Hilfetext: Auswertungen in der ÖkoBox

zurück

Auswertungen

Sind einmal alle Bestellungen in der Auftragsbearbeitung erfasst, müssen diese aufbereitet werden. Das leistet das Modul ÖkoBox Auswertung. Hier können Sie alle Listen, Artikel- und Bestellsummen, Etiketten uvm. erstellen, die sie zum zügigen Packen benötigen. 

Sie haben viele verschiedene Ausdrucke mit den verschiedenen Bestell- und Artikelfiltern für Ihre Auswertungen zur Auswahl. Daraus können Sie alle möglichen Auswertungen erstellen. Die Auswertungen werden einmal mit einem treffendem Namen als Vorlage gespeichert, und stehen dann zur Aktualisierung immer zur Verfügung. Sie können die erstellten Auswertungen mit dem Tag verknüpfen, an dem Sie die Auswertungen benötigen (von mir Packtag genannt), wenn Sie dann an diesem Wochentag das Modul starten oder den entsprechenden Wochentag einstellen, liegen Ihnen sofort alle diesem Tag zugeordneten Auswertungen vor.

zurück

So erstellen Sie eine Auswertung

  • Öffnen Sie im Modul ÖkoBox Auswertung links die Registerkarte <Auswertungen>.
  • Klicken Sie auf die Schaltfläche rechts <+neu Auswertung>, ein neuer Datensatz wird eingefügt. Geben Sie dann der Auswertung einen treffenden Name (z.B. Brotliste), zusätzlich kann auch noch eine genauere betriebsinterne Beschreibung eingegeben werden.
  • Neben der Namensvergabe und einer Beschreibung, können Sie in der Registerkarte "Grunddaten" unter "Nur anzeigen am" den Wochentag auswählen, an dem Sie die Auswertung benötigen. Dadurch haben Sie eine bessere Übersicht, über die jeweils zu einem speziellen Zeitpunkt fälligen Auswertungen.
  • Wenn Sie Bestelllisten oder Packlisten erstellen möchten, können Sie unter "Artikelreihenfolge" die Reihenfolge der Artikel festlegen.
    Für die Sortierung nach Regalen die Regalreihenfolge aktivieren. Dazu ist es wichtig, dass zuvor im Artikelmanager bei den Regalen ein Sortierindex/ Reihenfolge angegeben wurde.
  • Unter "Automatik" legen Sie fest, wie der PC Gärtner automatisch mit der Auswertung verfahren soll.
    •  "aktualisieren" --> alle relevanten Bestellungen werden für die Auswertung bereitgestellt. Bitte hier einen Haken setzen!
    • "neu rechnen" --> die durch das Aktualisieren bereitgestellten Datenmenge wird nach den gesetzten Artikelfiltern durchsucht und die jeweiligen Mengen summiert. Bitte auch hier einen Haken setzen!
    • "Kisumme speichern" --> der PCG zählt die Kistensumme und speichert diese in der Auswertung.
    • "drucken" --> die Auswertung wird nach der Berechnung automatisch gedruckt
    • "Bedarf als Textfile" --> der in der Auswertung ermittelte Bedarf wird als Textdatei zur Weiterverarbeitung zur Verfügung gestellt
    • zurück
      "Exportfile für Navi" --> mit dieser Option können die Tourdaten auf ein Navigationsgerät exportiert werden.Zwei Dateien werden dazu erstellt.
      1. Dateityp ist "*.itn"
        Dieser wird mit Hilfe eines Tools, das unter http://www.tyre.tk/ geholt werden kann, so aufbereitet, dass die Tourauswertung auf ein TomTom Navigationsgerät geladen werden kann.
      2. Dateityp ist eine csv-Datei, die in OpenOffice / Excel importiert werden kann. Dort lässt sie sich als Excel speichern .
        Mit dem Tool "Poi Converter" unter http://rjdavies.users.btopenworld.com/index.html  kann die Datei für andere Navigationsgeräte angepasst werden.
  • Sie finden die Dateien im PCG Ordner mit den Namen der Auswertungen. Ein *.itn-File kann maximal 48 Adressen aufnehmen daher werden bei grösseren Touren mehrere Files mit Nummerierung angelegt.
  • Wählen Sie den Packtag, den Wochentag an dem Sie die Auswertung benötigen und den gewünschten Ausdruck.
  • Öffnen Sie die Registerkarte <Bestellfilter>.
    Wählen Sie einen Bestellungsfilter aus. Wollen Sie den Filter für mehrere Touren verwenden, müssen Sie Touren mit der Auswertung verknüpfen. Haken Sie dazu die Option "mehrere Tourenfilter aktiv" an und fügen Sie in der Tourenliste rechts mit Hilfe des Navigators die Touren ein.
  • Öffnen Sie die Registerkarte<Artikelfilter>.
    Wenn nötig, aktivieren Sie dort einen Artikelfilter, z.B. nur eine Warengruppe oder Packplatz etc. Bei der Artikelliste besteht auch die Möglichkeit, einige Artikel explizit zusätzlich auf der Auswertung zu haben.
  • Speichern Sie die Auswertung mit dem grünen Haken.
  • Aktualisieren oder rechnen Sie die Auswertung. Über den Button <Vorschau> erhalten Sie eine Druckansicht.

