Hilfetext: Der Internetshop

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Allgemein

Das PC Gärtner Shopmodul bildet die Schnittstelle zwischen Ihren lokalen PCG-Daten und den Daten in Ihrem Onlineshop.

In den aktuellsten Versionen übernimmt dieses Modul den Datentransport inzwischen fast ausschließlich vom PCG in den Shop: Die umgekehrte Richtung, das Einlesen der Shopbestellungen in den PCG, wurde mittlerweile in die Ökobox-Auftragsbearbeitung verlagert, um eine noch größere Stabilität zu erreichen.
Vom Shop in den PCG können hier inzwischen nur noch Geokordinaten zu den Adressen Ihrer Kunden eingelesen werden (Grundfunktion, erweiterte Verwaltung mit dem Navigationsmodul).

Dementsprechend werden hier alle im PC Gärtner gepflegten und für den Internetshop relevanten Daten hochgeladen, nämlich:

  • Ihre Artikel und deren grundlegende Eigenschaften
  • Ihre Preislisten mit deren artikelsteuernden Eigenschaften
  • Ihre Sortimente und deren Zusammenstellungen
  • Ihre Liefertouren mit deren Eigenschaften (z.B. abweichenden Bestellschlüssen)
  • die von Ihnen im PC Gärtner angelegten oder generierten Bestellungen
  • die Daten Ihrer Kunden
    • die Stammdaten wie Name, Anschrift, Kontaktdaten sowie Lieferadressen und -touren
    • ihre abonnierten Kisten und Artikel
    • die Abwahlartikel
    • die im PCG eingetragenen Lieferpausen
  • ggf. die LMIV-Merkmale Ihrer Artikel
  • ggf. abweichende Bestellschlüsse für bestimmte Artikel oder/und Warengruppen auf bestimmten Touren
  • ggf. die konkreten Daten der für einen bestimmten Liefertag bereits fertig gepackten Touren für die Anbindung von Fahrer-Tablets mit der DriverApp
Andererseits werden aus dem Shop alle durch Ihre Kunden im Shop getätigten Änderungen abgeholt, (allerdings inzwischen nicht mehr hier, sondern in der Autragsbearbeitung, s.u.) sodass Sie sie anschließend in Ihre lokalen Daten einbauen können:
  • die von Ihren Kunden online getätigten, veränderten oder stornierten Bestellungen
  • geänderte Daten Ihrer Kunden, z.B. neue Adresse, anderes Passwort, geänderte Bankdaten
  • Geokoordinaten zu den Adressen Ihrer Kunden.

Shopmodul
Hauptmenü

Die Datenübertragung in den Shop erfogt in zwei Schritten:
zuerst werden links, unter "Einbindung", die Daten vom PC Gärtner für den Export aufbereitet
und in einem Zwischenspeicher bereitgestellt,
dann wird rechts, unter "Lokal-Internet", der Inhalt dieses Zwischenspeichers in den Shop ausgelesen.

Die Daten lassen sich manuell ein- bzw. auslesen, es lassen sich aber auch Automatikfunktionen einstellen, die dann permanent im Hintergrund laufen können und dann für den ständigen Datenaustausch zwischen PC Gärtner und Onlineshop sorgen.

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Einstellungen

Mit dem Button "Einstellungen" gelangen Sie ins Fenster "Verbindungsparameter und Einstellungen".
Dort geben Sie die Zugangsdaten für ihren Onlineshop ein. Diese, also Ihren Benutzernamen und Ihr Passwort sowie die Adresse zu ihrem Onlineshop, erhalten Sie von Bob Schulze.

Shopmodul-Einstellungen

Zudem können Sie hier einige der grundlegenden Shop-Optionen sehen und setzen.
ACHTUNG!
Die eigentliche Zentrale für den Onlineshop betreffende Einstellungen
erreichen Sie aber über Lokal-Internet -> Shop-Setup

oder alternativ im Browser nach Anmeldung in Ihrem Shop per Super-Passwort.

Kundenzähler im Shop ab
Bestellern, die sich nicht mit einer vorhandenen Kundennummer anmelden (z.B. Neukunden), weist Ihr Shop (bis zur Zuordnung einer neuen oder schon bestehenden Kundennummer im PCG) eine fortlaufende temporäre Kundennummer zu, die außerhalb des normalen Nummernbereiches (normalerweise weit oberhalb) liegt.
Mit diesem Wert legen Sie fest, wo dieser Sonder-Nummernbereich beginnt, voreingestellt ist der Bereich ab 90000.

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Hinweise für die Einstellungen zum Versand von Bestellmails:
Bestellmails sind vom PCG ausgelöste Emailbenachrichtigungen, die vom Shop an den Kunden verschickt werden können, sobald ein den hier gemachten Einstellungen entsprechender Auftrag neu oder geändert in den Shop hochgeladen wird. Relevant sind die im Moment des Hochladens gültigen Einstellungen.
Wie alle Shopmails enthält auch diese Mail einen Link, in dem die Zugangsdaten des Kunden verschlüsselt schon enthalten sind (Gültigkeit sicherheitshalber begrenzt auf 15 Tage).

  • Mit der Einstellung "kein zusätzlicher Mailversand" erhalten ihre Kunden generell keinerlei Bestellmails, weder bei neuen noch bei geänderten Aufträgen.
  • Mit "Mail falls eine neue Bestellung in den Onlineshop geladen wird" erhält der Kunde eine Bestellmail immer dann, wenn für ihn ein Auftrag in den Shop geladen wird, den es dort vorher noch gar nicht gab. Typischerweise meist dann, wenn für die nächste Woche generiert wurde, aber auch nach dem manuellen Anlegen einer Bestellung im PCG.
    Achtung: Mit dieser Option bekommt der Kunde z.B. dann keine Nach richt, wenn in einem bereits im Shop vorliegenden Auftrag mit noch unaufgelösten Sortimenten diese Sortimente dann aufgelöst werden, denn dadurch wird ja kein neuer Auftrag erzeugt, sondern ein bestehender verändert. Genauso verhält es sich mit durch Vorbestellartikel bereits vor dem Generieren erzeugten Bestellungen, wenn dann diesen Auträgen die Abokisten hinzugeneriert werden.
  • Mit "Mail falls eine Bestellung geändert wurde" erhalten Ihre Kunden zusätzlich bei jeder Auftragsänderung eine Nachricht per Mail. Das würde dann auch bei den im vorigen Punkt genannten Beispielen greifen, kann aber unter Umständen für Ihre Kunden auch lästig sein, besonders, wenn in Ihrem Betrieb automatisch jeden Tag eine Peisaktualisierung stattfindet.
  • Die Einstellung "Mail falls Bestellung neu/generiert und jünger als 7 Tage ist" entspricht der vorigen mit dem Unterschied, dass eine Benachrichtigung nur für Aufträge erfolgt, deren Lieferdatum noch weniger als 7 Tage in der Zukunft liegt. Das ist vor allem für Betriebe interessant, die bereits mehrere Wochen im Voraus generieren.

Hinweise:
Wenn Sie hier eingestellt haben, dass grundsätzlich kein Mailversand von Shopmails erfolgen soll, ist es bei Nutzung des Kundenstammmoduls möglich, im Kommunikationsfenster auf der Registerkarte Kundenkontakte für einzelne Kunden die Funktion "Bestellmail" im Kundenstamm zu aktivieren, dann erhalten nur diese Kunden eine Shopmail (dann immer bei jeder Änderung). Umgekehrt kann der Bestellmailversand auf für bestimmte Kunden unterdrückt werden, wenn er hier generell eingeschaltet ist.
Sollte die Bestellmail einmal fehlerbedingt nicht automatisch versendet worden sein oder von Kunden aus sonstigen Gründen nochmal benötigt werden, kann man beim Kunden in der Auftragsbearbeitung über die Funktion „NetDaten“ die Aktion nochmal durchführen.

