Hilfetext: Hilfe zur ÖkoBox-Auftragsbearbeitung


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Allgemeines

Die ÖkoBox Auftragsbearbeitung ist in zwei Bereiche aufgeteilt, unter Kunde finden sich die Rechnungs- bzw. Lieferadressen, alles zum Thema Rechnung, die Anschreibenfunktion und weitere Tools für Gutschriften.

Unter dem Reiter Bestellung werden alle Informationen für die Bestellung hinterlegt. Im Bestellungsfenster sehen Sie nicht nur alle offenen oder erledigten Aufträge des Kunden, sondern haben auch Zugriff auf alle Detailinformation der Kunden, die erforderlich sind, um mit dem Bestellgenerator aus Ihrer Sortimentszusammenstellung und den Besonderheiten des Kunden für jeden einzelnen eine möglichst passende Bestellung zu zaubern. Das Bestellformular ist sehr vielschichtig, da hier alle Bestellinformationen für den Kunden griffbereit zur Verfügung stehen sollen. Weiter kann natürlich viel mehr beim Kunden hinterlegt werden, Urlaubseinträge, Abwahl und Vorliebenwünsche für einzelne Artikel oder ganze Artikelgruppen, jede Menge Bemerkungstexte, die wahlweise an den verschiedensten Stellen erscheinen können, zum Beispiel: immer wenn der Kunden XY Bananen bestellt erscheint der Text 'bitte nur grüne Früchte !' an der Packstelle zeigen! Zudem lassen sich globale oder individuelle Wartelisten anlegen, damit auch nichts vergessen wird.

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Einen neuen Kunden anlegen

Das Kundenstammfenster der Ökobox finden Sie unter <Ökobox/Aufträge/Kunden>.
Im linken Teil sehen Sie Ihre Kundenliste, auf der rechten Seite die Eingabefelder zum Anlegen eines neuen oder Bearbeiten eines bestehenden Kunden.

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  • Zum Anlegen eines neuen Kunden, klicken Sie bitte auf den Button <Neuer Kunde>
  • Das erste aktive Eingabefeld „Anrede“ ist ein Drop-Down-Menü, Sie können durch Anklicken des Pfeils die gewünschte Anrede auswählen.
  • Nachstehend stehen Ihnen die Eingabefelder für die Kundenadresse und die Kontaktdaten zur Verfügung.
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  • Die Briefanrede lässt sich frei wählen, geben Sie Ihren Wunschtext für die Briefanrede ein.
  • Die Rechnungskonditionen aktivieren Sie durch Anklicken in dem entsprechendem Kästchen
  • Mit der Einstellung "ohne Pfandabrechnung", "ohne Liefergebühr" wird für diesen Kunden kein Pfand und auch keine Liefergebühr berechnet.
  • Betriebe, die mit dem Boxenkonto arbeiten, können nun ihren aktuellen Boxenstand im Feld "Kistenmaximum für Autopfand" sehen.
  • Die Option "Deutsche Bankverbindung" muss für den Lastschrifteinzug gesetzt sein.
  • IBAN-Prüfung beim Anlegen von Neukunden
    Haben Sie die Option "Lastschrifteinzug" bei einem Kunden gesetzt und liegt ein UNGÜLTIGER BIC oder IBAN vor, lassen sich die Kundendaten NICHT abspeichern, sondern erscheint die Meldung "IBAN enthält ungültige Zeichen".
    Um den Kunden trotz fehlerhafter IBAN/BIC-Codes abspeichern zu können und weiter arbeiten zu können, ist es möglich, vorerst die Option "Bankeinzug" rauszunehmen. Dann bleibt natürlich der fehlerhafte IBAN/BIC stehen und folglich erfolgt bei diesem Kunden kein Einzug und es wird auch keine MandatsID erzeugt.
    Wird zu einem späteren Zeitpunkt versucht, beim Kunden die Option "Bankeinzug" zu aktivieren, erfolgt noch mal eine BIC/IBAN Prüfung, welche das Aktivieren dieser Option nur erlaubt, wenn wirklich ein gültiger IBAN/BIC vorliegt.
    Der BIC ist für deutsche Bankverbindugen nicht notwendig und kann, wenn falsch, gelöscht werden!
    Aus dem IBAN wird die BLZ extrahiert. Wenn diese dann beim Kunden vorliegt, kann der BIC beim Erstellen des SEPA-Files aus der Bankentabelle übernomen werden.
  • hilfe_bilder/kundenverwaltung/kundenstammdaten.jpg

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Hinweise:

Bei Eingabe der Postleitzahl beachten Sie bitte, dass das Länderkürzel, z. B. DE- vor die Postleitzahl vorangestellt werden muss. Ist die Postleitzahl im PC Gärtner bekannt, können Sie die Postleitzahlen-Automatik nutzen. Nach der Eingabe der Postleitzahl können Sie mit der Taste hilfe_bilder/immerwiederauf/enter.jpg einen Ort automatisch einfügen lassen. Falls unter der Postleitzahl mehrere Orte existieren, erscheint eine Auswahlliste.
Sie können mit der Taste hilfe_bilder/immerwiederauf/Tab.jpg die Eingabefelder wechseln. 

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Rechnungskonditionen:

  • Barzahler (Rechnung immer):
    Für diesen Kunden wird die Rechnung immer erstellt, nicht unbedingt immer gedruckt.
  • detaillierte Rechnung:
    Die Rechnung enthält alle Position der einzelnene Lieferungen, ansonsten nur nach Mehrwertsteuer pro Liefertag zusammengefasst. Diese Option ist aber nur mit dem Packstellenmodul verfügbar.
  • Rechnung stets drucken:
    Falls eine Rechnung erstellt wird, wird diese auch gedruckt.
  • ohne Pfandabrechnung:
    dem Kunden wird kein Pfand berechnet
  • ohne Liefergebühr:
    dem Kunden wird keine Liefergebühr berechnet
  • Deutsche Bankverbindung:
    dieser Haken wird automatisch vom Programm gesetzt und sollte nur dann entfernt werden, wenn es sich um ein Konto im Ausland handelt.
  • zusätzliche Rechnungsinfo:
    hier kann ein individueller Hinweis zur Abrechnung hinterlegt werden; die bereits verwendeten Hinweise werden im Programm gespeichert und können durch Auswahl mit der Pfeiltaste verwendet werden
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Kundenrabatte

Folgende Preisnachlässe können Sie Ihrem Kunden dauerhaft zuordnen:

  • Im Eingabefeld "Rechnungsskonto" können Sie einen auftragsunabhängigen allgemeingültigen Rabattsatz hinterlegen.
    Es handelt sich hier um den selben Wert wie im Kundenstamm und im Ladenmodul, er gilt global und kann nicht unabhängig nur für einzelne Module verändert werden.
  • Packstellenrabatt

  • In der Liste direkt darunter definieren Sie für diesen Kunden auf Wunsch packstellenbezogene Rabatte:
    Geben Sie dazu in der Spalte "Packstelle" den Packplatz und in der Spalte "Satz" den zugehörigen Rabatt (in Prozent) an.
  • Mit dem Kundenstamm-Modul können Sie Rabattsätze für bestimmte Kunden auch anhand Ihrer Verkaufsbereiche, Warengruppen und sogar artikelspezifisch definieren, Informationen dazu finden Sie im Hilfetext zum Kundenstamm-Modul.

Zusätzlich können Sie natürlich auch einmalige Artikelrabatte gewähren: Entweder in der Auftragsbearbeitung mit der Taste F12, wenn sich der Cursor im Mengen-Eingabefeld befindet bzw. mit dem "%%"-Button bzw. über die Nachbearbeitung oder bei Packen direkt im Packstellenmodul.

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Bankverbindung

  • Teilt Ihnen Ihr Kunde seine Bankverbindung mit, um per Lastschriftverfahren zu zahlen, setzen Sie bitte in den Kundenstammdaten einen Haken bei "Bankeinzug aktiv"!
  • Geben Sie den Namen, Vornamen, die Kontonummer und Bankleitzahl des Kto.-Inhabers ein.

    hilfe_bilder/kundenverwaltung/bankverbindung.jpg
  • Speichern Sie Ihre Eingaben mit der Schaltfläche hilfe_bilder/immerwiederauf/speichern.jpg.

Wenn Sie im Voraus wissen, dass sich die Bankverbindung für einen Kunden ändert, kann die neue Bankverbindung mit Termin "gültig ab" schon im Voraus eingetragen werden. Gehen Sie dazu rechts vom "Bankeinzug aktiv" auf den Button <Kalender>.

Hinweis:

Der PC Gärtner verfügt über eine Bankleitzahl-Automatik, d.h. nach Eingabe der Bankleitzahl können Sie mit der Taste ENTER automatisch die Bank einfügen.

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So erstellen Sie Notizen zum Kunden

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  • Klicken Sie im Kundenformularauf links in der Mitte auf das gelbe Textfeld, es erscheint das Notizenformular.
  • Wählen Sie <Notizen> oder <Anschreiben> je nach dem.
  • Klicken Sie im Navigator auf <+>, es erscheint eine leere Notiz, geben Sie einen Betreff und darunter einen beliebigen Text ein.
  • Drucken oder faxen Sie über die Druckvorschau das Anschreiben direkt an den Kunden.
  • Aktivieren Sie <erledigt>, wenn die Notiz oder das Anschreiben erledigt ist, aber nicht gelöscht werden soll.
  • Aktivieren Sie <Notiz an der Packstelle zeigen>, wenn Sie diese Notiz an der Packstelle zeigen wollen.
  • Klicken Sie auf <Stempel> wenn Sie als Mitarbeiter angemeldet sind, wird Ihr Eintrag mit Datum und Namen versehen.
  • Klicken Sie auf einer der <Pfeiltasten> neben <unerledigte Notizen>, die ÖkoBox sucht den nächsten Kunden, der eine unerledigte Notiz enthält.
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So suchen Sie Kunden

Die hier beschriebenen Suchfunktionen stehen sowohl in der Kundenbearbeitung als auch in der Bestellung zur Verfügung.

Erläuterungen zur Suchfunktion:

Die Suche unterscheidet zwischen Groß- und Kleinschreibung - für den Anfangsbuchstaben eines Wortes wandelt das Programm die Eingabe -klein in groß um und sucht nach Groß und klein. Innerhalb eines Wortes aber nicht, denn meist sind die Buchstaben darin klein. (Beispiel: Weizenseele kann nicht gefunden werden bei der Eingabe "Seele", wird gefunden bei Eingabe "seele" .

Wenn Sie sich über die genaue Schreibweise nicht klar sind, können Sie auch Wortbrocken eingeben z.B eele. Damit würde sowohl Weizenseele, Weizen Seele, Seelenweizen als auch seelenweizen gefunden werden.

In der Kundensuche plus ist das nicht automatisch so, dort muss für eine Teiltextsuche in der Mitte zusätzlich der Wert % mit eingegeben werden, also "%eier" findet alle wie Meier, Geier Westermeier etc.

  • Klicken Sie auf <Suche ?> und geben Sie dort entweder die Kundennummer oder den Kundennamen ein, mit der Taste <Enter> sucht das Programm.
  • Wenn Sie weder Kundennummer noch -Namen zur Hand haben, klicken Sie auf <Suche ++>. Es erscheint ein Suchformular, geben Sie dort ein, was von dem Kunden bekannt ist. Klicken Sie auf <zum Kunden>.
    Suchen Sie nach einer Teilzeichenfolge innerhalb eines Wortes, geben Sie <%> vor der Teilzeichenfolge ein. Z.B. "%eier" findet alle Namen wie Meier, Geier, Westermeier etc.

    hilfe_bilder/kundenverwaltung/kundensuche.jpg

    hilfe_bilder/kundenverwaltung/kundensuche_eingabe.jpg

Tipp: um einen stillgelegten Kunden zu finden, deaktivieren Sie die Option "Ökobox-Kunde"

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Kunden filtern

Um Ihre Kunden nach bestimmten Kriterien zu filtern, klicken Sie auf <Kunden filtern>, es erscheint eine Auswahlliste. Markieren Sie das gewünschte Suchkriterium (z.B. alle Kunden ohne Bankeinzug) und bestätigen Sie mit OK. Die gesuchten Kunden werden angezeigt.

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Häufig haben sich Betriebe gewünscht, zusätzlich zu den Feldern Mark 1 2 3 mehr freie Optionsfelder beim Kunden zur freien Verfügung zu haben, um diese nach weiteren Kriterien filtern zu können. Zudem sollten die Mark-Felder mit betriebsindiviuellen Bezeichnungen versehen werden können. Diese Funktionalität (und mehr) lässt sich nun dadurch erreichen, dass eine neue Filtermöglichkeit eingebaut wurde (in den Filteroptionen des Kundendatenfensters), mit der sich die Kunden anhand ihrer Zugehörigkeit zu einer bestimmten Aktionsgruppe selektieren lassen. Als Aktionen lassen sich ja bereits unbegrenzt viele Kategorien von Kunden anlegen (und benennen), nun kann nach diesen auch gefiltert werden. Dadurch ist die häufig verwendete Notlösung der Organisation solcher Kundengruppen als Touren nun auch nicht mehr nötig. Auch im Kundenstammmodul wurde ein solcher Filter ergänzt.

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Kommunikation mit dem Kunden

Ihre Mitarbeiter sollten über die gesamte Kundenhistorie im Bilde sein, wenn sie den Kunden am Telefon haben. Daher lassen sich schnell beliebig Notizen beim Kunden einpflegen und einsehen.
Darüberhinaus informiert das Kontaktformular über alle Anschreiben, die von der ÖkoBox an den Kunden verschickt wurden, egal ob es sich um ein Mail aus dem integrierten Serienmailversand handelt, um ein Einzelmail, ein Anschreiben oder ein Telefonat. Die Terminverwaltung tut ihr übriges in der Unterstützung ihrer Mitarbeiter, um auch wirklich keinen Kundenwunsch zu übersehen.

  • Gehen Sie zum Öffnen des Kommunikationsfensters im Kundenstamm auf die Schaltfläche hilfe_bilder/kundenverwaltung/kommunikation.jpg.

    hilfe_bilder/kundenverwaltung/kommunikation%20fenster.jpg

Ab sofort werden vom Kunden im Shop getätigte Änderungen an seinen persönlichen Daten über die Automatikaktion 'Datenimport Shop' (also immer beim normalen Abholen der Bestellungen) mit in den PCG übernommen, wo sie als kundenbezogene Termine erscheinen und abgearbeitet werden können.
Auch Hinweise aus der DriverApp erscheinen nun als Termine.