Auswertung Kundenprofil
Eine neue Auswertungsmöglichkeit zeigt, seit wann diejenigen Kunden, die im abgefragten Auswertungszeitraum mindestens einen Auftrag erhalten haben, schon dabei sind. Dabei kann eingestellt werden, wie wiele Auswertungsperioden rückwirkend geschaut werden soll.
Dargestellt wird das Ganze möglichst übersichtlich und aussagekräftig als Tortendiagramm mit Legende. Auch eine Druck- und eine Exportmöglichkeit ist vorhanden.

zurück

Filtereigenschaften

Die Filter in der Auswertung sind alle mit *und* verknüpft, d. h. wenn 2 Filter aktiv sind, muss der Artikel beiden Kriterien genügen, z.B. nur Regal 1 und nur Packstelle 2. In der Auswertung erscheinen dann nur Artikel die Packstelle 2 UND Regal 1 zugeordnet sind.
Eine Ausnahme gibt es bei Nachpackartikeln - wenn dieser Filter gesetzt ist, werden die Nachpackartikel immer berücksichtigt.
Bei "Filter für einzelne Artikel" , lässt sich die Filtereigenschaft durch die Option "Artikel zusätzlich anzeigen" erweitern, d.h. es werden beide Filter unabhängig voneinander berücksichtigt.

zurück

Artikeltypen

Artikeltypen können für bestimmte Auswertungen angelegt werden, z.B. nur Wiegeartikel, um den Käse vor zuschneiden.

zurück

Auswertungstypen


Unter "Ausdruck I" können Sie den Auswertungstyp festlegen. Folgende stehen zur Verfügung:

  1. Lieferschein Kunde
    Dieser enthält immer alle Artikel einer Bestellung, unabhängig vom aktuellen Artikelfilter. Zusätzlich können dort Informationen über weitere vorgesehene Lieferungen, Aboaufträge und Negativartikel ausgedruckt werden. Dies wird in ÖkoBox/Stammdaten unter <Einstellungen> festgelegt.
  2. Interne Packliste
    Diese Auswertung enthält nur die Artikel der aktuellen Artikelauswahl und ist gedacht für den Internen Bedarf, falls an verschiedenen Stationen gepackt wird.
  3. Bestellsumme
    Hier berechnen Sie die Summe der einzelnen Artikel. 
  4. Bestellsumme mit Regal
    Hier wird die Bestellsumme der Artikel mit den zugeordneten Regalen ermittelt. 
  5. Bestellsumme mit Kd
    Die Bestellsumme wird kundenbezogen in der Tourenreihenfolge aufgelistet, z.B. zum Vorpacken. 
  6. Bestellung Lieferant
    In Verbindung mit einem Lieferantenfilter können Sie direkt eine Lieferantenbestellung ausdrucken. Sie können den Artikeln einer ermittelten Bestellsumme auch andere Lieferanten zuweisen. Klicken Sie dazu links in der Registerkarte <Artikel> auf <Lieferanten zuweisen>. Für diese Aktion sollte eine Auswertung gewählt sein, in der kein Lieferantenfilter gesetzt ist , ansonsten sehen Sie nur die Artikel des gewählten Lieferanten, bei Änderung des Lieferanten verschwindet dann der Artikeldatensatz!
  7. Vorauspackliste
    Mit dieser Auswertung können Sie die Artikelsummen nach den Abpackgrößen erstellen. Für diese Auswertung müssen Sie alle Vorpackartikel unter dem Reiter <Artikelfilter> festlegen.
  8. zurück
    Bestellliste
    Die Bestellliste enthält nur die gewählten Bestellungen, gedacht zum Eintrag von Waren- und Pfandwert. Falls Sie nur mit einem Rechner im Büro arbeiten, lassen sich so die Werte nach dem Packen schnell im Abrechnungsformular eintippen.
  9. Summe Aboboxen
    Wenn Sie überwiegend mit standardisierten Abobestellungen arbeiten (Bestellwert Kunde = Referenzwert Abotyp), benötigen Sie die Summe der Aboboxen zum Packen. 
  10. Abosummen + Artikeln
    Hier ermitteln Sie die aktuelle Artikelzusammenstellung der Aboboxen zum jeweiligen Referenzwert.  
  11. Abosummen + Änderungen
    Es wird eine Liste der Bestellungen erzeugt, die von der Referenzzusammenstellung oder dem Referenzwert abweichen. Die geänderten Einzelartikel werden kundenbezogen dargestellt. 
  12. Kunden mit Aboboxen
    Auch hier erhalten Sie eine Bestellliste der Kunden mit AboBoxen. Zusätzlich können Sie hier einen Artikelfilter setzen und die Liste mit diesen Artikeln ergänzen. Setzen Sie dazu unter der Registerkarte <verknüpfte Abos / Packstellen> das Flag <alle Abotypen anzeigen oder Listenauswahl>. Wenn Sie nur bestimmte AboBoxen Ihrer Abotypen erhalten möchten, geben Sie diese in der Liste "auszusdruckende Abotypen" ein.
  13. Kunden mit Details
    Hier erhalten Sie Liste mit den detaillierten Kundenbestellungen und Tourpositionen.
zurück
Unter "Ausdruck II" stehen folgende Auswertungen zur Verfügung:
  1. Fahrtvorschlag
    Der Fahrtvorschlag enthält die Liste der anzufahrenden Adressen mit eventuellen Hinweisen.
  2. Fahrtvorschlag Plus
    Im Fahrtvorschlag Plus finden Sie noch zusätzlich Platz für Abrechnung, Pfand und den Artikeln des aktuellen Artikelfilters, z.B. Nachpackartikel für den Fahrer.
    Dieser Auswertung ist besonders nützlich, wenn Sie Nachpackartikel haben, die auf dem Fahrerreport erscheinen sollen.
    Richten Sie dazu zuerst einen neuen Packplatz einrichten (Fahrer), nehmen Sie die Einstellung "automatisches buchen möglich" vor, ordnen Sie die Artikel dem Packplatz zu und legen dann die Auswertung an.
    Wählen Sie die Tour aus, den Auswertungtyp "Fahrtvorschlag plus", Packtag und Liefertag.
    Wenden Sie den Artikelfilter "nur Packstelle Fahrer" an.
    Um Artikel anderer Packstellen dem Fahrtvorschlag plus hinzuzufügen, können Artikeltypen angelegt werden. Gehen Sie dazu auf die Registerkarte „Artikel“, mit "+" legen Sie einen Artikeltyp an und bennen ihn, dann Artikel aus der Artikelliste hinzufügen. Die Artikeltypen können dann auf der Registerkarte „Artikelfilter“ / „Filter für einzelne Artikel“ ausgewählt werden.
  3. Vorpack-Kistenliste
    Mit dieser Auswertung erhalten Sie eine Liste mit Ihren Kunden und deren Kistenanzahl.
  4. detaillierte-Kistenkontrollliste
    Hier erhalten Sie eine Kontrolliste für den Fahrer, auf der alle Kisten und Kunden aufgeführt sind.
  5. Kisten-Kontrollliste
    Hier erhalten Sie ebenfalls eine Kontrollliste für den Fahrer, auf der Kistengrößen und -Anzahl aufgeführt sind, jedoch ohne Kundeninformationen.
  6. Kistenzettel Din A5
    Sie erhalten einen kundenbezogenen Kistenzettel im Din A5-Format.
  7. DPD-Adressfile
    Mit dieser Auswertung wird eine Datei erstellt, die die Adressdaten der Kunden zur Übermittlung an den Deutschen Paketdienst bereitstellt.
    In dieser Datei sind alle Adressdaten nach Tourfolge enthalten, sie lässt sich mit Excel öffnen und weiter bearbeiten. Dies ist praktisch, wenn z. B. Adressetiketten in Tourreihenfolge gedruckt werden sollen
  8. Kundenetiketten und Artikeletiketten
    Die Kundenetiketten sind gedacht zum Etikettieren aller Boxen für einen Kunden. Die richtige Anzahl ist maßgeblich vom Wert <Anzahl pro Box> im Artikelformular abhängig. Findet sich hier kein Wert so wird pro Position 0,1 Boxen geplant. Es wird aber immer mindestens 1 Etikett je Bestellung gedruckt. Verwenden Sie bitte Etiketten 64,6 x 33,8 mm Zweckform Nr. 3651.
    Die Maximalmenge der ausgedruckten Etiketten lässt sich unter "Ökobox Stammdaten/Einstellungen" auf 1 beschränken.
    Etiketten nicht aufsummieren: "Wie bekomme ich für jedes einzelne Brot ein Etikett? Auch wenn ein Kunde 2 Stück bestellt hat?" Dazu gibt es im Artikelmanager unter "Zusatz-Info" eine Einstellung "Artikeletikett nach Menge", hier bitte für alle Brote einen Haken setzen. Dann erscheinen bei 2 Broten auch 2 Etiketten.
    Ist die Option NICHT gesetzt, so wird nur ein Etikett erstellt.
  9. Ergebnisausdruck
    Diese Auswertung kann  z.B. für Fahrerabrechnung genutzt werden.
zurück