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Datenübertragung in den Onlineshop

Schritt 1. der Datenübertragung ist die Einbindung.
Schritt 2. der Datenübertragung ist das Auslesen der Daten aus dem Zwischspeicher in den Onlineshop über Lokal-Internet.

Die Datenübertragung in den Onlineshop erfolgt in zwei Schritten. Im Menü Ökobox/Internetshop unter "Einbindung" mit dem Button <Alles einlesen> werden Ihre Kundendaten, Ihre Artikeldaten, Ihre Abodaten und die Bestellungen aus dem PC Gärtner in einen Zwischenspeicher eingelesen.

hilfe_bilder/shop/einbindung.jpg

Wenn nicht der komplette Datenbestand in den Zwischenspeicher eingelesen werden soll, können auch einzelne Bereiche eingelesen werden, wie zum Beispiel nur Artikel. Dies ist zum Beispiel sinnvoll, wenn nur ein paar wenige Änderungen gemacht und diese in den Shop übertragen werden sollen, entsprechend verkürzt sich die Zeit der Übertragung.

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Sind die Daten eingelesen, lassen sich die Angebote über den Button <Artikelliste zur Kontrolle anzeigen> noch einmal überprüfen, bevor sie dann in den Shop übertragen werden.

hilfe_bilder/shop/artikelliste_zur_kontrolle.jpg

  • Hier stehen Ihnen verschiedene Filtermöglichkeiten zur Kontrolle Ihrer Artikel zur Verfügung, z. B. "nur Artikel im Angebot" zum ausgewählten Liefertermin. Wählen Sie den Liefertag und setzen Sie den gewünschten Filter und filtern Sie mit dem Button <Artikel filtern>.
  • Es lassen sich hier auch Änderungen, wie z.B. ein Preis für einen Artikel vornehmen und speichern.
    Allerdings sind diese Änderungen nur temporär, bei der nächsten Einbindung der PCG-Daten in den Zwischenspeicher gehen diese natürlich wieder verloren. Dauerhafte Änderungen müssen im Artikelmanager bei den Artikeln bzw. in den Preislisten vorgenommen werden.
  • Für den Fall, dass Ihre Artikel bzw. Angebote nicht zur Verfügung stehen, setzen Sie die Einstellungen der Preislisten unter Artikelmanager/Verkaufstellen und verwenden Sie die Preisliste in Ihrer Verkaufsstelle Lieferservice.
    Näheres dazu im Kapitel Internetoptionen Ihrer Artikel.
  • Wenn alles in Ordnung ist, schließen Sie die Artikelliste und gehen Sie im Menü Ökobox/Internetshop auf den Button <Lokal-Internet> und übertragen Sie Ihre Daten in den Shop.

Sind alle Daten unter "Einbindung" mit dem Button <Alles auslesen> in den Zwischenspeicher ausgelesen, können die Daten nun mit dem Menü Ökobox/Internetshop unter "Lokal-Internet" aus dem Zwischenspeicher in ihren OnlineShop übertragen werden.

Mit dem Button Alles auslesen wird alles, was sich typischerweise immer wieder ändert, aus dem PC Gärtner in den Shop übertragen:
ACHTUNG, das sind ausschließlich die in dieser Button-Zeile aufgeführten Bereiche! Die Abwahlartikel Ihrer Kunden, die LMIV-Merkmale Ihrer Artikel sowie die ggf. auf bestimmten Touren abweichenden Bestellschlüsse für bestimmte Artikel oder/und Warengruppen (das sind die drei Buttons in der nächsten Zeile) müssen bei Bedarf einzeln ausgelesen werden.
Ebenso lassen sich auch einzelne Datenbereiche, wie z.B. nur Artikel oder nur Kunden, übertragen, nutzen Sie dazu die entsprechenden Buttons.

hilfe_bilder/shop/lokal_internet.jpg

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Online-Bestellungen aus dem Shop abholen

Mit dem Menü Ökobox/Internetshop/Lokal-Internet und dem Button <Bestellungen einlesen> ließen sich früher Ihre Bestellungen aus dem Onlineshop in den PC Gärtner übertragen - mittlerweile ist diese Funktion hier aber deaktiviert: Um eine größere Stabilität zu erreichen, transportiert das Internetshopmodul Daten inzwischen fast ausschließlich vom PCG in den Shop, deswegen wurde die umgekehrte Richtung, das Transportieren der Shopbestellungen in den PCG, in die Ökobox-Auftragsbearbeitung verlagert.
Das Abholen der Bestellungen wird seitdem ausschließlich von der Aktion "Datenimport Shop" in der Automatik der Auftragsbearbeitung übernommen: Dort kann sie entweder über Aktion auslösen einzeln gestartet werden oder im Rahmen des eingestellten Zeitplans regelmäßig automatisch laufen.

Einlesen der Shopbestellungen



Neben dem Einlesen der Bestellung lassen sich hier auch die Geodaten aus dem Onlineshop in den PC Gärtner einlesen, mehr dazu unter Geodaten einlesen.
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Online-Bestellungen in den PCG einbauen

In der Ökobox-Auftragbearbeitung stehen nun die abgeholten Online-Bestellungen unter Bestellungen -> "Aufträge Internet" zur Verfügung. Die Bestellungen, Urlaube und Wünsche Ihrer Kunden können nun in die PCG-Auftragsbearbeitung eingebaut werden. Neben den Bestellungen Ihrer Kunden finden Sie hier auch die Gastbestellungen, also Neukunden, die als Kunden übernommen werden müssen, sowie Hinweise zu Adressänderungen und Änderungen der Kontoverbindung Ihrer Kunden.

Das Einbauen der Bestellungen, Urlaube etc. muss nicht dauerhaft manuell geschehen, sondern kann langfristig auch von der Automatikfunktion der Auftragsbearbeitung übernommen werden (siehe unten).

