Hilfetext: ÖkoBox Stammdaten

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Die ersten Schritte

Der PC Gärtner besteht aus mehreren Modulen, die zusammenarbeiten.
Dazu gehört auch die ÖkoBox, die selbst wieder aus mehreren Teil-Modulen besteht. Bevor Sie also in der ÖkoBox Kunden und Bestellungen anlegen können, müssen in anderen Modulen Eingaben erfolgen, daher hier ein kurzer Überblick:

Die ÖkoBox ist eingebettet in die PC Gärtner Module:

  • Im Artikelstammmodul legen Sie Ihre Artikel mit Warengruppen, Mehrwertsteuersätzen und Verkaufsbereichen an. Der Artikelstamm ist also absolut notwendig!
  • Falls Sie den Artikelmanager nutzen, können Sie dort zusätzliche Informationen zu Ihren Artikeln eingeben, die Preise festlegen, Angebote erstellen und festlegen, welche Angebote in der ÖkoBox gültig sein sollen.
    Sollten Sie mit einer PCG-Version ohne Artikelmanager arbeiten, lassen sich die grundlegendsten Funktionen auch mit der hier in der Ökobox enthaltenen Artikelverwaltung realisieren.
  • Falls Sie mit der Packstation arbeiten, werden dort die Bestellungen gebucht und abgerechnet, darüber hinaus die gelieferten Mengen erfasst.
  • Falls Sie den Warenstrom nutzen, können Sie dort Ihre Umsätze artikelgenau erfassen und auswerten, Ihre Einkäufe abwickeln und ein geschlossenes Warenwirtschaftssstem realisieren.
  • Das ÖkoBox Internetshopmodul bindet Ihre ÖkoBox an den Onlineshop im Internet an. Sie können damit alle Artikel, Kunden und Bestelldaten mit wenigen Mausklicks ins Internet stellen und dort eingegangene neue Bestellungen oder Änderungswünsche direkt in Ihre ÖkoBox importieren und dort weiterbearbeiten.

Die ÖkoBox selbst besteht aus 4 einzelnen Unter-Modulen:

  1. In den ÖkoBox Stammdaten werden die Liefertouren, Liefertermine und - nur falls Sie ohne Artikelmanager arbeiten - die Preise, Artikelgruppen, die Packstellen mit der Artikelzuordnung sowie die Sortimente und deren Zusammenstellungen gepflegt.
  2. In der ÖkoBox Auftragsbearbeitung erfassen Sie Ihre Kundendaten mit Tourreihenfolge, verwalten Ihre Abrechnung und geben alle Bestellinformationen, einmalige Bestellungen, Daueraufträge, Aboaufträge, Abneigungen und Vorlieben und Hinweistexte für Ihre Kunden ein und erstellen mit dem Bestellgenerator aus den Sortimenten Ihre Bestellungen.
  3. In der ÖkoBox Auswertung legen Sie, die für Ihren Betrieb passenden Auswertungen nach den verschiedensten Kriterien an, und Sie erhalten Artikelsummen, Lieferantenbestellungen, Abosummen, Tourenpläne, Etiketten etc.
  4. Die ÖkoBox Abrechnung dient zum auftragsbezogenen Erfassen des Lieferwerts, zum Buchen der Bestellungen und zum Erstellen von Rechnungen, falls Sie nicht artikelbezogen, also mit dem Packstellenmodul arbeiten.

Die ersten Schritte in der Testversion:

  • Legen Sie bei den Stammdaten mindestens eine Tour an und stellen Sie die Liefertermine bereit.
  • Geben Sie bei einigen Artikeln die Preise ein.
  • Stellen Sie für die fünf Sortimente die Zusammenstellung mit den für die nächste Woche gewünschten Artikeln bereit.
  • Ordnen Sie den beiden Testkunden eine Liefertour zu.
  • Nun können Sie Bestellungen, Daueraufträge, Aboaufträge etc. für diese Kunden eingeben und mit dem Bestellgenerator automatisch die Bestellungen erstellen.
  • Legen Sie eine Auswertung an, auf deren Ausdruck die Bestellsumme errechnet wird. Geben Sie hierfür den Bestellfilter Montag bis Freitag an.
    Nach der Aktualisierung können Sie die Artikelsummen ausdrucken.
  • In der Abrechnung buchen Sie nun die eingegebenen Bestellungen und können diese abrechnen.
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Die wichtigsten Schritte in der Einarbeitung:

  • Nehmen Sie sich im PC-Garten Artikelstamm Zeit für das Einrichten Ihres Artikelstamms!
    Wollen Sie mit den mitgelieferten Artikeln arbeiten ?
    Diese mit dem erweiterten Artikelstamm ergänzen?
    Oder einen leeren Artikelstamm selbst aufbauen?
    Passt die mitgelieferte Logik der Artikelnummer in Ihren Betrieb oder sind die Nummernbereiche zu klein? Unterscheiden Sie bei den Artikeln nach Herkunft (Eigenbau/Zuhandel)?
    Wollen Sie später oder gleich mit der Anbauplanung arbeiten?
    Ihr hier entwickeltes Konzept soll Ihren Betrieb viele Jahre tragen und auch entsprechend erweiterbar sein.
  • Falls Sie mit dem Artikelmanager arbeiten, wäre nun dort das Einrichten von Angeboten, Zuordnung der Angebote etc. an der Reihe.
  • Legen Sie nun in den ÖkoBox Stammdaten Touren mit Lieferterminen an.
  • Falls Sie nicht mit dem Artikelmanager arbeiten, geben Sie im ÖkoBox-Artikelstamm die Preise und Angebotszeitträume ein. Zusätzlich können Sie sich dort mit dem Anlegen von Artikelgruppen vertraut machen, Sie brauchen diese später für Abwahl und Vorliebenwünsche der Kunden.
  • Legen Sie mindestens eine Packstation an und ordnen Sie alle Artikel, die Sie in der ÖkoBox irgendwann verkaufen wollen, einer Packstelle zu.
  • Legen Sie nun Ihre Sortimente mit den darin enthaltenen Artikel-Zusammenstellungen an.
  • In der ÖkoBox Auftragsbeabeitung können Sie nun Ihre Kundendaten mit allen bekannten Informationen, Tourzuordnung, Dauerwünsche, Abobestellungen . . eingeben.
  • Nun können Sie mithilfe des Bestellgenerators die ersten Bestellungen erzeugen.
  • Richten Sie nun in der ÖkoBox Auswertung alle Auswertungen, die erforderlich sind um eine Packwoche in Ihrem Betrieb abzuwickeln, ein.
  • Arbeiten Sie mit der Packstation, werden Ihre Bestellungen dort weiter bearbeitet, andernfalls buchen Sie Ihre Bestellungen in der ÖkoBox Abrechnung.
  • Erfolgte in einem der Module (Packstation, ÖkoBox Abrechnung, oder ÖkoBox Auftragsbearbeitung) eine Abrechnung der als geliefert gebuchten Bestellungen,
    so können Sie nun in der ÖkoBox Auftragsbearbeitung eine Bankdiskette bzw. Bankdatei erstellen.
  • In den ÖkoBox Stammdaten finden Sie einige Möglichkeiten zu betriebswirtschaftlichen Auswertungen.
  • Erst wenn die ÖkoBox einigermaßen in Ihren Betriebsalltag integriert ist, sollten Sie an die Erweiterung mit Warenstrom, etc. denken.
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Tourenverwaltung

Die ÖkoBox kann beliebig viele Touren im Tourenformular verwalten. Zunächst geben Sie dort einen Namen und den Liefertag einer Tour ein.

Unbedingt erforderlich ist nach dem Erstellen von Touren (auch wenn später eine neue Tour hinzukommt) das Bereitstellen von Lieferdatums (dies ist nur ein Mausklick).
Die ÖkoBox geht davon aus ,daß Sie einmal wöchentlich Ihre Kunden beliefern und legt für jede Woche einen Termin fest, und dies für 12 Wochen im Voraus.
Sie können diese Termine verändern und einen Kommentar zu jedem Termin schreiben (Wegen Ostermontag erst am Dienstag, oder So).

Zusätzlich können Sie für jede Tour eine Liste von Stationen mit Text und Uhrzeitangabe anlegen, die Sie ausdrucken und Ihren Kunden als Orientierungshilfe schicken können.
Mit einem Klick auf <Reihenfolge bearbeiten> lässt sich sowohl die Reihenfolge der Touren in einer Woche als auch die Reihenfolge der einzelnen Adressen innerhalb einer Tour per Maus festlegen.

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So erstellen Sie eine neue Tour:

  • Öffnen Sie das Tourenformular

  • Klicken Sie auf die Schaltfläche , um eine neue Tour einzutragen.
  • Geben Sie in den Stammdaten den Namen der Tour ein. 
  • Die Eingaben "Abfahrtszeit" und "Ankunftszeit" sind optional.
    Das PCG Programm kann nach Festlegung der Wegstrecke eine vorraussichtliche Anlieferungsuhrzeit berechnen. 
  • Speichern Sie Ihre Eingabe mit .
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Lieferdatum für die Tour bereitstellen

  • Öffnen Sie im Tourenstammdatenfenster die Registerkarte <Liefern am>. 
  • Um die Liefertermine für dieTour bereitzustellen, klicken Sie auf <Lieferdatums bereitstellen>.

Liefertagsverschiebung Aufträge anpassen

Grundsätzlich wird ja das Lieferdatum eines Auftrags im Moment des Anlegens festgelegt und bleibt dann so, auch wenn sich für den Kunden durch Änderungen an der Tourzuordnung der Adresse oder am betreffenden Liefertermin der Tour der Tag eigentlich geändert hätte. Das kann man ja in der Auftragsbearbeitung für einzelne Aufträge manuell anpassen (Button 'Lieferdatum bearbeiten'), oder mit der Funktion unter ÖkoboxStammdaten -> Touren -> 'Tools' automatisiert für alle derzeit noch offenen Aufträge: Die bisherige Funktion ist "Termine/Reihenfolge für alle offenen Aufträge anpassen innerhalb einer Woche", sie arbeitet was das Lieferdatum angeht wie folgt: Bei allen offenen Aufträgen wird der dort aktuell vorhandene Liefertermin als Bezug genommen und auf den in der dazu gehörigen Kalenderwoche ersten vorhandenen Liefertag gesetzt. Das führt in den allermeisten Fällen zum gewünschten Ergebnis - aber wenn eine Liefertagsverschiebung von einer Kalenderwoche in eine andere vorliegt, z.B. von Monag auf den Samstag der Vorwoche, werden dadurch die Samstagsaufträge auf den Montag der Vorwoche gezogen! Dazu gibt es jetzt zusätzlich die neue Option "Termine/Reihenfolge für alle offenen Aufträge anpassen mit Bezug auf "Normal am", die sich am bei den Lieferdatums in der ersten Spalte vermerkten 'Normal am'-Datum orientiert: Damit wird bei allen offenen Aufträgen zuerst das zum aktuellen Liefertermin passende 'Normal am'-Datum gesucht und dieses als Bezug genommen, auf welches Lieferdatum diese Bestellung gesetzt werden soll.