Statistik - Umsatzermittlung ohne Warenwirtschaft

  1. Einen Master Auswertung "Wochengerbnis" erstellen:
    Auswertungstyp „Ergebnisausdruck Artikel“, Bestelltyp "alle außer Storno", Liefertagsfilter Mo. - Fr., Anzeigen "extra immer", Automatik mit Aktualisieren
  2. Kindauswertung "ourauswertung z. B. Dienstag" erstellen:
    Auswertungstyp "Bestellsumme", Bestelltyp "alle außer Storno", Liefertagsfilter Mo. - Fr., Anzeigen "extra immer", Automatik mit Aktualisieren, Automatik mit neu rechnen, Tourfilter einstellen.
    So viele Kindauswertungen anlegen, wie es Touren gibt.
  3. In den ÖkoBox-Stammdaten unter "Touren" die Kind-Auswertungen mit der jeweiliger Tour verknüpfen.
  4. Den Master in den Auswertungen für jede Woche rechnen lassen, Referenzdatum Montag einstellen
  5. Ergebnisse der Auswertung werden für Tourauswertung hinterlegt, so dass eine schnelle Berechnung für bestimmte Zeiträume möglich ist.

Hinweis: letzter EK ist Berechnungsgrundlage für die Auswertung, sollte deswegen wöchentlich übertragen werden. Dazu bitte im Artikelmanager den Button Preise/alle EK-> letzter EK nutzen.

zurück

Was passiert nun beim Aktualisieren oder beim Neu Rechnen?

Da wöchentlich neue Bestellungen erstellt werden, wächst die Anzahl der Bestellungen die in der ÖkoBox sind recht schnell an. Damit die Erstellung der Auswertungen nicht zu lange dauert, wird durch Aktualisieren in der ÖkoBox in der Auswertung eine Kopie der Bestellungen angelegt, die nur die zu berechnende Datenmenge enthält.