Bestellungen einbauen

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  • Mit dem Button <www- Bestellungen einbauen> können alle Internetbestellungen für die bereits im PC Gärtner hinterlegten Kunden als Aufträge eingebaut werden.
    Mit dem Button <Auftrag-Kunde> springt der PCG direkt zum Kunden der gerade selektierten Bestellung, denn er erkennt diesen an der Kundennummer, und Sie können sich vergewissern, dass die Bestellung vollständig übernommen wurde.
  • Zusätzlich zum Einbauen der Bestellungen müssen Sie auch die im Shop neu eingetragenen / geänderten / gelöschten Lieferpausen in den PCG einbauen:
    Dazu filtern Sie mit dem Button <nur Urlaub>. Im sich öffnenden Panel sehen Sie eine Liste der online getätigten Urlaubsveränderungen, in der allen noch nicht in den PCG übernommenen der grüne Haken fehlt. Diese Einträge bauen Sie mit dem Button <Urlaube übernehmen> ein. Das Löschen einzelner Urlaubseinträge mit dem daneben liegenden Button ist in der Praxis nur sehr selten erforderlich.
  • Kundenhinweise können nicht automatisch übernommen werden, sondern müssen (je nachdem, um welche Art von Bemerkung es sich handelt) manuell in eins (oder mehrere) der dafür vorgesehenen Textfelder eingetragen werden: Der PC Gärtner kann anhand eines Textes ja nicht entscheiden, ob es eine Bemerkung für den Packer oder Fahrer ist (oder ohne feste Eintragung im Büro bearbeitet werden muss); diese Zuordnung müssen Sie vornehmen. Filtern Sie dazu mit dem Button <nur mit Hinweis>. Sehen Sie sich die Hinweise im Detail an und ordnen Sie diese zu.
    Ist beim Einbauen die Option "Notiz übernehmen" gesetzt, wird der Hinweistext als einmalige Packstellenbemerkung eingetragen.
  • Hinweise bezüglich Adressänderungen können über den Button <abgleichen> übernommen werden. Dazu muss der Kunde, dessen Adresse sich geändert hat, im PCG markiert sein.
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  • Neukunden erkennen Sie an den Kundennummern, die im 90000-er Bereich (bzw. oberhalb des hier eingestellten Wertes) liegen. Wenn Sie sicher sind, dass dieser Kunde noch nicht als Kunde bei Ihnen im PCG registriert ist (und nicht nur versehentlich mit dem Gast-Login bestellt hat; zu prüfen am einfachsten mit dem "suche+"-Button, s.u.), können Sie diesen Kunden über den Button <Kunde komplett neu anlegen> als neuen Kunden in den PCG einfügen. Die vollständigen mit der Bestellung übermittelten Kontaktdaten werden nun in die Kundenstammdaten übernommen.
    Anschließend müssen Sie dem Neukunden nur noch eine Tour zuordnen, danach können die Bestellungen auch eingebaut werden.
  • Mit dem Button <diesen Auftrag dem aktuellen Kunden zuordnen> kann eine Bestellung einem anderen Kunden mit einer anderen KundenNr zugewiesen werden, der Kunde muss dazu im PCG markiert sein.
  • Mit der Suche+ steht Ihnen die erweiterte Kundensuche zur Verfügung, das ist z.B. sinnvoll, um eine Bestellung eines bereits bekannten Kunden, die versehentlich mit einem Gastzugang aufgegeben wurde, einer im PCG bereits registrierten Kundennummer zuweisen zu können. Die Bestellung kann dann über den Button <andere KundenNr zuweisen> und die Eingabe der Kundennummer neu zugewiesen werden.
  • Mit dem Button <nur mit geänderter KontoNr> lässt sich nach Kunden mit geänderter Bankverbindung filtern.
  • Mit den Buttons "Schere 1", "Schere 2", "Schere alles" können Shop-Aufträge gelöscht werden:
    "Schere 1" löscht Bestellungen ohne Hinweise.
    "Schere 2" löscht Bestellungen mit Hinweis.
    "Schere alles" löscht alle Bestellungen.
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Automatikfunktionen

Allgemeines zu beiden Automatiken

Mit den PCG-Automatikfunktionen des OnlineShops und der Auftragsbearbeitung synchronisieren sie die Daten ihres lokalen Rechners zu ihrem Onlineshop automatisch.

Obwohl diese beiden Automatik-Untermodule in zwei verschiedenen Modulen angesiedelt sind, wird ihre Funktion und Handhabung hier gemeinsam beschrieben, denn sie arbeiten eng verzahnt zusammen und ergänzen sich, zudem sind sie sehr ähnlich aufgebaut.

Zu erreichen sind die beiden Automatik-Fenster jeweils durch einen Button im Hauptmenü des jeweiligen Moduls:

Die Automatikfunktionen müssen einmal eingerichtet und per Button "Start Automatik" gestartet werden, alles andere passiert dann, solange die Automatik nicht gestoppt oder geschlossen wird, selbstständig.
Wichtig ist aber, dass immer jemand im Betrieb dafür zuständig ist, die korrekte Funktion der Automatikmodule im Blick zu behalten. Nur so können Sie im Fall von Fehlermeldungen oder sogar eines Ausfalls zeitnah reagieren - ansonsten riskieren Sie in einem solchen Fall, dass beispielsweise nicht alle im Shop getätigten Bestellungen vor dem Packen eingebaut und ausgewertet worden sein könnten.

Die Automatikfunktionen sollten wenn möglich auf dem Server laufen, da sie dort nicht wie an einem Bürorechner die normalen Arbeitsabläufe stören; zudem läuft der Server in der Regel rund um die Uhr.

Die Aufteilung der Bereiche in den Fenstern der beiden Automatikmodule ist fast gleich:

  • Links befindet sich eine Liste aller bereits angelegten Automatik-Aktionen.
  • Rechts davon sind im Bereich Aktionen bearbeiten die Einstellungen für die links momentan ausgewählte Aktion zu sehen.
  • Im Bereich Basiswerte bearbeiten befinden sich die allgemeinen Optionen, die sich nicht nur auf eine bestimmte Aktion beziehen.
    Der hier wichtigste Wert ist der Minutentakt Start, mit dem sowohl die Ausführungshäufigkeit aller als regelmäßig eingestellten Aktionen festgelegt wird als auch das Intervall, wie oft alle anderen Aktionen auf ihre Fälligkeit gepüft werden.
    Die anderen Werte unterscheiden sich zwischen den beiden Modulen und werden deshalb unten im jeweiligen Abschnitt behandelt.
  • Im unteren Bereich wird das Protokoll aller seit dem letzten Start dieses Automatikmoduls durchgeführten Automatik-Aktionen angezeigt. Dieses sollten Sie immer im Auge behalten, da dort auch eventuelle Fehler oder Probleme vermerkt werden! Scrollen Sie ggf. bitte auch nach oben!
    Nach dem Schließen des Moduls finden Sie diese Protokolle als Textdateien im Unterordner "Protokolle" des Pcgarten-Programmordners: Protokolle der Shopautomatik beginnen mit "interfaceprotokoll", die der Auftragsbearbeitung mit "Oekoboxprotokoll". Das Erstelldatum der Datei ist der Zeitpunkt, zu dem das Modul geschlossen wurde (oder wenn seit der letzten Protokollspeicherung 24 Stunden vergangen sind).

Da unbeabsichtigte Änderungen an den Automatik-Aktionen gravierende Auswirkungen auf Ihren Betriebsablauf haben können, können alle Einstellungen nur nach dem Setzen des "Änderungen zulassen"-Häkchens verändert werden.
Achtung: Erst nach dem Setzen dieses Häkchens stehen die Buttons zum Bearbeiten zur Verfügung, vorher sind sie ausgeblendet.

  • Zum Bearbeiten eines Eintrages wählen Sie diesen links aus und setzen dann rechts die gewünschten neuen Optionen.
  • Um einen neuen Eintrag anzulegen müssen Sie, bevor Sie rechts irgendwelche Klicks machen, unbedingt zuerst mit dem Button Plus eine neue Aktion anlegen - ansonsten verändern Sie den links selektierten Eintrag!
  • Löschen lässt sich ein Aktions-Eintrag mit dem Minus-Button.
  • Eine Sortierung der Listeneinträge ist nicht vorgesehen; die Reihenfolge der Ausführung wird auch nicht durch die Reihenfolge, sondern durch die rechts gesetzten Optionen der Aktionen bestimmt.
    Da eine in der Reihenfolge der Ausführung sortierte Liste dennoch übersichtlicher ist und da im Fall der regelmäßig bei jedem Durchlauf auszuführenden und den zum gleichen Zeitpunkt terminierten einmaligen Aktionen die Reihenfolge in bestimmten Fällen dennoch relevant sein kann, empfiehlt es sich, bei Bedarf die Aktionen an der gewünschten Position zu verändern.

