Hilfetext: Das Kundenstamm-Modul

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Allgemeines

Das Kundenstammmodul des PC Gärtners ist als übergeordnetes Modul für die Verwaltung von Kunden in der Direktvermarktung gedacht. Zahlreiche Funktionen stehen hier zur Verwaltung ihrer Kunden zur Verfügung.

Überprüfen Sie zunächst unter Einstellungen die gewünschten Optionen und legen Sie auf der Registerkarte
"E-Mail-Einstellungen" die bevorzugte Reihenfolge für den Mailversand fest. Die Nachrichten lassen sich über den Internetshop, über den PC-Gärtner und über ein externes E-Mail-Programm, wie zum Beispiel Outlook versendet werden.

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Einstellungen

Das Kundenstammmodul kann den verschiedensten Arbeitsweisen angepasst werden.
Damit es sich so verhält wie gewünscht, setzen Sie bitte in den Einstellungen die gewünschten Optionen.

Hier dazu eine Beschreibung :

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Registerkarte <Zahlungskonditionen>

  • <Tage bis zur Fälligkeit der Rechnungen Überweisungskunden>
    Falls Sie Mahnungen erstellen wollen, ist dieser Wert die Grundlage für die Berechnung des Mahnzinses (zusammen mit den beiden Werten für Mahnzinssatz und Mahnperiode).
  • <Werktage bis zur Fälligkeit der Rechnung Sepa und Bankeinzug>
    <Werktage Fälligkeit für den ersten Einzug>
    Gemäß den Regelwerken für die SEPA-Basis-Lastschrift müssen erstmalige Lastschriften fünf Tage vor Fälligkeit bei der Zahlstelle vorliegen, darauf folgende Zahlungen hingegen mindestens zwei Tage vor Fälligkeit. Die Vorlauffrist für einmalige Lastschriften beträgt ebenfalls fünf Tage. Einer SEPA-Basis-Lastschrift kann innerhalb von acht Wochen nach Kontobelastung widersprochen werden, so dass der Belastungsbetrag wieder gutgeschrieben wird. Bei einer nicht autorisierten Zahlung, d.h. Einzug ohne gültiges SEPA-Mandat, kann der Zahler innerhalb von 13 Monaten nach Belastung die Erstattung des Lastschriftbetrages verlangen.
  • <Mahnperiode in Tagen>
    Eingabe der Tage für das Mahnwesen
  • <Mahnzinsen in Prozent >
    Eingabefeld für die Mahnzinsen
  • <Bei Einzug Rechnung sofort erstellen >
    Mit dieser Einstellung wird beim Verbuchen der Aufträge für jeden Kunden mit Bankeinzug sofort eine Rechnung erstellt.
  • < Guthabenkonto sofort verrechnen >
    Beim Erstellen einer Rechnung wird der Rechnungsbetrag immer zuerst aus einem eventuell beim Kunden vorhandenen Guthaben beglichen. Ohne diese Option bleibt das Guthaben unberührt, solange nicht eine offene Rechnung per "mit Guthabenkonto verrechnen"-Button (Kundenstamm -> Zahlungen -> Zahlungseingang verbuchen) manuell damit verrechnet wird.
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Weitere Einstellungen auf dieser Registerkarte sind Rabatteingaben. Es lässt sich mit der Taste "+" im Feld "Rabattab" ein Preis hinterlegen, ab dem der Rabatt gelten soll. Im Eingabefeld "Rabattsatz" lässt sich der Rabattsatz in % eingeben. Unter "Bezugssumme" geben Sie an, auf welchen Wert sich der links unter 'Rabatt ab' eingetragene Betrag bezieht, und bei "wenn Kundenskonto??" steuern Sie, wie sich der hier angegebene Rabatt in Verbindung mit einem eventuell beim Kunden hinterlegten Skontosatz verhalten soll.

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Registerkarte <Druckeinstellungen>

  • <Die Adresse des Hauptbetriebs verwenden>
    Bitte diese Option aktivieren, wenn die Adresse des Hauptbetriebs auf der Rechnung und auf dem Lieferschein erscheinen soll; auch wenn Sie einen Handelsbetrieb mit einer anderen Adresse eingegeben haben.
  • <Folgender Font wird beim Ausdruck verwendet>
    Hier wird die Schriftart ausgewählt, die für die Rechnungen und Lieferscheine verwendet werden soll.
    Achtung! Arbeiten Sie im Netzwerk und enthält der Rechner auf dem Sie die Einstellungen öffnen den eingestellten Font nicht, wird dort eine andere Schriftart verwendet!
  • <Kopfband der Ausdrucke mit meinLogo drucken>
    Alle Kundenanschreiben enthalten einen Kopfbereich mit Ihrer Adresse und Ihrem Logo. Falls Sie die Option abschalten, bleibt stattdessen ein leerer Bereich, dann könnten Sie mit vorgedrucktem Papier arbeiten.
  • <Ausdruck mit BioSiegel>
    Aktivieren Sie diese Option für den Ausdruck des Biosiegels auf Rechnungen/Lieferscheinen.
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  • <Bitmap, die im alternativen Kopfband angezeigt werden soll... >
    Sie können ein individuelles alternatives Kopfband für Ihre Rechnungen/Lieferscheine verwenden. Dazu brauchen Sie eine nach Ihren Wünschen gestaltete bmp-Datei. Klicken Sie auf das türkis unterlegte Feld "hier klicken" und wählen Sie den Pfad zu Ihrer bmp-Datei aus.
    Geben Sie dann unter <Höhe des Kopfbandes in Pixel> die Höhe der Kopfband-bmp-Datei in Pixeln ein.
  • <Zusätzliche Fußzeile anzeigen>
    Es ist auch möglich, eine individuelle zusätzliche Fußzeile in den Rechnungen/Lieferscheinen anzeigen zu lassen. Diese muss als Bmp-Datei auf Ihrem PC vorliegen. Aktivieren Sie jetzt die Option "Zusätzliche Fußzeile anzeigen", geben Sie die Höhe der Bmp-Datei in das Feld <Höhe der zusätzlichen Fußzeile in Pixel> ein und klicken Sie auf das türkis unterlegte Feld "hier klicken" unter <Bitmap, die in der zusätzlichen Fußzeile angezeigt werden soll>, um den Pfad zu Ihrer Bmp-Datei auszuwählen.
  • <Eigener Report Rechnung>
    Wenn Sie eigene Vorlagen für den Rechnungsdruck mittels Report-Generator angelegt haben, wird eine Liste der verfügbaren Reports angezeigt. Markieren Sie den Namen des gewünschten Reports und klicken Sie auf "eigener Report Rechnung", um den Report für den Rechnungsdruck zu verwenden. Der Name des Reports erscheint unter dem Button. Haben Sie keinen eigenen Report ausgewählt, wird "Standardlayout" verwendet.
    Möchten Sie zum <Standardlayout> zurückkehren, klicken Sie auf das rote Kreuz neben dem Button "eigener Report Rechnung".
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Registerkarte <Rechnungszusätze>

Auf der Registerkarte "Rechnungszusätze" können zusätzliche Texte eingegeben werden, die auf Rechnungen bestimmter Kunden erscheinen sollen. Die Zuordnung erfolgt dann im Kundenstammmodul auf der Registerkarte 'erweitert'.

  • Legen Sie mit "+" einen neuen Datensatz für einen Zusatztext ein
  • Geben Sie eine Bezeichnung in die Spalte "Bezeichnung" ein
  • Geben Sie eine Zahl in die Spalte "Index" ein. Über Index wird die Reihenfolge der Texte festgelegt.
  • Geben Sie den Text in das weiße Textfeld ein
  • Speichern Sie die Eingaben mit dem Haken

Ausdruck der Rechnung mit offenen Posten
Mit dieser Option können Sie steuern, ob auf den Rechnungen auch Informationen über bisher noch nicht als bezahlt verbuchte frühere Rechnungen des Kunden erscheinen sollen.

Allgemeiner Zusatztext auf der Rechnung bis zum...
In das untere weiße Textfeld können Sie einen Zusatztext eingeben, der bis zu dem von Ihnen eingegebenen Datum bei allen Kunden angezeigt werden soll.

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Registerkarte <Rabatttypen>

Hier können Sie für bestimmte Gruppen von Kunden, z.B. Ihre Mitarbeiter, Mustertypen von Rabatten definieren, die sich dann schnell und einfach bestimmten Kunden zuweisen lassen. So müssen Sie nicht für jeden Mitarbeiter einzeln die detaillierten Einstellungen erneut vornehmen; außerdem wirken sich Änderungen am Rabatttyp sofort auf alle zugeordneten Kunden aus.

  • Legen Sie mit "+" einen neuen Rabatttyp an und geben Sie ihm eine Bezeichnung, z.B. "Mitarbeiter".
  • Speichern Sie die Eingabe mit dem Haken.
  • Auf der rechten Seite unter den Registerkarten "Bereiche", "Warengruppen" und "Artikel" lassen sich für die Betriebsbereiche, Warengruppen und/oder Artikel Rabatte in Prozent vergeben, die dem auf der linken Seite ausgewähltem Rabatttyp zugeordnet werden.
    Geben Sie dazu in die Spalte "Rabattsatz" den Rabattsatz in Prozent ein und wählen Sie in der rechten Spalte die gewünschte Warengruppe bzw. Bereich aus oder geben Sie beim Artikel die Artikelnummer in das Suchfeld ein.
  • Grundsätzlich haben immer die spezielleren (weiter rechts stehenden) Rabattsätze Vorrang vor den weiter links definierten allgemeineren Sätzen.
    So könnte beispielsweise für den Verkausbereich "Trockenware" allgemein ein Rabattsatz von 15% gelten, für die Warengruppe "Brotaufstriche" 5% und für den Samba-Nussaufstrich 10%: Dann würden alle Trockenwaren der anderen Warengruppen mit 15% rabattiert, die Brotaufstriche dagegen mit 5% mit Ausnahme des Sambas (10%).
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  • Der Rabatttyp kann bestimmten Kunden auf der Registerkarte "erweitert" zugeordnet werden, dann wird der Preisnachlass automatisch berücksichtigt.
  • Beachten Sie bitte auch, dass sich im Artikelmanager für bestimmte Artikal auch eine Rabatt-Obergrenze einpflegen lässt, die durch keinen anderswo (also auch hier) vergebenen Rabattsatz überschritten werden kann.