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Reihenfolge der Touren

  • Klicken Sie im Tourenstammdatenfenster auf <Reihenfolge bearbeiten>. Zum einen können Sie hier die Reihenfolge Ihrer Touren und zum anderen die Positionen für die Lieferadressen festlegen.

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Reihenfolge der Lieferadressen innerhalb einer Tour

Um die Lieferadressen in der Torfolge festzulegen, wechseln wie auf den Reiter <Reihenfolge Lieferadressen>.
Sie haben zwei Möglichkeiten die Reihenfolge für die Lieferadressen festzulegen: 

  1. Suchen Sie den Kunden links in der Adressliste, ändern Sie in der Tabelle das Feld <Pos> auf den gewünschten Wert und wechseln Sie nun zu einem  Datensatz. Die Adresse wird, je nach Kundennummer, vor oder hinter der Adresse mit derselben Positionsnummer einsortiert. Klicken Sie auf < abgleichen>, alle Änderungen links werden auf die Liste rechts übertragen, und jede Adresse erhält eine eigen Positionsnummer.
  2. Oder suchen Sie die gewünschte Adresse rechts in der Liste mit der Maus, halten Sie die linke Maustaste gedrückt und zeigen Sie auf die Position in der die Adresse einsortiert werden soll, lassen Sie dort die Maus los, die Adresse wird einsortiert. Klicken Sie rechts auf <übernehmen>, die Reihenfolge der rechten Liste wird in die linke Tabelle übernommen.
Achtung ! Klicken Sie nicht rechts auf <Übernehmen>, wenn Sie links Änderungen an der Positionsnummer vorgenommen haben oder klicken Sie nicht links auf <abgleichen>, wenn Sie rechts in der Liste Adressen verschoben haben, die jeweiligen Änderungen werden überschrieben !
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Kunden in neue Tour verschieben

  • Bitte Zieltour anlegen
  • Liefertermine für die Zieltour bereit stellen
  • Einen Kunden über den Kundenstamm/Lieferadresse der neuen Tour zuordnen (Um Kunden in eine neue Tour zu verschieben, muss bereits ein Kunde in der neuen Tour vorhanden sein und Positionsnummer zum Verschieben muss vorhanden sein.)
  • Zieltour abgleichen
  • Liefertour öffnen aus der die Kunden in die neue Tour verschoben werden sollen Positionsnummern von den Kunden eingeben, die verschoben werden sollen (z. B. alle Kunden von Position 10 bis Position 100) Positionsnummer 1 unter "einfügen ab Pos." eingeben
  • Zieltour auswählen
  • Auf den Button "alle" klicken Die Kunden mit der Positionsnummerangabe werden in die neue Tour verschoben
    Reihenfolge der Lieferadressen in der Zieltour bearbeiten und abgleichen

PLZ-Zuordnung Touren

Im ab 2017 startenden nächsten Shopmodell wird es möglich sein, Neukunden anhand ihrer Postleitzahl eine Tour zuzuweisen/vozuschlagen. Die entsprechenden Zuordnungen können im PCG bereits jetzt hier gepflegt werden, haben aber auf den aktuellen 'Amperhof'-Shop noch keine Auswirkung.
Mit dem grünen Aktualisieren-Pfeil werden die Postleitzahlen der derzeit auf dieser Tour befindlichen Adressen abgerufen und können dann der Tour zugeordnet werden. Selbstverständlich lassen sich Einträge aber auch manuell anlegen.
Im ShopAdminbereich gibt es diesbezüglich unter 'Bestellablauf' die neue Option "Strategie Zuweisung Neukunden", mit der zukünftig geregelt werden kann, nach welchen Kriterien diese Zuweisung stattfinden soll.

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So erstellen Sie eine Stationsliste

  • Öffnen Sie im Tourenformular die Registerkarte <Stationen>.
  • Stellen Sie rechts die Tour ein zu der Sie eine Stationsliste erstellen wollen.
  • Klicke Sie dort auf <+>geben den <Text zur Station> ein und eine voraussichtliche Lieferzeit.
  • Bestätigen Sie die Eingabe; die neue Station ordnet sich nach der Lieferzeit in die Liste ein.

So (Zeit)verschieben Sie Stationen in der Stationsliste

  • Wählen Sie die Station, ab der die Verschiebung gelten soll.
  • Geben Sie neben <Zeit verschieben> die gewünschte Differenz ein, diese kann positiv oder negativ sein.
  • Klicken Sie auf <Zeit verschieben> alle darunter liegenden Stationen werden um diese Differenz verschoben.
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Tourexport zur Übergabe an eine Tourplanungssoftware

Sie können eine komplette Tour an eine Tourplanungssoftware zu übergeben, dazu wurde in der Toursortierung ein CSV-Exportbutton integriert. Damit bei einer Sortierung die Touren nicht komplett durcheinander gewürfelt werden, sollten die Zeitfenster für jede Lieferadresse mit übergeben werden. Die Zeitfenster können natürlich für jede Adresse eingepflegt werden.
Ist kein Zeitfenster eingegeben, versucht das Programm die Angaben von Tourstart und Tourende zu benutzen, um aus der aktuellen voraussichtlichen Lieferzeit ein Zeitfenster zu erstellen. Alternativ kann blockweise ein Zeitfenster auf die Lieferadressen übertragen werden.

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Artikelstamm

Wenn Sie den Artikelmanager des PC Gärtners verwenden, werden (und sollten!) Sie kaum mit dem Artikelstammformular in Berührung kommen, außer zum Anlegen und Bearbeiten von Artikelgruppen: Diese benötigen Sie, wenn Sie den Kunden Abneigungs- oder Vorliebenswünsche eingeben wollen.

Ohne vorhandenen Artikelmanager werden beim Starten der Ökobox-Stammdaten alle Artikel des Artikelstamms zum Artikelangebot in der ÖkoBox hinzugefügt.
Sie entscheiden dann anhand des aktiven Zeitraums, welche Artikel aufrufbar sind und wann welche Preise gelten sollen.

  • Im nun folgendem Fenster können Sie Ihre Angebote bearbeiten.

  • Sie finden links eine Artikelliste. Rechts legen Sie die Preisdaten und den Gültigkeitszeitraum eines jeden Artikels fest. 
  • Des weiteren haben Sie hier die Möglichkeit, mengenbezogene Preisstaffeln festzulegen. Gehen Sie hierzu auf den Reiter "Staffel".
  • Darüber hinaus können Sie festlegen, dass für einen bestimmten Zeitraum eine andere Sortenbezeichnung und ein anderer Preis
    im Angebot unter dem selben Artikel erscheint. Zum Beispiel Fruchtjoghurt Kirsche vom 1.8. bis 7.8., Erdbeere vom 8.8. bis 15.8. usw. 
  • Wenn Sie die Option <nur aktive Artikel Angebots-Artikel> sind nur die Artikel sichtbar, die am gewählten Referenz Datum
    aktiv sind. (Das Referenzdatum finden Sie im Drop-Down-Feld oben rechts). Dies gilt auch für die Bestellungannahme !
    Das jeweilige Referenzdatum ist dann das Datum der aktuell gewählten Bestellung.
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So änden Sie den Preis

  • Ändern Sie den Preis im Feld <Preis ab Preisgrenze> und geben Sie ein Datum ein, ab dem dieser neue Preis gelten soll.
  • Falls Sie den alten Preis ändern möchten, geben Sie den gewünschten Preis im Feld <Preis vor Preisgrenze> ein.
    Dieser Preis gilt für alle Aufträge deren Lieferdatum kleiner ist als das Datum in <Preisgrenze> .
    Für alle Aufträge deren Lieferdatum größer ist, gilt der Preis in <Preis ab Preisgrenze>.

    Wichtig! Preisänderungen gelten nicht für bereits erstellte Bestellungen! Sie können aber mit dem Nachberbeitungsgenerator Preisänderungen nachträglich vornehmen.

So aktivieren oder deaktivieren Sie einen Artikel

  • Setzen Sie ein Datum im Feld <aktiv von>, d.h. der Artikel ist ab diesem Datum im Angebot.
    Ist das Flag (das Häkchen) <oder mit offenem Ende> gesetzt, ist der Artikel unbeschränkt in die Zukunft im Angebot.
  • Setzen Sie das Datum im Feld <aktiv bis> und entfernen das Flag <oder mit offenem Ende> ist der Artikel nur vom <aktiv von> Datum bis zum <aktiv bis> Datum im Angebot.
  • Überprüfen Sie Ihr Angebot indem Sie im Kalender oben unter dem <Schließen> Button ein Datum einstellen und anschließenden Klick auf den Button <nur aktive Artikel Angebots-Artikel>. Nun sind nur die aktiven Artikel sichtbar.
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So legen Sie eine Preisstaffel fest

  • Öffnen Sie die Registerkarte <Staffel>.

  • Legen Sie den aktuellen Staffelpreis und die aktuelle Mindestmenge fest, ab der dieser Staffelpreis gelten soll.  
  • Wenn Sie ab der zuvor festgelegten Preisgrenze einen neuen Staffelpreis anbieten möchten, so tragen Sie diesen in die Felder <neuer Staffelpreis>
    und <neue Staffelmenge> ein.
  • Den Gültigkeitszeitraum der Preisstaffeln legen Sie in den Eingabefeldern <Preisstaffel aktiv vom / bis> fest. 
    Der Staffelpreis wird in der Auftragsbearbeitung beim Errechnen des Gesamtpreises eines Artikels in einen prozentualen Rabattsatz umgerechnet
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So legen Sie wechselnde Angebote an

  • Öffnen Sie die Registerkarte <allgemein>.

  • Definieren Sie dort den Gültigkeitszeitraum für Ihr Angebot, z.B. für die Frischeliste.
    Ergänzen Sie das Angebot durch einen Hinweistext. 
  • Drucken Sie Ihre neue Preisliste über den <Drucken> Button.
Mit Wechselangeboten lassen sich gut Aktionszeiträume für Artikel realisieren!
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So legen Sie Artikelgruppen für Abneigungen und Vorlieben Ihrer Kunden an

  • Öffnen Sie die Registerkarte <Artikelgruppen>.