Jede Aktion der Automatik kann entweder zu einem bestimmten Zeitpunkt einmalig gestartet werden, oder sie wird, solange die jeweilige Automatik aktiv ist, regelmäßig ausgeführt.
Diese Unterscheidung treffen Sie mit der Option Aktion bei jedem Durchlauf starten:
Ist sie gesetzt, wird die Aktion im unter Minutentakt Start für alle regelmäßigen Aktionen vorgegebenen Rhythmus immer wieder ausgeführt, eventuell angegebene Start-Uhrzeiten oder/und Wochentage sind dann irrelevant.
Sofern dieser Haken dagegen nicht gesetzt ist, spielt für diese Aktion der Minutentakt keine Rolle, sondern die Aktion wird zum im Feld andernfalls erst nach angegebenen Zeitpunkt ausgeführt.
Standardmäßig ist unter "ausführen am" ein täglicher Ausführungsmodus vorgegeben, bei Bedarf können Sie diesen hier auch auf nur einmal pro Woche an einem bestimmten Wochentag einstellen.
Außer den einzelnen Wochentagen und der "täglich"-Option steht hier auch die Option "nur manuell" zur Verfügung, mit der diese Option keinem Zeitplan zugeordnet ist, sondern ausschließlich über den Button "Aktion auslösen" ausgelöst werden kann: Im Rahmen der Automatik wird diese Aktion dann nie mit ausgelöst.
Für einen schnellen Überblick werden die regelmäßig eingestellten Aktionen in der Liste durch eine grüne Sanduhr grüne Sanduhr gekennzeichnet.

Mit dem Button Aktion auslösen starten Sie die selektierte Aktion sofort einmalig und unabhängig vom eingestellten Zeitplan.

In der Aktionsliste (in der Spalte 'letzteaktion') wird für jede Aktion der letzte Ausführungszeitpunkt vermerkt.
Das grüner Haken grüne Häkchen dahinter kennzeichnet den erfolgreichen (fehlerfreien) Abschluss dieser Aktion.
Wenn dort ein Datum in der Vergangenheit vermerkt ist, gilt diese Aktion als für den heutigen Tag als noch nicht erledigt, während ein heutiges Datum die Aktion als 'für heute erledigt' kennzeichnet, sodass sie im Rahmen der Atomatik frühestens am nächsten Tag wieder ansteht.
Um bei Bedarf eine am betreffenden Tag bereits als ausgeführt gekennzeichnete Aktion mit der Automatik am selben Tag nochmals laufen zu lassen, können Sie das letzte Ausführungsdatum mit dem Button Aktion zurück um einen Tag zurücksetzen.

Der Button Start Automatik bewirkt, dass alle in der Liste befindlichen Automatik-Aktionen anhand ihres festgelegten Zeitplans abgearbeitet werden.
Im daraufhin erscheinenden Panel finden sich folgende Informationen und Buttons:

  • Die sekundengenaue aktuelle Uhrzeit (Systemzeit des PCs)
  • Ein Stop-Button zum Unterbrechen der Automatikfunktionen
  • Datum und Uhrzeit der zuletzt ausgeführten Aktion
  • Datum und Uhrzeit der nächsten anstehenden Aktion,
    diese können Sie mit dem Button "Timer jetzt auslösen" auf Wunsch auch sofort ausführen lassen.

Der genaue Ablauf beim Ausführen der Aktionen ist folgender:

  • Beim Starten der Automatik wird der Timer auf 60 Sekunden danach eingestellt.
  • Sobald die Timer-Zeit erreicht ist (oder per Button manuell auf 'jetzt' gesetzt wird), werden alle Aktionen in der vorliegenden Reihenfolge auf ihre Fälligkeit überprüft und ggf. ausgelöst.
    Falls sie am aktuellen Tag noch nicht erfolgreich gelaufen sind (auch manuell ausgelöst!) UND der angegebene Ausführungszeitpunkt erreicht/überschritten ist, werden sie ausgeführt, sonst übersprungen.
  • Danach wird der Timer um die bei Minutentakt Start vorgegebene Minutenzahl weitergestellt; sobald er wieder erreicht wird, beginnt der Prozess erneut.
    Beachten Sie bitte auch, dass dadurch die einmaligen Aktionen nicht unbedingt genau zur angegebenen Uhrzeit gestartet werden, sondern dass dies die frühestmögliche Ausführungszeit darstellt. Vor allem bei einem relativ groß gewälten Minutentakt sollten Sie das beim Planen Ihrer Automatiken mit bedenken.

ACHTUNG: Das Schließen des Automatik-Fensters bewirkt genau so wie der Stop-Button das dauerhafte Unterbrechen der Automatikfunktionen - solange die Automatik laufen soll, muss das Fenster offen (oder minimiert) bleiben!

Automatiken des Internetshop-Moduls

Im Folgenden werden die für dieses Automatikmodul verfügbaren Aktionen beschrieben, zur allgemeinen Funktionsweise und Handhabung siehe oben.

Internetshop-Automatikmodul

Wenn Sie mit dem Button Plus eine neue Aktion anlegen (steht nur bei gesetzter Option 'Änderungen zulassen' (s.o.) zur Verfügung), bestimmen Sie

  1. unter "Aktion" die Art der neuen Automatikfunktion
  2. mit dem Haken Aktion bei jedem Durchlauf starten den regelmäßigen oder einmaligen Modus
  3. dementsprechend gilt entweder der Wert unter Minutentakt Start
    oder die für die einmalige Aktion gewünschte Uhrzeit- und Wochentagseinstellung.
    Außer den einzelnen Wochentagen und der "täglich"-Option steht hier auch die Option "nur manuell" zur Verfügung, mit der diese Option keinem Zeitplan zugeordnet ist, sondern ausschließlich über den Button "Aktion auslösen" ausgelöst werden kann.
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Nachfolgend werden die hier zur Verfügung stehenden Automatik-Aktionen beschrieben.
Die Reihenfolge entspricht dabei nicht der im Programmfenster vorhandenen, sondern bildet eine mögliche empfohlene Abfolge ab.