Kunden verwalten

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So legen Sie einen neuen Kunden an

  • Öffnen Sie das Kundenstammmodul und klicken und klicken Sie auf den Button <Kunden>.
  • Um eine neuen Kunden anzulegen, Klicken Sie im Navigator auf <+>, ein neuer leerer Kundendatensatz wird eingefügt.
  • Geben Sie die Stammdaten des Kunden in die vorgesehenen Felder ein.
    (Ein schnelles wechseln der Eingabefelder ist mit der <Tabulatortaste> möglich.)
  • hilfe_bilder/kundenverwaltung/neuer_kunde.jpg

  • Aktivieren Sie die Verkaufsbereiche in denen der Kunde sichtbar sein soll.
    Hinweis! Für ÖkoBox- und Versandkunden ist das zusätzliche anlegen einer Lieferadresse in den entsprechenden Modulen erforderlich! 
  • Speichern Sie Ihre Eingaben zum Kunden im Navigator mit dem <Häkchen>-Button.
  • Um den Kunden für den Verkauf zu sperren, aktivieren Sie die Option "Kunde ist gesperrt für Verkäufe". Die Sperrung wirkt sich aus im: Internetshop, Auftragsbearbeitung, Buchen.
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So erstellen Sie Notizen zum Kunden

Sie können zu jedem Kunden beliebig viele Notizen eintragen. Das Eingabefenster für die Kundennotiz öffnet sich über die Schaltfläche <Stift> oder mit Doppelklick auf das gelb unterlegte Notizentextfeld. 

  • Klicken Sie auf das gelbe Textfeld, es erscheint das Notizenformular.
  • Wählen Sie <Notizen> oder <Anschreiben> je nachdem, was Sie benötigen.
  • Klicken Sie im Navigator auf <+>, es erscheint eine leere Notiz. Geben Sie einen Betreff und darunter einen beliebigen Text ein.
  • Drucken oder faxen Sie über den Button <drucken>, eine Druckvorschau des Anschreibens erscheint. 
  • Aktivieren Sie "erledigt", wenn die Notiz oder das Anschreiben erledigt ist, aber nicht gelöscht werden soll.
  • Klicken Sie auf <Stempel>, wenn Sie als Mitarbeiter angemeldet sind, wird Ihr Eintrag mit Datum und Namen versehen.
  • Klicken Sie auf eine der <Pfeiltasten> neben "unerledigte Notizen", der PCG sucht den nächsten Kunden, der eine unerledigte Notiz enthält.
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Kundenstamm erweitert

Unter der Registerkarte "erweitert" können Sie weitere Einstellungen zum Kunden vornehmen:

  • ggf. Zuordnung Ihrer Auslandskunden
  • ggf. den Mehrwertsteuertyp auswählen (ebenfalls vorrangig für Auslandskunden)
  • die Zuordnung des Kunden zu einem der im Artikelstamm definierten PCG-Anwender
  • zusätzliche Rechnungsoptionen:
    • dem Kunden eine der in den Kundenstamm-Einstellungen definierten zusätzlichen Rechnungsinfos zuweisen
    • den Kunden einem Ihrer im Artikelstamm definierten Bankkonten zuweisen
    • eine beim Kunden eventuell vorhandene Steuernummer eintragen, um sie auf den Rechnungen mit auszugeben (vorrangig interessant für Firmenkunden)
    • bei Firmenkunden das besondere Lastschriftverfahren "Firmenlastschrift" aktivieren
      Achtung: Die grundsätzliche Möglichkeit, mit diesem Verfahren zu arbeiten, müssen Sie zwingend im Vorfeld mit Ihrer Bank vereinbaren; danach muss zusätzlich noch die entsprechende Option in den Kundenstamm-Einstellungen auf dem Reiter 'Zahlungskonditionen' gesetzt werden!
    • Informationen und Bearbeitungsmöglichkeiten zum SEPA-Mandat des Kunden,
      eine nähere Beschreibung der Handhabung finden Sie unten im Abschnitt 'Lastschriften einziehen'.

    hilfe_bilder/kundenverwaltung/erweitert.jpg

  • Rabatteinstellungen des Kunden:
    • Im Eingabefeld "Rechnungsskonto" können Sie einen auftragsunabhängigen allgemeingültigen Rabattsatz hinterlegen.
      Es handelt sich hier um den selben Wert wie in der Ökobox-Auftragsbearbeitung und im Ladenmodul, er gilt global und kann nicht unabhängig nur für einzelne Module verändert werden.
    • Unter "maximaler monatlicher Artikelrabatt" begrenzen Sie den Betrag, der dem Kunden über weiter unten zugewiesene oder in der Auftragsbearbeitungoder Packstelle vergebene Artikelrabatte (nicht Rechnungsskontos!) pro Monat höchstens eingeräumt werden kann.
      Nach dem Erreichen dieses Limits greifen solche Rabatte nicht mehr.
      Diese Option sollten Sie in Absprache mit Ihrem Finanzamt tunlichst setzen, um vorgeschriebene steuerfreie Höchstgrenzen für geldwerte Vorteile nicht zu überschreiten.
    • Mit der Option "Preis = immer aktueller EK" verkaufen Sie diesem Kunden alle Ihre Artikel zum aktuellen Einkaufspreis - optional mit einem prozentualen Aufschlag.
      Diese Möglichkeit ist vorrangig für interne Verkäufe zwischen Betriebsteilen geschaffen worden; von einer Verwendung als Alternative zu Mitarbeiter- und anderen Rabatten raten wir aus den oben genannten finanzrechtlichen Gründen dringend ab!
    • Schließlich lassen sich hier für den Kunden auch detaillierte Rabatteinstellungen anhand Ihrer Verkaufsbereiche, Warengruppen und sogar artikelspezifisch definieren. Dazu wählen Sie entweder einen der in den Kundenstamm-Einstellungen definierten Rabatttyp aus dem Drop-Down-Menü, oder Sie definieren wie dort beschrieben eine spezifische Rabattkonfiguration.
      Zusätzlich gibt es hier eine weitere Registerkarte, auf der Sie für den Fall, dass ein maximaler monatlicher Artikelrabatt definiert wurde, ein Protokoll dieser Rabatte finden: Dort finden Sie eine Liste der rabattierten Artikel mit Datum, Rabattbetrag, Bon- bzw. Rechnungsnummer und Name des rabattgebenden Moduls, die sich auch filtern und mit oder ohne Datumseinschränkung drucken lässt.
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So suchen Sie Kunden

Im Kundenstammmodul finden Sie umfangreiche Such- und Filterfunktionen für Ihre Kunden.
Um einen Kunden zu suchen, gehen Sie bitte folgendermaßen vor:

  • Öffnen Sie das Kundenstammmodul und darin das Fenster <Kunden>.
  • Klicken Sie in das linke Suchfenster <Suche ?> und geben Sie dort einen Suchbegriff (Namen, Teile des Namens, Kd.-Nr. etc.) ein und bestätigen Sie mit <ENTER>.
    Das Programm sucht nun nach der Eingabe.
  • Oder Klicken Sie auf <Suche ++>. Es erscheint ein Suchformular, in dem Sie auch nach Postleitzahl, Email-Adresse, Kontonummer o.a. suchen können.
    Geben Sie dort ein, was von dem Kunden bekannt ist und drücken Sie dann den Button <Kunden suchen>.
    Suchen Sie nach einer Teilzeichenfolge innerhalb eines Wortes geben Sie <%> vor der Teilzeichenfolge ein. 
  • Es erscheint eine Liste aller Kunden, die den eingegebenen Kriterien entspricht. Wählen Sie den gesuchten Kunden aus und klicken Sie auf <zum Kunden>.
    Der PCG springt nun zu den enstsprechenden Kundenstammdaten.
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Umfangreiche Filter- und Sortierfunktionen

So setzen Sie einfache Filter

  • Öffnen Sie im Kundenformular links die Registerkarte <Filter I> und aktvieren Sie dort die gewünschte Filtereigenschaft.
  • Öffnen Sie nun wieder die Registerkarte <Kundenliste> und klicken Sie dort auf den Button <Kunden filtern>.
    Es erscheinen nur die Kunden, die den angegebenen Kriterien entsprechen.
  • Akivieren Sie auf der Registerkarte <Filter I> oder <Filter II> weitere Kriterien.
  • Klicken Sie auf der Registerkarte <Kunden> nochmals auf <Kunden filtern>.
    Alle gesetzten Kriterien werden zur weiteren Selektion der bereits gefilterten Kunden angewandt, es erscheinen nur Kunden die allen Kriterien entsprechen.
  • Zur Umkehr der Selektion (d.h. zur Anzeige aller Kunden, die den gesetzten Filtern nicht entsprechen), klicken Sie auf der Registerkarte <Filter II> auf <Filter umkehren>.
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Shop-Kunden filtern
Im Kundenstamm gibt es zwei Merkmale zum Shop zur Verfügung:
1. im Shop führen
2. im Shop aktiv
"im Shop führen" ist als Vorgabe immer gesetzt, daher erscheinen beim Filter "Internetkunden" alle Kunden.
"im Shop aktiv" ist als Vorgabe nicht gesetzt, sondern wird erst gesetzt, wenn der erste Auftrag des Kunden über den Shop eingelesen wird. Bestellt ein Kunde allerdings nicht mehr über den Shop, wird dieses Merkmal auch nicht zurückgesetzt. Mit dem Filter "nur im Shop aktive Kunden" lässt sich also nur filtern, welche Kunden jemals im Shop bestellt haben. Das Merkmal kann z. B. für eine Mailingaktion genutzt werden.