  • Klicken Sie im Navigator auf <+> eine neue Zeile erscheint in der Gruppentabelle, geben Sie dort den Namen der neuen Gruppe ein.
  • Und optional darunter in <info gruppe> einen Hinweistext der die Gruppe näher erläutert.
  • Bestätigen Sie die Eingaben mit .
  • Wählen Sie links in der Artikelliste den Artikel aus, der der Gruppe hinzugefügt werden soll.
  • Klicken Sie auf <zur Gruppe hinzufügen> der gewählte Artikel wird in die Artikeltabelle rechts eingefügt; mit Doppelklick auf den Artikel,
    wird dieser ebenfalls hinzugefügt.
  • Sie können auch im Feld <ArtNr Suche> die Artikelnummer eingeben und mit <Enter> bestätigen;
    ist die Artikelnummer vorhanden, wird der Artikel der Gruppe hinzugefügt.
  • Klicken Sie auf <Artikel löschen>, der rechts gewählte Artikel wird aus der Liste gelöscht.
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Zusatzbuchungen, Liefergebühr, Pfand als Artikel

Die Zusatzbuchungen, z. B. die Liefergebühr oder Pfand lassen sich auf einen Artikel umleiten. Diese erscheinen dann wie ein Artikel auf dem Lieferschein. Und so geht’s:
In den Stammdaten lassen sich dafür 3 Platzhalterartikel eingeben: Zusatzbuchungen, Pfandbuchungen, Liefergebühr.
Werden hier Artikel verknüpft, wird bei der Abschlussbuchung in der Packstelle (nur in der Packstelle) die vorliegende Buchungen auf diese Artikel umgelegt, diese Position erscheint dann wie ein Artikel zusätzlich im Auftrag und kann in der Warenwirtschaft ausgewertet werden.

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Packstellen

In der Praxis hat sich die Einteilung der Artikel in verschiedene Packstellen als sinnvoll erwiesen.
Der Packplatz für Obst und Gemüse ist in der Regel schmutzig und sollte nicht gleichzeitig für das Packen der Käsetüten genutzt werden.
Wir empfehlen z.B. die Trennung der Obst- und Gemüseaufträge von den Käseaufträgen.

So lässt sich ein an die Ware angepasstes arbeitsteiliges Packen organisieren:

Legen Sie eine Packstelle an und geben ihr einen treffenden Namen z B. "Aus der Kühltheke".
Entscheiden Sie, ob Sie die Artikel der Packstelle mit einer PLU-Waage oder mit der Packstelle packen wollen.
(Hierzu benötigen Sie zusätzlich das Packstellenmodul).

So erstellen Sie eine Packstelle

  • Öffnen Sie in der Oberfläche <Packstellen> links die Registerkarte <Packstellen> rechts die Registerkarte <Stammdaten>.
  • Klicken rechts im Navigator auf <+>, links wird eine neue Zeile eingefügt, die Reihenfolge der Eingabe sollte der Reihenfolge im Packvorgang entsprechen.
  • Vergeben Sie einen Namen und stellen Sie den Typ ein. Falls Sie mit der Packstelle arbeiten, wählen Sie bitte nicht <Artikel werden mit PLU-Wage gepackt>.

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So ordnen Sie Artikel einer Packstelle zu

  • Stellen Sie links die Packstelle ein, bei der Sie Zuordnungen vornehmen wollen.
  • Öffnen Sie links die Registerkarte < Artikel>.
  • Öffnen Sie rechts die Registerkarte <Zuordnung>.
  • Wählen Sie links den Artikel aus, der zugeordnet werden soll.
  • Klicken Sie auf <hinzufügen> der gewählte Artikel wird links gelöscht und erscheint dafür rechts. 
  • Sie können dies vereinfachen, indem Sie passende Artikelfilter setzen und dann die Option "alle hinzufügen" wählen.
    Öffnen Sie dazu wieder die Registerkarte <Artikel>, klicken dort auf <filtern>, nach Filtereingabe erscheinen nur die Artikel nach den eingegebenen Kriterien.
  • klicken sie rechts auf <alle hinzufügen> , es werden alle Artikel links nach rechts geschoben.
  • Ein Artikel kann nur einer Packstelle zugeordnet sein, sind alle Artikel zugeordnet so erscheint die linke Auswahl leer.
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So sortieren Sie ihre Artikel in der Packstelle

Legen Sie fest, in welcher Reihenfolge Sie die Artikel der aktuellen Packstelle packen wollen.
Als Vorschlag werden die Artikel zunächst nach Artikelnummer einsortiert, sinnvoller aber ist eine Sortierung wie Kartoffel, Karotten ....Salate (also von schwer nach leicht).

  • Öffnen Sie rechts die Registerkarte <Reihenfolge>: Sie sehen die aktuelle Sortierung als Liste.
  • Um einen Artikel zu verschieben, klicken Sie mit der linken Maustaste darauf, halten sie gedrückt und deuten mit der nun erscheinenden Hand auf die gewünschte Position. Lassen Sie dort die Maus los, wird der Artikel an dieser Position eingefügt. Soll der Artikel weiter bewegt werden als am Bildschirm sichtbar, muss in mehreren Schritten vorgegangen werden.
    Alternativ kann der gerade angeklickte Artikel auch mit den Hand-Pfeilbuttons nach oben oder unten bewegt werden.
  • Klicken sie zum Abschluss auf <übernehmen>, damit wird die aktuelle Reihenfolge als fortlaufende Positionsnummern auf die Artikel übertragen. Zu sehen sind diese im Register 'Zuordnung'.
    Diese Positionsnummern lassen sich hier auch direkt eintragen, das ist gerade bei weiten Verschiebungen oft handlicher als unter 'Reihenfolge': Suchen Sie zuerst die Stelle, an die Sie einen Artikel verschieben wollen - ggf. kann man dazu einfach die Artikelnummer oder den Beginn des Artikelnamens eines ähnlichen Artikels über der Liste eintragen und mit Enter dort hinspringen. Merken Sie sich dessen Positionsnummer, wechseln Sie zum zu verschiebenden Artikel zurück und tragen Sie dort diese Nummer ein - sofort nach Verlassen der Datenzeile springt der Artikel an die gewünschte Stelle. Doppelte Positionsnummern sind dabei kein Problem, sie können durch Wechsel auf 'Reihenfolge' und einmaligen Klick auf 'übernehmen' wieder fortlaufend abgeglichen werden.
  • Sie können auch ganze Warengruppen einer Packstelle zuordnen, z.B. eine separate Packstelle für Milchprodukte.
    Öffnen Sie dafür rechts die Registerkarte <Warengruppen>, klicken Sie dort auf <Aktualisieren>: Es werden alle vorhandenen Warengruppen in die Liste eingefügt.
  • Ordnen Sie jeder Warengruppe eine Packstelle zu. Klicken (Doppelklick) Sie dazu in der Tabelle in das Feld <Packstelle>, es erscheint rechts ein Pfeil.
    Klicken Sie darauf, es erscheint eine Auswahlliste ihrer Packstellen.
    Wählen Sie die gewünschte Packstelle.
  • Klicken Sie auf <nur aktuelle Packstelle>, erscheinen nur die der aktuellen Packstelle zugewiesenen Warengruppen.
    Legen Sie durch Eingabe einer Positionnummer die Reihenfolge der Warengruppen fest.

  • Klicken Sie nun auf <Vorsortierung anwenden>.
    Es werden alle Artikel der aktuellen Packstelle in der bei den Warengruppen festgelegten Reihenfolge ein- bzw. umsortiert und nach Artikelnummern geordnet.
    ACHTUNG: Damit überschreiben Sie die vorher vorhandene Reihenfolge permanent!
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AboBoxen

Die ÖkoBox ist darauf spezialisiert, Kunden individuell zu bedienen. Natürlich ist es ebenso möglich, Kunden mit Sortimenten zu beliefern. Die ÖkoBox erstellt dafür für jeden Kunden mit dem Bestellgenerator in der Auftragsbearbeitung  aus den hinterlegten Sortimentszusammenstellungen eine individuelle Bestellung. Die Bestellung kann aus Aboaufträgen, Daueraufträgen etc. bestehen.
Diese individualisierten Bestellungen können so als Vorschlag dem Kunden im Voraus mitgeteilt werden, (Bestellvorschläge können auch in den Internetshop gelegt werden), so dass der Kunde die Möglichkeit erhält, seinen Bestellvorschlag zu ändern.

Um AboBoxen erstellen zu können, müssen zunächst verschiedene Boxenzusammenstellungen angelegt werden. (Z.B. Familienkiste mittel, KäseBox, ObstBox  groß..).
Als Orientierungswert legen Sie am besten einen Durchschnittspreis fest, der bei einer solchen Boxenzusammenstellung realistisch ist. (Oder den Sie als Festpreis anbieten wollen).  
Dann legen Sie für die gewünschte Woche eine Zusammenstellung fest, geben dieser einen passenden Namen.

Wenn Sie viele ähnliche Boxentypen mit unterschiedlichem Wert pflegen möchten, können Sie die Kopierfunktion nutzen. Wählen Sie hierzu eine Zusammenstellung des zu kopierenden Boxentyps, klicken Sie auf kopieren und wählen dann den gewünschten neuen Boxentyp aus und bestätigen Sie mit Klick auf OK. Es wird die Zusammenstellung kopiert und dem Bestellwert angepasst.  Jetzt können Sie zusätzlich per Hand Änderungen vornehmen. Auch gibt es die Möglichkeit, bereits hier Alternativen für mögliche Kundenausschlüsse zu bieten. Wählen Sie hierzu bis zu 2 Alternativartikel je Position, die der Bestellgenerator einsetzen soll falls der Artikel nicht gewünscht wird.
Hat der Kunde selbst einen Alternativwunsch angegeben wir dieser vorrangig behandelt.

Noch einige Tips zu den Zusammenstellungen: Der Generator kann bei Stückartikeln die Mengenanpassung nur Sprungweise vornehmen, daher sollte wenigstens die Hälfte der Artikel einer Zusammenstellung gewogene Artikel sein! Achten Sie bitte außerdem darauf das für einen Zeitraum möglichst nur eine Zusammenstellung je Boxerntyp vorhanden ist, ansonsten verwendet der Generator immer die zuerst erstellte!(und womöglich die falsche). Allerdings muss für jeden aktivierten Boxentyp eine gültige Zusammenstellung für den aktuell zu generierenden Zeitraum vorhanden sein ! Ansonsten bleibt der Bestellgenerator stehen und meldet den Fehler. Der Zeitraum der im Bestellgenerator eingestellt wird muss immer in den Gültigkeitszeitraum der gewünschten Zusammenstellung vollständig hineinpassen oder deckungsgleich sein. Falls Sie einen Typ nicht verwenden wollen können Sie entweder löschen oder nur deaktivieren, dann steht er im Bestellformular nicht mehr zur Verfügung.(und wird aber auch nicht mehr generiert !)