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Lieferadresse eintragen

Im Kundenstammdatenfenster unter der Registerkarte <Lie.adresse> können Sie die Lieferadresse für Ihren Kunden eintragen. Sie können für jeden Kunden auf jeder Tour beliebig viele Lieferanschriften anlegen. Die jeweils zuerst angelegte Adresse ist die Hauptadresse und wird bei der Bestellung zuerst vorgeschlagen.

  • Klicken Sie auf die Schaltfläche hilfe_bilder/immerwiederauf/buttonhinzu.jpg, eine leere Adresse wird eingefügt.
  • Entscheiden Sie nun ob die Hauptadresse als Lieferadresse verwendet werden soll und setzen Sie entsprechend einen Haken bei "Stammdaten als Lieferadresse verwenden". Wenn die Lieferadresse abweichend von der Hauptadresse ist, entfernen Sie den Haken. Anschließend erscheinen Eingabefelder für die abweichenden Adressdaten.
  • Ergänzen Sie das Feld < dort ist zu tun >, diese Angaben erscheinen auf dem Tourenplan für den Fahrer.
    Ergänzen Sie das Feld < Wegbeschreibung >, diese Angaben erscheinen optional auf dem Tourenplan.
  • Speichern Sie Ihre Eingaben mit hilfe_bilder/immerwiederauf/speichern.jpg! Beim Bestätigen erscheint die jeweils gewählte Adresse.
  • Mit der Schaltfläche hilfe_bilder/immerwiederauf/buttonloeschen.jpg können Sie die Liefertour bzw. eine Lieferadresse löschen.
  • Wenn Ihr Kunde mehrmals wöchentlich beliefert werden möchte, können Sie mit der Schaltfläche hilfe_bilder/immerwiederauf/buttonhinzu.jpg eine weitere Liefertour eintragen.
  • Werden mehrere Kunden an eine Adresse beliefert, setzen Sie bei dieser Adresse die Eigenschaft <Typ> auf <Sammeladresse>.
  • Setzen Sie die Eigenschaft <Typ> auf <Depotkunden>, können Sie so den Kunden als Depotkunden eintragen und der Sammeladresse zuordnen.

    hilfe_bilder/kundenverwaltung/lieferadresse.jpg
  • Im nächsten Schritt muß die Lieferadresse in die Tour eingeordnet werden.
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Wenn sich die Lieferadresse ändert, gibt es mehrere Möglichkeiten:

  1. ändert sich die Lieferdresse dauerhaft, dann einfach bei der Lieferdresse den Haken bei "Stammdaten verwenden" raus nehmen und die abweichende Adresse eintragen.
  2. ist das temporär eine andere Adresse, dann lohnt es sich womöglich genauso vorzugehen wie unter 1) und einen Termin zu setzen, zu dem die ursprüngliche Adresse wieder aktiviert werden soll.
  3. wenn die neue Adresse als 2. Lieferadresse dienen soll, dann lohnt es sich womöglich auch vorzugehen wie unter 1) und die 2. Lieferadresse mit "Stammdaten verwenden" zu versehen. Dann ist die neue Adresse die Hauptadresse. Bleibt der Liefertag gleich, so werden Netbestellungen dieser Adresse zugeordnet.
  4. wenn die neue Adresse nicht die Hauptadresse sein soll (z.B. Abos sollen 3 Wochen an diese Adresse gehen und die Hauptadresse soll aber bestehen bleiben), ist es besser, die Abos bei der Hauptadresse zu belassen und nach dem generieren einfach über "Lieferdatum bearbeiten" die Lieferadresse bei der fertigen Bestellung zu ändern.

Die Lieferadresse sollten nach Einordnung der Kunden immer abgeglichen werden, damit jede Adresse eine eigene Positionsnummer Nummer hat.

Es lässt sich beim Kunden auf der Registerkarte "Lieferadressen" eine von der allgmeingültigen Liefergebühr abweichende Liefergebühr für jeden Kunden hinterlegen.

Bisher war es möglich bei der Lieferadresse ein abweichende Liefergebühr für einzelne Adressen anzugeben. Neu ist dass nun zusätzliche Einstellungen vorgenommen werden können. Als Standardwert gilt die Vorgabe, das heisst die Gebühr wird berechnet, wie bei der Tour oder in den Grundeinstellungen angegeben. Alternativ kann auch keine Liefergebühr für diese Adresse oder eine abweichende festgelegte Gebühr erhoben werden. Darüber hinaus kann zusätzlich ein abweichender Bestellwert eingetragen werden, ab wann die Liefergebühr entfallen soll.

Abweichende Lieferkosten im Shop

Seit einiger Zeit werden die in den Ökobox-Grundeinstellungen getroffenen Lieferkosteneinstellungen als Teil der Kunden-Lieferadresse in den Shop übertragen und dort angezeigt. Nun wurde diese Logik auch auf die im PCG ggf abweichenden Werte auf Ebene der Touren und der einzelnen Lieferadressen erweitert, sodass auch diese jetzt im Shop landen. Zudem wird jetzt auch die Einschränkung auf nur direkt belieferte Kunden mit berücksichtigt.

Weiterhin nicht übertragen wird die Einschränkung auf die nicht generierten Aufträge. Und nach wie vor im Shop nicht angezeigt werden, kann natürlich auch die Aufteilung unter den Depotkunden, da über diese ja erst beim Buchen an der Packstelle abschließend entschieden wird ...
HINWEIS: Die spezifischen Lieferkosten werden an den Shop als Teil der Lieferadresse des Kunden übertragen. Deshalb ist es nötig, nach Änderungen der allgemeinen oder der tourenspezifischen Lieferkosteneinstellungen einmalig alle Lieferadressen per 'löschen und überschreiben' in den Shop auszulesen.

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Tourreihenfolge

Im Kundenstammdatenfenster auf der Registerkarte <Lie.adresse> mit der Schaltfläche hilfe_bilder/kundenverwaltung/reihenfolge%20bearbeiten.jpg können Sie die Reihenfolge der Lieferadressen innerhalb einer Tour festlegen.

 Sie haben zwei Möglichkeiten die Reihenfolge festzulegen:

  1. Suchen Sie den Kunden links in der Adressliste und ändern Sie dort in der Tabelle das Feld <Pos> auf den gewünschten Wert, wechseln Sie anschließend den Datensatz. Die Adresse wird, je nach Kundennummer, vor oder hinter der Adresse mit derselben Positionsnummer einsortiert. Klicken Sie auf < abgleichen> alle Änderungen links werden auf die Liste rechts übertragen, und jede Adresse erhält eine eigen Positionsnummer.
  2. Oder suchen Sie die gewünschte Adresse rechts in der Liste mit der Maus, halten Sie die linke Maustaste gedrückt und zeigen Sie auf die Position in der die Adresse einsortiert werden soll, lassen Sie dort die Maus los, die Adresse wird einsortiert. Klicken Sie rechts auf <übernehmen>, die Reihenfolge der rechten Liste wird in die linke Tabelle übernommen.

Achtung!
Klicken Sie nicht rechts auf <Übernehmen>, wenn Sie links Änderungen an der Positionsnummer vorgenommen haben oder klicken Sie nicht links auf < abgleichen>, wenn Sie rechts in der Liste Adressen verschoben haben, die jeweiligen Änderungen werden überschrieben!

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Rechnungen

Im Kundenstammformular unter dem Reiter <Anschreiben> können Sie für jeden Kunden mit persönlicher Anrede und Adresskopf  Angebote, Rechnungen, Mahnungen und auch einfache Anschreiben an Ihre Kunden senden.  Sie können in einem beliebigen Textverarbeitungsprogramm ein Anschreiben erstellen, dieses im txt oder im rtf (rich-text-format) Format abspeichern. .

Ist in der Option "Kundenauswahl" <alle gewählten Kunden> aktiv, so wird der angeforderte Ausdruck für alle links stehenden Kunden ausgegeben, und zwar auch in der von Ihnen gewünschten Reihenfolge und der gewünschten Selektion. Andernfalls wird nur der aktuelle Kunde gedruckt. Das Optionsfeld <Druckvorschau> zeigt Ihnen den gewünschten Ausdruck zunächst am Bildschirm an.

Korrekte Rechnungen können nur erstellt werden, wenn Bestellungen als "geliefert" gekennzeichnet sind! 

  • Die Rechnungserstellung erfolgt durch Klick auf den Button <Rechnung erstellen>. 

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Beim Rechnungerstellen wird gleichzeitig im Kundenkonto ein Eintrag mit der Rechnungssumme erstellt. Dies können Sie unter dem Reiter <Zahlungen> verfolgen. Dort sehen Sie alle Finanzbewegungen die den aktuellen Kunden betreffen, können diese in einem bestimmten Zeitraum filtern oder eine einzelne Rechnung heraussuchen. Darüber hinaus haben Sie hier einen Überblick über den aktuellen Kontostand Ihres Kunden.

Unter dem Reiter <Zahlungen> finden Sie drei weitere Reiter, unter denen Sie Zahlungseingänge verbuchen, zusätzliche Buchungen vornehmen oder die Gesamtbilanz eines Kunden anschauen können.

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    Zahlungseingänge sind immer mit einer Rechnung verknüpft. Diese finden Sie, indem Sie die Rechnungsnummer im grünen Feld neben <Suche Rechnungnr.> eingeben. Der entsprechende Kunde mit der passenden Rechnung wird gesucht und zur Bearbeitung bereitgestellt. 
  • Sie können auch in der Kundenliste links den Kunden wählen und  unter dem Reiter <Zahlungen> die entsprechende Rechnung auswählen. Standardmäßig werden nur offene Rechnungen angezeigt. Klicken Sie auf das Drop-Down-Menü, um alle Rechnungen des aktuellen Kunden anzusehen.
  • Wenn Sie den Reiter <Rechnungskonto> öffnen, sehen Sie alle Kontobuchungen, die mit dieser Rechnung verknüpft sind. Sie können so schnell feststellen, wann welche Teilzahlungen etc. getätigt wurden.
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  • Unter dem Reiter <Hinweise> können Sie zu jeder Rechnung einen internen Text hinterlegen. z.B. eine Zahlungsvereinbarung mit dem Kunden auf diesem Weg einem anderen Mitarbeiter mitzuteilen.
  • Um eine Rechnung zu buchen, geben Sie in der roten Tafel den bezahlten Betrag, die Zahlungsart sowie die Kontoauszugsnummer ein. Klicken Sie auf den Button <buchen>, damit ist der Zahlungseingang mit dem offenen Betrag verrechnet. 
Ist der Betrag mit dem offenen Betrag identisch, wird die Rechnung als bezahlt notiert und das Kundenkonto um diesen Betrag entlastet.

Wenn der eingegebene Betrag von dem Rechnungsbetrag abweicht, erscheint eine Abfrage: "Der eingegebene Betrag ist KLEINER bzw. GRÖSSER als der offene Betrag ! Minderung bzw. Zuschlag gerechtfertigt und mit verbuchen?"

Ist der einbezahlte Betrag höher, ergeben sich 2 Möglichkeiten :
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  1. Entweder ist der höhere Betrag korrekt höher (kommt vor ;-)), dann wird zu dieser Rechnung eine zusätzliche Buchung auf dem Kundenkonto erzeugt, und das Konto ist wieder ausgeglichen. Beantworten Sie die o.a. Abfrage mit "Ja".
  2. Ist der Betrag versehentlich zu hoch, dann wird die Rechnung normal als bezahlt verbucht und für den Kunden wird eine zusätzliche Buchung mit einer Gutschrift generiert, die bei der nächsten Rechnungsstellung berücksichtigt wird. Beantworten Sie die o.a. Abfrage mit "Nein".
Wenn der eingezahlte Betrag zu gering ist, ergeben sich ebenfalls 2 Möglichkeiten:
  1. Ist die Änderung berechtigt, wird eine entsprechende Buchung im Kundenkonto erzeugt, die den Unterschied ausgleicht. Beantworten Sie die o.a. Abfrage mit "Ja".
  2. Bleibt aber eine Teilsumme versehentlich offen, so wird die Rechnung als offen weitergeführt und der noch offene Teilbetrag erscheint beim nächsten Aufruf dieser Rechnung zur Buchung oder bei einer eventuellen Mahnung. Beantworten Sie in diesem Fall die Abfrage mit "Nein".

Pauschalbetrag verbuchen

Zahlt Ihnen ein Kunde einen Betrag, der nicht genau einem Rechnungsbetrag entspricht, können Sie diesen Betrag ins Feld für "Pauschalbetrag verbuchen" eingeben und mit dem dazugehörigen Button verbuchen.
Bei dieser Funktion werden die aktuell noch offenen Rechnungen nacheinander als bezahlt verbucht (in chronologischer Reihenfolge, beginnend mit der ältesten). Sobald der verbliebene Betrag nicht mehr zum Begleichen der nächsten Rechnung ausreicht, wird er ins Feld 'davon bezahlt' eingetragen und im rot hinterlegten Bereich der Zahlungsbetrag entsprechend vermindert, die Rechnung bleibt dann natürlich offen. Sollte der Pauschalbetrag die Summe der offenen Rechnungen übersteigen, wird der Rest als Zusatzbuchung mit dem Text 'Restguthaben aus Verrechnung [Datum]' erstellt, sodass er beim Erstellen der nächstfolgenden Rechnung berücksichtigt wird.
Als Zahldatum wird bei den pauschal verbuchten Rechnungen das aktuelle Systemdatum vermerkt, die Zahlart ist die im rot hinterlegten Bereich eingestellte. Bei Überweisungen muss rechts oben im Feld 'Vorgabe Kontoauszug' ein Wert (nicht Null) eingetragen sein.

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zusätzliche Buchungen

In der Auftragsbearbeitung unter Kunde auf dem Reiter <Zahlungen/Zusätzliche Buchungen> finden Sie die Möglichkeit, dem Kunden zusätzliche Gut- oder Lastschriften zu erstellen. Positive Beträge werden als Gutschriften für den Kunden, negative als Lastschriften berechnet. 