Ex-Kunden ("Mondkunden") filtern
Die Option "Kunden ohne Verkaufsbereich" ergibt die Ex-Kunden.

Schulfrucht Kunden filtern
Nachdem zur Kennzeichnung von Schulfruchtkunden ein eigenes Flag eingeführt worden war, ließ sich nach diesem seit einiger Zeit bereits in der Auftragsbearbeitung filtern - nun geht das auch im Kundenstamm.

Kunden nach Aktionen filtern
Häufig haben sich Betriebe gewünscht, zusätzlich zu den Feldern Mark 1 2 3 mehr freie Optionsfelder beim Kunden zur freien Verfügung zu haben, um diese nach weiteren Kriterien filtern zu können. Zudem sollten die Mark-Felder mit betriebsindiviuellen Bezeichnungen versehen werden können.

Diese Funktionalität (und mehr) lässt sich nun dadurch erreichen, dass eine neue Filtermöglichkeit eingebaut wurde ('Fliter I'), mit der sich die Kunden anhand ihrer Zugehörigkeit zu einer bestimmten Aktionsgruppe selektieren lassen. Als Aktionen lassen sich ja bereits unbegrenzt viele Kategorien von Kunden anlegen (und benennen), nun kann nach diesen auch gefiltert werden. Dadurch ist die häufig verwendete Notlösung der Organisation solcher Kundengruppen als Touren nun auch nicht mehr nötig.

Auch im Kundenfenster der Auftragsbearbeitung wurde ein solcher Filter ergänzt.

 

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So kombinieren Sie Filter mit Hilfe der Markierungsfunktion

  • Klicken Sie im Kundenformular auf <Mark bearbeiten>, es öffnet sich ein grüner Dialog.
  • Aktiviereren Sie dort <Markierung löschen> und <Automark bearbeiten>.
  • Klicken Sie auf <Schnell alle Kunden>, bei allen Kunden wird die Markierung <Automark> entfernt.
  • Setzen Sie einen beliebigen Filter, wie oben beschrieben.
  • Öffnen Sie nochmals <Mark bearbeiten>, setzen Sie nun <Markierung setzten> und klicken Sie auf <gewählte Kunden>, die Markierung wird bei allen gewählten Kunden wieder gesetzt.
  • Aktivieren Sie nun beliebige andere Filter und wiederholen Sie den Vorgang.
  • Zuletzt aktivieren Sie nur den Filter II <Automark gesetzt>, es erscheinen alle Kunden, die auf diese Weise markiert wurden.

Hinweise zu Markierungen:

Neben vielen vorgegebenen Optionen, haben Sie bei jedem Kunden 4 Markierungen zur Verfügung, Sie können alle 4 in der oben beschriebenen Form benutzen und dadurch eine einmal ermittelte Selektion speichern und auch für andere Module nutzbar machen. Das Feld <Automark> wird an verschiedenen Stellen des Programms benutzt um Kunden zu markieren und diese Kundenmenge anschließend nochmals darstellen zu können (z.B. Gutschriftenliste).
Die Felder Mark1 – Mark3 können Sie auch für Kundenkriterien setzen, die Sie selbst für ihren Betrieb bestimmen, um diese Kunden selektieren zu können.

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Guthaben für zugeordnete Kunden

Auf der Registerkarte "Rechnung erstellen" und dem Unterregister "Guthaben für zugeordnete Kunden buchen" lassen sich Kunden hinterlegen, für die ein Einkaufsguthabenkonto erstellt werden soll. Wie z. B. wenn eine Firma für ihre Mitarbeiter Einkaufsgutscheine/Guthaben vergeben möchte.

  • Wählen Sie in der Kundenliste den Kunden aus, der für andere Kunden Guthaben zur Verfügung stellen möchte. Dessen Konto wird danach belastet.
  • Öffnen Sie die Registerkarte "Rechnung erstellen/Guthabenkonto für zugeordnete Kunden buchen".
  • Geben Sie im weißen Eingabefeld unter dem Button "Kunde hinzufügen" die Kundennummer des Kunden ein, der ein Guthaben erhalten soll.
  • Geben Sie im Feld "Gutschriftswert" die Höhe des gewünschten Guthabens ein.
  • Wählen Sie im Auswahlmenü MWST den Steuersatz aus.
  • Wählen Sie unter Rhytmus-Typ den gewünschten Rhytmus aus.
  • Geben Sie das Datum ein, zu dem die Gutschrift erfolgen sollte.
  • Speichern Sie die Eingaben mit dem Button "Gutschrift für aktuellen GutschriftsKunden erstellen"
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Rechnungen

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Rechnungen erstellen

Korrekte Rechnungen können nur erstellt werden, wenn Bestellungen als geliefert gekennzeichnet sind! 

  • Die Rechnungserstellung erfolgt im Kundenstammformular auf der Registerkarte "Rechnungen erstellen" durch Klick auf den Button <Rechnung jetzt erstellen>.
  • Sie können für Ihre Rechnung verschiedene Optionen wählen. Diese befinden sich unter dem Button <Rechnung jetzt erstellen>. 

    Rechnung erstellen

Unter "Stammdaten" gibt es 2 Optionen den Ausdruck der Rechnung Kundenspezifisch zu steuern:

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Rechnung beim Erstellen immer drucken
diese Option hat absoluten Vorrang, ist diese gesetzt, wird bei der Rechnungsstellung IMMER versucht einen Ausdruck zu erstellen
Lieferschein/Rechnung nicht drucken
unterdrückt en Rechnungsdruck auch wenn generell der Rechnungsausdruck vorgesehen ist

Alternative Rechnungsnummer

Es gibt zwei Möglichkeiten die Rechnungsnummer zu beeinflussen:

  1. Die Rechnugsnummer erhält ein freies Präfix (zum Beispiel das Kalenderjahr)
  2. die Rechnungsnummer beginnt zu einem bestimmten Zeitpunkt mit dem Zähler 1.

Damit diese Optionen genutzt werden können, muss im Kundenstamm unter Einstellungen im Register "Rechnungszusätze" die neue Option "alternative Rechnungsnummer verwenden" aktiviert werden.
Jetzt kann dort ein Präfix eingetragen werden. Ab dann wird zur aktuellen Rechnungsnummer das Präfix davorgesetzt.
Zusätzlich kann der Rechnungszähler auf 1 gesetzt werden, dann beginnt die Rechnungsnummer ab sofort mit der 1. Damit lässt sich zum Beispiel eine deutliche Abgrenzung der Rechnungsnummern im Kalenderjahr realisieren.
Die bisherige Rechnungsnummer bleibt natürlich erhalten und wird zusätzlich (klein) auf der Rechnung ausgedruckt um eine eindeutige Identifikation aufrecht zu erhalten.
In das SEPA-File und in den Buchführungsexport wird noch die laufende Rechnungsid geschrieben.

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nachträgliches Ändern der Rechnungsadresse

Schon seit längerer Zeit wird im PCG beim Erzeugen einer Rechnung immer die aktuell eingetragene Rechnungsadresse abgespeichert und dieser Rechnung fest zugeordnet. Dadurch bleiben auch nach einer Änderung der Rechnungsadresse die bisherigen Daten auf den vorher erzeugten Rechnungen korrekt erhalten.
Allerdings bleiben dadurch auf alten Rechnungen ggf. auch fehlerhafte Daten stehen: Dies lässt sich mit dem Button "aktuelle Rechnungsadresse auf die Rechnung übertragen" beheben. Korrigieren Sie dazu einfach die Rechnungsanschrift und wählen Sie dann durch Anklicken die zu korrigierende Rechnung aus, bevor Sie den Button betätigen.

Rechnungsadresse übertragen

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Zahlungen buchen

Auf der Registerkarte "Zahlungen buchen" / "Rechnungen verbuchen" finden Sie alle Finanzbewegungen, die den aktuellen Kunden betreffen. Sie können diese im Auswahlfenster "anzeigen" auf einen bestimmten Zeitraum begrenzen, oder können die Rechnung, die einer einzelnen Aktion zugrunde liegt. Außerdem können Sie einfach den aktuellen Kontostand des Kunden ermitteln.  Die Einträge hier erfolgen automatisch bei den verschiedenen Buchnungsvorgängen.

Zahlungseingänge sind immer mit einer Rechnung verknüpft. Diese finden Sie indem Sie die Rechnungsnummer im grün unterlegten Feld eingeben. Der entsprechende Kunde mit der passenden Rechnung wird gesucht und zur Bearbeitung bereitgestellt. Oder Sie wählen links den Kunden aus und suchen unten unter "anzeigen:" die gewünschte Rechnung des Kunden. Standardmäßig werden nur offene Rechnungen angezeigt, mithilfe des Drop-Down-Menüs können aber auch alle Rechnungen des aktuellen Kunden sichtbar gemacht, oder die Rechnungsanzeige zeitlich begrenzt werden.