Es wird sozusagen ein kleines Kuchenstück aus dem Gesamtkuchen Bestellungen ausgeschnitten, das ist das Aktualisieren!

Was passiert beim Aktualisieren?

  1. Es werden aus der gesamten Anzahl aller Einzelposten die Einzelposten kopiert, die in den, nach dem aktuell eingestellten Bestellfilter vorkommenden Bestellungen vorhanden sind, und diese mit zusätzlichen Informationen belegt.
  2. Werden die gewählten Bestellungen überprüft und Änderungen der Tourreihenfolge etc. werden übernommen.

Was passiert beim Neu Rechnen?

Beim Neu Rechnen wird diese kopierte Datenmenge nach dem aktuell eingestellten Artikelfilter durchsucht und summiert. Beim ersten aktualisieren wird die Datenmenge auch gleich neu berechnet! Sie erhalten Bestellungssummen und Artikelsummen nach den gesetzten Filterkriterien.

zurück

Wann aktualisieren wann neu rechnen?

Nicht bei jeder Auswertung ist ein Aktualisieren oder Neu Rechnen erforderlich. Ist das Kuchenstück beim ersten aktualisieren gross genug, können alle Auswertung dieses Stück als Berechnungsgrundlage verwendet werden. Ändert sich der Bestellfilter einer Auswertung, so dass der Zeitraum nicht deckungsgleich oder kleiner als der Zeitraum der zuletzt aktualisierten Auswertung ist, müssen Sie neu aktualisieren.

Sind bei der Aktualisierung keine Artikelfilter gesetzt, werden alle Artikel, AboBoxen etc. summiert. Verwenden Sie nun andere Auswertungen mit dem gleichen Bestellfilter, nur andere Artikelfilter, ist auch kein Neu Rechnen erforderlich! Also neu rechnen nur, wenn sich der Bestellfilter ändert!

Wenn Sie Ihre Auswertungen geschickt anlegen, können Sie also mit einem einzigen Aktualisierungsprozess alle Auswertungen drucken. Sind kleinere Bestellfilter erforderlich, so ist nur ein Neu Rechnen erforderlich.

Wichtig !! Falls Sie eine Auswertung mit einem bestimmten Artikelfilter neu rechnen, werden auf der Registerkarte <Bestellungen> links nur die Bestellungen angezeigt, die Artikel dieses Filters enthalten!

zurück

Erstellen von Lieferantenbestellungen

Wenn Sie mit dem Artikelmanager arbeiten, können Sie mit der Auswertungen direkt Lieferantenbestellung erstellen.
Dazu zuerst Lieferanten (Stammdaten der Lieferanten) eintragen.
Im Artikel Manager Artikel auswählen, in den Bezugsquellen den Lieferanten mit plus anlegen oder die Artikel in der BNN mit dem Lieferanten verknüpfen;
Artikel für Artikel durchgehen, bis alle Artikel mit dem Lieferant verknüpft sind.
Dann die Lieferantenbestellung, wie folgt, erstellen.

So erstellen Sie eine Lieferantenbestellung

  • Legen Sie Auswertungen mit dem Artikelfilter <Lieferantenfilter> und dem Ausdruck <Bestellung Lieferant> an.
  • Öffnen Sie links die Registerkarte <Artikel>, Sie sehen die Artikel mit Summen die sich aus der Errechnung ergeben haben.
  • Klicken Sie dort auf <Lieferantenzuordnung bearbeiten> , kontrollieren Sie dort die vorgeschlagene Zuordnung.
  • Ändern Sie die Zuordnung in dem Sie in der Tabelle auf den Lieferanten klicken, im Feld erscheint eine Combosymbol, klicken Sie darauf, es erscheint eine Auswahlliste der Lieferanten.
  • Klicken Sie auf <Bestellmengen>, es werden aus dem Artikelbedarf Bestellvorschläge in der Verpackungseinheit erstellt. Kontrollren oder ändern Sie das Ergebniss, wollen Sie von einen Artikel nicht bestellen setzten Sie den Wert für Bestellmenge in der Tabelle auf 0.
  • Errechnen Sie die gewünschte Ergebnissmenge.
  • Drucken Sie die Bestellung oder Faxen Sie direkt über die Druckvorschau.
zurück

Erstellen von Vorschlägen für den Warenstrom

Wenn Sie mit dem Warenstrommodul arbeiten, können Sie das Ergebniss von Auswertungen als Bestellvorschlag direkt im Warenstrom ablegen.