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So erstellen Sie einen neuen Sortimentstyp (Boxentyp)

  • Öffnen Sie im Formular <AboBoxen> links die Registerkarte <AboBoxen>, rechts die Registerkarte <Stammdaten>.
    Klicken Sie im Navigator auf <+> ein neuer Datensatz wird eingefügt.


  • Vergeben Sie einen Namen für das neue Sortiment einen Referenzwert für den Bezugspreis und aktivieren Sie <AboBox wird zur Zeit verwendet>.
    Nun können Sie Ihren Kunden dieses Sortiment zuordnen.
  • Um im Shop ein Bild für das Sortiment anzeigen zu lassen, tragen Sie in die Felder "Link zum Icon" und "Link zum Bild" entsprechend die Pfade zu den Bildern ein. Die Bilder müssen natürlich im Internet verfügbar sein.
  • Hinweis: In der Regel wird der Auftrag mit "Abo in Arbeit" generiert! Bei Einstellung "nur generieren, wenn geplant", wird auch nur generiert, wenn es tatsächlich eine Planung gibt.
  • Sollten Sie später den allgemeinen Referenzwert für den Bezugspreis des Sortimentes verändern wollen, tragen Sie den neuen Preis in das Feld 'Bezugspreis' ein. Damit gilt die Änderung für alle Abos dieses Typs, die neu angelegt werden.
    Um den neuen Preis zusätzlich auch auf die bereits bestehenden Aboeinträge Ihrer Kunden zu übertragen, gehen Sie wie folgt vor:
    Ändern Sie den Bezugspreis vorübergehend nochmal zurück auf den alten Wert (oder führen Sie diesen Schritt am besten noch vor der Veränderung durch) und tragen Sie den gewünschten neuen Wert ins Feld 'neuer Preis' ein: Mit Klick auf "Preise der Abos anpassen" wird für ALLE Sortimente bei allen Aboeinträgen Ihrer Kunden deren Abowert (falls dieser dem Wert unter 'Bezugspreis' entspricht) geändert in den unter 'neuer Preis' angegebenen Betrag.
    Achtung: Aboeinträge, deren individueller Abowert vom bisherigen Referenz-Bezugspreis abweicht, werden dadurch nicht erfasst (da es sich in diesen Fällen oft um individuelle Absprachen mit dem Kunden handelt): Diese müssen manuell nachbearbeitet werden. WICHTIG: Stellen Sie vor der Betätigung dieses Buttons bitte unbedingt sicher, dass bei keinem Ihrer Sortimente das Feld 'neuer Preis' leer ist!!
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So erstellen Sie eine neue Zusammenstellung für ein Sortiment

  • Wählen Sie links den Abotyp, für den Sie eine Zusammenstellung erstellen wollen
  • Öffnen Sie links die Registerkarte <Zusammenstellungen>, es öffnet sich dabei auch die rechte Registerkarte <Zusammenstellung>.
  • Klicken Sie links auf <neu>, es erscheint ein Fenster, überschreiben Sie 'neue Box' wenn Sie die Zusammenstellung für eine
    spätere Wiederverwendung kennzeichnen wollen (z.B. Grünkohlsortiment).
  • Geben Sie das Startdatum des Gültigkeitszeitraums (am besten einen Montag) ein, dabei wird das Endedatum eine Woche später gleich mit vorgeschlagen.

  • Optional !
    Wählen Sie auf der Registerkarte <Angebot> den Artikel , der in dem neuen Sortiment hautsächlich drin sein soll.
    Öffnen Sie wieder <Zusammenstellungen>, klicken dort unter <Artikelverknüpfungen> auf das <Kettensymbol>.
    Das Sortiment wird mit dem Artikel verknüpft und Sie können später nach einem Sortiment mit einer bestimmten Artikelverknüpfung suchen.
  • Bestätigen Sie mit <OK>. Die leere Zusammenstellung steht bereit, um mit Artikeln gefüllt zu werden.
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So fügen Sie Artikel in Ihre Zusammenstellung

Nach dem Erstellen einer neuen Zusammenstellung blinkt der Cursor rechts im gelben Bereich und erwartet die Eingabe einer Artikelnummer. 

  • Öffnen Sie links die Registerkarte <Angebot>, Sie sehen die Artikel die am Startdatum ihrer Zusammenstellung im Angebot.
  • Geben Sie hier eine bekannte Nummer ein, klick auf < Enter>, der Artikel wird hizugefügt, der Cursor blinkt im Feld für die Mengeneingabe.
    Tragen Sie die Menge ein, <Enter> der Cursor springt ins Feld "1. Alternative" .
    Tragen Sie die Nummer der "1. Alternative " ein, mit <Enter> springt der Cursor  ins Feld "2. Alternative".
    Sinnvolle Alternativen als Ersatzartikel zu hinterlegen ist sehr wichtig, falls Sie keine Alternative hinterlegt haben und auch keine Vorliebe beim Kunden eingetragen ist, nimmt der PCG einen beliebigen Ersatzartikel aus der Warengruppe und Sie haben keinen Einfluss mehr darauf, welcher Ersatzartikel genommen wird. Falls dieser Stückartikel ist, kann der Wert nicht entsprechend angepasst werden, da es keine halben Stückmengen gibt.
    Der PCG versucht immer, den Gesamtwert der Lieferung beizubehalten, wenn aber der Ersatzartikel an letzter Auftragsposition steht, können die Mengen der anderen Artikel nicht mehr angepasst werden. Also: um Probleme mit dem Ersatzartikelpreis zu vermeiden, möglichst bald alternative Artikel festlegen!
    Bisher wurde die Menge einer Alternative ausschlieslich nach dem Preisverhältnis ermittelt, jetzt lässt sich in der Sortimentsplanung für Alternativen auch eine fixe Menge eintragen, diese wird dann im Ersatzfall genommen. Wird kein Wert eingetragen dann greift die bisherige Regelung.
  • zurück
  • Nach Eingabe der Alternativen klicken Sie erneut auf <Enter> , eine neue Zeile wird eingefügt, der Cursor wartet wieder auf die Eingabe einer Artikelnummer.


  • Wenn Sie einen Artikel suchen, geben Sie den Namen des Artikels im Such-Eingabefeld ein.
    Das Programm sucht bei jedem Buchstaben den nächsten passenden Artikel im Artikelstamm,
    ist der Artikel gefunden<Enter> und weiter wie zuvor.
  • Oder klicken Sie auf <Artikel suchen> es erscheint ein rotes Suchfeld.
    Geben Sie dort einen Suchbegriff ein,<Enter>, das Programm sucht alle Artikel die den Suchbegriff im Artikeltext enthalten.
    Großbuchstaben innerhalb des Artikeltextes müssen eingegeben werden.
    Klicken Sie auf die <Pfeil ab>-Taste, der Cursor springt in die Artikeltabelle.
    Wählen Sie dort den gewünschten Artikel,<Enter> der Artikel wird in die Zusammenstellung übernommen.
  • Wenn Sie fertig sind klicken Sie auf <OK>, kontrollieren Sie Ziel und Summe, klicken Sie auf <hinzu> wenn Sie weitere Artikel hinzufügen wollen.
  • Klicken Sie auf <Kalkulation>, Sie erhalten eine kleine Roherlöskalkulaltion anhand der eingegeben Einkaufspreise.
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So verwenden Sie eine bestehende Zusammenstellung wieder

  • Optional ! Öffnen Sie die Registerkarte <Angebot> und suchen dort den Artikel, für den Sie eine bereits erstellte Zusammenstellung suchen.
  • Öffnen Sie links <Zusammenstellung>, klicken auf <suchen>, wenn Sie ihre Zusammenstellungen mit Artikeln verknüpft haben findet das Programm die nächste Zusammenstellung.
  • Oder suchen einfach in der Tabelle links bis eine Zusammenstellung erscheint die Sie wieder verwenden wollen.
  • Klicken Sie auf <aktualisieren>, es erscheint wie bei <neu> das Feld zur Datumseingabe, geben Sie dort den neuen Gültigkeitszeitraum ein,
    <OK> , das Programm geht die Artikelliste rechts durch aktualisiert die Preise und meldet falls ein Artikel nicht im Angebot sein sollte.
  • Klicken Sie auf <alle> es werden die Zusammenstellungen aller Abotypen mit dem alten Gültigkeitszeitraum (falls vorhanden) für den neuen Zeitraum aktualisiert.
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So verwenden Sie die Kopierfunktion

  • Öffnen Sie links die Registerkarte<AboBoxen> und wählen Sie dort den Boxentyp, der als Quellsortiment dienen soll.
  • Öffnen Sie <Zusammenstellungen>, wählen die zu kopierende Zusammenstellung.
  • Klicken Sie auf <kopieren>, entscheiden Sie ob Sie die Mengen hochrechnen oder fest übernehmen wollen mit dem Flag<Mengen anpassen>.
  • Wählen Sie in der Tabelle darunter das Zielsortiment ,<OK> das neue Sortiment wird erstellt, und kann anschließend noch manuell nachbearbeitet werden.
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Abomuster speichern und wieder verwenden

Abomuster sollen es ermöglichen eine Ganzjahresplanung der Abos zu erstellen, die jedes Jahr wieder abgerufen werden kann. Es gibt eine Funktion mit der sich das bestehende Sortiment in die Mustertabelle kopieren lässt, als natürlich auch umgekehrt, die Wochenplanung aus der Mustertabelle. Um die Abomuster zu einem späteren Zeitpunkt wieder abzurufen zu können, müssen diese ein mal importiert werden. Jedes importierte Sortiment, steht dann als Muster zur Verfügung und kann zu gegebenen Zeit mit einem neuen Gültigkeitszeitraum wieder aktiviert werden.
Aus der Mustertabelle lässt sich dann ein voraussichtlicher Bedarf für jede Kalenderwoche errechnen. Darin ist nur der Bedarf der Sortimentsartikel drin, Daueraufträge nur wenn diese Artikel auch im Sortiment vorhanden sind.