  • Geben Sie den Betrag als Bruttobetrag ein, ordnen sie ihm einen der vorhandenen Mwst-Sätze zu und gegebenenfalls auch einen Text. Diese Zusatzbuchungen werden automatisch mit der nächsten Rechnung verrechnet.
    Falls erforderlich können Sie die Zusatzbuchungen auch sofort verrechnen, indem sie direkt für den Kunden eine Rechnung erstellen. Anderenfalls bleibt die zusätzliche Buchung so lange stehen, bis eine nächste Lieferung erfolgt ist, mit dieser dann die Buchung verrechnet werden kann.
  • Unter dem Reiter "Zusätzliche Buchungen" können Sie sowohl zusätzliche Buchungen vornehmen, als auch bereits getätigte einsehen. Standardmäßig werden hier nur, noch nicht auf Rechungen aufgeführte Buchungen, also offene Buchungen angezeigt. Mit Hilfe des Drop-Down-Menüs können aber auch alle bereits angelegten zusätzlichen Buchungen angezeigt werden, sowie die Rechnung, auf der die zusätzliche Buchung erschienen ist.
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Lastschriften einziehen

Teilt Ihnen Ihr Kunde seine Bankverbindung mit, können Sie die Rechnungen per Lastschrift bequem einziehen.

Damit der Einzug möglich ist, muss im Artikelstamm Ihre Bankverbindung eingegeben werden.
(Artikelstamm/Anwenderdaten und Lizenzschlüssel auf der Registerkarte Bankverbindungen) Es lassen sich dort mehrere Bankverbindungen hinterlegen.

Mit dem einheitlichen Euro-Zahlungsverkehrsraum, dem neuen SEPA werden alle Zahlungen, wie inländische Zahlungen behandelt. Es wird nicht mehr zwischen nationalen und grenzüberschreitenden Zahlungen unterschieden.

Für das Abbuchungsverfahren ist die Gläubiger-Identifikationsnummer (Gläubiger Id können Sie bei der Deutschen Bundesbank beantragen) notwendig. Ebenso müssen Ihre Kunden Ihnen ein SEPA-Mandat erteilen.

Dazu müssen gesetzmäßig die vorgeschriebenen Fristen eingehalten werden. Die Einstellungsoptionen für die Fristen finden sich im "Ökobox/Ökobox Stammdaten" unter "Einstellungen" auf der Registerkarte "Zahlungskonditionen".

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Es gibt drei Zahlungsziele:

  1. Zahlungsziel für Überweisungskunden
  2. Tage Fälligkeit bei Einzug (mindestens 2 Tage)
  3. Tage Fälligkeit beim Ersteinzug durch ein Sepamandat (mindestens 5 Tage) Die Punkte 2 und 3 sind notwendig, da im Rahmen des SEPA Verfahrens dem Kunden der früheste Einzugstermin mitgeteilt werden muss.
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Neben der Einstellungsmöglichkeit der Zahlungsziele unter "Einstellungen", gibt es die Möglichkeit, unterschiedliche exakte Zahlungsziele für jeden Wochentag der Rechnungsstellung zu vergeben, um auch dann das korrekte Datum für den Einzug auf der Rechnung/dem Lieferschein des Kunden erscheinen zu lassen, wenn mehrere Abrechnungstage gemeinsam in eine Bankdatei einfließen.

Diese Möglichkeit findet sich unter "Bankdateien" auf der Registerkarte "Zahlungsziele".
Hier können Sie für jeden Wochentag, an dem Rechnungen erstellt werden, die Anzahl der Tage bis zum Einzug angeben. Das Datum, das dann in der Datumsspalte erscheint, wird auf der Rechnung des Kunden als Einzugsdatum vermerkt.

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  • Erstellt wird die Lastschriftdatei unter <ÖkoBox>/<Aufträge> mit dem Button <Bankdateien>.
  • Mit dem Button "Neuen Buchung Satz erstellen" wird ein Paket von Rechnungen nach den eingegebenen Kriterien zusammengestellt und als bezahlt gebucht wird. Anschliesend kann daraus entweder eine DTA-Datei , eine SEPA Datei oder eine CSV -Datei erstellt werden.
  • Überprüfen Sie Ihre Bankverbindung und vergeben dem Buchungssatz einen eindeutigen Namen, z.B. das aktuelle Datum und klicken Sie auf den grünen Haken, der Buchunngssatz wird nun erzeugt.
  • Beim Erstellen des Buchungssatzesen alle Kunden, für die die Option Einzug markiert ist und für die gültige Bankinformationen vorliegen, nach offenen Rechnungen durchsucht, diese als bezahlt verbucht und dem Buchungssatz hinzugefügt.
  • Nach dem Erstellen des Buchungssatzes lässt sich dieser mit entsprechenden Button als SEPA.xml, als DTAUS oder als csv-Datei mit SEPA-Informationen exportieren.
    Um eine SEPA-Datei zu erzeugen, die dann in ihre Banksoftware importiert werden kann, klicken Sie auf den Button "SepaXML erstellen", wählen Sie eine Version aus (die Version 4 ist mit den meisten Banksoftware kompatibel) und klicken Sie auf den Button "SepaFile jetzt erstellen".
  • Hinweis: Beim Erzeugen der SEPA Datei lässt sich der

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    Fälligkeitstermin manuell in die Zukunft verlegen.
    Beim Aufruf der Funktion wird zunächst der nächst mögliche Termin auf Basis der Einstellungen im Kundenstamm ermittelt und vorgeschlagen. Dieser kann hier manuell weiter in die Zukunft gesetzt werden.
    Ist allerdings eine Rechnung im Buchungssatz enthalten, deren Fälligkeit noch weiter in der Zukunft liegt, gilt der Fälligkeitstermin dieser Rechnung als Termin für die gesamte Datei.
    Nach der Erstellung des SEPA-Files wird das so ermittelte Valutierungsdatum ins Protokoll notiert.

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  • Es folgt eine Abfrage "Datei als erledigt markieren, ja oder nein", wenn Sie die Datei gleich in ihr Bankprogramm importieren und die Lastschriften einziehen, können Sie die Datei auf erledigt setzen.
    Auf der Registerkarte "Buchungs Sätze" finden sich die offenen bzw. alle Buchungssätze.
    In der Liste der Buchungsätze sehen Sie die ID und den jeweils von Ihnen vergebenen Dateinamen. Mit dem Button "Liste" lässt sich das Begleitprotokoll für die gewählte Bankdatei auszudrucken.
  • Sie finden die Bankdatei in der Regel auf dem Laufwerk, von dem der PC Gärtner startet im Ordner z.B. D:\pcgaertner\pcg_sandra\Bank_EH_sepa\sepa1.xml, sofern Sie keinen abweichenden Speicherort festgelegt haben. Sie können die Datei dann in ein beliebiges Verzeichnis, z.B. in ihr Online-Banking-Programm, kopieren.
    Sie sehen den Pfad zu der erstellten Datei auch auf der Registerkarte "Datei-Protokoll".
    Ein Speicherpfad für die sepa-Files Dateien können Anwender mit Kundenstammmodul in den Einstellungen festlegen, damit liesse sich dann die Datei direkt ins Bankprogramm speichern. Anwender ohne Kundenstammmodul müssen die Datei manuell auswählen und ins Bankprogramm übertragen.
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  • Da von manchen Banken bestimmte SEPA-Versionen nicht unterstützt werden, deren Onlinesoftware aber häufig CSV-Import mit SEPA-Informationen anbietet, gibt es im PCG die Möglichkeit, die Bankdatei als CSV-Datei abzuspeichern.
    Dieser CSV-Export enthält IBAN, BIC, GläubigerId und MandatsId, so dass die Banksoftware daraus eine SEPA-Datei selbst erzeugen kann.
  • Wenn sich die Bankleitzahl oder die Kundendaten geändert haben, kann die Bankdatei, wenn sie noch nicht als erledigt markiert wurde entsprechend aktualisiert werden, diese Funktion findet sich auf der Registerkarte "Bankverbindung pflegen".
    Auch die Bankleitzahlen lassen sich hier online aktualisieren.
  • zurück
  • Auf der Registerkarte "Bankverbindung pflegen" finden sich nützliche Werkzeuge zur Vorbereitung auf SEPA-Einzugsverfahren und zur späteren Pflege der Bankverbindungen:
    • "Bankleitzahlen online aktualisieren" gleicht Ihre lokale Banktabelle mit einer von uns in der Forumsdatenbank bereitgestellten Banktabelle ab. Diese wird etwa quartalsweise dort aktualisiert. Mit dem Abgleich werden neue Banken aufgenommen, Änderungen eingespielt und zusätzlich wird die BIC mit eingespielt.
    • "Kundendaten aktualisieren" läuft die gewählten Kunden durch, überprüft die zugeordnete Bank und erstellt bei dem Kunden den IBAN–Code, außerdem wird die Gültigkeit der vorliegenden SEPA-Mandate überprüft.
    • Diese Werkzeuge können nur für Kunden benutzt werden für die die Option "deutscher Bankeinzug" gesetzt ist. Für Kunden mit NICHT deutschen Banken muss diese Option entfernt werden und IBAN und BIC manuell eingegeben werden. Eine Überprüfung des IBAN erfolgt beim abspeichern des Kunden. Ungültige IBAN können nicht übernommen werden!
    • Bevor Sie im PC Gärtner hinterlegen, dass ein Kunde Ihnen ein SEPA-Mandat ab dem aktuellen Datum erteilt hat, müssen Sie für den Kunden eine MandatID erzeugen.
      Dies lässt sich bequem mit dem Button "alle SEPA-Mandate erzeugen" für alle Bankeinzugskunden tun.
    zurück
  • Haben Sie MandatsIds, wie oben beschrieben, erzeugt, und hat Ihnen ein Kunde ein Mandat erteilt, können Sie für den Kunden das SEPA-Mandat setzen. Gehen Sie dazu bei dem Kunden auf die Registerkarte "Zusätzliches" und klicken Sie auf den Button "ab heute". Die Option "SEPA Mandat liegt lt. Gesetz vor" ist dann für den Kunden aktiviert.
  • zurück
  • In der Ökobox Auftragsbearbeitung unter "Kunden" auf der Registerkarte "Zusätzliches" können Sie auch das SEPA-Mandat des Kunden bearbeiten. Gehen Sie dazu auf das kleine Icon unten rechts.
    Auf der jetzt angezeigten Oberfläche, können Sie mit dem Button "Datei speichern" die Datei des Kunden auf ihrem PC auswählen.
    Über die Funktion "Zwischenablage speichern" wird der aktuelle Inhalt des Arbeitsspeichers als JPG beim Mandat abgespeichert und kann dort jederzeit mit dem Button "Bild anzeigen" wieder angezeigt werden.
    Aktivieren Sie die Option "liegt laut Gesetz vor", um dem Kunden ab dem aktuellen Datum ein SEPA-Mandat zu vergeben.
    Hat der Kunde später ein neues Mandat erteilt oder wollen Sie aus organisatorischen Gründen eine andere MandatID vergeben, können Sie dem Kunden mitdem Button "bearbeiten" eine neue MandatID ab dem aktuellen Datum zuweisen..
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Kundenanschreiben

Um mehr eigene Gestaltungsmöglichkeiten zu bieten, wurden die Kundenanschreiben, die über die Ökobox ausgedruckt werden können, überarbeitet. Der Adressblock wurde vereinheitlicht und auf allen Anschreiben erscheint die Anwenderadresse zusätzlich im Adressfeld. Es lässt sich nun mehr Einfluss nehmen auf die Gestaltung der Kopfzeile.

Einfachste Möglichkeit ist hier die Datei meinlogo.bmp zu verändern.
  • Jeder Anwender kann sein eigenes Logo verwenden, dazu muss die Datei mit meinlogo1.bmp, für den Hauptanwender, meinlogo2.bmp für den Zweitanwender benannt werden.
  • Die Breite des Bildes kann auf die Gesamtbreite des Reports verändert werden, diese ist 738 Pixel (Standardgrösse von meinlogo.bmp ist 400 Pixel breit 160 Pixel hoch). Das Bitmap überdeckt dann den gesamten Textbereich und kann mit eigenem Inhalt, auch mit Text, versehen werden. die Datei meinlogo.bmp bzw. meinlogo2.bmp muss im Ordner Version07 gespeichert werden.
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Für Inhaber des Kundenstammmoduls gibt es noch weitere Möglichkeiten:

  • die Höhe des Kopfbandes kann verändert werden, ebenso wie bisher kann ein leeres Kopfband erzeuget werden
  • Es kann auch eine andere bmp -Datei als Kopfband eingebunden werden
  • Zusätzlich kann eine Fusszeile mit freier Höhe festlegt werden. Diesem MUSS eine bmp-Datei zugewiesen sein, die die Standardbreite des Reports hat (738 Pixel) und die festgelegt Höhe in Pixel. Auch dieses bmp kann mit beliebigen Inhalt und Text versehen werden.

Weitere Informationen können den nachstehenden Hilfetexten entnommen werden.
Hilfetext zum Gestalten der Lieferscheine und Rechnungen
Hilfetext zum Gestalten der Anschreiben

Noch flexibler in der Gestaltung der Lieferscheine, Rechnungen und Anschreiben sind Sie mit der Ökobox und dem angebundenen Reportgenerator. Der Reportgenerator befindet sich in der Auftragsbearbeitung unter Bestellungen/Allgemeines/eigene Reports. Der Reportgenerator ist ein umfangreiches Programm, ein erster Hilfetext findet sich unter Hilfe Module weitere Hilfetexte im PDF Format
Wir bieten selbstverständlich auch Schulungen für den Reportgenerator an, auf Wunsch erstellen wir nach Euren Wünschenauch Reports.

Mit der Ökobox lassen sich neben der Gestaltung von Lieferscheinen und Rechnungen auch Anschreiben für z. B. eine Einladung zum Hoffest erstellen und drucken.

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hilfe_bilder/kundenverwaltung/anschreiben2.jpg
  • Die Anschreiben lassen sich in der Auftragsbearbeitung unter Kunde auf der Registerkarte "Anschreiben" erstellen und drucken.
  • Um ein Anschreiben zu erstellen können Sie im Textfeld den Text des Anschreibens eintippen oder eine Textdatei über den Button <Text auswählen> importieren.
  • Das Anschreiben kann für einen gewählten oder aber auch für mehrere gewählte Kunden gedruckt werden. Wenn das Anschreiben für mehrere Kunden erstellt bzw. gedruckt werden soll, muss im unteren Teil des Fensters die Option "Alle gewählten Kunden" gesetzt sein.
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Schutzstatus für den Kunden

Für jeden Kunden lassen sich in der Ökobox Auftragsbearbeitung unter "Kunde" ein individueller Vorgabestatus hinterlegen, der verhindert, dass Artikel von verschieden Prozessen geändert werden können.