  • (grüne Sanduhr) Bestellungen abholen
    Die im Shop getätigten Onlinebestellungen (Neubestellungen, Bestelländerungen, Stornierungen, neue/geänderte/gelöschte Lieferpausen) werden abgeholt und lokal gespeichert (allerdings noch nicht eingebaut!)
    Zusätzlich werden alle schon eingebauten Aufträge, die zudem keinen Hinweistext enthalten, aus der Liste der abgeholten Bestellungen entfernt (entspricht dem Betätigen des Schere1-Buttons).
    Diese Aktion war bisher dazu gedacht, bei jedem Durchlauf gestartet zu werden, z.B. alle 15 Minuten.
    Mittlerweile sollte diese Aktion NICHT MEHR ausgeführt werden (in den neuesten Versionen wird sie auch gar nicht mehr angezeigt, sondern durch den Hinweis 'Support anrufen' ersetzt),
    abgelöst wird sie durch die neue Aktion "Datenimport Shop" der Auftragsbearbeitungs-Automatik!
    , (Bei Bedarf dann kombiniert mit erledigte Netorders löschen.)
  • grüne Sanduhr markierte Artikel auslesen
    Durch diese seit April 2017 neu zur Verfügung stehende Aktion können Änderungen an einzelnen Artikeln nun sehr schnell (und auch regelmäßig) in den Shop geladen werden:
    Berücksichtigt werden alle Artikel, bei denen im Artikelmanager die zu diesem Zweck geschaffene Markierung 'Net' gesetzt wurde.
    ACHTUNG: Das betrifft ausschließlich die reinen Artikeldaten! Geänderte (Zusatz-)Einheiten, Zuordnungen zu und Eigenschaften der Untergruppen, Preislisten, Menüeinträge usw. werden hier nicht erfasst und müssen weiterhin mit Artikeldaten auslesen übertragen werden!
    Diese Aktion ist zur Durchführung bei jedem Durchlauf gedacht.
  • grüne Sanduhr Kundendaten auslesen
    Die Daten Ihrer Kunden werden in den Shop übertragen.
    Bei Neukunden betrifft das das gesamte Kundenkonto, sodass dich die Kunden erst nach dieser Aktion mit ihrer neuen Kundennummer im Shop anmelden können.
    Ansonsten zählen dazu seit März 2014 auch die Abo- und Dauerbestellungen des Kunden sowie alle Urlaubseinträge. Es werden nur die geänderten Daten übertragen.
    Mittlerweile empfehlen wir diese Aktion zur Durchführung bei jedem Durchlauf,
    und zwar unbedingt VOR dem Auslesen der Bestellungen.
  • grüne Sanduhr Bestellungen auslesen
    Die im PC Gärtner vorhandenen Bestellungen Ihrer Kunden werden in den Shop übertragen.
    Auch diese Aktion empfehlen wir mittlerweile bei jedem Durchlauf zu starten,
    und zwar unbedingt NACH dem Auslesen der Kundendaten.
  • Artikeldaten auslesen
    Ihre Artikel und deren grundlegende Eigenschaften und Beschreibungen sowie Ihre Preislisten mit deren artikelsteuernden Eigenschaften werden in den Shop übertragen. Das umfasst z.B. auch Einheiten, Zusatzeinheiten, Herkünfte, Verbände, Hersteller, Untergruppen und deren Artikelzuordnungen, Rezeptartikel und -inhalte sowie das Hauptmenü für das neue Shopmodell.
    Da das Auslesen der Artikeldaten häufig ein ziemlich umfangreicher Prozess ist, kann seit April 2015 das hierbei eigentlich enthaltene, aber ebenfalls relativ zeitintensive Auslesen der artikelbezogenen Bestellfristen hiervon abgetrennt werden.
    Diese Aktion sollte täglich durchgeführt werden, z.B. nachts.
    Auch durch die Nutzung der seit April 2017 neu hinzugekommenen Aktion markierte Artikel auslesen erübrigt sich das tägliche Auslesen aller Artikeldaten nicht, da dort nur die reinen Artikel-Datensätze übertragen werden, aber nur hiermit darüber hinaus auch die genannten Änderungen an Preislisten, Untergruppen usw. mit inbegriffen sind.
  • Abodaten auslesen
    Ihre Sortimente und Sortimentszusammenstellungen werden in den OnlineShop übertragen.
    Diese Aktion sollte täglich laufen.
  • Bestellungen prüfen
    Das Auslesen der Bestellungen wird auf Fehler geprüft, diese werden zur Korrektur fürs nochmalige Auslesen bereitgestellt.
    Die Durchführung dieser Aktion ist mittlerweile einmal pro Tag ausreichend, z.B. nachts.
  • Geodaten einlesen
    Zu den Adressen Ihrer Kunden werden aus dem Shop die Geokoordinaten abgerufen und in den PC Gärtner übertragen.
    Diese Aktion sollte einmal täglich durchgeführt werden, z.B. nachts,
    allerdings ist sie bei Verwendung des Navigationsmoduls eigentlich überflüssig.
  • Tourdaten auslesen
    Diese Aktion dient dazu, für alle fertig gepackten Touren alle Daten der tatsächlich gepackten Artikel, Kisten und Kunden sowie deren Geodaten in der Shopdatenbank bereitzustellen, damit bei Verwendung der Fahrer-Tablets diese Daten dann durch die Geräte von dort abgerufen werden können.
    Diese Aktion sollte, falls sie benötigt wird (also ausschließlich bei Nutzung der DriverApp), natürlich nach dem spätestmöglichen Packende und vor dem frühestmöglichen Abruf durch die Fahrer terminiert werden. Eine Ausführung bei jedem Durchlauf ist in aller Regel nicht erforderlich, gegebenenfalls kann diese Aktion auch mehrmals eingetragen werden und dann pro Wochentag zu einer anderen Uhrzeit (oder auch an einem Tag mehrmals zu den jeweils pasenden Zeiten) laufen.
  • Abwahlwünsche auslesen
    Die im PCG hinterlegten Abwahlartikel Ihrer Kunden werden in den Shop übertragen.
    Das Auslesen der Abwahlwünsche muss nicht täglich durchgeführt werden, es reicht einmal die Woche.
  • 1 Stunde Pause
    Diese Aktion bewirkt, dass die Automatik vom Startzeitpunkt an eine Stunde lang alle Aktivitäten einstellt. Gedacht ist das für Betriebe, bei denen z.B. immer nachts zu einem bestimmten Zeitpunkt auf dem Server eine Komplettsicherung durch eine externe Backup-Software läuft und deshalb sichergestellt werden muss, dass zu diesem Zeitpunkt keine der Datentabellen in Benutzung ist. Auch im Fall einer nachts regelmäßig kurz getrennten Internetverbindung oder bei automatisch nachts neu startenden Routern o.ä. kann diese Automatikpause erforderlich sein.
    Beachten Sie bitte, dass auch bei dieser Aktion (wie bei allen anderen auch) zum gewählten Startzeitpunkt zuerst das Ende aller vorher begonnenen Aktionen abgewartet wird - kalkulieren Sie also bitte vor Beginn der Pause für vorher laufende langwierige Aktionen einen genügend großen zeitlichen Sicherheitsabstand ein.
  • Bestellungen aufräumen
    Mit dieser Aktion wird das Löschen alter Bestellungen und KundenLogins aus der Shop-Datenbank (nicht aus dem PCG) automatisiert. Es werden alle Einträge entfernt, die älter sind als der im Feld "Aufräumen Tage" (im Register 'Basiswerte bearbeiten') eingetragene Wert.
    Es reicht, diese Aktion ein Mal wöchentlich laufen zu lassen.
  • Artikelmerkmale auslesen
    Dieser Prozess überträgt die im PCG vorhandenen Artikelmerkmale und ihre Eigenschaften sowie ihre Zuordnungen zu den Artikeln in die Shop-Datenbank.
    Auch hier ist die Ausführung ein Mal pro Woche ausreichend, eventuell kann in Phasen intensiver LMIV-Datenpflege auch ein tägliches Auslesen temporär sinnvoll sein.
  • Bestellschluss auslesen
    Diese Aktion transportiert alle artikel- und warengruppenspezifischen Bestellschlüsse in den Shop. Das sind alle Bestellschlüsse, die nicht allgemein oder auf ganze Touren bezogen sind, sondern nur für bestimmte Warengruppen (insgesamt oder tourbezogen) oder tourbezogen für bestimmte Artikel gelten.
    Sollte diese Aktion nicht angelegt sein, werden diese Daten im Anschluss an jeses Auslesen der Artikeldaten mit ausgelesen, ein Abtrennen ist aber angesichts des Umfangs beider Prozesse auf jeden Fall sinnvoll.
    Die Ausführung dieser Aktion ist grundsätzlich nur dann erforderlich, wenn sich - z.B. wegen einer Liefertagsverschiebung - an diesen Daten etwas geändert hat. Daher kann die Ausführung durchaus auch auf 'nur manuell' eingestellt werden - dann darf aber dieses manuelle Auslösen nach Änderungen nicht vergessen werden. Oder des wird ein wöchentlicher oder täglicher Zeitpunkt gewählt, der die anderen Aktionen so wenig wie möglich beeinträchtigt.
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Automatiken der Ökobox-Auftragsbearbeitung

Im Folgenden werden die für dieses Automatikmodul verfügbaren Aktionen beschrieben, zur allgemeinen Funktionsweise und Handhabung siehe oben.