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Der Ablauf beim Rechnungen buchen wurde überarbeitet, gehen Sie wie folgt vor:

  • Im Feld Suche geben Sie die Rechnugsnummer ein und bestätigen die Suche mit der Taste ENTER,
    das Programm springt ins Datumsfeld und schlägt das heutige Datum vor.
  • Mit Mausklick öffnet sich die Datumsauswahl, mit den "Pfeil auf" und "Pfeil runter" Tasten, lässt sich das Datum um jeweils einen Tag vor oder zurückstellen.
  • Mit den Tasten "Pfeil links" oder "Pfeil rechts" oder ENTER lässt sich zum jeweils linken oder rechten Eingabe Feld wechseln.
  • Die Taste ENTER im Datumsfeld aktiviert den Button <buchen>, die Rechnung wird gebucht.
  • Das Programm springt wieder in das Eingabefeld für die Rechnungssuche, es wird das zu letzt verwendete Buchungsdatum vorgeschlagen.
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Wenn Sie die Registerkarte "Buchungsprotokoll - Zahlungsdetails" öffnen, sehen Sie alle Kontobuchungen, die mit der gewählten Rechnung verknüpft sind. Sie können so schnell feststellen, wann welche Teilzahlungen auf welche Weise getätigt wurden.

Unter "interner Hinweis zur Rechnung" können Sie zu jeder Rechnung einen internen Text hinterlegen, z.B. um eine Vereinbarung mit dem Kunden bezüglich einer Rechnung auf diesem Weg einem anderen Mitarbeiter mitzuteilen.

  • Um eine Rechnung zu buchen, geben Sie in der orangenen Tafel den bezahlten Betrag, die Zahlungsart sowie die Kontoauszugsnummer ein.
  • Klicken Sie auf den Button <buchen>, damit ist der Zahlungseingang mit dem offenen Betrag verrechnet. 
    Ist der Betrag mit dem offenen Betrag identisch, wird die Rechnung als bezahlt notiert und das Kundenkonto um diesen Betrag entlastet.

Wenn der eingegebene Betrag von dem Rechnungsbetrag abweicht, erscheint eine Abfrage: "Der eingegebene Betrag ist KLEINER bzw. GRÖSSER als der offene Betrag ! Minderung bzw. Zuschlag gerechtfertigt und mit verbuchen?"

Ist der einbezahlte Betrag höher, ergeben sich 2 Möglichkeiten:

  1. Entweder ist der höhere Betrag korrekt höher (kommt vor ;-)), dann wird zu dieser Rechnung eine zusätzliche Buchung auf dem Kundenkonto erzeugt, und das Konto ist wieder ausgeglichen. Beantworten Sie die o.a. Abfrage mit "Ja".
  2. Ist der Betrag versehentlich zu hoch, dann wird die Rechnung normal als bezahlt verbucht und für den Kunden wird eine zusätzliche Buchung mit einer Gutschrift generiert, die bei der nächsten Rechnungsstellung berücksichtigt wird. Beantworten Sie die o.a. Abfrage mit "Nein".
Wenn der eingezahlte Betrag zu gering ist, ergeben sich ebenfalls 2 Möglichkeiten:
  1. Ist die Änderung berechtigt, wird eine entsprechende Buchung im Kundenkonto erzeugt, die den Unterschied ausgleicht. Beantworten Sie die o.a. Abfrage mit "Ja".
  2. Bleibt aber eine Teilsumme versehentlich offen, so wird die Rechnung als offen weitergeführt und der noch offene Teilbetrag erscheint beim nächsten Aufruf dieser Rechnung zur Buchung oder bei einer eventuellen Mahnung. Beantworten Sie in diesem Fall die Abfrage mit "Nein".
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Offene Rechnungen stornieren

Um die offene Rechnung zu stornieren, gehen Sie wie folgt vor:
Unter Zahlungen, "Zahlungen buchen" beim entsprechenden Kunden die zu stornierende Rechnung raussuchen. Dann in das Feld "Zahlungsbetrag" eine "0" und in das Feld "Zahlungsart" "Barkasse" eingeben und auf "buchen" klicken. Jetzt erscheinen Hinweise, dass man einen zu niedrigen Betrag gebucht hat, diese bitte einfach bestätigen. Anschließend verbucht der PCG die Rechnung mit dem Wert "0,00 Euro". In dem Moment ist die Rechnung nicht mehr offen für die Banküberweisungen. Unter dem Reiter "interner Hinweis zur Rechnung" kann man dann eine Bemerkung (z.B. "Stornobuchung") hinterlegen.

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Zusatzbuchungen erstellen

Zusätzliche Buchungen direkt aufs Kundenkonto sind nicht möglich. Auf der Registerkarte "Zahlungen buchen" / "Zusätzliche Buchungen" finden Sie aber die Möglichkeit, für den Kunden zusätzliche Gut- oder Lastschriften zu erstellen.

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  • Geben Sie in den Betrag in das erste Eingabefeld ein.
    Positive Beträge werden als Gutschriften für den Kunden negative als Lastschriften eingetragen. Sie können den Betrag als Bruttobetrag eingeben und einen der vorhandenen Mwst-Sätze zuordnen.
  • Im Drop-Down-Menü darunter haben Sie die Möglichkeit, einen Hinweistext zu der Zusatzbuchung einzutragen, oder einen bereits verwendeten auszuwählen.
  • Diese Zusatzbuchungen erscheinen automatisch auf der nächsten Rechnung. Falls erforderlich können Sie diese auch als Rechnung erstellen, wenn keine Bestellung erfolgte.
    Für den Kunden positive Beträge werden automatisch als Gutschrift betitelt.
  • Um eine fälschlich erstellte Gutschrift zu stornieren, verwenden Sie bitte den <Storno>-Button.
  • In der Tabelle unter dem Eingabefeld für zusätzliche Buchungen sehen Sie eine Liste der bereits getätigten Zusatzbuchungen. Standardmäßig werden hier nur Buchungen angezeigt, die noch nicht in einer Rechnung erfasst worden sind. Mit Hilfe des Drop-Down-Menüs können aber auch alle zusätzlichen Buchungen für den Kunden angezeigt werden, sowie die Rechnungen, auf der diese erschienen sind.
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Wertminderung buchen

Um eine Wertminderung zu einer ausgewählten Rechnung zu verbuchen, geben Sie in dem entsprechenden Feld den Rabatt für die Lieferung ein und klicken Sie auf den Button <Wertminderung buchen>. Der eingegebene Rabatt wird von der Rechnungssumme abgezogen und die Differenz bleibt offen.

Pauschalbetrag verbuchen

Zahlt Ihnen ein Kunde einen Betrag, der nicht genau einem Rechnungsbetrag entspricht, können Sie diesen Betrag ins Feld für "Pauschalbetrag verbuchen" eingeben und mit dem dazugehörigen Button verbuchen.
Bei dieser Funktion werden die aktuell noch offenen Rechnungen nacheinander als bezahlt verbucht (in chronologischer Reihenfolge, beginnend mit der ältesten). Sobald der verbliebene Betrag nicht mehr zum Begleichen der nächsten Rechnung ausreicht, wird er ins Feld 'davon bezahlt' eingetragen und im rot hinterlegten Bereich der Zahlungsbetrag entsprechend vermindert, die Rechnung bleibt dann natürlich offen. Sollte der Pauschalbetrag die Summe der offenen Rechnungen übersteigen, wird der Rest als Zusatzbuchung mit dem Text 'Restguthaben aus Verrechnung [Datum]' erstellt, sodass er beim Erstellen der nächstfolgenden Rechnung berücksichtigt wird.
Als Zahldatum wird bei den pauschal verbuchten Rechnungen das aktuelle Systemdatum vermerkt, die Zahlart ist die im rot hinterlegten Bereich eingestellte. Bei Überweisungen muss rechts oben im Feld 'Vorgabe Kontoauszug' ein Wert (nicht Null) eingetragen sein.

Artikel als Vorlage für Zusatzbuchungen

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Artikel lassen sich für Vorlagen als Zusatzbuchungen verwenden. Dazu sind folgende Schritte erforderlich:

  1. Zuerst muss im Artikelstamm eine extra Warengruppe angelegt werden, die für Zusatzbuchungsartikel vorgesehen ist.
  2. Bei der o. g. Warengruppe muss im Artikelstamm die Option "im Kundenstamm sichtbar" aktiviert werden
  3. Die Artikel müssen mit einem Preis angelegt und der o. g. Warengruppe zugeordnet werden. Es kann das Namensfeld oder das alternative Namensfeld als Textvorlage benutzt werden
  4. Im Kundenstamm werden diese Artikel nun auf der Registerkarte "Zusätzliche Buchungen" sichtbar bzw. können durch die Eingaben der Artikelnummer im Suchfeld gefunden Werden.
    Durch einen Doppelklick auf den Artikel wird dieser als Zusatzbuchung übernommen.
    Durch Eingabe im Mengenfeld können die Preise multipliziert werden
  5. In der Rechnungsliste erscheint in der detailierten MWST Auswertung die Summe der Artikel, zusammengefasst nach der Bereichsbezeichnung.
    Eventuell kan es daher Sinn machen, für diese besonderen Warengruppen separate Bereiche zu definieren, um hier auch mehrere Abgrenzungen zu ermöglichen.
  6. Hinweis: Die hier gemachten Umsätze erscheinen NICHT in der Warenwirtschaft!
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Abrechnung von Vorauszahlern

Wenn es unter Ihren Kunden Vorauszahler gibt, haben Sie unter der Registerkarte "Zahlungen buchen" / "Guthabenkonto" die Möglichkeit, für diese ein Guthabenkonto anzulegen und die Rechnungsbeträge mit diesem zu verrechnen.

