Hilfetext: Mit Partnerbetrieben arbeiten

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Folgende Grundeinstellungen für das Partnermodul sind erforderlich

Bei beiden Betrieben erforderlich

  1. Partner anlegen im Artikelmanager unter <Stammdaten der Partnerbetriebe bearbeiten>. Internetverbindung und Datenbankpfad angeben (dazu ist die Eingabe der Artikelstamm-Lizenznummer erforderlich).
  2. Partnerdatenbank anlegen (ebenso an dieser Stelle).
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Partnerabgleichautomatik

Die Partnerabgleichautomatik steuert den Datenaustausch zwischen den Betrieben über den externen Server.

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Beim Packbetrieb = Partner der für andere Betriebe packt

1+2) + dort Packdaten holen aktivieren

3) in Partnerabgleich müssen folgende Aktionen eingestellt werden:

  • zurück
    Artikeldaten senden
    Daten ALLER Artikel werden auf die Serverdatenbank übertragen. Preise, Preisgrenzen, Herkünfte, Verbände etc.
    Verknüpfung mit Artikelnummer des Lieferbetriebes
  • Artikeldaten Partner holen
    Artikeldaten des Partners werden vom Server abgeholt
    Der Packbetrieb erhält nur die Daten der Artikel, die für ihn relevant sind (d.h., die dieser tatsächlich packt)
  • Basispackdaten Partner holen (täglich)
    Basispackdaten = Packtage, Touren, Abneigungen, Vorlieben etc.
  • Packdaten Partner holen
    Packdaten = Konkrete Aufträge der Kunden
  • Packdaten Partner senden (laufend)
  • Packdaten Partner prüfen (laufend oder einmal nach Packende)
  • Kisten abgleichen (täglich)
  • Aboplanung Partner holen
    Hochrechnung aller Aboaufträge, bis zu 3 Wochen im Voraus möglich
    Sinnvoll z.B. bei Urlaub d. Partners

4) in Packstelle Artikel mit Partner verknüpfen
5) Im Manager Verkaufsstelle verknüpfen und die Preislisten, die Partnerpreise enthalten, zuordnen
6) im Kundenstamm Rabatttyp 'Partner' anlegen

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Beim Bürobetrieb = Partner für dessen Kunden gepackt wird

1+2)+  Packdaten senden aktivieren

3) diesen Partner ebenfalls als Lieferant anlegen und diesen mit dem Partner verknüpfen

4) in Partnerabgleich müssen folgende Aktionen eingestellt werden:

  • Artikeldaten senden
  • Artikeldaten Partner holen
  • Aboplanung Partner holen
  • eigene Basispackdaten senden (täglich)
  • eigene Packdaten senden
    Packdaten = Konkrete Aufträge der Kunden
  • eigene Packdaten prüfen (laufend oder einmal vor Packbeginn)
  • eigene Packdaten holen (laufend)
  • Kisten abgleichen (täglich)

5) In den ÖkoBox Stammdaten unter Packstellen, die Packstellen mit dem Partner verknüpfen

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Sonderfunktionen <!!>
Über die Abgleichautomatik mit der Funktion <!!> lassen sich bestimmte oder alle Bestellungen über Auftragsnummern und Referenzdatum nochmals versenden oder abholen. Auch lassen sich alle Aktionen, wie z.B. "Aboplanung Partner holen" oder "Kisten abgleichen" etc. beim Partner auslösen. Ebenso können dort, falls notwendig, alle Packdaten in der Shopdatenbank gelöscht werden! (ACHTUNG: nur sinnvoll, wenn sämtliche gepackte Aufträge fehlerhaft sind! NICHT im laufenden Betrieb durchführen!)

Kontrolle eigener Transfer
Dient der Überprüfung der eigenen, gesendeten Daten.
Unter Aktionskontrolle ist die Suche nach Auftragsnummern möglich. So lässt sich prüfen, ob der Partner diese abgeholt hat.

Kontrolle Partnertransfer
Dient der Überprüfung der vom Partner zum Server gesendeten Daten
Über Steuerbefehle lässt sich erkennen, wann der Partner das letzte Mal Daten geändert hat.


So gehts im einzelnen:

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Artikel und Preise für den Partner bereitstellen

Allgemeines:

Die Preispflege für den Partner erfolgt im Artikelmanager über die Preislistenlogik. Dazu wurde diese um die Felder "Partnerpreis" und "Partnerpreisab" ergänzt. Diese Felder enthalten den Netto-Partnerpreis vor und nach der Preisgrenze. Die Pflege des Partnerpreises kann einfach automatisiert werden. Dazu gibt es bei den Preislistenstammdaten eine Option, die festlegt, ob der Partnerpreis vom Basispreis oder vom kalkulatorischen Ek-Preis abgeleitet werden soll. Für die Errechnung des Partnerpreises lässt sich bei der Preisliste ein genereller Rabattsatz eingeben. Zusätzlich wird die vorher festgelegte Rundung beim Preise aktualisieren angewandt.
Mit Lizenz des Kundenstamm-Moduls lässt sich auch ein Rabatttyp erstellen. Dieser legt artikelgenau einen Rabattsatz für den Partner fest. Der im Kundenstamm angelegte Rabatttyp, sollte die Bezeichnung 'Partner' tragen, dann kann dieser für Artikel die beim Packen in keiner Preisliste gefunden werden, für die Ermittlung des Abrechnungspreises benutzt werden.