Die Automatikfunktionen in der Auftragsbearbeitung arbeiten mit den bis hierher vorgestellten Automatikfunktionen des Internetshop-Moduls zur Datenübertragung in den (und aus dem) Shop eng verzahnt zusammen, welshalb sie trotz ihrer Zugehörigkeit zur Ökobox-Auftragsbearbeitung an dieser Stelle erläutert werden.

Automatikfenster Auftragsbearbeitung

Wenn Sie mit dem Button Plus eine neue Aktion anlegen, bestimmen Sie

  1. unter "Aktion" die Art der neuen Automatikfunktion
  2. mit dem Haken Aktion bei jedem Durchlauf starten den regelmäßigen oder einmaligen Modus
  3. dementsprechend gilt entweder der Wert unter Minutentakt Start
    oder die für die einmalige Aktion gewünschte Uhrzeit- und Wochentagseinstellung.
    Außer den einzelnen Wochentagen und der "täglich"-Option steht hier auch die Option "nur manuell" zur Verfügung, mit der diese Option keinem Zeitplan zugeordnet ist, sondern ausschließlich über den Button "Aktion auslösen" ausgelöst werden kann.
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Nachfolgend werden die hier zur Verfügung stehenden Automatik-Aktionen beschrieben.
Die Reihenfolge entspricht dabei nicht der im Programmfenster vorhandenen, sondern bildet eine mögliche empfohlene Abfolge ab.

  • grüne Sanduhr Datenimport Shop
    Diese neue Funktion ist dafür gedacht, die bisherige Aktion Bestellungen abholen (in der Internetshop-Automatik) ZU ERSETZEN (Diese sollte NICHT MEHR BENUTZT WERDEN!): Wie bei dieser werden hier die im Shop getätigten Onlinebestellungen (Neubestellungen, Bestelländerungen, Stornierungen, neue/geänderte/gelöschte Lieferpausen) abgeholt und lokal gespeichert (allerdings noch nicht eingebaut).
    Zusätzlich werden hier aber auch weitere im Shop auflaufende Informationen abgerufen und direkt (ohne zusätzliches Einbauen) in den PCG übernommen, die mit dem bisherigen Prozess nur zusammen mit einer eventuellen Bestellung in den PCG übertragen wurden. Das sind z.B. bestimmte Änderungen an KundenStammdaten und die Ab- oder Wiederanmeldung am Werbemail, vor allem aber alle Statusmeldungen, die von der NaviApp an den Shop zurückübermittelt werden wie der Geliefert-Status mit genauer Uhrzeit oder per Tablet korrigierte Geokoordinaten. Mit der Fortentwicklung der App werden hier zukünftig auch noch weitere Punkte dazukommen.
    Im Gegensatz zur bisherigen Bestellungen abholen-Aktion der Internetshop-Automatik erfolgt hier das Löschen aller eingebauten Aufträge, die zudem keinen Hinweistext enthalten, (= Schere1-Button) nicht mehr automatisch mit: Dafür steht nun die gesonderte Aktion erledigte Netorders löschen zur Verfügung.
    Diese Aktion sollte bei jedem Durchlauf gestartet werden, z.B. alle 15 Minuten.
    ACHTUNG:
    Bei Nutzung dieser Aktion sollte das bisherige Bestellungen abholen in der Internetshop-Automatik UNBEDINGT ENTFERNT WERDEN!!
  • grüne Sanduhr Bestellungen/Urlaub einbauen
    Diese Aktion baut die im vorigen Prozess abgeholten Onlinebestellungen (Neubestellungen, Bestelländerungen, Stornierungen, neue/geänderte/gelöschte Lieferpausen) in Ihre lokalen Datenbanken ein und entspricht damit dem manuellen Betätigen der Buttons <www-Bestellungen einbauen> UND <Urlaube übernehmen>. Auch diese Aktion sollte regelmäßig laufen, sinnvollerweise natürlich nach dem Shopdatenimport.
  • grüne Sanduhr erledigte Netorders löschen
    Diese Aktion automatisiert auf Wunsch das Betätigen des Schere1-Buttons (in der Auftragsbearbeitung unter "Aufträge Internet").
    In der bisherigen Bestellungen abholen-Aktion der Internetshop-Automatik wurde dieser Vorgang immer automatisch mit ausgeführt, nun lassen sich diese beiden Funktionen auch voneinander unabhängig terminieren. Natürlich können Sie auch komplett auf ein automatisches Löschen verzichten und die erledigten Netorders grundsätzlich nur manuell löschen.
    Das von der Verwendung der bisherigen 'Bestellungen abholen'-Aktion gewohnte Verhalten erreichen Sie, wenn Sie diese Aktion regelmäßig bei jedem Durchlauf auslösen lassen, aber auch ein Löschen ein Mal pro Tag (z.B. abends) ist denkbar und kann sinnvoll sein.
  • grüne Sanduhr Einzelmails versenden
    Alle im PCG erzeugten Einzelmails landen ja, wenn nicht im Kommunikationsmodul der Button "Mails sofort versenden" betätigt wird, erstmal in der Email-Warteschlange (Kundenstamm -> 'ShopMail Versand' oder Auftragsbearbeitung -> 'Mailversand'), von wo aus sie dann verschickt werden können.
    Dieser Automatikprozess nimmt Ihnen diesen regelmäßigen Klick ab, sodass keine Einzelmails ungewollt in der Warteschleife hängenbleiben können.
    Natürlich erreichen Sie ein zeitnahes Versenden nur, wenn dieser Prozess regelmäßig läuft,
    aber selbstverständlich können Sie auch festlegen, dass einmal z.B. abends alle Einzelmails des Tages verschickt werden sollen.
  • LS-Emails versenden
    Verschickt alle im Packstellen- bzw. Abrechnungsmodul automatisch erzeugten Emails mit angehängtem Pdf-Lieferschein, die sich zum Zeitpunkt der Ausführung in der Warteschlange befinden.
    Informationen zum Versand der Lieferscheine als Alternative zum Lieferscheindruck finden Sie hier.
    Der Zeitpunkt sollte so gewählt werden, dass möglichst alle Packvorgänge des Tages dann bereits abgeschlossen sind. Nach dem Durchlauf dieser Aktion verspätet erzeugte Lieferscheine müssen dann, um noch am Packtag versandt zu werden, entweder manuell losgeschickt werden, oder Sie legen, damit dies dann nicht vergessen wird, diese Automatikaktion zur Sicherheit noch ein zweites Mal an und terminieren dies dann noch später am Tag/Abend.
  • Bestellgenerator starten
    Diese optionale Aktion automatisiert das Generieren der Bestellungen aus den Abos.
    Wenn dieser Prozess täglich ausgelöst wird, werden sowohl noch vorhandene 'in Arbeit'-Kisten in die entsprechenden Einzelartikel aufgelöst oder aus nachträglich bei Kunden dazugekommenen Aboeinträgen Bestellungen erzeugt bzw. die betreffenden Sortimente den schon vorhandenen Aufträgen hinzugefügt als auch eventuelle Änderungen an Sortimenten auf noch im 'generiert'-Status befindliche Aufträge angewendet und Dauerartikel, die zuvor nicht in einem Preislistenangebot zur Verfügung standen, nachträglich in die Bestellung generiert.
    Da dies von Fall zu Fall eventuell auch manchmal mit bestimmten Kundenwünschen kollidieren kann, sollten Sie sich dieses Ablaufs bewusst sein, um sich dementsprechend für Ihren Betrieb bewusst für oder gegen die Verwendung dieser Automatikaktion zu entscheiden und Ihre Betriebsabläufe entsprechend danach auszurichten.
    Bei Nutzung dieser Automatikaktion empfiehlt sich, wegen z.T. längerer Rechenzeiten einen Zeitpunkt in der Nacht zu wählen.
    Bei Verwendung des Shopmodells 2016 ("Boss-Shop") sollte diese Aktion aber sogar mehrmals am Tag laufen (und zwar so terminiert, dass sie immer immer auch zwischen dem jeweiligen Bestellschluss und dem Packbeginn/Auswertungsdurchlauf an der Reihe ist), damit die in diesem Shopmodell durch den Kunden im Shop selbstständig möglichen Änderungen am Rhythmus oder/und der Pausierung auch kurzfristig noch zum Tragen kommen.
  • Warteliste abarbeiten
    Mit dieser Automatikaktion können Sie erreichen, dass analog der entsprechenden Funktion in der Nachbearbeitung täglich für alle Ihre Kunden überprüft wird, ob sowohl mindestens eine offene Bestellung als auch mindestens ein für diese Bestellung noch nicht abgearbeiteter Warteartikel vorliegt, und in allen diesen Fällen den/die Warteartikel der/den Bestellung/en hinzufügt.
    Auch bei dieser Aktion sollten Sie sorgfältig abwägen, ob eine tägliche automatische Ausführung zu Ihren Betriebsabläufen sinnvoll passt oder nicht.
  • Preise aktualisieren
    Ohne weiteres Zutun bekommen Ihre Kunden die bestellten Produkte immer zum im Moment der Bestellung gültigen Preis. Da sie darüber im Regelfall auch eine Bestellbestätigung bekommen, ist dies auch das normale und gewünschte Verhalten.
    Besonders dann, wenn abonnierte Sortimente bereits mehrere Wochen im Voraus generiert werden, kann sich jedoch - je nach Arbeitsweise Ihres Betriebes - die Notwendigkeit ergeben, die vor allem im Frischebereich zunächst geschätzten Artikelpreise an die tatsächliche Preisentwicklung anzupassen.
    Sollten Sie sich für eine regelmäßige automatische Preisaktualisierung durch diese Aktion entscheiden, betrifft das immer nur Auftäge mit Lieferdatum ab frühestens dem nächstfolgenden Montag. Sie sollten Ihre Kunden dann unbedingt in geeigneter Weise auf die noch nachträglich veränderlichen Preise hinweisen!
  • Aktionsprotokoll löschen
    Dieser Prozess räumt ein Aktionsprotokoll auf, das ansonsten, wenn alte Einträge recht lange nicht gelöscht werden, mit der Zeit auf eine beträchtliche Größe anwachsen kann.
    Sie müssen diesen Aufräumprozess nicht unbedingt automatisieren, wenn Sie stattdessen ab und zu unter 'Daten/Setup' das Aufräum-Tool benutzen.
  • ShopZahlungen aktualisieren
    Diese Aktion wird nur benötigt, falls im Onlineshop mit PayPal-Zahlungen gearbeitet wird: Dann sorgt dieser Prozess dafür, dass in bestimmten Fällen eine auf mehrere Aufträge bezogene Autorisierung auch dann vor Ablauf der Autorisierungsdauer eingelöst wird, wenn noch nicht alle dieser Aufträge abgerechnet wurden.
    Sofern relevant sollte diese Aktion ein Mal täglich laufen, am besten zu einem Zeitpunkt, zu dem normalerweise die Aufträge des Tages fertig abgerechnet sind.
  • Kisten deregistrieren
    Diese Aktion ist nur für Betriebe relevant, die ihre Kisten mit RFID-Funkchips ausgestattet haben.
  • 1 Stunde Pause
    Diese Aktion bewirkt, dass die Automatik vom Startzeitpunkt an eine Stunde lang alle Aktivitäten einstellt.
    Sie ist identisch mit der gleichnamigen Funktion der Internetshop-Automatik, nähere Informationen finden Sie dort.
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Aufräumen