Folgende Optionen stehen zur Verfügung:

  • kein besonderer Status - diese Option ist standartmäßig gesetzt
  • Angebotersatz nur wenn Regio - Kunde wünscht ausschließlich regionale
  • kein Ersatz im Angebot - Kunde wünscht generell keinen Ersatz für seine Abneigungen
  • kein Ersatz aus Vorlieben - Vorliebenartikel werden nicht als Ersatzartikel genommen
  • kein Eratz generell beim Generieren - der Bestellgenerator fügt keinen Ersatzartikel dem Auftrag hinzu
  • kein Ersatz beim Nachbearbeiten - über die Nachbearbeitungsfunktion wird kein Ersatzartikel eingefügt
  • Warnung beim manuellen Ersatz - der PCG meldet, wenn ein Ersatzartikel manuell eingefügt wird
hilfe_bilder/oekobox/schutzstatus.jpg
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Kisten/Pfand

Unter Kunde auf dem Register "Zahlungen" Kisten/Pfand können Kisten zum Kunden gebucht werden.
Das ist hilfreich wenn nachträglich, weil die Kiste zu schwer oder noch etwas dazu gekommen ist, nochmal umgepackt werden muss.
Außerdem finden sich dort alle Pfandbuchungen zum Kunden.

hilfe_bilder/oekobox/kiste_pfand.jpg

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Bestellungen

Das Bestellfenster ist in zwei Bereiche aufgeteilt.
Auf der linken Seite finden Sie unter dem Register "Kunde" alle Kunden, auf dem Register "Angebot" Ihre aktiven Artikel, auf dem Register "alle Artikel" Ihre gesamte Artikelliste und auf der Registerkarte "Bestellung" eine Übersicht über die bestellten und gelieferten Aufträge sowie Optionen zur Erstellung einer neuen Bestellung.
Auf der rechten Seite finden sich Eingabemöglichkeiten für eine Terminbestellung, die Abobestellungen sowie Besonderheiten wie Abwahl, Vorliebe und Urlaube für den Kunden.

Zum Erstellen einer Bestellung gibt es 3 Wege : Manuelle Bestellungen, Generierte Bestellungen, Internetbestellungen und natürlich Mischformen daraus.

Das Fenster "Aufnehmen von Bestellungen" finden Sie unter <ÖkoBox> / <Aufträge> / <Bestellungen>.

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So erstellen Sie manuell eine einmalige Bestellung

  • Suchen sie zunächst den gewünschten Kunden, öffnen dann in der linken Hälfte die Registerkarte <Bestellung> und klicken auf <neuer Auftrag>. Ein neues Fenster zur Auswahl des Liefertermins öffnet sich.
  • Wählen Sie einen Liefertermin aus.
  • Bestätigen Sie mit <Ok>, es wird eine neue, leere Bestellung erstellt. Die Registerkarte "Bestellung" im rechten Fenster ist automatisch aktiv.
  • Nun fügen Sie Artikel hinzu.
    Dazu gibt es mehrere Möglichkeiten:
  • zurück
    1. Der Cursor springt automatisch in das erste Eingabefeld (Artikelnummernfeld), geben Sie die Artikelnummer ein, wenn Sie diese wissen.
      Wenn Sie die Artikelnummer nicht wissen, bestätigen Sie mit <Enter> der Cursor springt dann ins Artikelnamenfeld, in dem Sie den Artikelnamen eingeben können. Mit den Pfeiltasten hoch/runter auf Ihrer Tastatur können Sie in einer Artikelauswahl blättern, die den eingegebenen Namen enthält. Bestätigen Sie den gewünschten Artikel mit <Enter>.
    2. Geben Sie im nun aktiven Mengenfeld die gewünschte Menge ein; durch weiteres Drücken der <Enter>-Taste entsteht eine neue Zeile für die nächste Bestellposition. 

      hilfe_bilder/oekobox/bestellung.jpg

      Falls Sie eine umfangreichere Artikelsuche für Ihrer Bestellunge benötigen, drücken Sie im Artikelnummern-Feld die Taste <F1>.
    3. Ein Suchfenster öffnet sich. Geben Sie z.B. Kohl ein und klicken auf <suchen>. Sie erhalten eine Liste aller Artikel die Kohl im Namen enthalten. Sind Grossbuchstaben mitten im Artikeltext müssen diese angegeben werden.
      Wählen Sie den gewünschten Artikel aus und bestätigen Sie diesen mit Doppelklick, automatisch wird der Artikel der Bestellung hinzugefügt.

      hilfe_bilder/oekobox/artikel_suche.jpg
    4. Sie brauchen jetzt nur noch die Menge eingeben und weitere Artikel können der Bestellung werden.
    5. Oder öffnen Sie links die Registerkarte <Angebote>, suchen Sie durch dort den gewünschten Artikel. Durch Doppelklick wird der gewählte Artikel der Bestellung angefügt und Sie brauchen nur noch die Menge eingeben.
  • Eine bestehende Bestellliste lässt sich leicht nachbearbeiten. Sie können einzelne Artikel einfach überschreiben oder durch Klick auf <Position löschen> im Navigator entfernen. Schneller geht das entfernen mit der F4 Taste, der aktuell gewählte Artikel verschwindet sofort.
    Mit <Position hinzufügen> lässt sich eine neue Zeile zu Artikeleingabe hinzufügen.
  • Um bei einem Artikel die Artikeleinheit zu ändern , z.B. auf "Stück", die Stückmenge eingeben und statt "Enter" die "Pfeil rechts"- Taste betätigen. Bei diesem Vorgang wird die Artikelmenge enstprechend umgerechnet.
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WICHTIG! Mit der Verwendung des Artikelmanagermoduls, können verschiedene Verkaufseinheiten zu den Artikeln angelegt und diese der Bestellung hinzugefügt werden. Wenn sich der Cursor im Mengenfeld befindet, klicken Sie auf die Pfeil Taste <rechts> sofort wandelt der PCG die Einheit z. B. in Stück um.
Durch die vereinfachte Handhabung lassen sich lange Bestelllisten schnell eingeben.
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Artikel im Auftrag mit Menge "0" buchen

Teilt Ihnen Ihr Lieferant mit, dass ein Artikel nicht zur Verfügung steht, können Sie den Artikel im Auftrag mit der Menge "0" buchen. Für einen einzelnen Auftrag geht dies durch Doppelklick auf den Artikel. Es erfolgt eine Kontrollabfrage, diese bitte mit "ja" bestätigen.

hilfe_bilder/oekobox/artikel_mit_0_buchen.jpg

Wenn Sie mehrere Bestellungen hinsichtlich Artikel mit "0" buchen bearbeiten möchten, nutzen Sie bitte die Funktion "Nachbearbeiten", mehr dazu im Kapitel "Die Nachbearbeitung".

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So ersetzen Sie einen Artikel

  • Wählen Sie den zu ersetzenden Artikel in der Bestellung aus.
  • Klicken Sie auf <Ersatz>, es erscheint ein gelbes Eingabefenster, in dem Sie den Ersatzartikel eintragen können. 
  • Geben Sie dort die Artikelnummer des Ersatzartikels ein, nach Drücken der Taste <Enter> wird eine Menge des Ersatzartikels berechnet und vorgeschlagen.
  • Bestätigen Sie die vorgeschlagene Menge mit <Enter> oder ändern Sie diese.
  • Wenn Artikel nicht in der Ersatzartikelliste erscheinen sollen, dann:
    im Artikelmanager den Haken bei „Bei Ersatzsuche nicht diesen Artikel als Alternative verwenden“ setzen (z.B. Zwiebel)
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Auftragsbezogene Gutschriften erstellen

Sie können auftragsbezogene Gutschriften erstellen:

  1. Gehen Sie in der ökobox/Auswertung/Bestellung auf den gewünschten gelieferten Auftrag
  2. Markieren Sie den entsprechenden Artikel
  3. Klicken Sie auf "Gutschrift erstellen"
  4. Wählen Sie den Gutschriftgrund
  5. Klicken Sie auf "Gutschrift jetzt erstellen"
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Abos und Dauerartikel

Öffnen Sie die Registerkarte <Abos>. Hier können Sie für Ihre Kunden regelmäßige Bestellungen vorplanen.
Unterschieden wird dabei zwischen periodisch zu bestellenden

  • Abokisten (= Sortimente / Zusammenstellungen) im oberen Teil   und
  • Aboartikeln (= Dauerartikel / Dauerbestellungen) im unteren Teil.
  • Abos und Dauerbestellungen sind grundsätzlich immer einer bestimmten Lieferadresse zugeordnet, deshalb erscheinen diese hier ganz oben. Der Lieferadressen-Bereich ist bei nur einer vorhandenen Adresse grün, bei mehreren rot hinterlegt. Zudem wird rechts oben (über der Sanduhr) immer die Zahl der vorhandenen Lieferadressen angezeigt.
    Falls beim Kunden mehrere Lieferadressen vorhanden sind, wählen Sie durch Anklicken diejenige aus, deren zugeordnete Abos und Dauerbestellungen angezeigt werden sollen.
  • Der Reiter ABOs

    zurück
  • Oben, rechts neben den Lieferadressen, finden Sie zwei Buttons,
    die sich auf alle Abos und Dauerartikel auswirken:
    • Sanduhr Die Sanduhr verschiebt das Startdatum aller Abokisten und/oder Dauerartikel um eine oder mehrere Wochen nach vorn oder hinten. Damit lässt sich bei nicht-wöchentlichen Abos der Rhythmus komfortabel im Ganzen verschieben (Verschiebungen der einzelnen Einträge siehe unten, Grundsätzliches unten unter 'Aborhythmus').
    • Beenden: rote Hand Mit der roten Hand können Sie auf einen Schlag alle Abo- und Dauerbestellungen des Kunden beenden: (Beenden einzelner Einträge mit den Rote-Hand-Buttons bei den Abokisten bzw. -artikeln, siehe auch unter Aboende)
      Im sich öffnenden gelben Detailfenster können Sie das Stoppdatum wählen. Vorgeschlagen wird das aktuelle Datum, dies können Sie entweder manuell ändern, mit den Hand-Buttons wochenweise verschieben oder im Dropdown-Kalender ein gewünschtes Datum frei wählen.
       * Wird ein zukünftiges Datum gewählt, bewirkt dies
          das Deaktivieren der "immer" Option mit Setzen des entsprechenden Stoppdatums,
       * während das heutige oder ein vergangenes Datum direkt den "aktiv"-Haken deaktiviert,
          ohne dass ein Stoppdatum gesetzt würde.
  • In den jeweiligen Bereichen können Sie grundsätzlich sowohl mit den Buttons arbeiten als auch die zugehörigen Doppelklick-Funktionen in den verschiedenen Spalten des jeweiligen Listeneintrags nutzen. Damit können Sie für viele oft benötigte Aufgaben den normalen Weg über das jeweilige gelbe Detail-Fenster abkürzen:
    • hinzu hinzufügen, auch per Doppelklick auf einen leeren Bereich (nur falls noch kein Eintrag vorhanden ist, ansonsten wird der unterste Eintag zum Bearbeiten geöffnet!),
    • löschen löschen, auch per Doppelklick auf die rote Schere,
    • bearbeiten bearbeiten, auch per Doppelklick in eine der Spalten vor der 'Ende'-Spalte; es öffnet sich ein gelbes Unter-Fenster für die Details,
    • speichern speichern mit dem grünen Haken (passiert auch automatisch beim Wechseln des Datensatzes),
    • Pfeile Auf und Ab wochenweises Verschieben des Startdatums eines Einzeleintrags mit den Pfeil-Buttons (siehe auch unten unter 'Aborhythmus'),
    • Beenden: rote Hand beenden einer Abokiste bzw. einer Dauerbestellung mit dem Button 'rote Hand' (siehe auch oben).
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Abokisten

Abokisten sind wöchentlich wechselnde thematische Zusammenstellungen von Einzelprodukten. Diese Sortimente können von Ihren Kunden auch online oder telefonisch bestellt werden, ohne dass sie dazu ein regelmäßiges Abo vereinbaren müssten.
Ihre eigentliche Stärke entfalten die Sortimente aber besonders, wenn sie als Abokisten eingetragen werden: Aus Ihren vorgeplanten Zusammenstellungen (Informationen dazu finden Sie im Hilfetext zu den Ökobox-Stammdaten) werden dann mit dem Bestellgenerator konkrete Bestellungen, die je nach den gesetzten Einstellungen und den beim Kunden hinterlegten Abwahl- und Vorliebenartikeln jeweils noch individuell angepasst werden. Diese Bestellungen können dann auch im Onlineshop für Ihre Kunden bereitgestellt werden, wo diese sie sehen und auf Wunsch auch noch beliebig erweitern/ändern/stornieren können.