  • Um Abomuster aus Aboboxen zu erstellen, klicken Sie unter <Bearbeiten der Aboboxen> auf die Registerkarte "Muster".
  • Wählen Sie auf der linken Seite die Aboplanung aus, die Sie als Muster speichern möchten, klicken Sie dann auf <Zusammenstellung importieren>. Jede Zusammenstellung muss einmal importiert werden, so dass sie als Muster zur Verfügung stehen kann.
  • Über den Button entfernen lassen sich einzelne Artikel aus dem übernommenen Abomuster löschen.
  • Ein Abomuster kann in die Aboplanung über den Button <Neu> aufgenommen werden.
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Bedarfsvorschau

Wenn Sie alle Ihre Abotypen mit neuen Zusammenstellungen versehen haben, können Sie eine Bedarfsvorschau für diesen Zeitraum erstellen. Diese gibt Ihnen einen Überblick über den voraussichtlichen Artikelbedarf und wie sich dieser Bedarf auf die Abotypen verteilt.
Sie können damit z.B. prüfen, ob -falls das Angebot begrenzt ist- die ermittelten Mengen passen und falls nicht, an welchem Sortiment am besten Änderungen vorzunehmen sind, damit die Menge passt.
Oder Sie benützen die Vorschau zu einer Vorrausbestellung bei ihren Lieferanten.
Die Bedarfsvorschau enthält nur eine Hochrechnung der Daueraufträge, Aboaufträge und der bereits erstellten Individualbestellungen und berücksichtigt nicht die Mengen die sich Abwahl, vorlieben und Alternativen ergeben würden.
Dies erhalten Sie nur nach dem generieren der Bestellungen in der Auftragsbearbeitung. In der ÖkoBox Auswertung.

Der Bedarf wird in verschiedensten Verknüpfungen gezeigt. Besonders interessant ist es, diese Auswertung mehrere Wochen in die Zukunft zu machen, darauf lässt sich gut die Betriebsentwicklung abschätzen.
Die Bedarfsvorschau bitte immer für die Gesamte Woche erstellen!
In der Wochenauswertung sind die einzelnen Packtage aufgeführt und können ausgedruckt werden.
Wichtig: Haken bei „Abwahl mit kalkulieren“ entfernen. (sonst gibt es u.U. Minuswerte)!

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So erstellen Sie eine Bedarfsvorschau

  • Klicken Sie im Formular <AboBoxen> auf Bedarfsvorschau, es öffnet das Formular Bedarfsvorschau.
  • Klicken Sie dort auf <neu>, geben den Zeitraum der Vorschau ein ( sollte die Gültigkeit ihrer Sortimente nicht überschreiten),
    entfernen Sie den Haken bei "Abwahl mit kalkulieren", mit <OK> wird eine Vorschau erstellt.
  • AboBoxen Gesamtbilanz: enthält die Summe aller bestellten Aboboxen im Zeitraum, Anzahl Aufträge, Umsätze, Roherlös der Aboboxen. Stellen Sie in der Tabelle einen Abotyp ein.
  • Artikelsummen Abobox: die Artikelmengen die Sie benötigen um diesen AboTyp zu packen.
  • Artikelsummen Abobox: Anzahl Aufträge, Umsätze, Roherlös der einzelnen Artikel in der Abobox.
  • Artikelsummen enthält den Gesamtbedarf aller Artikel für den berechneten Zeitraum, Anzahl nach Packtagen, Umsätze, Roherlös aller Artikel. Wählen Sie dort einen Artikel aus.
  • Verteilung: wie sich der Gesamtbedarf des Artikels auf die Sortimente und Dauer/Individualbestellungen verteilt, Anzahl, Umsätze, Roherlös.
  • Touren: Anzahl der Kunden pro Tour
  • Preiskontrolle: Prüfung der Artikel auf Wirtschaftlichkeit: Umsatz / Sollumsatz / Differenz
  • Haben Sie Änderungen an der Zusammenstellung vorgenommen, wählen Sie links in der Liste den bereits schon errechneten Zeitraum.
  • Klicken Sie auf <aktualisieren> der Zeitraum wird neu berechnet um Ihre Änderungen zu berückstichtigen.
  • <Drucken> druckt unterschiedliche Listen, je nach dem welche Registerkarte geöffnet ist.
  • Löschen Sie gelegentlich nicht mehr benötigte Vorschauen.
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Grundeinstellungen der ÖkoBox

Die ÖkoBox kann den verschiedensten Arbeitsweisen angepasst werden.
Damit sich die ÖkoBox so verhält wie es für Sie erforderlich sollten Sie sich unbedingt mit den Grundeinstellungen vertraut machen.
Sie finden Sie die Einstellungen in den ÖkoBox Stammdaten unter <Einstellungen>.

Hier dazu eine Beschreibung :

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Registerkarte <Zahlungskonditionen>

  • <Tage bis zur Fälligkeit der Rechnung>
    Einstellung falls Sie Mahnungen erstellen wollen und Mahnzins berechnen wollen.
  • <Mahnzins in Prozent>
    Definiert die Höhe des Mahnzinses.

    <Mahnperiode in Tagen>
    Definiert den Zeitabstand für das Mahnwesen.
  • <Rechnung erstellen>
    Normal erstellt das Programm nur eine Rechnung, wenn eine als geliefert markierte Bestellung vorliegt.
    Dabei werden alle offenen Zusatz und Pfandbuchungen mit abgerechnet.
    Wenn Sie z.B. eine Zusatzbuchung sofort abrechnen wollen, aktivieren Sie das entsprechen Flag.
  • <auch wenn nur Zusatz> --> Rechnungsstellung nur mit Zusatzbuchung
    <auch wenn nur Pfand>--> Rechnungsstellung nur mit Pfandberechnung
  • <Rechnung sofort bei BankEinzug> --> Lastschriftkunden erhalten automatisch nach jedem Auftrag eine Rechnung
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Liefergebühr lässt sich nach verschiedenen Kriterien automatisch abrechnen.
  • <ohne Liefergebühr>
    Es wird überhaupt keine Liefergebühr automatisch berechnet.
  • <Liefergebühr für alle Kunden>
    Allen Kunden wird bei der Abrechnung die eingegebene Liefergebühr zusätzlich berechnet.
  • <Liefergebühr nur, wenn unter Limit>
    Allen Kunden wird, wenn die eingebene Warenwertsgrenze unterschritten ist, die Liefergebühr berechnet. Bei Grenzfällen wird nur die Differenz berechnet.
  • <Wie zuvor+nur Direktbelieferte>
    Arbeiten Sie mit Sammeldressen, werden diese Kunden von der Liefergebühr ausgenommen.
  • <...+ keine generierte Bestellungen>
    Liefergebühr fällt nur für Individualbestellungen an.
  • <wenn unter Limit + unter Depotkunden aufteilen>
    Eventuell anfallende Lieferkosten werden bei Sammelstellen unter den belieferten Kunden aufgeteilt (geht nur mit der Packstation)
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  • <Gebühr ohne Nachfrage hinzufügen>
    Falls Liefergebühr fällig ist, wird diese ohne Nachfrage hinzugefügt, andernfalls erscheint ein Dialog, in dem die Liefergebühr geändert werden kann.
  • Neukunden werden die angegebene Anzahl an Tagen von der Liefergebühr ausgenommen, Startdatum ist der Tag, an dem der Kunde aufgenommen wurde.
  • <Hinweistext Liefergebühr>
    erscheint, wenn Liefergebühr fällig ist. Kann auch in Verbindung mit Liefergebühr = 0 dazu dienen, Kunden auf den Mindestbestellwert hinzuweisen.
  • <Neukunden ohne Gebühr>
    Neukunden wird keine Liefergebühr berechnet.

HINWEIS für den Shop:
Die spezifischen Lieferkosten werden an den Shop als Teil der Lieferadresse des Kunden übertragen. Deshalb ist es nötig, nach Änderungen der allgemeinen oder der tourenspezifischen Lieferkosteneinstellungen einmalig alle Lieferadressen per 'löschen und überschreiben' in den Shop auszulesen. Dazu bitte im Internetshopmodul unter 'Lokal - Internet' auf "einzelne Tabellen löschennund überschreiben" klicken, dort den obersten Punkt 'Lieferadressen löschen und überschreiben' anhaken, OK klicken und Abfrage bestätigen, damit beim nächstfolgenden Auslesen der Kundendaten (bitte unmittelbar im Anschluss, manuell oder per Automatik) alle im Shop vorhandenen Lieferadressen die neuen Lieferkosteneinstellungen erhalten.)

In der Auftragsbearbeitung unter "Kunde" auf der Registerkarte "Lieferadressen" lässt sich eine von den Grundeinstellungen abweichende Liefergebühr für die Lieferadressen eingeben.
Als Standardwert gilt die Vorgabe, das heisst die Gebühr wird berechnet, wie bei der Tour (es lässt sich für jede Tour eine individuelle Liefergebühr einstellen) hinterlegt oder in den Grundeinstellungen angegeben. Alternativ kann auch keine Liefergebühr für eine Lieferadresse erhoben werden oder es kann eine abweichende festgelegte Gebühr erhoben werden, darüber hinaus kann zusätzlich ein abweichender Bestellwert eingetragen werden, ab wann die Liefergebühr entfällt.