Von Zeit zu Zeit sollten alte Bestellungen und Kunden-Logdaten aus der Shopdatenbank gelöscht werden. So verhindern Sie, dass Ihre Bestelllisten unendlich groß und Kunden Logins durch doppelt hinterlegte E-Mail-Adressen (z.B. bei Gastbestellungen von Bestandskunden) gesperrt werden.

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Klicken Sie dazu unter "Lokal Internet" den Button "aufräumen" an und wählen Sie ein Datum aus, bis zu welchem die alten Daten gelöscht werden sollen. Alles ab diesem Termin bleibt erhalten, sinnvoll sind hier drei bis fünf Wochen.
Dieser Aufräumprozess lässt sich in der Automatik des Internetshop-Moduls auch automatisieren, die entsprechende Aktion heißt dort Bestellungen aufräumen.
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Geodaten einlesen

Um die Adressdaten Ihrer Kunden ins Navigationssystem übertragen zu können, müssen zu den Adressen zuerst die Geokoordinaten (genauer Längen- und Breitengrad) vorliegen. Um diese nicht für jeden Kunden einzeln händisch ermitteln und eintragen zu müssen, können sie bequem aus dem Onlineshop in den PCG importiert werden. Umfangreiche Funktionen hierzu bietet das Navigationsmodul, aber auch ohne dessen Verwendung lassen sich zur jeweils ersten Lieferadresse eines Kunden die zugehörigen Geokordinaten aus dem Shop abfragen:
Dazu öffnen Sie das Menü Ökobox-Internetshop unter Lokal-Internet. Mit dem Button <Geodaten> werden die Geodaten in den Kundenstamm übertragen. Sie finden die Koordinaten bei den Kundenstammdaten unter "Lie.adressen" des Kunden.

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Doppelte Emailadressen

Es kommt immer wieder vor, dass Emailadressen mehrfach vorhanden sind. Dies kann aber an verschiedenen Stellen zu Problemen führen, vor allen Dingen überall dort, wo die Mailadresse dazu genutzt werden soll, den Kunden eindeutig zu identifizieren. So ist dann z.B. bei einer Shop-Anmeldung unter Verwendung der Emailadresse als Benutzernamen nur dann klar, in welchem Kundenkonto das Login erfolgen soll, wenn diese Mailadresse nicht zu mehreren Kundenkonten gehört. Auch Änderungen am Passwort einschließlich der Passwort-vergessen-Funktion sind dann im Shop nicht möglich, da ja sonst evtl. mehrere Kunden das Passwort zugemailt bekämen. Grundsätzlich kommen zwei Ursachen in Betracht:

  • Aus den verschiedensten Gründen kann eine Emailadresse tatsächlich bei verschiedenen Kunden eingetragen worden sein: Die davon betroffenen Kundenkonten lassen sich ganz einfach innerbalb der Suche ++ über den Button "doppelte Mail" auflisten:
    Suchfunktion nach doppelten Emailadressen
    Ziel sollte es sein, dass diese Liste immer leer oder so kurz wie möglich ist.
    Falls die Eintragung beabsichtigt war, empfiehlt es sich, nach alternativen Lösungen zu suchen. Beispielsweise könnte der Kunde eine andere Mailadresse angeben und sich die Mails von dort automatisch weiterleiten lassen, oder beim zweiten kunden wird die Mailadresse statt ins Feld 'Email' ins Feld 'P.Mail' eingetragen (diese Mailadresse dient ausschließlich zum Versand, wird aber fürs Login und alle passwortbezogenen Aufgaben nicht verwendet).
    In der letzten Spalte dieser Suche zeigt das grüne Häkchen an, dass es sich um einen aktiven Ökoboxkunden handelt: Wurde ein Kunde versehentlich doppelt angelegt und dann eins dieser Kundenkonten stillgelegt, sollte im nicht mehr aktiven Konto die Emailadresse gelöscht oder zumindest in ein anderes Feld kopiert werden. Dazu aktiviert man den Kunden kurzzeitig wieder (mit dem Button im Suchfenster) und legt das Kundenkonto nach der Änderung gleich wieder still.