  • Geben Sie einen Buchungswert und in die leere Eingabezeile darunter einen Hinweistext ein und bestätigen Sie mit <buchen>.
  • Um immer beim Erstellen von Rechnungen die Rechnungsbeträge sofort automatisch mit dem Guthaben verrechnen zu lassen, setzen Sie das Flag "Guthabenkonto sofort verrechnen" im PCG-Einstellungsmodul unter 'Basiseinstellungen Einzelhandel' auf dem Reiter 'Zahlungskonditionen und Sepa-Einstellungen'.
    Um das Guthaben manuell zu verrechnen, (entweder wenn die genannte Option nicht aktiv ist oder wenn das Guthaben nach der Rechnungserstellung eingetragen wurde) verwenden Sie den Button "mit Guthabenkonto verrechnen ->" unter "Rechnungen verbuchen".
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Monatsabrechnung

Die Option Abrechnung nur im Kundenstamm bewirkt, dass für diesen Kunden beim Erzeugen der Lieferscheine in der Packstelle bzw. im Abrechnungsmodul (sowie bei den einem Stammkunden zugeordneten Hofladeneinkäufen mit Zahlart 'Kundenkonto') unabhängig von den dort getroffenen Vorgabeeinstellungen keine Rechnung erzeugt wird. Der Status des Auftrags bzw. Bons wechselt also von 'bestellt' nur auf 'geliefert', aber nicht wie bei allen anderen sofort weiter auf 'berechnet'.

Der Button "Rechnung jetzt erstellen" auf dem Reiter 'Rechnungen erstellen' im Kundenstammmodul (oder bei den Kundendaten der Auftragsbearbeitung bzw. des Hofladenmoduls der Button "Rechnung erstellen" auf dem Reiter 'Anschreiben') fasst dann alle vorliegenden 'geliefert'-Aufträge bzw. Bons in einer Rechnung zusammen.
Achtung: Damit werden ALLE bislang an den Kunden gelieferten und noch nicht in einer Rechnung enthaltenen Lieferungen/Ladeneinkäufe (und ggf. alle offenen Zusatz- und Pfandbuchungen) abgerechnet - sollte also im neuen Monat bereits eine Lieferung erfolgt sein, kommt auch diese mit auf die Rechnung! Deshalb empfieht es sich, die Monatszahler immer am letzten Arbeitstag jedes Kalendermonats abzurechnen. Das passiert nicht automatisch , sondern muss immer wie im Folgenden beschrieben ausgelöst werden: Solange das keiner tut, werden den Kunden ihre Einkäufe und Lieferungen NICHT BERECHNET!

Um eine Monatsabrechnung nicht nur für einen einzelnen, sondern für alle Kunden mit dieser Option zu erstellen, gehen Sie wie folgt vor:

  • Im Kundenstammmodul den Filter 'Abrechnung nur im Kundenstamm' setzen (unter 'Filter I') und aktivieren.
  • Sollte der neue Monat bereits begonnen haben, aber als Erstelldatum der Rechnung zwingend der betreffende Monatsletzte erforderlich sein, kann notfalls kurzfristig das Systemdatum des Rechners entsprechend zurückgesetzt werden.
  • Dann auf dem Reiter "Rechnungen erstellen" unten im grün hinterlegten Bereich "alle gewählten Kunden" auswählen,
  • mit der Option "Rechnung ausdrucken" wählen, ob die Rechnung nur erstellt oder zudem auch ausgedruckt werden soll (im letzteren Fall kann im unten rechts grün hinterlegten Bereich ein Druck mit Vorschau oder direkt gewählt werden).
  • Normalerweise wird eine Rechnung nur dann erzeugt, wenn der Kunde mindestens eine gelieferte Bestellung/Bon vorliegen hat. Mit den Optionen "auch wenn nur Zusätze", "auch wenn nur Pfand" usw. können Sie aber auf Wunsch auch erreichen, dass auch ohne gelieferten Auftrag eine Rechnung auch dann erstellt wird, wenn nur Zusatz- bzw. Pfandbuchungen aufgezeichnet wurden.
  • Wird dann der Button "Rechnung jetzt erstellen" betätigt, werden alle per Filterung gewählten Kunden (hier also alle mit der beschriebenen Monatszahler-Option) durchgegangen, und im Fall vorliegender gelieferter Aufträge/Bons (oder ggf. wie beschrieben bei vorliegenden Pfand- oder Zusatzbuchungen) wird alles Vorliegende abgerechnet.
  • Vergessen Sie bitte auf keinen Fall, ein eventuell verstelltes Systemdatum sofort wieder auf das tatsächliche Datum zurückzusetzen!
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Tools zur Abrechnung und zur Verwaltung von Zusatzbuchungen

Auf der Registerkarte Tools finden Sie weitere Funktionen zur Abrechnung und Verrechnung Ihrer Kunden.

Abrechnung nicht-aktiver Kunden
Wenn für einen Kunden keine weitere Lieferung erfolgt, kann unter "Abrechnung nicht aktiven Kunden" abgerechnet werden.
Dazu auf den Reiter „Rechnungen erstellen“ wechseln, alle oder einzelne Kunden auswählen und den Button „Rechnungen jetzt erstellen“ anklicken.
(Wenn noch eine Gutschrift offen ist - solange der Kunde noch aktiv ist - bitte zuerst manuell eine Rechnung erstellen, dann erst den Kunden deaktivieren.)
Die Gutschriften werden in einer separaten DTAUS-Datei erstellt!

Rechnungsgutschriften verrechnen
Diese Funktion mit Vorsicht genießen!

Rechnungsgutschrift verrechnen aktive Kunden ab ->>
Sie müssen Ihre Kunden nicht bis zur nächsten Lieferung warten lassen, bis die Gutschrift erfolgt. Geben Sie im vorgesehenen Eingabefeld einen Gutschriftswert ein, ab dem die Gutschriften erstellt werden sollen. Die Gutschriften  können sofort überwiesen werden!

Zusatzbuchungen abrechnen ab ->>
Der PCG verrechnet alle Zusatzbuchungen ab dem eingegebenen Wert und erstellt eine Last-, bzw. Gutschrift für Ihre Kunden. 

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Lastschriften einziehen

Mit dem Kundenstammmodul können Sie bequem Ihre Lastschriften einziehen.
Damit der Einzug möglich ist, muss im Artikelstamm Ihre Bankverbindung eingegeben werden.
(Artikelstamm/Anwenderdaten und Lizenzschlüssel auf der Registerkarte Bankverbindungen) Es lassen sich dort mehrere Bankverbindungen hinterlegen.

Mit dem einheitlichen Euro-Zahlungsverkehrsraum, dem neuen SEPA werden alle Zahlungen, wie inländische Zahlungen behandelt. Es wird nicht mehr zwischen nationalen und grenzüberschreitenden Zahlungen unterschieden.

Für das Abbuchungsverfahren ist die Gläubiger-Identifikationsnummer (Gläubiger Id können Sie bei der Deutschen Bundesbank beantragen) notwendig. Ebenso müssen Ihre Kunden Ihnen ein SEPA-Mandat erteilen.

Dazu müssen gesetzmäßig die vorgeschriebenen Fristen eingehalten werden. Die Einstellungsoptionen für die Fristen finden sich im Kundenstammmodul unter "Einstellungen" auf der Registerkarte "Zahlungskonditionen".

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Es gibt drei Zahlungsziele:

  1. Zahlungsziel für Überweisungskunden
  2. Tage Fälligkeit bei Einzug (mindestens 2 Tage)
  3. Tage Fälligkeit beim Ersteinzug durch ein Sepamandat (mindestens 5 Tage)

Die Punkte 2 und 3 sind notwendig, da im Rahmen des SEPA Verfahrens dem Kunden der früheste Einzugstermin mitgeteilt werden muss.

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Neben der Einstellungsmöglichkeit der Zahlungsziele unter "Einstellungen", gibt es die Möglichkeit, unterschiedliche exakte Zahlungsziele für jeden Wochentag der Rechnungsstellung zu vergeben, um auch dann das korrekte Datum für den Einzug auf der Rechnung/dem Lieferschein des Kunden erscheinen zu lassen, wenn mehrere Abrechnungstage gemeinsam in eine Bankdatei einfließen.

Diese Möglichkeit findet sich im Kundenstammmodul unter "Bankdateien" auf der Registerkarte "Zahlungsziele".
Hier können Sie für jeden Wochentag, an dem Rechnungen erstellt werden, die Anzahl der Tage bis zum Einzug angeben. Das Datum, das dann in der Datumsspalte erscheint, wird auf der Rechnung des Kunden als Einzugsdatum vermerkt.

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Textbausteine über den Bankeinzug, die auf Lieferschein/Rechnung erscheinen sollen, können individuell gepflegt werden.
Dies erfolgt in den "Einstellungen" des Kundenstammmoduls unter der Registerkarte "Textbausteine III" und für die Zweit- und Drittsprache bei den "Auslandstexten".

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    Erstellt wird die Lastschriftdatei im Kundenstammmodul mit dem Button <Bankdateien>
  • Mit dem Button "Neuen Buchung Satz erstellen" wird ein Paket von Rechnungen nach den eingegebenen Kriterien zusammengestellt und als bezahlt gebucht wird. Anschliesend kann daraus entweder eine DTA-Datei , eine SEPA Datei oder eine CSV -Datei erstellt werden.

  • Vergeben Sie bitte jedem Buchungssatz einen eindeutigen Namen, z.B. das aktuelle Datum, stellen Sie ein, ob Sie Lastschriften einziehen oder Gutschriften erstellen möchten,
  • Zeitabgrenzung - die Rechnungen lassen sich nach dem Erstellungsdatum eingrenzen. Setzen Sie dazu den Haken bei "Erstellungszeitraum berücksichtigen" und wählen Sie den Zeitraum aus.
  • Anschließend klicken Sie auf den grünen Haken. Beim Erstellen des Buchungssatzes werden alle Kunden, für die die Option Einzug markiert ist und für die gültige Bankinformationen vorliegen, nach offenen Rechnungen durchsucht, diese als bezahlt verbucht und dem Buchungssatz hinzugefügt.
  • Nach dem Erstellen des Buchungssatzes lässt sich dieser mit entsprechenden Button als SEPA.xml, als DTAUS oder als csv-Datei mit SEPA-Informationen exportieren.
    Um eine SEPA-Datei zu erzeugen, die dann in ihre Banksoftware importiert werden kann, klicken Sie auf den Button "SepaXML erstellen", wählen Sie eine Version aus (die Version 4 ist mit den meisten Banksoftware kompatibel) und klicken Sie auf den Button "SepaFile jetzt erstellen".
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    Hinweis: Beim Erzeugen der SEPA Datei lässt sich der Fälligkeitstermin manuell in die Zukunft verlegen.
    Beim Aufruf der Funktion wird zunächst der nächst mögliche Termin auf Basis der Einstellungen im Kundenstamm ermittelt und vorgeschlagen. Dieser kann hier manuell weiter in die Zukunft gesetzt werden.
    Ist allerdings eine Rechnung im Buchungssatz enthalten, deren Fälligkeit noch weiter in der Zukunft liegt, gilt der Fälligkeitstermin dieser Rechnung als Termin für die gesamte Datei.
    Nach der Erstellung des SEPA-Files wird das so ermittelte Valutierungsdatum ins Protokoll notiert.