Beim bearbeiten Bearbeiten eines vorhandenen sowie beim hinzu Anlegen eines neuen Abokisten-Eintrages öffnet sich ein gelbes Detail-Fenster, in dem Sie das Abo sehr genau feinsteuern können:

Detailfenster Abokisten

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  • Wählen Sie im Dropdownfeld 'Abo' aus allen vorhandenen Sortimenten den Boxentyp für das Abo.
    Im Dropdownmenü "Wert" wird standardmäßig der Preis des gewählten Abos angezeigt. Man kann jedoch für den Kunden den Abowert individuell anpassen: Der Generator erzeugt dann eine Bestellung mit allen im Sortiment geplanten Artikeln, passt aber deren Mengen entsprechend dem Verhältnis des eingetragenen zum Standardpreis nach oben oder unten an.
    (Dies ist auch nützlich, um Kunden mit 'Bestellwert einhalten' abzufangen. Reduzieren Sie dazu den Preis beim Kunden um 10%, dann stimmt es in etwa mit Überplanen und Überwiegen).
  • Um dem Kunden das gewählte Sortiment z.B. nur alle 2 oder mehr Wochen einzuplanen, ändern Sie den standardmäßig wöchentlichen Aborhythmus von 1 (= alle 1 Wochen) auf den gewünschten Wert, indem Sie diesen entweder manuell eingeben (hier ist jede natürliche Zahl möglich) oder im Dropdownmenü wählen (hier nur die gebräuchlichsten Werte 1 bis 5).
    Das Bezugsdatum ist immer das Startdatum: Um eine Verschiebung des Rhythmus' zu bewirken, ändern Sie dieses gegebenenfalls (auch wieder entweder frei im Dropdown-Kalender, mit den Pfeil-Buttons wochenweise oder manuell).
    zurück
    Um alle Abokisten und/oder Dauerartikel gleichzeitig zu verschieben, nutzen Sie bequemerweise wie oben beschrieben den Sanduhr-Button.
  • "immer" oder mit Stoppdatum:
    Standardmäßig werden Abos durch die Option "immer" als fortlaufend gültig angelegt, das Stoppdatum spielt dann keine Rolle. Soll das Abo zu einem bestimmten Termin automatisch enden, nehmen Sie bitte den "immer"-Haken raus und setzen Sie das gewünschte Stoppdatum.
    Dieses erscheint dann in roter Schrift auch direkt im Listeneintrag. Dort kann es durch einen Doppelklick darauf auch schnell wieder entfernt werden, ein Doppelklick auf diese Stelle bei nicht gesetztem Stopp entspricht dem oben beschriebenen Rote-Hand-Button und öffnet eine Terminauswahl zum Setzen.
  • zurück
  • Vorgehen bei Aboende: deaktivieren oder löschen?
    Wenn ein Kunde ein bestimmtes Sortiment nicht mehr regelmäßig vorgeplant bekommen möchte, können Sie im Bearbeiten-Fenster einfach den "aktiv"-Haken rausnehmen. Alternativ deaktivieren Sie den Eintrag auch in der Liste der Abos per Doppelklick auf den grünen Haken (Spalte mit dem grünen Smiley, auch zum wieder aktivieren). Dadurch können Sie dann bei weiteren Kontakten immer noch sehen, welche Abos er zuletzt hatte, und ihm anhand dessen z.B. andere Kisten vorschlagen oder ihn auf eine Wiederaufnahme ansprechen.
    Allgemein empfiehlt es sich aber ansonsten aus Gründen der Übersichtlichkeit, alte Abos komplett rauszulöschen. Dazu klicken Sie entweder auf löschen ("löschen"), oder Sie doppelklicken auf die rote Schere.
  • zurück
  • Für ein Sortiment, das ausschließlich aus Vorlieben besteht, aktivieren Sie die Option "Nur Vorlieben". Vorlieben müssen natürlich hinterlegt werden. Jetzt werden alle Artikel, die nicht in der Vorliebenliste sind, wie Abwahlartikel behandelt, d.h. durch Artikel aus der Vorliebenliste ersetzt und als Vorliebe gekennzeichnet. Allerdings hält der PCG sich dabei auch an die Warengruppengrenze!
    Wird kein Ersatzartikel der selben Warengruppe in der Vorliebenliste gefunden, dann bleibt der Artikel des Sortiments erhalten, es sei denn er ist wirklich auf der Abwahlliste.
  • Mit dem Aktivieren der Option keine Alternativen aus dem Angebot wird erreicht, dass für dieses Sortiment beim Generieren der automatische Ersatz aus allen aktiven Artikeln deaktiviert ist. Ersetzungen werden dann nur noch aus den persönlichen Vorlieben des Kunden und/oder aus den beim Sortiment hinterlegten Alternativen vorgenommen.
  • Mit der Option "Jahresabo" legen Sie ein Abo fest, das genau ein Mal pro Jahr ausgeführt werden soll, und zwar frühestens zum Startdatum.
  • zurück
  • Die Option immer einen neuen Auftrag erzeugen bewirkt, dass für dieses Sortiment immer ein neuer Auftrag erzeugt wird, statt es einem evtl. schon bestehenden Auftrag hinzuzufügen.
    So lassen sich beispielsweise für eine Firma mehrere Sortimentskisten anlegen, die getrennt voneinander gepackt und gegebenenfalls dann auch in verschiedenen Büros abgeliefert werden können.

Ein neuer Button im Bestellfenster der Auftragsbearbeitung auf der Registerkarte Abos, berechnet den Gesamtwert aller eingetragenen Abos und Dauerartikel (letztere auf Basis der aktuellen Preise). Dadurch kann man schnell ermitteln, wie teuer der Auftrag würde, oder ob der Mindestbestellwert bereits erreicht wäre. Ermittelt wird die Bestellsumme,
- wenn der Button betätigt wird,
- wenn per Maus eine andere Lieferadresse eingestellt wird,
- oder beim Kundenwechsel, falls diese Registerkarte offen ist,
- oder beim Öffenen dieses Reiters.
Nicht aktive Einträge werden natürlich nicht mit summiert, allerdings erfolgt die Berechnung ohne Berücksichtigung des Lieferrhythmus'.

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Zu einer zusätzlichen Möglichkeit, Abokisten an die Wünsche Ihrer Kunden anzupassen, gelangen Sie duch Klick auf den Button Zusatz zur Kiste. Damit können Sie in das ja eigentlich mit immer wechselnden Artikeln bestückte Sortiment bestimmte vom Kunden gewünschte Artikel immer zusätzlich mit in die Kiste generieren lassen.
Der wesentliche Unterschied zu den unten beschriebenen Dauerartikeln ist die Verknüpfung dieser Artikel mit der Kiste.
Beispielsweise können Sie so einer Abokiste grundsätzlich immer 300g Karotten zuordnen.

Mit einer Abokiste verknüpfte Zusatzartikel erscheinen im mittleren Bereich zwischen den Abokisten und den Aboartikeln. Achtung: Zu sehen sind immer nur die Zusätze zur aktuell ausgewählten Kiste!
Das zugehörige gelbe Detailfenster bietet dabei die folgenden Optionen:

Zusatz zur Kiste

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  • Ins Feld links oben tragen Sie die gewünschte Artikelnummer ein (oder Sie benutzen links den Reiter 'Angebot' oder die Artikelsuche per F1-Taste); in die selbe Zeile kommen Menge und Einheit.
  • Direkt unter der Artikelnummer findet sich ein Feld für die Nummer eines eventuellen Ersatzartikels, der berücksichtigt werden soll, falls der erste gerade nicht im Angebot sein sollte.
  • Die Option maximal bewirkt, dass vom betreffenden Artikel nie mehr als die angegebene Menge in der Kiste enthalten sein soll.
    Im Beispiel würde das bedeuten, dass der Kunde immer 0,3 kg Möhren wünscht: Wenn Sie a) keine Möhren in die Kiste geplant haben, bekommt der Kunde trotzdem seine gewünschte Menge, aber auch wenn Sie b) z.B. ein Kilo eingeplant haben, wird dies dadurch auf die gewünschte Menge reduziert.
    Ist dieser Haken nicht gesetzt, bekäme der Kunde im Fall a) 300g, im Fall b) ein Kilo Karotten - das entspricht also dem Kundenwunsch "gerne auch mehr".
  • Der Haken zusätzlich steuert, wie mit dem geplanten Preis der Abokiste umgegangen werden soll:
    Ist der Artikel zusätzlich gewünscht, kommt der Artikelpreis zum Kistenpreis noch dazu, bei deaktivierter Option soll der Artikelpreis im Preis der Box bereits enthalten sein. Achtung: In diesem Fall passt der Bestellgenerator die Mengen der anderen in der Kiste enthaltenen Artikel automatisch entsprechend an!
  • zurück
  • Das Setzen des nur wenn drin-Flags bewirkt, dass dieser Zusatzartikel nur dann berücksichtigt wird, wenn er schon von Ihnen in die Kiste geplant wurde.
    Sinnvoll ist das vor allem durch Kombination mit der 'maximal'-Einstellung: Mit dieser hieße das "Möhren? Höchstens 300g, aber nicht immer, nur wenn vorgesehen". Ohne 'maximal' entspräche das dem Wunsch "Wenn schon Möhren, dann aber mindestens 300 Gramm".
  • Im grauen Feld können Sie zu diesem Zusatz einen Artikeltext hinterlegen.
  • Mit den drei Buttons rechts oben können Sie den aktuellen Zusatzartikel löschen sowie die Bearbeitung speichern oder abbrechen.
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Aboartikel

Aboartikel - damit ist die Dauerbestellung konkreter Artikel gemeint - werden der Kundenbestellung immer hinzugefügt, unabhängig von der Zusammenstellung eines Aboauftrags und (je nach Einstellung) auch unabhängig vom aktuellen Angebot.
Sie finden hier großteils die selben prinzipiellen Optionen wie bei den Abokisten, (z.B. 'aktiv', 'immer', Start- und Stoppdatum, Lieferrhythmus und Artikeltext sowie die Optionen 'Jahresabo' und 'immer einen neuen Auftrag erzeugen'): Für deren Beschreibung schauen Sie bitte dort.
Die Unterschiede sind folgende:

Detailfenster Aboartikel

  • Statt dem Boxentyp wählen Sie bitte den Artikel und die gewünschte Menge.
  • zurück
  • Im rechten Bereich können unter dem Mengen- und dem Einheits-Feld bis zu drei Alternativartikel festgelegt werden, die berücksichtigt werden sollen, falls der erste gerade nicht im Angebot sein sollte.
  • Mit nur wenn Artikel in einer Preisliste können Sie steuern, ob der Artikel unabhängig von seiner Verfügbarkeit in einer aktuell aktiven Preisliste in die Bestellung generiert werden soll oder nur dann, wenn er zum Zeitpunkt des Generierens auch tatsächlich im Angebot ist.
    So steuern Sie gezielt die Dauerbestellung von ausschließlich saisonal verfügbaren Artikeln. Der Kunde bekommt diese sofort in die Bestellung generiert, sobald und solange sie verfügbar sind, ohne dass z.B. Erdbeeren auch im Winter im Auftrag landen und dadurch auch im Shop für den Kunden sichtbar sind und auf Ihren Auswertungen und Bestellvorschlägen auftauchen. Auch in der <Vorschau XX Wochen voraus> werden solche Artikel gesondert gekennzeichnet.
  • Die Option nur ausführen wenn ein Auftrag vorliegt verhindert, dass allein für diesen einzelnen Artikel eine neue Bestellung erzeugt wird, sondern fügt ihn nur schon bestehenden Aufträgen hinzu.
  • Auch für die Aboartikel lässt sich ein Schutzstatus hinterlegen.
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So erstelle ich Urlaubszeiten

  • Öffnen Sie die Registerkarte <Urlaub-Abwahl-Vorliebe>.
  • Zum Anlegen eines neuen Urlaubseintrags klicken Sie auf hinzu ('hinzu') oder doppelklicken Sie in den leeren Urlaubseinträge-Bereich.
       oder
  • Zum Bearbeiten eines neuen Urlaubseintrags klicken Sie auf bearbeiten ('bearbeiten') oder doppelklicken Sie auf einen bestehenden Urlaubseintrag.
  • Hinweis: Mit den Filter-Buttons hinzu wählen Sie, ob ausschließlich aktuelle (also zukünftige) oder alle (also auch vergangene) Einträge gezeigt werden.
       dann
  • Geben Sie den Beginn und das Ende des Urlaubs ein:
    • Empfehlenswert ist es, Lieferpausen immer von Montag bis Sonntag einzutragen.
    • Bequemer als das manuelle Eintragen ist meist das Auswählen auf dem Dropdown-Kalender.   oder:
    • Die Pfeile rechts der Datumsfelder verschieben das jeweilige Datum wochenweise vor oder zurück.
    • Ihre Angaben können Sie speichernspeichern oder verwerfenabbrechen.
    zurück
    Es werden für diesen Zeitraum keine weiteren Bestellungen generiert, alle Daueraufträge pausieren für den eingegebenen Zeitraum.
  • WICHTIG für nicht-wöchentliche Abos: Die Lieferpause ändert am Aborhythmus nichts!
    Wenn also beispielsweise bei einem vierzehntägigen Kunden, der normalerweise in der geraden Kalenderwochen beliefert wird, für die vierte Kalenderwoche ein Urlaub eingetragen wird, bekommt er nach der 2.KW seine nächste Lieferung erst in KW4, NICHT in KW3!
    Das sollte allen Kunden immer deutlich mitgeteilt werden, natürlich mit dem Angebot, dass Sie auf Wunsch eine Rhythmusverschiebung nach einem entsprechenden Hinweis auch gern für ihn vornehmen können.
    Dazu noch ein Hinweis:
    • Falls zum Zeitpunkt der Eintragung vor dem vorgesehenen Rhythmuswechsel keine Lieferung mehr aussteht (oder die betreffende Bestellung bereits generiert ist), können Abo und Dauerbestellungen ganz normal verschoben werden (Registerkarte <Abos>, Sanduhr-Button oder Verschiebung per Pfeil-Buttons).
    • Falls aber vor dem vorgesehenen Rhythmuswechsel noch eine oder mehrere Bestellungen für den alten Rhythmus generiert werden müssen, empfiehlt es sich, das bestehende Abo per Stoppdatum zum Rhythmuswechsel zu beenden und das gleiche Abo beginnend zum ersten verschobenen Lieferdatum neu einzurichten: So müssen Sie nicht zu einem bestimmten zukünftigen Zeitpunkt an die Umstellung denken.
  • Die Auswirkungen Ihrer Urlaubs- und Aborhythmus-Einstellungen können Sie bequem über den Button <Vorschau XX Wochen voraus> begutachten.
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So erstellen Sie Abwahl und Vorlieben

  • Öffnen Sie die Registerkarte <Urlaub-Abwahl-Vorliebe>.
  • Klicken Sie doppelt in die leere Zeil im Feld "Abneigung", das Eingabefenster für die Abwahl öffnet sich.

    hilfe_bilder/kundenverwaltung/abneigung.jpg
  • Klicken Sie in das Feld <ArtNr>, geben Sie dort die Artikelnummer des nicht gewünschten Artikels ein, <Enter> der Artikel wird hinzugefügt.
  • Wenn gewünscht tragen Sie einen konkreten Alternativwunsch ins Feld <Alt.> ein, ist die Alternative im Angebot wird diese bevorzugt ersetzt.
  • Sie können einen Gültigkeitszeitraum definieren und über die Optionsfelder Gültigkeitszyklen, wie z.B. alle 14 Tage berücksichtigen, festlegen.
  • Speichern Sie ihre Eingabe.
  • Mit der Schaltfläche <Anwenden> kann die Abneigung auch in bereits bestehenden Bestellungen angewendet werden.