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Registerkarte <Pauschalrabatte>

  • Hier können Sie Rabattsätze anlegen die greifen, wenn eine vorgegeben Abrechnungssumme überschritten ist, z.b ab 100 € 1% Rabatt ab 200 € 2% . . etc.
  • <Bezugssumme>
    entweder der Endbetrag der Rechnung oder nur der enthaltene Warenwert.
  • <wenn Kundenskonto>
    Kundenskonto überschreiben, oder nicht.
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Registerkarte <Druck allgemein>

  • <Kopfband mit MeinLogo drucken>
    Alle Kundenanschreiben enthalten einen Kopfbereich mit Ihrer Adresse und Ihrem Logo. 
    Falls Sie die Option abschalten, bleibt statt dessen ein leerer Bereich, Sie könnten dann mit vorgedrucktem Papier arbeiten.
  • <Biosiegel mit ausdrucken>
    legt fest, ob auf den Kundenanschreiben das Bio-Siegel erscheint.
  • <Die Adresse des Hauptbetriebs verwenden>
    Im Artikelstamm können Sie Firmendaten für einen Handelsbetrieb eingeben, ist diese Option nicht gesetzt, erscheint diese Adresse in den Anschreiben.
  • <folgender Font .. >
    legt die Schriftart der Anschreiben fest , Achtung arbeiten Sie im Netzwerk und enthält der Rechner auf dem Sie die Einstellungen öffnen den eingestellten Font nicht,
    wird der Font umgestellt!
  • <Zusatztext auf der Rechnung bis zum>
    Der eingegebene Zusatztext wird auf der Rechnung bis zum angegebenen Datum mit ausgedruckt.
  • <Ausdruck der Rechnung mit offenen Posten>
    Der aktuelle Kontostand des Kunden wird mitgedruckt.
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Registerkarte <Druck Lieferschein>

Hier legen Sie wesentliche Ansichtsoptionen des Lieferscheins fest:

  • <Ausdruck der Pfandabrechnung>
    druckt eine Pfandabrechnung mit aus, deaktivieren Sie hier wenn Sie ohne Pfandabrechnung arbeiten.
  • <Ausdruck der nächsten ÖkoBox>
    ermöglicht eine Vorschau auf die nächste Lieferung. Dazu muss allerdings der nächste Zeitraum bereits generiert worden sein.
  • <Ausdruck der Aboaufträge>
    Alle vorliegenden Aboaufträge des Kunden werden mit Infos gedruckt.
  • <Ausdruck der Daueraufträge>
    Alle vorliegenden Daueraufträge werden mit Infos gedruckt.
  • <Ausdruck der Abwahlartikel>
    Alle Abwahlartikel und Abwahlgruppen werden gedruckt.
  • <Ausdruck der Vorlieben>
    Alle Vorliebenartikel und Vorliebengruppen werden gedruckt. Nutzen Sie diese Optionen gelegentlich um Ihre Kunden über die
    gespeicherten Wünsche zu informieren.
  • zurück
    <Verwendete AboBoxen drucken>
    Am Beginn des Lieferscheins werden die Sortimente aus denen die Bestellung erstellt wurde, aufgelistet.
  • <Artikel aus Abo .. >
    Es werden nur Zusatzartikel oder geänderte Artikel gedruckt. <Bei Artikeln aus .. >
    wurde der Preisdruck aktiviert, lässt sich dieser bei Aboartikeln unterdrücken.<Druck der Packliste nur für .. >
    Es werden überhaupt keine Artikel, sondern nur die Hinweise gedruckt.
    Setzen Sie diese Eigenschaften, wenn Sie Sortimente zum Festpreis anbieten und den Inhalt flexibel ändern können wollen.
  • <Kopfband der Packliste ohne Bitmaps>
    Es wird kein Logo und keine Telefonsymbole gedruckt, statt dessen lässt sich ein kurzer Text eingeben.
  • <Zusätzliche Angaben>
    Text für Neukunden+ Zusatzzeile für EG-Nummer etc.
    Weiter zusätzliche Texte zu einzelnen Artikeln oder als allgemeiner Zusatztext finden Sie in der Auftragsbearbeitung.
  • <Kontostand unterdrücken>
    Der Kontostand wird nicht mit gedruckt
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Im Reiter Druck "Lieferschein II" können Einstellung gesetzt werden, die entscheiden, welche Zusatzinformationen auf dem Lieferschein stehen sollen (Bsp. Herkunft-Kürzel und Verband-Kürzel)
Diese Information wird dann auf dem Lieferschein hinter die Artikelbezeichnung angedruckt. Bei der Einnstellung Beschreibung und Herkunft und Verband wird die Information in eine neue Zeile gedruckt.

Möchten Sie, dass die Bankverbindung sowie andere Rechnungsinformationen nicht auf dem Lieferschein gedruckt werden, deaktivieren Sie dazu die Option "Rechnungsinformationen drucken"

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Registerkarte <Arbeitsmodi II>

Hier bestimmen Sie wesentliche Verhaltensmerkmale der ÖkoBox:

  • Artikelbezogene Kundentexte wurden bisher beim Generieren hinzugefügt und unter Umständen können im Laufe des Generierens diese Texte von anderen Textbausteinen überschrieben werden. Mit den neuen PCG Versionen gibt es jetzt eine Option, die diesen Texten eindeutig Vorrang einräumt. Diese finden Sie in den Ökobox Stammdaten unter "Einstellungen" auf der Registerkarte "Arbeitsmodi II". (Achtung: Wird diese Option gesetzt, werden allerdings alle Hinweistexte beim abspeichern des Auftragsartikels überschrieben!)
  • Im Feld "Untergrenze in Cent für gewogene Artikel" kann die Untergrenze für die Wiegeartikel hinterlegt werden.
  • <Aboboxen pauschal berechnen>
    Damit legen Sie fest, ob in der vorraussichtlichen Bestellsumme die Box pauschal nach dem Referenzwert oder detailiert nach den geplanten Artikeln berechnet wird. Wollen Sie in der Abrechnung automatisch den Bestellwert übernehmen, ist diese Einstellung wichtig.
  • zurück
  • <Boxenpreis fixieren>
    Der Referenzwert der AboBox lässt sich beim Kunden nicht ändern, setzen Sie diese Eigenschaft auf alle Fälle, wenn Sie AboBoxen pauschal berechnen.
  • <Gleich Alternative erlauben>
    Normal verhindert der Generator das Ersetzten durch eine Alternative, wenn der Ersatz bereits in der Bestellung ist. Setzen Sie diese Eigenschaft, wenn Sie dies trotzdem erlauben wollen.
  • <Vorgabe für Dauer "nur wenn im Angebot">
    Diese Option legt für Aboartikel fest, dass diese nur im Auftrag erscheinen, wenn der jeweilige Artikel aktiv ist, d.h. in einer aktuellen Preisliste angeboten wird. (Z.B. bei Saisonobst, wie Erdbeeren)
  • <Internetaufträge ergänzen>
    Legen Kunden im Internet mehrere eigene Aufträge an, werden dies auch als eigene Bestellungen importiert. Setzten Sie diese Eigenschaft,
    wenn Sie grundsätzlich Bestellungen zusammenfassen wollen, dies können Sie zusätzlich beim Kunden und beim Einlesen steuern.
  • zurück
    <Kunden-/Artikelsuche bei jedem Tastendruck>
    Das Eingabefeld zur Datensatzsuche öffnet sich automatisch
  • <Abwahlprüfung auch bei Handeingabe>
    Kundenabneigungen werden überprüft.
  • <Toursuche mit Straße>
    Tourvorschlag mit Straßenangabe.
  • <Kundenbearbeitung in Logdatei protokollieren>
    Erstellt Protokoll
  • <Letzter möglicher Bestelltermin>
    Der Einstellungswert gibt die Anzahl in Tagen an, welche Liefertermine angezeigt werden dürfen. (0= ab heute, 1= ab morgen). Dies verhindert Eingabefehler bei Betrieben, die am Vortag packen.
  • <Intervall Notizenabfrage (Min)>
    Die Notizen zum Kunden werden in regelmäßigen Abständen angezeigt.
  • <Aufräumen zulassen>
    Datenbankpflege
  • <Wenn ja, dann Tage belassen>
    Dies bezieht sich auf die Archivierungsfunktion. Diese wird von der Automatik der Auftragsbearbeitung ausgeführt, muss aber hier freigeschaltet werden. "Tage belassen" ist der Zeitraum in die Vergangenheit, in dem die Daten im aktiven Bereich belassen werden sollen (meist 1 Jahr).
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Betriebswirtschaftliche Auswertungen

Button BW-Auswertungen

In diesem Bereich kÖnnen Sie sich einen Überblick über verschiedene Kennzahlen und -werte Ihres Betriebes verschaffen. Auch ohne den Einsatz des Warenwirtschaftsmoduls lässt sich hier der Gesamtumsatz ermitteln und seine Verteilung auf Ihre Warengruppen und auf die verschiedenen Touren feststellen. Auch die Entwicklung Ihrer Kundenzahlen und die räumliche Verteilung der Lieferadressen Ihrer Kunden nach Postleitzahlgebieten lassen sich hier bestimmen.

Ein neuer Button im Hauptmenü der Ökobox-Stammdaten öffnet eine Oberfläche, die viele verschiedene Möglichkeiten für betriebswirtschaftliche Auswertungen zusammenfasst. Teilweise sind das Auswertungen, die vorher bei den Touren zu finden waren, teilweise wurden sie neu entwickelt. Die Datengrundlage wird wie bisher durch im Auswerungsmodul gerechnete Auswertungen geliefert, die bei den Stammdaten der Touren dafür festgelegt wurden. Neu ist z.B., dass statt der bei den Tourenstammdaten vorgegebenen Durchschnittswerte für die gefahrenen km sowie für die Pack-, Büro- und Fahrzeit auch die in der konkreten Woche entstandenen tatsächlichen Werte eingetragen und als Berechnungsgrundlage verwendet werden können. Mit den oberen Buttons lassen sich die unten aktuell gewählten Auswertungen neu erstellen, löschen, filtern, sortieren, drucken und exportieren.



So richten Sie eine Tourauswertung ein

Um die Effizienz einzelner Touren besser einschätzen zu können, ist eine tourenbezogene Auswertung vorgesehen.
Dazu sind im wesentlichen 2 Schritte erforderlich:
Sie müssen im Tourenformular den Durchschnittswert für die aktuell gewählte Liefertour eintragen, dabei erhalten Sie vorab Ergebnisse über die generelle Kostenstruktur einer Tour. Im Weiteren benötigen Sie im Auswertungsmodul eine Auswertung die alle Bestellungen der aktuellen Tour umfasst ohne einen Artikelfilter. Diese Tour können Sie nun hier bei der Bearbeitung der Tourendaten der aktuellen Tour zuordnen.
Wird nun die Bestellsumme für diese Tour in der Auswertung errechnet, werden die Ergebnisse abgelegt und für jeden Liefertag gespeichert.
So erhält man eine regelmässige Aufzeichnung der Tourenergebnisse, Touren lassen sich vergleichen und bewerten, langfristige Durchschnittsergebnisse lassen sich errechnen.

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  • Ergänzen Sie unter <Touren> <Stammdaten> die Berechnungsgrundlagen mit den Werten eines durchschnittlichen Liefertags dieser Tour.
  • Wählen Sie <verwendete Auswertung> eine Auswertung des Auswertmoduls die 1. als Bestellfilter den Tourenfilter dieser Liefertour enthält,
    2. keinen Artikelfilter enthält und 3. immer berechnet wird, legen Sie gegebenenfalls eine solche an.
  • Bei jeder Errechnung Auswertung legt die ÖkoBox das Ergebniss als Tourenauswertung ab und errechnet anhand der Durchschnittswerte eine Hochrechnung auf das Ergebniss der Tour.
  • Wählen Sie die Registerkarte <Auswertungen> darin <Tour>, Sie sehen die bereits abgelegten Ergebnisse.
  • Wählen Sie darin <Tour-Schnitt> geben Sie einen Zeitraum <errechnen> und Sie erhalten den Durchschitt aller abgelegten Ergebnisse für die eingestellte Tour.
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So erstellen Sie eine Warengruppenauswertung

  • Öffnen Sie die Registerkarte <Auswertungen> darin <Warengruppen>.
  • Wählen Sie einen Auswertungszeitraum, <+neu> erstellt eine neue Auswertung über diesen Zeitraum. Die so erstellten Auswertungen bleiben erhalten und können jederzeit ausgedruckt werden.