  • Es folgt eine Abfrage "Datei als erledigt markieren, ja oder nein", wenn Sie die Datei gleich in ihrem Bank Programm importieren, können Sie die Datei auf erledigt setzen.
    Auf der Registerkarte "Buchungs Sätze" finden sich die offenen bzw. alle Buchungssätze.
    Ist die Datei in ihr Bankprogramm übertragen worden, kann der Button <als erledigt markieren> markiert werden. In der Liste der Buchungsätze sehen Sie die ID und den jeweils von Ihnen vergebenen Dateinamen. Es besteht die Möglichkeit eine Liste für die gewählte Bankdatei auszudrucken, darin enthalten sind dann alle Last- bzw. Gutschriften.
  • Auf der Registerkarte "Fehlerprotokoll" finden Sie Hinweise zu etweig nicht erstellten Rechnungen.
  • zurück
    Sie finden die Bankdatei in der Regel auf dem Laufwerk, von dem der PC Gärtner startet im Ordner z.B. D:\pcgaertner\pcg_sandra\Bank_EH_sepa\sepa1.xml, sofern Sie keinen abweichenden Speicherort festgelegt haben. Sie können die Datei dann in ein beliebiges Verzeichnis, z.B. in ihr Online-Banking-Programm, kopieren.
    Sie sehen den Pfad zu der erstellten Datei auch auf der Registerkarte "Datei-Protokoll".
    Ein Speicherpfad für die Dateien legen Sie im Kundenstammmodul unter Einstellungen auf der Registerkarte "sonstiges" fest.
  • zurück
  • Da von manchen Banken bestimmte SEPA-Versionen nicht unterstützt werden, deren Onlinesoftware aber häufig CSV-Import mit SEPA-Informationen anbietet, gibt es im PCG die Möglichkeit, die Bankdatei als CSV-Datei abzuspeichern.
    Dieser CSV-Export enthält IBAN, BIC, GläubigerId und MandatsId, so dass die Banksoftware daraus eine SEPA-Datei selbst erzeugen kann.
  • Wenn sich die Bankleitzahl oder die Kundendaten geändert haben, kann die Bankdatei, wenn sie noch nicht als erledigt markiert wurde, entsprechend aktualisiert werden. Diese Funktion findet sich auf der Registerkarte "Bankverbindung pflegen". Auch die Bankleitzahlen lassen sich hier online aktualisieren.
  • zurück
  • Auf der Registerkarte "Bankverbindung pflegen" finden sich nützliche Werkzeuge zur Vorbereitung auf SEPA-Einzugsverfahren und zur späteren Pflege der Bankverbindungen:
    • "Bankleitzahlen online aktualisieren" gleicht Ihre lokale Banktabelle mit einer von uns in der Forumsdatenbank bereitgestellten Banktabelle ab. Diese wird etwa quartalsweise dort aktualisiert. Mit dem Abgleich werden neue Banken aufgenommen, Änderungen eingespielt und zusätzlich wird die BIC mit eingespielt.
    • "Kundendaten aktualisieren" läuft die gewählten Kunden durch, überprüft die zugeordnete Bank und erstellt bei dem Kunden den IBAN – Code, ausserdem wird die Gültigkeit der vorliegenden SEPA-Mandate überprüft.
    • Diese Werkzeuge können nur für Kunden benutzt werden für die die Option "deutscher Bankeinzug" gesetzt ist. Für Kunden mit NICHT deutschen Banken muss diese Option entfernt werden und IBAN und BIC manuell eingegeben werden. Eine Überprüfung des IBAN erfolgt beim abspeichern des Kunden. Ungültige IBAN können nicht übernommen werden!
    • Bevor Sie im PC Gärtner hinterlegen, dass ein Kunde Ihnen ein SEPA-Mandat ab dem aktuellen Datum erteilt hat, müssen Sie für den Kunden eine MandatID erzeugen.
      Dies lässt sich bequem mit dem Button "alle SEPA-Mandate erzeugen" für alle Bankeinzugskunden tun.
    zurück
  • Haben Sie MandatsIds, wie oben beschrieben, erzeugt, und hat Ihnen ein Kunde ein Mandat erteilt, können Sie für den Kunden das SEPA-Mandat setzen. Gehen Sie dazu bei dem Kunden auf die Registerkarte "erweitert" und klicken Sie auf den Button "ab heute". Die Option "liegt lt. Gesetz vor" ist dann für den Kunden aktiviert.
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  • Im Kundenstamm unter "Kunden" auf der Registerkarte "erweitert" können Sie auch das SEPA-Mandat des Kunden bearbeiten. Gehen Sie dazu auf das kleine Icon rechts in der Mitte.
    Auf der jetzt angezeigten Oberfläche, können Sie mit dem Button "Datei speichern" die Mandat-Datei des Kunden auf ihrem PC auswählen.
    Über die Funktion "Zwischenablage speichern" wird der aktuelle Inhalt des Arbeitsspeichers als JPG beim Mandat abgespeichert und kann dort jederzeit mit dem Button "Bild anzeigen" wieder angezeigt werden.
    Aktivieren Sie die Option "liegt laut Gesetz vor", um dem Kunden ab dem aktuellen Datum ein SEPA-Mandat zu vergeben.
    Hat der Kunde später ein neues Mandat erteilt oder wollen Sie aus organisatorischen Gründen eine andere MandatID vergeben, können Sie dem Kunden mitdem Button "bearbeiten" eine neue MandatID ab dem aktuellen Datum zuweisen.
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säumige Zahler mahnen

Zu den unangenehmsten und schwierigsten Briefen im Geschäftssleben gehören sicherlich die Zahlungserinnerungen. Einerseits möchte man den Kunden nicht unnötig verärgern oder gar verlieren - andererseits können große Außenstände sehr schnell in den eigenen Ruin führen.

Mit dem PCG Kundenstammmodul lassen sich ganz einfach Zahlungserinnerungen für säumige Zahler erstellen. Diese können dann automatisch ausgedruckt und dem Kunden zugeschickt werden. Jeder Betrieb kann im PCG individuelle Einstellungen wie, die Anzahl der Tage bis zur Fälligkeit der Rechnung, die Mahnperiode in Tagen und natürlich auch den Mahnzins, vornehmen.

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Die Einstellungsmöglichkeiten finden sich im Kundenstammmodul unter Einstellungen auf der Registerkarte "Zahlungskonditionen".

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    Zum Erstellen der Mahnungen gehen Sie unter Kunden auf die Registerkarte "Tools" und klicken Sie auf den Button <Liste offene Rechnung>.
  • Nun folgt eine PCG Abfrage "Kunden markieren", bestätigen Sie diese mit "Ja".
  • Unter Filter II können Sie den Filter "automark gesetzt" durch anpunkten aktivieren und diesen unter Kundenliste mit dem Button <Kunden filtern>, anwenden.

  • Sie haben nun in ihrer Kundenliste alle säumigen Zahler beieinander und können mit dem Button <Mahnung erstellen> diese anmahnen.

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Rechnungslisten nach den verschiedensten Kriterien

Unter dem Button <Rechnungslisten> lassen sich verschiedene Rechnungslisten erstellen. Auf der Registerkarte "Filter und Optionen der Auswertung" können die Zahlart, die Rechnungsart und Datumsgrenzen eingeben. Mit dem Button <aktualisieren>, werden die entsprechenden Rechnungen gefiltert. Über "Ergebnisse der Auswertungen" lassen sich die Listen ansehen, über den Button <drucken> können die Ergebnisse gedruckt werden. Mit dem Button <MWST> können die Steuersätze ermittelt werden.

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Import von Überweisungen

Um die oft mühsame manuelle Kontrolle von Überweisungszahlungen zu erleichtern, lassen sich nun Kontoumsätze, die aus dem Bankprogramm im Csv-Format exportiert wurden, in den PCG einlesen. Die entsprechende Oberfläche findet sich im Hauptmenü des Kundenstammmoduls direkt unter dem Button 'Bankdateien' (dafür wurde der Button 'Einstellungen' so verkleinert, dass er nur noch das Symbol enthält).

Um die importierten Zahlungen bestimmten Kunden und deren Rechnungen zuzuordnen, kann sie der PCG automatisch anhand aller in der CSV enthaltenen Daten (Verwendungszweck, Datum, Betrag, Name) nach entsprechenden Identifizierungsmerkmalen durchsuchen.
In vielen Fällen werden entweder die zugehörige Rechnungs- oder/und die Kundennummer erkannt und vorschlagsweise zugeordnet, diese Angaben lassen sich natürlich korrigieren oder/und ergänzen. Je nach Sicherheit der Zuordnung bekommen die Kontoauszüge einen Zuordnungsstatus, nach dem auch gefiltert werden kann: So lassen sich die sicheren Fälle gesammelt automatisch abarbeiten bzw. die unsicheren Fälle gezielt nachbearbeiten.
Manuell vorgenommene Kundenzuordnungen merkt sich der PCG und zieht sie zukünftig bei automatischen Zuordnungen mit heran, sodass die Erkennungsquote mit der Zeit immer besser wird.