Sie können auch ganze Artikelgruppen als Abwahl

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für Ihre Kunden eintragen. Legen Sie dazu in den ÖkoBox Stammdaten unter Artikel/Gruppen die Artikelgruppen z.B.Salate an und tragen Sie die Abwahl- bzw. Vorliebengruppe beim Kunden ein. .

hilfe_bilder/kundenverwaltung/abneigung_artikelgruppe.jpg

Vorlieben werden ebenso eingetragen wie Abwahlwünsche. Da Vorlieben vom Bestellgenerator vorrangig berücksichtigt werden, sollten Sie folgendes beachten :

  1. Vorliebenwünsche werden nur innerhalb einer Warengruppe zum Ersatz für einen Abwahlartikel verwendet.
  2. Es werden nur Vorlieben im Angebot (aktive) verwendet.
  3. Wenn mehrere Vorlieben eingetragen sind, wird immer die Vorliebe mit der geringsten Verwendung benutzt.
  4. Ist nur eine oder zwei Vorlieben in einer Warengruppe, erscheinen die entsprechenden Artikel wohlmöglich mehrmals.
  5. Aus Vorliebengruppen wird zufällig ein Artikel gewählt der aber in der gleichen Warengruppe sein muss.
  6. Der Bestellgenerator berücksichtigt auch Vorlieben, wenn Ihre Alternative beim Kunden abgewählt ist.
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Grundsätzlich ist es gut, den Kunden aufzufordern, mehrere Vorlieben anzugeben, damit beim Austausch mehr Abwechslung möglich ist. Sollte bei einem Kunden nur eine Vorliebe hinterlegt sein, empfehlen wird, diese rauszulöschen, falls dieser Artikel nicht so häufig gewünscht wird. Die Vorliebe hat 1. Priorität, ohne Vorliebeneintrag greift der PCG auf die Alternativen im Sortiment oder aber auf die Alternative, die bei der Abneigung hinterlegt ist. Damit ist dann mehr Abwechslung möglich.

Im PCG greift folgende Ersatzartikel Reihenfolge:

  1. direkt beim Abwahlartikel des Kunden hinterlegter Ersatz (unabhängig von Warengruppen
  2. bei der Kistenplanung angegebener Ersatz (ebenso)
  3. warengruppeninterne Suche in den Vorlieben des Kunden
  4. irgendein Ersatzartikel der selben Warengruppe

Außerdem gibt es ja für jeden Artikel die Möglichkeit, ihn von der Verwendung als Ersatzartikel auszuschließen: Artikelmanager --> Stammdaten --> Zusatz-Infos --> Optionen, "bei der Ersatzsuche diesen Artikel nicht als Alternative verwenden".
Seit Mai 2013 lassen sich auf der selben Registerkarte (orange hinterlegt) zusätzlich auch SchutzIDs bei den einzelnen Artikeln festlegen. Dieser Wert wird als Vorgabe für diesen Artikel in jeden Auftrag übernommen und beeinflusst beispielsweise auch, ob und wodurch dieser Artikel ersetzt werden darf.

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Abneigungen prüfen

im Eingabebereich der Ausschlüse gibt es einen Button "anwenden", damit lässt sich die aktuelle Ausschlussliste auf die aktuell vorliegenden Aufträge beim Kunden anwenden.
Ist der Auftrag bereits generiert, der Kunde ruft an und gibt zusätzlich etliche Ausschlüsse an, werden diese Rückwirkend auf die bereits generierten Bestellungen übertragen.

Hinweis:
in Ökobox-Stammdaten Einstelungen gibt es eine Option "Abwahlprüfung auch bei Handeingabe", dann erscheint ein Hinweis beim Artikel, falls dieser in der Abwahlliste steht.

2. Hinweis:
Salat (im Block ist Feldsalat enthalten), kann Feldsalat trotzdem als Vorliebe eingesetzt werden?
Ja, Vorliebenartikel stechen Artikel aus Abwahlgruppen aus, andersrum genauso, Abwahlartikel stechen Artikel aus Vorliebengruppen aus, was nicht geht ist der gleiche Abwahl und Vorliebenartikel.

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Der Bestellgenerator

Der Bestellgenerator stellt das Bindeglied dar zwischen Ihrer Sortimentsplanung auf der einen Seite und den konkreten Aufträgen (Bestellungen) andererseits.
Sie öffnen ihn mit dem Button <Bestellgenerator> im Auftrags- Fenster:

Der Bestellgenerator

Es erscheint ein orange hinterlegtes Fenster, welches in zwei Bereiche geteilt ist, in denen sich die beiden grundsätzlichen Funktionen des Bestellgenerators widerspiegeln:

  • "Aufträge erzeugen" greift auf die Aboaufträge eines oder mehrerer Kunden zu und erzeugt daraus konkrete Aufträge bzw. löst in ggf. bereits bestehenden Aufträgen die darin enthaltenen noch unaufgelösten Sortimente anhand Ihrer Planung in die enthaltenen Artikel auf.
  • "Aufträge ergänzen" dient unabhängig von eingetragenen Abobestellungen dazu, zu konkreten Einzelaufträgen Sortimente hinzuzufügen.

"Aufträge erzeugen"

In diesem Bereich werden anhand der Abo- und Dauerbestellungen Ihrer Kunden (die ja erstmal nichts weiter sind als Vormerkungen, welche Sortimente und Artikel welcher Kunde in welchem Zeitraum und Rhythmus grundsätzlich beziehen möchte) die individuellen Bestellungen generiert. Sie oder/und Ihre Kunden können nach dem Generieren die Bestellungen noch beliebig abändern. (Sie selbst bestimmen, wie viel Mitsprache Sie Ihren Kunden einräumen.)
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So generieren Sie Ihre wöchentlichen AboBestellungen

  • Öffnen Sie den Bestellgenerator.
  • Stellen Sie den zu generierenden Zeitraum ein. Dabei müssen Sie darauf achten, dass für jeden Ihrer aktiven Boxentypen für den gewählten Zeitraum eine Zusammenstellung erstellt ist! Dies wird vom Generator beim Start geprüft, andernfalls startet die Generierung nicht.
  • Standardmäßig ist zu Beginn die Option <nur den aktuellen Kunden> aktiv, mit der die Berechnung der Aufträge aus den Aboeinträgen nur für den gerade gewählten Kunden erfolgt.
    Wenn Sie den Generator für <alle Kunden> laufen lassen wollen, schalten Sie mit Hilfe der gleichnamigen Schaltfläche um. Abgearbeitet werden dabei dann immer alle aktuell in der Auftragsbearbeitung sichtbaren Kunden, d.h. Sie können diese vorher beliebig filtern.
    Soll nicht nur beim Einzelkunden gereriert werden, wird die Kundenliste normalerweise von der allerobersten Position beginnend nach unten abgearbeitet, mit 'Start beim aktuellen Kunden' beginnt der Generator dagegen an der aktuellen Position. Zusätzlich haben Sie hier die Möglichkeit, den Kundennummernbereich, für den generiert werden soll, einzuschränken.
  • Klicken Sie auf auf <Abo und Dauerbestellungen errechnen> , beginnt der Generator mit dem Erzeugen der individuellen Aufträge anhand der vorliegenden Abo- und Dauer-Einträge.
  • Liegt für den gewählten Zeitraum für einen Boxentyp keine Zusammenstellung vor, erscheint ein Hinweis, dass die Sortimente nur 'bereitgestellt' werden. Das heißt, dass zwar Aufträge angelegt werden, aber die betroffenen Sortimente sind dann in der Bestellung nicht in ihre Artikel aufgelöst enthalten, sondern tragen den Vermerk in Arbeit.
    Die Aufträge mit den bereitgestellten Sortimenten lassen sich auch über die Funktion nacharbeiten/Aufträge mit Abo in Arbeit filtern und nachträglich generieren.
  • Klicken Sie auf <Stop>, wenn Sie den Generator unterbrechen wollen.
  • Mit der Schaltfläche <Generierte Bestellungen zurücksetzen> lassen sich generierten Bestellungen rückgängig machen.
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Die untere Hälfte des Bestellgenerators dient dazu einzelne Bestellung zu generieren, die nicht auf der Basis der Abo und Dauerbestellungen des Kunden erstellt werden.

So erstellen Sie einen einzelnen Auftrag mit dem Generator

Zu unterscheiden sind hier zwei Fälle:

1. Der Kunde bestellt ab sofort ein bestimmtes Abo, es wurden aber bereits alle Aufträge generiert.

Das geht dann so:

  • Legen Sie die Abo und Daueraufträge des Kunden an.
  • Öffnen Sie den Bestellgenerator, stellen Sie mit den <Pfeilbuttons> die aktuelle Woche ein.
  • Klicken Sie auf <Abo und Dauerbestellungen errechnen>, die Bestellung wird nur für diesen Kunden nachträglich erstellt. (Achten Sie darauf, dass der Haken bei "nur den aktuellen Kunden" gesetzt ist.)
2. Oder der Kunde wünscht einmalig eine bestimmte AboBox:
  • Legen Sie zuerst eine leere Bestellung mit dem gewünschten Lieferdatum, wie unter manuelle Bestellung beschrieben an.
  • Öffnen Sie den <Bestellgenerator>, wählen Sie dort im unteren Bereich einen Boxentypen und ändern Sie wenn nötig den Bestellwert.
  • Klicken Sie auf <AboBox der aktuellen Bestellung hinzufügen>, der Inhalt des Sortiments wird der Bestellung hinzugefügt.
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Alle Bestellungen können nachträglich bearbeitet werden. Sie können beliebig Positionen stornieren oder hinzufügen, am besten gleich während dem Telefonieren mit dem Kunden.

Noch einige Hinweise:

  • Daueraufträge und Aboaufträge lassen sich grundsätzlich nur einmal für eine bestimmte Woche mit dem Generator erstellen. In den aktuellen Auftrag wird das Abo gespeichert. Für ein in der Vergangenheit liegendes Lieferdatum ist keine neuerliche Generierung möglich!
  • Eventuelle Änderungen an den Abo oder Daueraufträgen wirken sich erst bei der nächsten Generierung der Aufträge aus, müssen also, falls gewünscht, bei den bereits generierten Aufträgen per Hand nachträglich durchgeführt werden.
  • Im Nachbearbeitungsgenerator finden Sie reichlich Möglichkeiten, generelle Änderungen bei allen Kunden vorzunehmen
  • Der Bestellgenerator läuft im exklusiven Modus - das bedeutet, dass das dahinter noch offene Programm sich nicht bedienen lässt, bis der Generator wieder geschlossen wird. Davon versprechen wir uns, dass bestimmte Fehler, die offenbar durch versehentliche Klicks während des Generatordurchlaufes verursacht waren, nun ausgeschlossen sein sollten.
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Aufträge Internet

Durch Klick auf diesen Button öffnet sich ein Fenster, in welchem Sie die aus dem Onlineshop abgeholten Bestellungen und Urlaube sowie Ihre Neukunden sehen und einbauen können.
Da dies im Betriebsablauf normalerweise direkt auf das Abholen der Bestellungen folgt, findet sich der Hilfeabschnitt dazu im Internetshopmodul-Hilfetext, direkt nach der Beschreibung der Bestellabholung.

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Kunden auftragsbezogen filtern

Im Fenster "Aufnehmen von Bestellungen" auf der Registerkarte "Kunden" lassen sich ihre Kunden auftragsbezogen filtern.

Beispiel: alle Kunden ermitteln, die in der letzten Woche einen bestimmten Artikel oder eine Artikel aus einem Nummernbereich oder einen Artikel aus einer Warengruppe NICHT im Auftrag hatten. Diese Kundenselection lässt sich dann über die Nachbearbeitung der Resteartikel reingenerieren.

Gehen Sie dazu auf den Button <Kunden filtern>.

hilfe_bilder/kundenverwaltung/kunden_filtern.jpg
  • Unter "Kunden mit:" lassen sich durch Anhaken die gewünschten Filter einstellen, es ist auch möglich, Filter zu kombinieren.
  • Die grün hinterlegten Felder lassen sich durch Anklicken öffnen, eine Auswahlliste bzw. ein Zeitfenster erscheint.
  • Mit OK aktivieren Sie den eingestellten Filter.
  • Es wird jetzt eine Kundenliste nach Ihren Auswahlkriterien angezeigt. Erst nach Aufhebung des Filters mit dem Button <Alle Kunden anzeigen> steht Ihnen wieder die komplette Kundenliste zur Verfügung.
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Aufträge suchen/filtern

Im PC Gärtner lassen sich Aufträge leicht finden. Gehen Sie dazu in der Auftragsbearbeitung unter "Bestellung" und wählen Sie auf der linken Seite das Register "Bestellung" aus.

hilfe_bilder/kundenverwaltung/auftraege_suchen.jpg

Der lang gewünscht Schnellbutton <gehe zum letzten Auftrag> ist nun drin.
Diese neue Funktion sucht zunächst den letzen gelieferten oder berechneten Auftrag und zeigt dann alle Aufträge seit diesem Termin und springt sofort zu diesem Auftrag.

hilfe_bilder/kundenverwaltung/auftraege_von_bis.jpg
  • Mit dem Button <Alle von bis> lassen sich die Aufträge auf ein bestimmtes Zeitfenster kombiniert mit einem bestimmten Bestellstatus eingrenzen. Diese Funktion ist wichtig, wenn der neue Sammellieferschein (z.B zur Abrechnung von Schulobst) gedruckt werden soll.
  • In dem nun sich geöffneten kleinen grünen Fenster lässt sich nach dem Klick rechts von "Aufträge ab" bzw. "Aufträge bis" das Datum für das Zeitfenster eingeben. Unter "Zusätzlich Status" wird der Auftragsstatus gewählt.
  • Mit dem Button <Filter anwenden> wird der Filter angewendet und die Aufträge stehen zur Verfügung.
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Die Nachbearbeitung

Individuelle Kundenwünsche werden Sie immer beim Kunden direkt eingeben, falls aber Änderungen nötig sind, die mehrere Kunden betreffen (weil etwa ein Artikel nicht Lieferbar ist), können Sie dies im Nachbearbeitungsgenerator tun.