    Hinweis : Gelieferte Summen erscheinen nur, wenn die Warengruppe mit der Packstelle bearbeitet wurde.

So erstellen Sie eine Gesamtauswertung

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Z. B. für Ausgelieferte Mengen,
z. B." wie viel Spargel wurde in einem bestimmten Zeitraum geliefert?"

  • Öffnen Sie die Registerkarte <Auswertungen> darin <Gesamt>.
  • Wählen Sie einen Auswertungszeitraum <+neu> erstellt eine neue Auswertung über diesen Zeitraum.
  • Klicken Sie <drucken> , es erscheint eine Zeile mit der aktuellen Auswertung.
  • Vergrössern Sie den Zeitraum. Klicken Sie dann auf <drucken>,  es werden alle in diesem Zeitraum liegenden Gesamtauswertungen ausgedruckt und in Durchschnittswerten zusammengefasst.

Folgende Werte werden ermittelt :

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  • Kunden vor = Kundenanzahl am Beginn des Auswertungszeitraums
  • <+>= Neukunden innerhalb des Zeitraums
  • <-> = Kundenabgänge innerhalb des Zeitraums
  • Kunden nach = Kundenanzahl am Ende
  • storno = stornierte Bestellungen im Zeitraum
  • Gesamt = Gesamtanzahl der Bestellungen im Zeitraum
  • gen. = davon wurden generiert und nicht nachbearbeitet
  • geä. = davon wurden manuell geändert
  • geän.net = davon wurden im Internet geändert
  • net. = davon wurden im Internet neu erstellt
  • man. = davon wurden manuell erstellt
  • Bestellsumme = Gesamtsumme der voraussichtlichen Bestellwerten
  • Liefersumme = Gesamtsummen der tatsächlichen Liefersummen
  • Liefernetto = Umsatzgesamt netto der tatsächlichen Liefersumme
  • Ekwertnetto = der bei der Berechnung hinterlegte Einkaufspreis + Verlust der Artikel
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Datenbank aufräumen

Je nach Anzahl der Kunden wächst die Datenbank der ÖkoBox und des Kundenstamms an, und je nach Rechner kann es daher sein, dass die Ausführungsgeschwindigkeit nachlässt.

Ab einer Größe von 600 MB, spätestens bei 1,5 GB empfehlen wir das Aufräumen der Datenbanken.

Beim Lokal Server spürt man ab ca. 30.000 Aufträgen in den Normaltabellen eine Verlangsamung, beim SQL Server können es ca 100.000 sein, bevor eine Performanceverschlechterung spürbar wird. Bei einem Betrieb mit 1000 Aufträgen pro Woche und SQL Server sollten also nicht viel mehr als 2 Jahre im System sein.

Achtung: Offene Bestellungen aus der Vergangenheit blockieren die Archivierungen;
vor dem Aufräumen und dem Archivieren der Daten muss nach offenen Bestellungen gefiltert werden!

So räumen Sie Ihre Datenbank auf

Unter Ökobox Stammdaten finden Sie die Funktion "Aufräumen".

Das Archivieren der Daten erfolgt nicht auf Dateiebene, sondern in extra dafür vorgesehene Archiv-Datentabellen (deren Name immer mit einem "x" beginnt, z.B. bestellung -> xbestellung): Diese Archivtabellen haben die gleiche Datenstruktur wie die Normaltabellen und liegen auch im selben Datenordner (werden also immer auch mit gesichert), daher lässt sich einfach im Programm zwischen den Archivtabellen und den Normaltabellen wechseln.
Die Archivtabellen können unendlich groß werden, das ist kein Problem, denn sie werden ja nur zur eventuellen Ansicht einzelner Rechnungen oder Lieferscheine benötigt. Die Normaltabellen werden (falls aus ihnen zusätzlich gelöscht wird) wieder kleiner, daher wird das Programm im Alltag wieder schneller.
Würde z.B. wöchentlich archiviert, ließe sich immer der damalige Zustand eines Auftrags blitzschnell in der Auftragsbarbeitung anschauen.

  • Der Button Nur Bereinigen entfernt unlogische Einträge und fehlende Bezüge, etwa Bestellungen, denen kein Lieferdatum oder kein Kunde zugeordnet ist.
    Wenn eine Archivierung geplant ist, sollte dieser Prozess sinnvollerweise vorher durchlaufen: Dies lässt sich zwar durch Anhaken beim Archivieren gleich mit auslösen, ist aber auch unabhängig von der Archivierung sinnvoll. Zudem kann durch ein vor dem Archivieren einzeln ausgelöstes Bereinigen auf das Anhaken dieser Option beim Archivieren verzichtet werden, was den ohnehin recht langwierigen Archivierungsprozess ein wenig beschleunigt.
  • Der Button Tabellen nur komprimieren löst einen ADS-internen Umstrukturierungsprozess aus, durch den die Daten platzsparender angeordnet werden und der noch für alte gelöschte Datensätze beanspruchte Platz freigegeben wird.
    Auch bei diesem Prozess empfiehlt es sich, ihn ab und an einzeln auszulösen - auch und gerade vor einer geplanten Archivierung, um diese nicht durch das Anhaken der ans Archivieren gekoppelten Komprimierung zusätzlich zu verlängern.
  • Das Daten archivieren selbst kopiert alle Daten aus den aktuellen in die Archivtabellen, OHNE sie aus den aktuellen Tabellen zu entfernen.
      Um sie zusätzlich auch noch aus den aktuellen Tabellen zu entfernen, muss der Haken Daten zusätzlich löschen vor dem gesetzt sein, dann sind anschließend in den Modulen standardmäßig nur noch die Daten ab dem hier eingestellten Termin zu sehen. (Allerdings kann im Hauptmenü immer zwischen den aktuellen und den Archivdaten umgeschaltet werden.)
      Zum Löschen darf im gewählten Zeitraum kein Auftrag mehr den Status 'bestellt' haben, das muss vorher über den Filter in der Auftragsbearbeitung kontrolliert und ggf. bereinigt werden - ansonsten wird nicht gelöscht!
    Ansonsten läuft die Archivierung schon recht lange, da ja nicht nur jede alte Bestellung kopiert werden muss, sondern auch alle Einzelpositionen und Details aller alten Bestellungen und Rechnungen - sinnvoll ist das sicher über Nacht. Daher empfiehlt es sich, die Optionen 'Tabellen komprimieren' und 'Tabellen bereinigen' nicht anzuhaken und gemeinsam mit dem Archivieren laufen zu lassen, sondern vorher einzeln auszulösen und die Haken beim Archivieren dann nicht nochmal mit zu setzen.
    Seit der 11er-ADS-Version können alle involvierten Prozesse (jetzt auch einschließlich der Komprimierung) eigentlich im laufenden Betrieb stattfinden.

Das Archivieren bringt also in Verbindung mit dem Löschen einen Geschwindigkeitsvorteil im laufenden Betrieb, reduziert aber nicht den Platzbedarf des Programms - im Gegensatz zum Komprimieren und u.U. auch dem Bereinigen.
Um den Platzbedarf auf Dateiebene zu reduzieren, gibt es das Aufräum-Tool.

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Archivierte Daten einsehen


Mit den zwei Buttons lässt sich in der Auftragsbearbeitung und im Kundenstammmodul einfach zwischen den im Normalbetrieb benutzten Tabellen und den Archivtabellen wechseln.

Im Archivmodus ist die Bearbeitung der Inhalte natürlich gesperrt, sonst könnte es ja passieren, dass Einträge ins Archiv erfolgen, die in den Normaltabellen keine Auswirkung haben.


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Aufräum-Tool zum Löschen von nicht mehr benötigten Dateien

Im PCG-Ordner sammeln sich in den verschieden Unterordnern mit der Zeit etliche nicht mehr benötigte Dateien.
Das PCG Aufräum-Tool hilft hier, etwas Festplattenplatz zu sparen. Natürlich können hier nur Ordner bereinigt werden, die vom PCG erstellt und verwaltet werden.

Das Aufräum-Tool erreichen Sie unter "Daten/Setup" über den Button "Aufräum-Tool".
Um nicht mehr benötigte Dateien zu löschen, gehen Sie wie folgt vor:

  • Wählen Sie im Auswahlmenü "löschen vor Datum:" einen Stichtag aus: Es werden dann nur Dateien gelöscht, die älter sind als das angegebene Datum.
  • Setzen Sie Haken bei den Ordner, die aufgeräumt werden sollen:
    • Der Temp-Ordner (z.B. "C:\pcgarten\TEMP" enthält alle Dateien, die vom Programm nur vorübergehend benötigt werden, beispielsweise im Artikelmanager anzuzeigende Artikelbilder oder per Email zu versendende Pdf-Dokumente. Gerade letztere können, vor allem bei Nutzung des automatisierten Lieferscheinversands per Email, schnell sehr zahlreich und auch ziemlich platzhungrig werden.
      Im Fall dieses Ordners empfiehlt es sich, den Erfolg des hier ausgelösten Löschens nochmal direkt im Windows-Explorer zu kontrollieren und ggf. die Dateien dort manuell zu entfernen, da Windows dort in manchen Benutzerrechte- Konstellationen das Löschen kommentarlos unterbindet ...
    • Die Lieferantenordner (z.B. "C:\pcgarten\Weiling" usw.) enthalten keine erheblichen Datenmengen, sondern typischerweise Bnn-Listen, die nicht viel Platz belegen, aber zahlreich und dadurch u.U. unübersichtlich werden können.
    • Die Bak-Dateien entstehen bei bestimmten Prorammupdates durch vom ADS automatisch erstellte Kopien veränderter Tabellen in den diversen Datenordnern (z.B. "C:\pcgarten\data_hofladen\bestellung.bak"). Auch sie werden nicht mehr benötigt, belegen aber nicht unerheblich Platz.
    • Im Protokoll-Ordner legt der PCG alle erstellten Logdateien ab, etwa die Protokolle der Automatiken oder der automatischen Warenwirtschafts-Bestellvorschläge. Auch das sind eher viele Dateien als große, aber weiter zurück als einige Wochen sind sie selten relevant.
  • Klicken Sie anschließend auf den Button "Aufräumen starten": Die alten Dateien werden jetzt gelöscht.
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Kistenverwaltung

Im PC Gärtner haben Sie die Möglichkeit, verschiede Behältnisse (z.B. Plastikkisten, Styroporkisten etc.) mit einem Pfand zu belegen und zu verwalten. So haben Sie die Kontrolle darüber, wie viele Kisten sich im Umlauf befinden und welche Pfandgebühren fällig sind.