Mit einem Doppelklick auf eine Kundennummer kann man direkt zum Kunden, auf eine Rechnungsnummer direkt zur zugehörigen Rechnung springen. Anhand der zugeordneten Kontoumsätze lassen sich dann die Rechnungen - einzeln oder alle zusammen - als bezahlt verbuchen. Verbucht man einen Kontoumsatz, dessen Betrag nicht zu einer bestimmten Rechnung passt, wird automatisch das Buchen als Pauschalbetrag vorgeschlagen und der passende Wert eingetragen.

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Rechnungen und Lieferscheine per Mail verschicken

Es gibt nun die Möglichkeit die Rechnung, Lieferschein, Anschreiben, Mahnung, Rechnungsliste und KundenInformation mit wenigen Mausklicks in ein PDF-Dokument zu verwandeln und als Email Anhang zu verschicken.

Für Anwender mit Kundenstammmodul gibt es 3 Möglichkeiten für den Emailversand:

  1. Emailversand über den Shop
    dabei wird ein Eintrag in die Anschreibenliste erzeugt, dieser enthält den Lieferschein und oder die Rechnung etc. als Anhang. Von dort wird das Mail über die bekannten Versendemechanismen an den Shop übermittelt, der dann die Mails den Kunden zustellt.
  2. Persönliche EmailAccounts
    bei jedem Mitarbeiter lassen sich persönliche EmailAccounts hinterlegen (Mitarbeiterverwaltung).
    Liegt ein solcher vor, dann erfolgt der Emailversand direkt aus dem PCG mit diesen Accountinformationen.
  3. Immer externes Emailprogramm verwenden
    Diese Einstellung aktiviert den Mailversand über Ihr externes Emailprogramm wie z. B. Thunderbird oder Outlook. Die Benutzerkontodaten für Ihr externes Emailprogramm werden im Artikelstamm unter "Anwenderdaten + Lizenzschlüssel bearbeiten" auf der Registerkarte "Emaildaten" hinterlegt.
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Unter Einstellungen auf der Registerkarte "Email-Einstellungen" kann der bevorzugter Sendemodus eingestellt werden:

Wir empfehlen die bevorzugte Reihenfolge über den Shop für den Email Lieferscheinversand einzustellen. Bob Schulze, Entwickler des Ökobox Onlineshops hat sich auf den Mailversand spezialisiert und kann sicherstellen, dass der Shop nicht als unseriöser Absender gilt, d. h. nicht als Spam deklariert wird.

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Weitere Hinweise zum Mailversand für die Lieferscheine:
Für den Lieferschein Mailversand muss zusätzlich an der Packstelle unter "Optionen" auf der Registerkarte "Einstellung Abschluss" die Option "nach der Endbuchung Lieferschein drucken" aktiv sein.

Bei der Abschlussbuchung wird dann bei den Kunden mit hinterlegter E-Mail-Adresse, der Lieferschein nicht gedruckt, stattdessen wird ein PDF des Lieferscheins erzeugt und ein Eintrag in eine Lieferschein Versand Warteschlange erstellt. Das Mail wird also nicht sofort versendet.

Die vorbereiteten Mails finden sich in der Packstelle unter dem Button <Lieferscheine verschicken> und können von jedem PC Büro- oder Packplatz versendet werden, je nach dem, welcher PC an das Internet angebunden ist.
Mit dem Button <senden> können dann die gespeicherten Mails versendet werden.
Der Versand der E-mails kann auch automatisiert werden, in der Packstelle gibt es dazu eine seperate Automatikfunktion.
Weitere Infos hierzu finden sich in der Hilfe zum Packstellenmodul.

Falls ein Kunde trotz hinterlegter E-Mail-Adresse seine Lieferschein auf Papier gedruckt haben möchte, gibt es im Kundenstamm die Option "Lieferschein immer drucken". Wenn diese gesetzt ist, wird der Mailversand für diesen Kunden unterdrückt und der Lieferschein gedruckt.

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Weitere Hinweise zum Mailversand der Rechnungen:
Unter Kunden auf der Registerkarte "Rechnungen verbuchen" kann die ausgewählte Rechnung per Mail verschickt werden.

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Kommunikation und Terminverwaltung

Kommunikation mit Kunden

PC Gärtner bietet Ihnen verschiedene Möchglichkeiten mit Ihren Kunden zu kommunizieren, per Email, SMS, Telefon, Fax oder Anschreiben. Desweiteren lassen sich Termine zum ausgewählten Kunden anlegen und verwalten, sowie Werbeaktionen planen und durchführen. Das Kommunikationsfenster erreichen Sie im Kundensatmmmodul durch den Klick auf "Kommunikation-Termine" oben links.

Kundenkontakte

Unter der Registerkarte "Kundenkontakte" können Sie für den ausgewählten Kunden die vom Kunden gewünschten Kontaktwege und die Zeiten der besten Erreichbarkeit angeben. Außerdem finden Sie hier eine Liste der bisher an den Kunden verschickten Anschreiben. Sie können sich entweder die Liste der in den letzten 60 Tagen verschickten oder die Liste aller Anschreiben anzeigen lassen.

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Details Anschreiben / Email erstellen

Unter der Registerkarte "Details Anschreiben/Email erstellen" lassen sich Anschreiben oder Emails für den Kunden erstellen. Sie können ein Einzelanschreiben für den ausgewählten Kunden erstellen oder ein Anschreiben einer Aktion zuordnen.

Um ein Anschreiben zu erstellen:

  • klicken Sie auf den Button "Neu"
  • wählen Sie die gewünschte Versandart, z. B. Email aus
  • für ein Einzelanschreiben mit eigenem Text geben Sie den Text und Betreff in die unteren Textfelder ein.
  • Sie können auch auf Texte Ihrer zuvor erstellten Aktionen zugreifen.
    Wählen Sie dazu eine Aktion unter "Anschreiben Vorlage" aus.
    Wenn Sie den verknüpften Text als Vorlage nutzen möchten, die Sie weiter bearbeiten wollen, klicken Sie auf "Anschreibetext als Vorlage".
  • Unter dem Button "Anschreiben bearbeiten" geht ein Fenster auf, in dem die Anschreibentexte für bestimmte Aktionen bearbeitet und gespeichert werden können. Hier können Sie mit der Taste "+" ein Anschreiben anlegen und speichern, dazu einen Text zum Anschreiben formatieren.
    Text in RTF-Format lässt sich gut formatieren und eignet sich für Anschreiben, die ausgedruckt und per Post verschickt werden. Sie können verschiedene Schriftarten und -farben verwenden, mit dem Button "ABC-Font" lässt sich die Schriftart auswählen.. Außerdem können Sie eine RTF-Datei mit einem beliebigen Texteditor anlegen und sie dann mit dem Button "Import" in die Anschreibenverwaltung des PC Gärtners importieren.
    Text als Email/SMS Die Registerkarte "Text als Email/SMS" erlaubt Ihnen eine Serienmail zu versenden. Sie können bis zu drei Dateien an die Email anhängen. Geben Sie einen Betreff und den Text der Email ein und speichern Sie mit dem Häckchen und schließen Sie das Fenster "Allgemeine Anschreibenverwaltung".
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  • Es lassen sich bis zu drei Anlagen an die Email anhängen, auch lässt sich der Emailversand zeitlich steuern, d. h. es kann ein Versandtermin eingegeben werden.
  • Zur besseren Übersicht der Kommunikation mit dem Kunden lassen sich interne Hinweise hinterlegen.
  • Möchten Sie die Email an eine andere Emailadresse verschicken, als beim Kunden hinterlegt, geben Sie die Emailadresse im Feld "alternative Email" ein.
  • Mit dem Button "Mail sofort versenden" geht die Email direkt an den Kunden raus, mit dem Button "Anschreiben jetzt drucken" lässt sich das Anschreiben drucken.
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Kunde einer Aktionsgruppe zuordnen

Im Kundenstammmodul unter "Aktionsplanung" lassen sich Aktionen, wie z. B. Einladung Hoffest oder "Kiste zum Wochenende", Neukundenanschreiben etc. eingeben. Ihre Kunden können dann der Aktion fest zugeordnet werden.

Auf der Registerkarte "Aktionsgruppen" wählen Sie die gewünschte Aktion durch Markierung aus und ordnen Sie mit dem Button "Kunde zu dieser Aktionsgruppe hinzufügen" den Kunden der Aktion zu. Mehr zum Thema "Aktionsplanung" finden Sie im Hilfetext "Serienanschreiben".

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Termine verwalten

Im Kundenstammmodul unter "Kommunikation" auf der Registerkarte "Termine des Kunden" können Sie feste einmalige und wiederkehrende, z. B. alle 7 Tage Termine für den ausgewählten Kunden eingeben. Mit der taste "+" legen Sie einen Termin an, mit dem Datumsauswahlfeld geben Sie an, zu welchen Datum der Termin für den Kunden stattfinden soll. Wenn der Termin wiederkehrend, d. h. alle 7 Tage sein soll, klicken Sie per Doppelklick in die Spalte "Sanduhr" und geben Sie in der Spalte Tg. den Zeitinterval für den wiederkehrenden Termin ein. Im Texteingabefeld können Sie einen Hinweis zum Termin eingeben, unter "bester Tag", "beste Zeit" lässt sich die beste Erreichbarkeit für den Kunden eingeben.

Mit dem Button "nicht erreicht" lassen sich die unternommennen Kontaktversuche dokumentieren, mit dem Button "erledigt am Telefon" bzw. mit dem Button "Termin erledigt" lässt sich ein Termin als erledigt markieren. Das ist sehr hilfreich, da so auch andere Mitarbeiter einen Überblick über die Kontaktaufnahmen zu Kunden haben.