  • Öffnen Sie im Bestellungformular, links die Registerkarte <Kunden>. Klicken Sie rechts auf < nachbearbeiten>, es öffnet sich der Nachbearbeitungsgenerator.

    hilfe_bilder/kundenverwaltung/nachbearbeiten.jpg
  •  Aktivieren Sie einen oder mehrere Bestellungsfilter um die Bestellungen, die sie bearbeiten wollen, einzugrenzen.
  • Wählen Sie rechts die Aktion aus, die das Programm durchführen soll.
  • Wenn erforderlich, geben Sie im Feld <suchen nach> den zu bearbeitenden Artikel (per Nummer) ein.
  • Wollen Sie den Artikel ersetzen, weil nicht genug Menge vorhanden ist, können Sie im Feld <vorhanden> die vorhandene Menge eingeben. Der Ersatz startet dann erst, wenn diese Menge in den Bestellungen überschritten ist.
  • Wenn erforderlich geben Sie im Feld <ersetzen/ergänzen> den Ersatzartikel ein, und ebenso die noch vorhandene Menge. Ist diese überschritten, erscheint eine Meldung. Ausserdem können Sie einen Hinweis an den Kunden mit angeben.
  • Geben Sie eine fixe Menge ein, wenn Sie die Menge festlegen wollen (bei Stückartikeln mit anderem Preis), andernfalls ermittelt das Programm die Ersatzmenge.
  • Wählen Sie den ersten Kunden in der Kundenliste ab dem die Aktionen durchgeführt werden sollen.
  • Klicken Sie auf <Aktion starten>, der Generator geht alle Kunden durch.
  • Ist eine Aktion mit <stop beim Kunden > eingestellt, bleibt der Generator bei jedem betroffenen Kunden stehen und fordert zur entsprechende Eingabe auf.
  • Klicken Sie auf <Pfeil Kd>, der Generator wechselt zum nächsten Kunden.
  • Klicken Sie auf <Aktion starten>, weiter gehts.
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Folgende Aktionen des Nachbearbeitungsgenerators sind auswählbar:

nur stehenbleiben Stoppt, wenn der gesuchte Artikel in der Bestellung ist
alle ersetzen in allen gewählten Bestellungen wird der gesuchte Artikel durch den Ersatzartikel ersetzt
ersetzen mit Rückfrage vor dem Ersetzen erscheint ein Rückfragedialog
ersetzen und stehenbleiben nach dem Ersetzen Stop beim Kunden und es erscheint die Bestellannahme 
Artikel hinzufügen
der unter Ersatzartikel gewählte Artikel wird mit der Ersatzmenge allen gewählten Bestellungen hinzugefügt
+ oder auf Warteliste setzen Artikel wird hinzugefügt; liegt bei einem Kunden keine Bestellung vor, wird der Artikel auf Warteliste des Kunden gesetzt
Stop falls Artikel auf Abwahl Aktivieren Sie die Option, um Abneigungen zu filtern. Es wird bei allen gewählten Bestellungen gestoppt, die einen Abwahlartikel enthalten.
Artikel ersatzlos streichen der gesuchte Artikel wird aus allen gewählten Bestellungen gelöscht
Artikel mit Liefermenge 0 buchen der Artikel wird mit der Menge 0 gebucht
Artikel mit 0 buchen lässt sich auch direkt im Kundenauftrag durch Doppelklick in die Spalte "Anzeige fürs Packen/Kistensymbol" rechts neben der Schere durchführen.
Schutz setzen Dem Suchartikel wird in den betreffenden Aufträgen der im Drop-Down-Menü gewählte Schutzstatus zugewiesen.
Artikel mit Soll buchen + Tourenplan diese Funktion simuliert die Nachpackfunktion, d.h. an der Packstelle ist der Artikel bereits abgehakt (z.B. alle Kunden haben Schrot&Korn drin,
dies wird einfach immer in jede Kiste gelegt). Der Artikel erscheint auch auf dem Tourenplan (z.B. Erdbeeren gehen aus und kommen morgen früh).
Mengen ermitteln es wird die bestellte Menge des gesuchten Artikels aus allen gewählten Bestellunge ermittelt.
Preis aktualisieren
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es werden alle Preise in den gewählten Bestellungen aktualisiert
Kunden-Warteliste abarbeiten falls Warteartikel neu definiert werden, werden die Aufträge entsprechend ergänzt. Diese Funktion kann auch über die Automatik der Auftragsbearbeitung aufgerufen werden.
Stop bei auffälligen Bestellungen Die Kriterien für die auffälligen Bestellungen, z.B. "unter Mindestbestellwert" erscheinen, wenn die Option gewählt wird.
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Diese Aktionen benötigen keine Eingabe eines Such- oder Ersatzartikels

Bestellungen prüfen es werden alle Bestellungen in ihrer Referenzenlogik überprüft und eventuell ergänzt
bei jedem Auftrag stoppen es wird bei jeder gewählten Bestellung gestoppt
Stop bei Auftrag und Notiz es wird bei jeder der gewählten Bestellungen gestoppt, wenn eine Kundennotiz vorliegt
Stop bei Hinweis im Auftrag es wird bei jeder der gewählten Bestellungen die einen Kundenhinweis enthält gestoppt
Erinnerungsanruf  Stop bei allen Kunden bei denen <Kunde w6uuml;nscht Erinnerungsanruf> aktiviert ist und für die keine Bestellung vorliegt


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Diese Aktionen betreffen keine aktuellen Bestellungen, sondern sind zur Pflege der Abos gedacht

suche Artikelnummer des Dauerauftrags Stop bei Kunden die den unter <suchen nach> eingeben Artikel im Dauerauftrag haben
Dauerauftrag ersetzen ersetzt bei allen Kunden den unter <suchen nach> eingebenen Artikel mit dem Ersatzartikel
Daueraufträge akualisieren haben Sie Artikelnummern geändert, können Sie die Änderungen auf ihre Daueraufträge übertragen
Stop bei gewählten Abos Stop bei Kunden, die die unter "Abotyp Filter aktiv" gewählte AboBox bestellt haben
Kunden mit gewählte Abo markieren alle Kunden wie oben werden markiert
Abo oder Aboliste neu generieren das ist eine Aktion, mit der nicht nur einzelne Artikel ersetzt werden können, sondern auch die geänderte Aboplanung neu auf fertige Bestellungen übertragen werden kann.
Bitte nur mit dem Filter <generierte Bestellungen> verwenden.
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Nach einer Änderung der Sortimente Aufträge neu generieren

Um nach einer Änderung der Sortimente die Aufträge mit der Fuktion "Nachbearbeiten" neu zu generieren, gehen Sie wie folgt vor:

  • stellen Sie den Bestelltyp ein
  • Aktivieren Sie die Option "Abotyp aktiv"
  • Aktivieren Sie die Option "oder Typliste verwenden"
  • unter "Typliste bearbeiten" fügen Sie die Sortimente hinzu, die neu generiert werden sollen
  • speichern Sie die angelegte Liste unter einem Namen ab
  • öffnen Sie die Typliste (die Datei muss unten im grünen Fenster angezeigt werden)
  • schließen Sie das Typlistenfenster
  • Aktivieren Sie die Option "Abo oder Aboliste neu generieren"
  • markieren Sie den ersten Kunden der Kundenliste
  • starten Sie die Aktion!
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Sammellieferschein drucken

In der Auftragsbearbeitung lässt sich ein Sammellieferschein drucken. Dieser enthält die bestellten Werte, die gelieferten Werte, den Preis und, falls vorhanden das eingewogene Gewicht, auch bei Stückartikeln. Gedruckt werden hier immer alle Aufträge, die beim gewählten Kunden aktuell sichtbar sind. Damit zum Besispiel ein Monat gedruckt wird, muss daher vorher der neue Filter <alle von bis> aktiviert werden. Siehe hierzu das Kapitel "Aufträge suchen/filtern"

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So arbeiten Sie mit Wartelisten

Wartelisten ermöglichen es Ihnen, bestimmte Artikel für ihre Kunden vorzumerken und diese erst bei nächster Gelegenheit in der Bestellung erscheinen zu lassen, es gibt zwei Arten von Wartelisten:
allgemeine Warteliste gilt für alle Kunden, individuelle Warteliste nur für den aktuellen Kunden.

Warteartikel für einzelne Kunden

Sind Artikel, die automatisch in der Bestellung erscheinen, wenn ein Auftrag erzeugt wird. Z.B. wenn Bestellung dann Kartoffeln dazu.

Weitere Nutzungsmöglichkeiten: personenbezogene Weihnachtsgeschenke, personenbezogene Verwaltung von Schlüsseln, personenbezogene Hilfsartikel Bemerkungstexte, kundenspezifische Rabatte

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So erstellen Sie individuelle Warteartikel

  • Öffnen Sie im Bestellformular die Registerkarte <Kunden Spezial>.
  • Klicken Sie  <+>, um eine neue Bestellposition hinzuzufügen. 


  • hilfe_bilder/kundenverwaltung/warteartikel.jpg
  • Wählen Sie unter Angebote den Warteartikel durch Markierung aus.
  • Mit <Artikel hinzufügen> wird der Artikel als Warteartikel eingefügt.
  • Geben Sie die Menge ein. 
  • Bei Aktivierung der Option „nicht löschen!“ wird der Artikel jeder Lieferung hinzugefügt.
  • Im Eingabefeld „... gebuchte Aufträge müssen vorliegen“ können z.B. Aktionen 5 + 1 (der Kunde bekommt bei der 6. Lieferung einen Rabatt) durchgeführt werden.
  • Mit dem Button „alle Kunden“ kann der entsprechende Warteartikel in alle Kunden übertragen werden.


  • hilfe_bilder/kundenverwaltung/warteartikel2.jpg
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Warteartikel für mehrere Kunden

Kann z.B. als Pfandartikel genutzt werden, wenn die erste Lieferung erfolgt, ebenso für Begrüßungsgeschenke.

So erstellen Sie einen allgemeinen Warteartikel

  • Öffnen Sie in der ÖkoBox Auftragsbearbeitung das Fenster <Bestellung> und die Registerkarte <Allgemeines>, dann den Reiter <Warteliste alle Kunden>.
  • Öffnen Sie links die Registerkarte <Angebot; und wählen Sie dort den Artikel, den Sie als Warteartikel verwenden möchten.
  • Klicken Sie rechts auf das <+>, der ausgewählte Artikel wird in die allgemeine Warteliste aufgenommen. Oder setzen Sie den Cursor in das Feld <Suche ArtNr> rechts, geben dort die gewünschte Artikelnummer ein, der Artikel wird hinzugefügt.
  • Geben Sie die Menge ein und ändern Sie den Gültigkeitszeitraum, falls erforderlich und speichern Sie Ihre Eingabe mit dem Haken.

Einmalige Warteartikel für mehrere Kunden, wie z.B. Weihnachtsgeschenke, tragen Sie im Reiter <Kunden Spezial> ein. Mit dem Button <für alle Kunden> wird dieser Warteartikel allen Kunden zugeordnet. Achten Sie darauf, dass das Flag "nicht löschen!" inaktiv ist, d.h. jeder Kunde bekommt nur einmal den Warteartikel.

Folgende Optionen stehen Ihnen bei allgemeinen Warteartikeln zur Verfügung:

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  • immer bei allen Kunden -> fügt den Artikel in jedem Auftrag jedes Kunden hinzu
  • nur im gewählten Zeitfenster -> der Warteartikel wird im angegebenen Zeitraum jedem Kundenauftrag hinzugefügt
  • nur bei Neukunden -> der Artikel wird jedem neuen Kunden bei der ersten Bestellung hinzugefügt
  • nur bei der ...ten Bestellung -> Fügt den Artikel nach einer bestimmten Anzahl von Aufträgen ein. Die gewünschte Anzahl der Aufträge tragen Sie bitte im Feld "Ab Anzahl der Aufträge" ein.
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Warteartikel nach dem Generieren hinzufügen

In der Nachbearbeitung gibt es ebenfalls die Möglichkeit, Warteartikel hinzuzufügen.
Dafür ist die Aktion "Kunden-Warteliste abarbeiten" gedacht. Es lassen sich damit auch nach dem Generieren Artikel aus der Warteliste in die gewählten Bestellungen legen.

Nach dem Ende der Aktion sollten die verbliebenen Warteartikel wieder gelöscht werden.
Gehen Sie dazu wie folgt vor:

  1. den Artikel beim 1. Kunden hinzufügen,
  2. dann auf "alle löschen" klicken.
    Hinweis: Ist ein Kundenfilter aktiv, wird nur bei den gezeigten Kunden der Artikel aus der Warteliste gelöscht.
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Bemerkungen

Gerade wenn Sie Ihre Kunden individuell bedienen wollen, ist es oft nötig besondere Hinweise zu einem Artikel hinzuzufügen. Hier bietet die ÖkoBox vielfältige Möglichkeiten. 

Generelle Bemerkungen

Eine generelle Bemerkung zur aktuellen Bestellung können Sie eintragen, wenn Sie im Bestellformular links auf der Registerkarte <Bestellung> auf den kleinen gelben Balken über dem Bestellfilter klicken. Falls ein Kunde (z.B. im Internet) selbst eine Bemerkung eingetragen hat, so wird Ihnen der Beginn dieser Bemerkung in diesem gelben Feld angezeigt. 

hilfe_bilder/kundenverwaltung/bemerkungen-1.jpg

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Artikelbemerkungen

  • Benötigen Sie zu bestimmten Artikeln einen Hinweis auf allen Lieferscheinen, öffnen Sie die Registerkarte <Allgemeines>, <allgemeine Texte>, <allg. Artikeltexte>. Um einen Text hinzuzufügen, suchen Sie bitte links in der Artikelliste den Artikel und klicken dann rechts auf <+>. Ein leerer Text wird zur Verfügung gestellt mit dem vorgegeben Gültigkeitszeitraum von 1 Woche, den Sie entsprechend ihrer Wünsche verändern können. Da dieser Text oft benötigt wird, um dem Kunden mitzuteilen, dass ein Artikel nicht lieferbar ist oder ersetzt wird, gibt es die zusätzliche Option "Text nur bei generierten Bestellungen anzeigen". Bitte löschen Sie nicht benötigte Bemerkungen wieder aus der Liste.
  • Oft benötigte Bemerkungen wie etwa "groß", "klein", "reif", "unreif" usw. können Sie mit der alphabetischen Tastatur verknüpfen. Dies geschieht auf der Registerkarte <HotKeys>. Klicken Sie dort auf <+>, ein leerer Datensatz wird eingefügt. Geben Sie nun einen Buchstaben und einen Text ein. Wenn sich nun beim Bestellvorgang der Cursor im Mengenfeld befindet und Sie diesen Buchstaben drücken wird der Text als Artikelhinweis übernommen.
  • Einen ähnlichen Effekt erzielen Sie auf der Registerkarte <Bemerkungswahl>. Hier können Sie eine Liste von Texteinträgen anlegen und speichern. Achtung diese (nur diese) Hinweisliste wird lokal gespeichert! Im Netzwerk muss also auf jedem Client eine eigene Liste der Bemerkungen angelegt werden. Diese Auswahlliste erscheint bei der Bestellannahme in dem Drop-Down-Menü des Artikelhinweises. Hier kann auch ein freier Text manuell eingetragen werden. 
  • Unter <Kunden Spezial>, <Artikeltexte Kunde> können Sie eine Artikelbemerkung eintragen, die immer als Artikelbemerkung erscheint, wenn bei diesem Kunden der Artikel in den Auftrag gelegt wird.
    Wählen Sie dazu in der Artikelliste links den Artikel und klicken dann rechts auf <+>. Der Artikel wird in die Liste aufgenommen, geben Sie nun den gewünschten Hinweistext ein. Wird nun bei diesem Kunden der Artikel bestellt erscheint automatisch immer dieser Text im Hinweis (z.B. bei Bananen : 'bitte nur grüne').
    Artikelbezogene Kundentexte wurden bisher beim Generieren hinzugefügt und unter Umständen können im Laufe des Generierens diese Texte von anderen Textbausteinen überschrieben werden. Mit den neuen PCG Versionen gibt es jetzt eine Option, die diesen Texten eindeutig Vorrang einräumt. Diese finden Sie in den Ökobox Stammdaten unter "Einstellungen" auf der Registerkarte "Arbeitsmodi II". (Achtung: Wird diese Option gesetzt, werden allerdings alle Hinweistexte beim abspeichern des Auftragsartikels überschrieben!)
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Bemerkungen auf Lieferscheinen und Rechnungen

  • Hinweise die auf allen Lieferscheinen oder Rechnungen erscheinen sollen, werden unter der Registerkarte <allgemeine Texte> eingetragen. Setzen Sie bitte auch ein Datum bis wann die Bemerkung sichtbar sein soll.
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Bedienungselemente

Die meisten verwendeten Objekte (Editierfelder, Buttons etc.) sind aus der Windowsoberfläche angepaßt.