So legen Sie einen Vorschlag im Warenstrom ab:

  • Errechnen Sie die gewünschte Ergebnissmenge.
  • Öffnen Sie rechts die Registerkarte<Grunddaten>,  geben Sie dort einen Bestellmodus für den Bestellvorschlag ein und entscheiden ob alle Artikel in den allgemeinen Bedarf oder ob ein Erntevorschlag erstellt wird.
  • Öffnen Sie links die Registerkarte <Artikel>, Sie sehen die Artikel mit Summen die sich aus der letzten Errechnung ergeben haben
  • Klicken Sie dort auf <Artikel im Warenstrom als Bestellung ablegen>
  • Ist ein Lieferantenfilter gesetzt wird ein lieferantenbezogener Vorschlag erstellt andernfalls ein allgemeiner
  • Ist das Flag <auch eigene Artikel in den Bedarfsvorschlag> nicht gesetzt werde Artikel bei denen der Bereich als <Artikel werden selbst produziert> gekennzeichnet ist in einem Erntevorschlag abgelegt.
  • Dieser Vorgang lässt sich auch in die Automatikfunktion mit einbinden.
zurück

Automatisches drucken der Auswertungen

Sie können die Reihenfolge der Anzeige Ihrer Auswertungen festlegen. Durch geschickte Sortierung können Sie so dafür sorgen, dass die Hauptauswertung, die Sie aktualisieren müssen, immer oben steht, und darunter alle Auswertungen, die mit einer Neuberechnung gedruckt werden können, untereinander stehen. Ist Ihr Auswertsystem derart organisiert, können Sie mit der Autofunktion mit einem Mausklick alle nötigen Listen erstellen und drucken lassen.

zurück

So sortieren Sie ihre Auswertungen

  • Öffnen Sie links die Registerkarte<Auswertungen>.
  • Klicken Sie dort auf den Button mit der <Hand>, es erscheint eine Sortierliste.
  • Zeigen Sie mit der Maus auf einen Auswertungsnamen, halten Sie die linke Maustaste gedrückt und deuten mit der erscheinenden Hand auf die Position in der Liste, die Sie wünschen.
  • Lassen Sie dort die linke Maustaste los, die Auswertung wird dort einsortiert.
  • Ist alles sortiert klicken, Sie auf <Übernehmen>, die Reihenfolge wird so abgespeichert.
zurück

So nutzen Sie die Autofunktion

  • Kontrollieren Sie die Reihenfolge Ihrer Auswertungen.
  • Öffnen Sie rechts die Registerkarte<Grunddaten>, gehen Sie Ihre Auswertungsliste von oben nach unten durch und aktivieren Sie die <Automatik> , bei den Auswertungen, die Sie auf jeden FAll immer benötigen. Bei sporadisch benötigten Auswertungen können Sie die Einstellung manuell vornehmen, d. h. diese Auswertungen werden nicht automtisch erstellt.
  • Sind alle Einstellungen gesetzt, stellen Sie links die oberste Auswertung ein und klicken auf <Auto>, das Programm arbeitet alle Aufträge nach unten ab.
  • Mit dem setzen von <stop> bei einer Auswertung lässt sich der Prozess abbrechen und in mehrere Abschnitte verteilen.
zurück

Auswertungsbeispiele

Auswertungsbeispiel: Vorpackliste
Auswertung erstellen;
unter Ausdruck 1 = Bestellsumme
Artikelfilter einstellen,
Haken bei „Filter für mehrere Warengruppen hinzufügen“ setzen