Auf der Registerkarte "alle Termine" lassen sich die Termine mit Prioritätsstufen und terminbezogen filtern und anzeigen.

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Weitere Funktionen im Kundenstammmodul

Das Kundenstammmodul enthält zahlreiche weitere Funktionen für eine verbesserte Betriebsorganisation. Es gibt die Zuordnung zu den Verkaufsbereichen, ein Kontaktmanagement, die Rabatttypen und die Mitarbeiterverwaltung.

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Kunden Zuordnung zu den Verkaufsbereichen

Im PC Gärtner können beliebig viele Verkaufsbereiche hinterlegt werden. Das ist z. B. sinnvoll, um Lieferservice und Hofladen voneinander abzugrenzen. Für die Abgrenzung der Verkaufsbereiche können jedem Kunden ein oder mehrere Verkaufsbereiche zugeordnet werden. Die Zuordnung der Verkaufsbereiche zum Kunden erfolgt in den Kundenstammdaten, der jeweils gewünschte Verkaufsbereich muss angehakt werden. Kunden lassen sich dort auch als Vorzugskunden führen.

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Interessentenverwaltung

Interessenten sind potenzielle Kunden, die keinem Verkaufsbereich zugeordnet sind. Interessenten können Sie regelmäßig über Ihre Angebote informieren und in gewünschten Zeitabständen kontaktieren. Vielleicht gewinnen Sie den ein oder anderen Interessenten als Kunden, Sie können diesen dann in den gewünschten Verkaufsbereich aufnehmen.

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    Interessenten werden im Fenster "Anschreiben Kommunikation Interessenten" mit dem Button <+> angelegt.
  • Hat eines Ihrer Kunden den Interessenten auf Ihr Unternehmen aufmerksam gemacht, kann der Kunde direkt beim Interessenten hinterlegt werden. Es lassen sich auch damit zusammenhängend Werbegeschenke, wie z. B. ein Begrüßungskorb als Dankeschön für die Empfehlung hinterlegen.
    Werbegeschenke werden auf der Registerkarte "Werbegeschenke" hinterlegt.
  • Direkt beim Interessenten lässt sich mit dem Button <Heute angerufen> festhalten, wann der Interessent zuletzt kontaktiert wurde. Ist das Telefonat erfolgreich verlaufen, können Sie den Interessenten mit dem Button "Als Kunde aufnehmen" aufnehmen.
  • Ihre Interessentenkontakte lassen sich auch filtern, gehen Sie dazu auf den Button <Nur bestimmte Kunden>. Mit dem Button <anders anordnen> können die Interessenten z. B. nach Nummer, Name oder PLZ/Ort sortieret werden.
  • Sie können die Interessenten in die Telefon-, Email- oder Faxdatei aufnehmen, die Sie auch extra auf Ihrem Rechner abspeichern können. Klicken Sie dazu auf den Button <Phone>, <Email> oder <Fax>, entsprechend nach Ihrem Wünschen können die Kontakte auch markiert werden. Speichern Sie anschließend die Datei unter gewünschten Namen auf Ihrem Rechner ab.
  • Auf der Registerkarte "Anschreiben" lassen sich Anschreiben für Interessenten erstellen.
  • Über den Button <Anschreiben bearbeiten> können verschiedene Anschreiben erstellt und hinterlegt werden.
  • Ein neues Anschreiben lässt sich mit dem Button <+> einfügen, geben Sie dem Anschreiben einen Namen und im rechten Teil des Fensters hinterlegen Sie den Text.
  • Ist beim Drucken die Option "nur der aktuelle Kunde" gewählt, wird das Anschreiben nur für den ausgewählten Kunden gedruckt, mit der Option "alle gewählten Kunden" wird das Anschreiben für alle in der Liste gewählten Kunden gedruckt.

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Aktions-Tool, zur Planung und Durchführung von Direktmarketingaktionen

Mit dem Kundenstammmodul gibt es Aktionplanung und die Anschreibenverwaltung. Es lassen sich Aktionen wie zum Beispiel Serienmail oder Fax, Anschreiben oder auch Termine einstellen. Zu jeder Aktion kann ein Termin hinterlegt werden, zu dem die Aktion durchgeführt werden soll. Die Aktionen können auch mit einem Anschreiben verknüpft werden.

Um eine Aktion anzulegen, klicken Sie auf die Taste <+>, geben Sie der Aktion einen Namen und hinterlegen Sie den Aktionstyp. Jede Aktion kann mit einem Anschreiben verknüpft werden, das Anschreiben lässt sich unter dem Button <Anschreiben bearbeiten> erstellen.

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Verwaltung verschiedener Rabatttypen

Mit dem PCG Kundenstammmodul können Sie verschiedene Rabatttypen verwalten. Wenn Sie z. B. Ihren Mitarbeitern im Laden 15% Preisnachlass gewähren möchten, können Sie einen Rabatttyp "Mitarbeiter" anlegen und diesem den Rabattsatz von 15% zuordnen.

Die Eingabemaske für Rabatttypen findet sich im Kundenstammmodul unter Einstellungen auf der Registerkarte "Rabatttypen". Die Rabatttypen können Verkaufsbereich, Warengruppen und auch Artikel bezogen eingegeben werden.

Der Rabatttyp kann beim Kunden auf der Registerkarte "erweitert" hinterlegt werden. Ist der Rabatttyp beim Kunden eingegeben, wird der Preisnachlass automatisch berücksichtigt.

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Mitarbeiterverwaltung mit Rechtevergabe und Protokollierung der Aktionen in allen Modulen

Mit dem Kundestammmodul steht Ihnen auch die Mitarbeiterverwaltung zur Verfügung. Sie können für jeden Ihrer Mitarbeiter ein Benutzerkonto mit Rechtevergaben und Passwort einrichten. Alle Module erzeugen beim Start einen Eintrag, in einer Anmeldetabelle, in der hinterlegt ist welcher Mitarbeiter an welchem Rechner in welchem Modul angemeldet ist. Beim verlassen der Module wird dieser Eintrag wieder gelöscht. Zusätzlich setzt der Notizentimer alle 10 Minuten einen Aktivitätstimer. In der Mitarbeiterverwaltung lassen sich diese Einträge beobachten, so dass Zentral erkennbar ist, wer an welchem Rechner mit welchem Modul arbeitet, oder vergessen hat das Programm zu schliesen. Ist das Programm noch aktiv, lässt es sich auch aus der Mitarbeiterverwaltung heraus beenden.

Die Mitarbeiterverwaltung öffnet sich über Basismodule/Mitarbeiterverwaltung.

  • Mit dem Button <+> lässt sich ein neuer Mitarbeiter eingeben.
  • Geben Sie die Kontaktdaten und ein evtl. gewünschtes Passwort ein.
  • Speichern Sie Ihre Eingabe mit dem Häkchen.
  • Wechseln Sie auf die Registerkarte Mitarbeiterrechte ("Mi.-Rechte") und stellen Sie dort die Rechte ein.
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    Sollte Ihr Mitarbeiter nur Zugriff auf bestimmte Module haben, aktivieren Sie die Option "Mitarbeiter darf nur folgende PC Gärtner Module öffnen". Definieren Sie die Freigabe der Module durch anhaken.
  • Auf der Registerkarte "Emaildaten" lässt sich ein persönliches Emailkonto für Ihren Mitarbeiter hinterlegen.

Aktionen Ihrer Mitarbeiter einsehen

Wählen Sie den Mitarbeiter in der Liste aus und öffnen Sie die Registerkarte "Logdateien". Hier sehen Sie verschiedene Logdateien, in denen die Aktionen Ihrer Mitarbeiter protokolliert sind. Die aktuellste Logdatei ist sofort offen und wird ganz oben angezeigt.
Um die Aktionen in den älteren Logdateien einsehen zu können, muss die Logdatei geöffnet werden. Wählen Sie dazu die gewünschte Logdatei aus und klicken Sie auf den Button <Logdatei öffnen>.

Auf der Registerkarte "Aktionen Mitarbeiter" sind alle Aktionen protokolliert.

Letzte Aktionen des angemeldeten Mitarbeiters anzeigen lassen

In der Ökobox Auftragsbearbeitung hat der angemeldete Mitarbeiter die Möglichkeit seine letzten Aktionen anzeigen zu lassen. (Bei Verwendung der Mitarbeiter-Logfunktion, nur mit Kundenstammmodul). Dazu das Fenster "Ihre letzten Aktionen" öffnen. Dort sind die letzten Aktivitäten des aktuell angemeldeten Mitarbeiters aufgelistet.
Von dort ist es möglich direkt wieder per Button zum entsprechenden Kunden zurückspringen.

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Hilfsmittelfunktionen

Für alle Lizenzinhaber des Kundenstammmoduls gibt es ein neues kleines Hilfsprogramm mit folgenden zusätzlichen Anwednungen. Die Werkzeuge finden sich im PCG Startcenter unter "Basismodule/Hilfsmittel"

  1. Ein einfacher Notizzettel, nur um mal schnell einige Zeilen zu notiren, einen Text zwischenzuspeichern etc .. Kann die Lose-Zettelsammlung ersetzen.
  2. Eine kleine Adressdatenbank, in der Sie beliebige Kontakte und Adressinformationen speichern können.
  3. Ein Aufgabenbereich, hier können verschiedenste Aufgaben, sortiert nach Aufgabengruppen,hinterlegt werden. So können anfallende Aufgaben sowohl terminlich als auch inhaltlich zentral gespeichert werden. Zudem können die Aufgaben über zusätzliche Optionen in Termine für jeden Mitarbeiter umgewndelt werden. Ziel dieses Features ist es das Wisssen um die Benutzung, insbesondere des PC-Gärtners betriebsintern zentral zu dokumentieren, damit dies bei anfallendem Mitarbeiterwechsel zur Verfügung steht.
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