie der Auswertungen zu erhalten. Ein Auswertungstyp definiert sich durch die Verknüpfung von Kunden mit Artikeln. Diese können nach gemeinsamen Kriterien oder aber auch einzeln verknüpft werden. So können Sie zum Beispiel herausfinden wieviel Salat im Zeitraum Woche 20 bis Woche 30 von Kunden gekauft wurden die das Standardangebot erhalten. Tip: Auf diese Weise ließe sich auch eine Pfandübersicht erstellen falls das Pfand als Artikel mitgeführt wird.

Ist die Auswertung erstellt lassen sich die Ergebnisse unter verschiedenen Gesichtspunkten anzeigen. Es können alle errechneten Summen der aktuellen Auswertung angezeigt werden(standard), aber auch die Einzelsummen der verknüpften Kunden. Im Weiteren läßt sich die Auswertung mit einem in der Artikelverknüpfung vorhandenen Artikel verknüpfen, dann werden alle Auswertungen des Auswertungstypes die den Artikel betreffen angezeigt, sind dies zu viele lassen diese sich durch Datumsfilter einschränken. So lassen sich auch schnell zeitliche Vergleiche anstellen.

Kundenfilter nach Preistyp für Auswertung

Um bei den Rechnungslisten auch im GH Modul Kundenfilter zur Verfügung zu haben, haben wir in das GH-Auswertungsmodul eine kleine Oberfläche eingebaut, in der sich die Kunden nach Preistyp filtern lassen. Aktuell ist erstmal ein Filter drin, sicher kommen mit der Zeit noch neue hinzu. Der Kundenfilter findet sich unter "Auswertung GH".