Der Navigator ist ein immer wiederkehrendes Objekt, dass aus mehreren Buttons zusammengesetzt ist und zum navigieren in einer Datenmenge dient.

Erläuterungen:

  • Die Pfeilbuttons bewegen den Datensatzzeiger zum ersten, letzten, vorigen oder nächsten Datensatz (zum Beispiel zur nächsten Kunden).
  • Der +- Button dient zum einfügen eines neuen Datensatzes.
  • Der - Button entsprechend zum löschen
  • Das Dreieck ermöglicht das Bearbeiten der Datensätze, meist geschieht das automatisch falls Änderungen in einem Editierfeld eingegeben werden.
  • Das Häkchen bestätigt die Eingabe und speichert diese fest in der Datenbank ab, dies geschieht auch automatisch, wenn Sie von einem Datensatz zum nächsten wechseln.
  • Das Kreuz nimmt die getätigten Änderungen zurück und stellt den vorherigen Zustand wieder her.
  • Der Kreisel ganz rechts bewirkt eine Aktualisierung der angezeigten Daten aus der Datenbank;die Daten könnten an anderer Stelle geändert worden sein.
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SchutzID für Artikel im Auftrag

In der Auftragsbearbeitung lassen sich SchutzIDs für Artikel eingeben. So können Artikel z. B. als nicht lieferbar gekennzeichnet werden. Diese Schutzid (und auch alle anderen SchutzIDs) können von der Nachbearbeitung auf bestimmte Artikel übertragen werden.

Die SchutzId für den Artikel lassen sich durch Doppelklick in die Spalte "roter Finger" setzen.

Die SchutzIDs können auch verwendet werden, wenn kein Ersatz für bestimmte Artikel beim Packen gesucht werden soll.

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Rechnungen und Lieferscheine per Mail verschicken

Es gibt nun die Möglichkeit, einzelne Rechnungen und Lieferscheine mit einem oder wenigen Mausklicks in ein PDF-Dokument zu verwandeln und als Emailanhang zu verschicken, zudem lässt sich nun auch insgesamt auf per Email versendete Lieferscheine umstellen:

Grundeinstellungen Emailversand

Für alle Mailversand-Aktivitäten muss natürlich beim Kunden in den Kundenstammdaten die Emailadresse hinterlegt sein.

Allgemein gibt es für den Emailversand folgende Grundeinstellungen:

  1. Externes Emailprogramm verwenden
    Ihr externes Emailprogramm wie z.B. Thunderbird oder Outlook wird verwendet, dazu sind keine weiteren Eingaben notwendig.
  2. PCG-internes Emailprogramm
    • Betriebs-Account
      Bei den Anwenderdaten (im Artikelstamm -> Anwenderdaten+Lizenzschlüssel -> Emaildaten) lassen sich die Informationen zum Emailaccount hinterlegen, dann versucht der PC-Gärtner, die Email direkt zu versenden.
    • Mitarbeiter-Accounts (nur mit Kundenstamm/Mitarbeiterverwaltung)
      In der Mitarbeiterverwaltung unter 'Emaildaten' lassen sich für die Mitarbeiter individuelle Informationen zum Emailaccount hinterlegen; auch hier wird die Email direkt vom PC-Gärtner verschickt.
    Zuerst wird dabei immer der Mitarbeiteraccount versucht, dann der Betriebsaccount.
  3. Die Emails können aber auch über den Shop versendet werden, Optionen dazu finden sich in den Einstellungen des Kundenstamm-Moduls.
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einzelne Lieferscheine oder Rechnungen mailen

In der Auftragsbearbeitung können Sie den Kunden nun bestimmte Lieferscheine mailen.
Wählen dazu beim Kunden die gewünschte Bestellung aus und klicken Sie auf die Schaltfläche "Briefumschlag": Der Versand wird dann nach den oben beschriebenen Vorgaben automatisch ausgelöst.
Den gleichen Button finden Sie analog auch in der Kundenverwaltung auf der Registerkarte "Rechnungen verbuchen", um Ihren Kunden bestimmte Rechnungen zumailen zu können:


insgesamt von gedrucken auf gemailte Lieferscheine umsteigen

Sie können Sie nun auch komplett von gedruckten Lieferscheinen
auf den Lieferscheinversand als PDF-Datei per Emailanhang umstellen!

Neben je nach Betriebsgröße teilweise erheblichen Ersparnissen an Papier- und Druckerkosten sowie einer deutlichen Arbeitsersparnis für Sie reagieren erfahrungsgemäß auch Ihre Kunden sehr positiv auf eine solche Umstellung, besonders dann, wenn sie explizit auf die ökologischen Vorteile hingewiesen werden.
Ein zusätzlicher Vorteil für die Kunden besteht darin, dass sie dann bereits mit der Lieferscheinmail über eventuell nicht lieferbare Artikel informiert werden.

  • Für den Lieferschein-Mailversand muss zusätzlich an der Packstelle unter "Optionen" auf der Registerkarte "Einstellung Abschluss" die Option "nach der Endbuchung Lieferschein drucken" aktiv sein: Dieser Druck ist es, der dann in die PDF-Erzeugung umgeleitet wird.
  • Die eigentlichen Optionen für den Lieferschein-Mailversand befinden sich in den ÖkoBox-Stammdaten unter "Einstellungen" auf der Registerkarte 'Lieferschein Email':


  • Mit der oberen Option "Lieferschein nur drucken" werden KEINE Lieferschein-Mails erzeugt; gemailt werden die Lieferscheine mit der zweiten oder der dritten Option - entweder über den Betriebsaccount (vgl. oben) oder über den Shop.
    Wir empfehlen, den Email-Lieferscheinversand wie auch allgemein den Mailversand bevorzugt über den Shop einzustellen:
    Bob Schulze, Entwickler des Ökobox-Onlineshops, hat sich auf den Mailversand spezialisiert und kann sicherstellen, dass der Shop nicht als unseriöser Absender gilt, d.h. nicht als Spam deklariert wird. Diese Gefahr ist sonst, gerade auch durch die hohe Anzahl gleichartiger Emails, recht hoch.
  • Auf Wunsch können Sie hier der Lieferscheinmail zusätzlich zum Lieferschein auch noch bis zu zwei weitere Dateien anhängen, diese definieren Sie - für eventuell eingerichtete Auslandsshops auf eigenen Unter-Registern - in den Feldern 'Anhang1' und 'Anhang2'. Auch ein Emailtext lässt sich hier hinterlegen; dieser kann (ebenso wie die Anhänge) auch zeitlich befristet werden.
  • Bei der Abschlussbuchung (je nach Einstellung für jede Lieferung direkt an der letzten Packstelle oder später manuell für alle Lieferungen) wird dann bei den Kunden mit hinterlegter E-Mail-Adresse der Lieferschein NICHT gedruckt, stattdessen wird eine Mail mit angehängtem PDF des Lieferscheins erzeugt.
    Da nicht alle Packrechner Internetzugriff haben, wird die Mail aber nicht sofort versendet, sondern ein Eintrag in eine Lieferscheinversand-Warteschlange erstellt:
  • Die vorbereiteten Mails finden sich dann in der Packstelle unter dem Button <Lieferscheine verschicken> und können dort mit dem Button <senden> von jedem Büro- oder Pack-PC versendet werden, der an das Internet angebunden ist.


  • Der Versand der Emails kann auch automatisiert werden, entweder über die Automatikfunktionen der Auftragsbearbeitung oder über eine separate Automatikfunktion im Packstellenmodul.


  • Für Kunden, bei denen keine Emailadresse hinterlegt ist, wird natürlich keine Lieferschein-Email erzeugt, sondern der Lieferschein trotzdem gedruckt - dafür sind keine zusätzlichen Häkchen oder Optionen erforderlich!
    Falls ein Kunde trotz hinterlegter Emailadresse seinen Lieferschein auf Papier gedruckt haben möchte, gibt es in den Kundendaten der Auftragsbearbeitung die Option "Lieferschein immer drucken". Wenn diese gesetzt ist, wird der Mailversand für diesen Kunden unterdrückt und der Lieferschein gedruckt.
    (Den Lieferschein sowohl zu drucken als auch zu mailen ist nicht möglich, allerdings kann natürlich der Lieferschein gemailt und die Rechnung gedruckt und beigelegt werden.)

Wir empfehlen, im Vorfeld der Umstellung die einzelnen Schritte und Aspekte genau zu planen und die Vorgehensweise auf Ihre individuellen Betriebsaläufe sorgfältig abzustimmen, z.B.:

  • Für Betriebe, die mit Scannerkisten statt mit Kundenetiketten auf den Kisten arbeiten, kann es beispielsweise sinnvoll sein, für alle Depot- und Sammeladressen gedruckte Lieferscheine zu erzeugen, damit die Kunden ihre Kisten zuordnen können.
  • Wenn die gedruckten Lieferscheine nicht bereits an der Packstelle in die Kiste kommen, sondern vom Fahrer dazugepackt werden müssen, kann für die Kunden mit gedruckten Lieferscheinen das Anlegen eines entsprechenden immer wiederkehrenden Null-Euro-Warteartikels sinnvoll sein, der dann auf dem Tourenplan auftaucht (wahlweise zusätzlich mit Hinweis) und den Fahrer ans Beilegen erinnert. Optional kann dieser Artikel auch für Ihre Kunden im Shop bestellbar sein, dann können Sie nach Kunden mit diesem Artikel filtern und gezielt für alle diese Kunden die entsprechenden Einstellungen gesammelt vornehmen, statt viele individuelle Einzelanfragen bearbeiten und beantworten zu müssen.
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Auswertungen

In der Ökobox Auftragsbearbeitung findet sich der Button "Auswertung Gutschriften". Für beliebige Zeiträume lassen sich mit dieser Funktion Auswertungen erstellen. Die Ermittlung von Gutschriften, die Quote der Regional- und Verbandsware sowie andere Gesamtmengen können beliebig errechnet werden. "

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Gutschriften und andere Auswertungen

Für die Auswertung der >Reklamationen bzw. Gutschriften ist es wichtig, dass Sie in den Ökobox Stammdaten unter dem Button <Gutschriften verwalten> hinterlegen. Bei jeder Gutschrift, die für die Kunden hinterlegt werden, kann ein Gutschriftengründe hinzugefügt werden, sodass eine detaillierte Auswertung möglich ist. Mit der Taste + kann ein Grund eingefügt und die dazugehörige Gutschriftengruppe hinterlegt werden.

hilfe_bilder/kundenverwaltung/gutschriftengruende.jpg

In der Auftragsbearbeitung unter "Auswertung Gutschriften" lassen sich dann die Gutschriften auswerten.

hilfe_bilder/kundenverwaltung/auswertung_gutschriften.jpg
  • Klicken Sie unter "Ökobox/Auftragsbearbeitung" auf den Button <Auswertung Gutschrift>.
  • Geben Sie einen Auswertungszeitraum ein.
  • Entfernen Sie für allgemeine Auswertungen von Artikeln den Haken bei "nur gutgeschriebene Artikel"
  • Starten Sie die gewünschte Abfrage.
  • Für die Auswertung von Gutschriften muss die Option "nur gutgeschriebene Artikel" gesetzt sein.
    Auf der Registerkarte Rekla im Dropdown Feld "alle Gutschriftgründe" lassen sich die Gutschriften nach Gründen filtern.

Bisher wurde die Reklaquote im verhältniss der Positionen zu den Gesamtpositionen ermitelt. Neu ist das zusätzlich die Anzahl der reklamierten Aufträge im Verhältnis zu der Gesamtanzahl der Aufträge eines Zeitraums als Quote mit ausgegeben wird.

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Regional- und Verbandsware

Für die Auswertung der Regio- und Verbandsware müssen bei den Einkaufsverknüpfungen der Artikel (im Artikelmanager) die Optionen für regioware gesetzt worden sein und bei den Verbänden die Option, ob es sich bei diesem Kürzel um Verbandsware handelt. Mehr dazu finden Sie im Hilfetext "Artikelmanager" unter Artikeleigenschaften. Wechseln Sie zum Auswerten der Regio und Verbandsware auf die Registerkarte "Abfrage Regionalware" bzw. "Abfrage Verbandsware".

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Automatikfunktionen

Mit den Automatikfunktionen der Auftragsbearbeitung lassen sich bestimmte wiederkehrende Abläufe ohne aktives Zutun des Benutzers regelmäßig ausführen.


Da diese Funktionen eng verzahnt mit den Automatikfunktionen des Internetshopmoduls zusammenarbeiten und diese sinnvollerweise ergänzen, werden sie gemeinsam mit diesen im Hilfetext zum Internetshopmodul beschrieben.

Suchfunktionen

Die Suche unterscheidet zwischen Groß- und Kleinschreibung - für den Anfangsbuchstaben eines Wortes wandelt das Programm die Eingabe -klein in groß um, und sucht nach Groß und klein. Innerhalb eines Wortes aber nicht, denn meist sind die Buchstaben darin klein. (Beispiel: Weizenseele kann nicht gefunden werden bei der Eingabe "Seele", wird aber gefunden bei Eingabe "seele" ). Wenn die genaue Schreibweise nicht klar ist, können auch Wortbrocken eingeben werden, z.B "eele". Damit würde sowohl Weizenseele, Weizen Seele, Seelenweizen als auch seelenweizen gefunden werden. In der Kundensuche plus ist das nicht automatisch so, dort muss für eine Teiltextsuche in der Mitte zusätzlich der Wert % mit eingegeben werden, also "%eier" findet alle wie Meier , Geier Westermeier etc.