  • Sollten die genannten Probleme mit einer doppelten Emailadresse bei einem Kunden auftreten, der nicht in dieser Liste auftaucht, hat er sich wahrscheinlich im Shop als Gast angemeldet, obwohl er im PCG bereits als Kunde angelegt war. Wird die Gastbestellung dann korrekt dem bestehenden Kundenkonto zugewiesen, doppelt sich zwar im Programm nichts, aber in der Shopdatenbank bleibt das Gastkonto erstmal zurück - ggf. einschließlich der Emailadresse, sodass im Shop dann erstmal doch zwei Kundenkonten mit der selben Mailadresse existieren.
    Angezeigt werden können die Gastkonten in der Auftragsbearbeitung in der Oberfläche der Kunden-Netdaten mit dem Button "Neukunden anzeigen". Bereinigt werden sie beim Aufräumen der Shopdatenbank, entweder manuell oder regelmäßig per Automatik.

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Bestellmail Aufbau

Absender / Empänger Emailadresse
Bei einer Bestellung wird eine Bestellmail mit der Emailadresse des Betriebs als Absender an die Emailadresse des Kunden versandt. Eine Kopie der Bestellmail wird an die Emailadresse des Betriebs mit der Emailadresse des Kunden als Absender geschickt.

Betreff
Der Betreff der Bestellmail wird mit im Normalfall mit [Shop] versehen. Dann wird der Inhalt vom PCG automatisch verarbeitet und die Emails dienen nur als Referenz.
Wenn davon auszugehen ist, dass die Mail von einem Menschen gelesen/bearbeitet werden muß, weil der Kunde z. B. eine Nachricht mitgeschickt hat, wird der Betreff mit [ShopAnfrage] versehen.

Die durchgestrichenen (oder in Klammern gesetzte) Artikel sind Aboartikel, die der Kunde einmalig nicht in der aktuellen Bestellung haben möchte.

AML-Bestellungen, sind Bestellung die Artikel mit Lieferbeschraenkungen beinhalten.
Das sind Positionen wo der Artikel nur in einem Zeitfenster (in der Zukunft) lieferbar oder bestellbar sind.
Das Info steht nur in den Mails an die Betriebe, die Kunden sehen es nicht.

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Weitere Tipps zum Internetshop

Eine umfangreiche Erklärung der Administrator-Optionen und Einstellungen Ihres Onlineshops finden Sie auch unter "Hilfetexte als PDF" im Abschnitt "Hinweise zum Internetshop".

Eine Warengruppe als erste Warengruppe im Shop anzeigen

Dazu im Shop als Administrator einloggen (mit einer beliebigen Kundennummer und Superpasswort);
unter "Einstellungen"/"Bestellablauf" die erste Warengruppe auswählen.
Wenn keine Warengruppe ausgewählt ist oder "0" ist, werden als erste Warengruppe die Sonderangebote gezeigt. Sollten keine vorhanden sein, wird eine zufällige Warengruppe als erste angezeigt.

Sonderangebote

Damit ein Artikel im Shop als Sonderangebot angezeigt wird, aktievieren Sie im "Artikelmanager/Verkaufsstellen" die Option "Artikel im Internet ins als Sonderangebot hervorheben“

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Kilo-Preis für Stückartikel

Damit der Kg-Preis bei Stückartikeln im Shop angezeigt wird, sind folgende Einstellungen notwendig:
Im Artikelmanager als Grundeinheit die Gewichtseinheit definieren, z.B. "kg" für die Melone. Bei Referenzeinheit "Stück" wählen und angeben, wieviel Stück 1 kg ergeben, z.B. bei Melone, die 4kg wiegt, sind es dann 0,25 Stück.
Die Option "Artikel wird gewogen" aktivieren.
Unter "Zusätzliche Einheiten" mit "+" "Stück" als Zusatzeinheit anlegen. Dann die Option "nur diese zum Verkauf" aktivieren und im Eingabefeld noch einmal die Stückanzahl pro Kilo (im Beispiel Melone 0,25) eingeben.

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Angezeigte Seite nach der Abmeldung

In den Shopeinstellungen unter „Einbindung in Webseiten“ kann der Link zu der Seite, die nach der Abmeldung angezeigt werden sollte, eingegeben werden. Dazu im Shop als Administrator (mit einer beliebigen Kundennummer und Superpasswort) einloggen und auf "Einstellungen" klicken, dann unter "Einbindung in Webseiten" den Link eingeben.

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Passwort für Neukunden vorgeben

Damit die Neukunden automatisch ein vorgegebenes Passwort (ihre Postleitzahl) erhalten, kann unter den "ÖkoBox/Internetshop/Einstellungen" die Option "Passwort bei Neukunden auf das Vorgabepasswort setzen". Selbstverständlich darf der Kunde das Passwort später ändern.

Hat der Kunde das Passwort geändert, wird unter "Auftragsbearbeitung/Netdaten" "??????" anstelle von Passwort angezeigt.
Sollte der Kunde sein Passwort vergessen haben, so dass er sich nicht mehr im Shop anmelden kann, können Sie unter "Auftragsbearbeitung/Netdaten" das Passwort wieder auf die Vorgabe (PLZ) zurücksetzen.

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Als Kunde einloggen

Manchmal kann es praktisch sein, den Shop aus der Sicht des Kunden zu sehen, um z. B. gemeldete Probleme, die der Kunde mit dem Shop hat, nachvollziehen zu können. Das können Sie tun, indem Sie zum Einloggen die Kundennummer und als Passwort Ihr Superpasswort eingeben.

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Auftrag ist gesperrt

Um einen gesperrten Auftrag wieder für Veränderungen frei zu geben, muss in der Ökobox Stammdaten bei Touren die Option "Im Shop nicht änderbar" deaktiviert werden. Diese Option vererbt sich auf die Auftragsbearbeitung und muss dort ebenfalls deaktiviert werden. Anschließend auch unter "netdaten" die Fixierung für den Auftrag aufheben.

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Auftrag mit zwei Bestellungen

Wenn sich der Liefertermin aufgrund eines Feiertags verschiebt, müssen die Liefertermine in den Aufträgen angepasst werden. Hierzu gibt es in den ÖkoBox Stammdaten/Touren unter Tools gibt den Button "Liefertermine anpassen".
Unter "Nachbearbeiten", bei "stopp bei auffälligen Bestellungen" kann man die Aufträge mit zwei Bestellungen filtern.