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Kistentyp Stammdaten

Unter der Registerkarte "Kistentyp Stammdaten" lassen sich Kistentypen anlegen.

  • Vergeben Sie ihm eine Bezeichnung in dem weißen Textfeld
  • Der Kistentyp lässt sich mit einem vorhandenen Pfandartikel verknüpfen. Wählen Sie dazu unter "Verknüpfung zum Pfandartikel" einen Pfandartikel aus
  • Unter "Belastungsoptionen Pfand" können Sie auswählen, ob und wann Kistenpfand berechnet werden soll:
    • "Kiste NIE belasten" - es wird kein Pfand in Rechnung gestellt
    • "Kiste sofort an der Packstelle belasten" - das Pfand wird beim Packen in Rechnung gestellt
    • "erst belasten wenn Maximum Kisten überschritten wird - das Pfand wird erst dann berechnet, wenn die eingegeben Kistenzahl überschritten wurde
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  • Unter "Serie ändern oder neu erstellen" lassen sich neue Kistenserien anlegen.
    Geben Sie den Buchstaben und die Anfangsziffern für die Bezeichnung der Serie in die Eingabefelder ein, und wählen Sie ein "Zeichenformat des Etiketts" aus.
  • Aktivieren Sie die Option "Kiste aktuellem Typ zuordnen", wenn Sie möchten, dass bereits vorhandene Kisten dieser Serie dem aktuellen Kistentyp zugeordnet werden sollen.
  • Mit der Option "Kiste zum Ausdruck aktivieren" lässt sich festlegen, ob ein Kistenetikett gedruckt werden soll.
  • Die Option "Kundenzuordnung löschen" löscht schon vorhandene Zuordnungen zu der Kistenserie
  • Speichern Sie die Eingaben mit dem Button "Speichern"

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Kistenserien bearbeiten

Unter der Registerkarte "Kistenserien bearbeiten" lassen sich Kistenetiketten zum Drucken aus- und abwählen und ausdrucken.

  • Mit den Buttons auf der linken Seite können Sie die Etiketten filtern.
  • Mit den Buttons auf der rechten Seite können Sie die Etiketten in verschieden Formaten ausdrucken sowie die Druckmarkierung entfernen
  • Im Textfeld können Sie eine Fußzeile eintragen
  • Die Option "Etikett ausdrucken" fügt eine Druckmarkierung ein

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Kistenlisten einlesen

Haben Sie eine Kistenliste erstellt und auf ihrem PC abgespeichert, können Sie diese unter der Registerkarte "Kistenlisten einlesen" in den PC Gärtner aufnehmen.

  • Wählen Sie ihre Kisten-Datei mit dem Button "Kistenliste öffnen" aus
  • Setzen Sie die gewünschten Optionen auf der rechten Seite und wählen Sie ein Lieferdatum aus, bis zu dem eingelesen werden soll.
  • Klicken Sie anschließend auf den Button "Kistenliste einlesen", um die Liste in den PC Gärtner zu übertragen.

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Abfragen

Unter der Registerkarte "Abfragen" lässt sich anzeigen, welche und wieviele Kisten welches Typs im Gebrauch sind.

  • Mit dem Button "Kisten die vor dem Datum benutzt wurden" lassen sich die Kisten anzeigen, die vor dem eingegebenen Datum im Gberauch waren.
  • Der Button "Kunden mit Kisten des Typs + vor dem Datum" zeigt die Kunden an, die den markierten Kistentyp vor dem eingegebenen Datum verwendet haben
  • Um alle Kisten bei einem bestimmten Kunden anzuzeigen, geben Sie die Kundennummer in das Textfeld ein und klicken Sie auf den Button "Kisten des Kunden Nr"
  • Die angezeigten Kisten lassen sich mit dem Button "Kisten zum Ausdruck markieren" für den Druck aktivieren.

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Barcode-Etiketten für die Kisten

Alle, die mit PCG-ÖkoBox arbeiten, haben in den Stammdaten eine Kistenverwaltung, mit der sich die Etiketten erstellen und drucken lassen.
Wer neu damit anfängt, sollte bitte auch unbedingt dieses Tool benutzen, denn dort wird nicht einfach nur der Text in EAN verwandelt, sondern der Text wird mit der Anwendernummer in eine ID verwandelt, und diese wird dann als echte EAN13 Barcode ausgegeben.
Nur so funktioniert auch die Zusammenarbeit mit MDE-Geräten zuverlässig. Zudem gibt es sonst keinen Schutz gegen doppelte Kisten, was zu echten Problemen führen kann.
Falls bei einem Betrieb bereits ettiketierte Kisten vorliegen, bei denen der Scanner über die Schriftart die Zeichenfolge ausliest, lässt sich der PCG auch so einstellen, dass diese gelesen und verwendet werden können.

Das bevorzugte Etikett für dauerhafte Etiketten für den PCG ist das Zweckform-Avery L4778, ein wetterfestes Heavy-Duty-Etikett. Das lässt sich prima zwischen die Stege der Napfkiste kleben und hält dort problemlos mehre Jahre und übersteht dort auch eine Reinigung mit Hochdruck sehr gut.
Bitte beachten, dass für jede Kiste VIER Etiketten vorgesehen sind !
Es gehen aber auch die PCG-Standardetiketten 70 x 36 mm.

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Neukunden- und Kündigungsgründe

Seit Anfang 2017 bietet der PC Gärtner im Bereich Ökobox auch die Möglichkeit, die Gründe, warum im Lieferdienst Kunden kündigen bzw. wie die Neukunden zu Ihnen gefunden haben, direkt im Programm strukturiert zu erfassen und statistisch auszuwerten.

Mit den Buttons "Neukunden" und Kündigungen" im Hauptmenü der Ökobox Stammdaten gelangt man in die jeweilige Oberfläche, in der sich die vorhandenen Gründe nach der Häufigkeit ihrer Zuordnung zu Ihren Kunden auswerten lassen, und von wo aus auch die Verwaltung der Gründe erfolgt.
Da sämtliche Fenster und Funktionen für die Neukunden- und Kündigungsgründe identisch aufgebaut sind, werden sie hier zusammengefasst beschrieben.

Eigene Gründe anlegen und bearbeiten

Definiert werden können die betriebsindividuellen Gründe in einem weiteren Fenster, das sich im Neukunden- bzw. im Künigungsgründe-Fenster jeweils durch den Klick auf "Stammdaten" öffnet:

Zum Zweck der Auswertung kann jeder der hier angelegten Gründe einem oder mehreren der im rechten Teil zur Verfügung stehenden fest vorgegebenen gruppierenden Bereiche zugeordnet werden, indem links der gewünschte Grund ausgewählt wird und rechts die Haken bei den Gruppierungsbereichen gesetzt oder entfernt werden. Diese Zuordnung ist auch in der Liste durch die grünen Haken in den entsprechenden Spalten immer gleich zu sehen.
Zu Beginn vor-angelegt sind fünf Gründe, die jeweils genau einem der Gruppierungsbereiche entsprechen und auch entsprechend benannt sind. Um weitere individuelle Gründe anzulegen, klicken Sie auf das Plus-Symbol und tragen Sie entweder im Namensfeld rechts oben oder direkt in der neuen Zeile der Liste einen Namen für diesen Grund ein. Ordnen Sie dann rechts einen oder mehrere Bereiche zu.
Die Option "relevant für Quote" legt fest, ob dieser Grund in die beim Auswerten ermittelten Prozentwerte einfließen soll oder nicht.
Abbrechen lässt sich die Bearbeitung mit dem X-Button, speichern mit dem grünen Abhaken-Button. Soll ein bereits vorhandener Grund endgültig gelöscht werden, benutzen Sie bitte den Button mit dem Minus-Symbol.

Mit den Buttons und bestimmen Sie, ob die Liste der vorhandenen Gründe alphabetisch oder nach einer individuellen Sortierreihenfolge geordnet angezeigt werden soll. Letztere besimmt auch die beim Zuordnen verwendete Anzeigereigenfolge, Sie legen sie anhand des Buttons fest: Dieser öffnet ein Sortierfenster, in dem die Listeneinträge (ebenfalls mit oder ) vorsortiert oder/und mit und manuell angeordnet werden können: Die hier gemachten Änderungen lassen sich mit dem roten X verwerfen und mit dem grünen Haken abspeichern.

Bei langen Listen kann es der Übersicht dienen, sich nur bestimmte Gründe anzeigen zu lassen: Dazu kann mit den Filterbuttons die Liste auf die Einträge eingeschränkt werden, die mindestens einem der als Filterkriterium angehakten Gruppierungsbereiche zugeordnet sind.
Soll eine unformatierte Export-Liste der Gründe erzeugt werden, um sie extern in einer Tabellenkalkulation weiterzuverarbeiten, benutzen Sie bitte den -Button.

Einstellungsoption Gründe automatisch abfragen

Zuordnen der Gründe in der Ökobox Auftragsbearbeitung

Die im vorigen Schritt angelegten Gründe können Sie Ihren Kunden nun im Kundennotizen-Fenster der Auftragsbearbeitung zuweisen, ändern und löschen. Auf Wunsch lässt sich zudem im zentralen PCG-Einstellungsmodul je eine Option setzen, die immer beim Anlegen der ersten Lieferadresse eines Kunden bzw. beim Stillegen ein automatisches Abfragen des Neukunden- bzw. Kündigungsgrundes aktiviert:

PCG-Startmenü -> PCG-Einstellungen -> Basiseinstellungen Einzelhandel -> Rabatte und Sonstiges -> Kundenauswertung

Auswertungen der Gründe erstellen

Nach dem Schließen des Stammdaten-Fensters gelangt man zurück ins Hauptfenster, wo ausgewertet werden kann, in welchem Zeitraum Ihren Kunden welche Gründe zugeordnet wurden und wie sich das auf die Gruppierungsbereiche verteilt:

  • Zum Erstellen einer neuen Auswertung klicken Sie auf , dann öffnet sich der Dialog zur Auswahl der gewünschten Datumsspanne. ... [Hilfetext wird hier aktuell noch ergänzt, siehe auch das (mit der Maus vergrößerbare) folgende Bild]