Für die Preislistenpflege gilt:

Beim Hinzufügen der Artikel zur Preisliste, ist das Preisgültigkeitsdatum des Artikels das "Aktivvon"- Datum oder das Tagesdatum, je nachdem was aktueller ist. Dieses Datum wird als "Preis neu" zum Partner transportiert und legt dort das "Aktivvon"- Datum des Artikels fest. Beim Abgleich wird das "Aktivvon"- Datum der Artikel in den Preislisten nicht mehr berücksichtigt. Sobald ein Artikel in der Preisliste ist, erscheint er beim Partner als aktiv und wird, falls noch nicht in dessen Preisliste vorhanden, in diese Preisliste hineingelegt.
Damit der Preis dem Partner zugeordnet werden kann, muss die Preisliste(n) mit den korrekten Partnerpreisen der eingerichteten Partnerverkaufsstelle zugeordnet werden.Wird eine Preisliste "intern" geführt, d.h. Artikel dieser Preisliste sollen beim Partner nicht aktiviert werden, kann in der Partnerverkaufsstellenverküpfung die Option <Artikel beim Partner nicht als aktiv führen> gesetzt werden.

Beim Anlegen neuer Artikel ist es wichtig, dass diese einer Packstelle zugeordnet werden! Andernfalls kann ein Auftrag mit einem Artikel ohne Packstellenzuordnung nicht zum Partner übertragen werden. Die Abgleichautomatik bleibt stehen, im Fehlerprotokoll wird der betreffende Auftrag angezeigt.

Die Preise erreichen die Partner im Normalfall automatisch über das Abgleichmodul. 
Es ist auch möglich, die Artikelinformationen als bnn-Preisliste (über das Druckstudio als bnn - Datei) zu exportieren. Partner können dann über die bnn-Schnittstelle diese Preise wieder einlesen und abgleichen. Der Ek-Preis in der bnn-Preisliste entspricht dann dem Partnerpreis.

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Artikel des Packbetriebes übernehmen /Preise abgleichen

Das geht im Abgleichmodul unter <Abgleich Partnerpreise>, ähnlich wie mit bnn-Dateien.
Links steht der eigene Artikelstamm, rechts die Artikel des vorher gewählten Partners und oben die Einkaufsverknüpfung (hier sieht man nur die Verknüpfung des Packpartners).
Werden gleiche Artikelnummern verwendet, lassen sich die Verknüpfungen sehr schnell über diese als Schlüssel setzen, der Ean-Code ist hiefür ebenso geeignet.
Es lassen sich auch direkt Artikel aus dem Artikelstamm des Partners übernehmen. Das kann auch automatisiert werden, dazu müssen vorher für jede Warengruppe Importeinstellungen gesetzt werden.


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Welche Informationen des Packbetriebes vom Lieferbetrieb übernommen werden, wird bei <Gruppen-Einstellungen Import> festgelegt:

  • Zuordnung zu eigener Warengruppe etc.
  • automatisch Verknüpfen
  • automatisch Artikel aufnehmen
  • Artikelnummer des Partners übernehmen
  • Artikelbezeichnung des Partners anpassen (= verwenden)
  • Zusatzeinheit Stück mit anpassen (= Angabe wieviel Stück = 1kg wird übernommen)
  • Shopinfos mit übernehmen (z.B. Links, Beschreibung etc.)
    (Die Shopinfos des Partners lassen sich für einzelne Artikel blockieren: Artikelmanager / Zusatz-Info / Infotext Shop → Flag setzen bei „Keine Partnerinfos übernehmen“)
  • Verkaufspreis in den Preislisten sofort ändern → Partnerpreis wird automatisch als Basispreis in Artikelmanager übernommen.
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Sonderangebote des Partners übernehmen

Um die Sonderangebote Ihres Partners zu übernehmen, sind folgende Schritte notwendig:

  1. Eine Preisliste für die Sonderangebote anlegen.
  2. Den Partnerabgleich durchführen, dabei "Gruppeneinstellungen Import" vornehmen, dort
  3. die gewünschte Warengruppe auswählen und
  4. im Auswahlmenü "falls Artikel im Sonderangebot, dann dieser Preisliste zuordnen", die für die Sonderangebote angelegte Preisliste auswählen.
  5. Anschließend noch die Preisliste in die Verkaufsstelle hinzufügen, sie als Sonderangebot kennzeichnen und ihre Priorität hoch setzen
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Abobestellungen des Packbetriebes übernehmen

Die Aboplanung des Lieferanten wird direkt aus der Shopdatenbank des Packbetriebes über den Partnerabgleich importiert. Die Planung steht dann als Vorlage für die Sortimente im Lieferbetrieb zur Verfügung. Die Übernahme der Sortimente erfolgt bei der Sortimentsplanung in den ÖkoBox Stammdaten. Hier gibt es einen neuen Bereich <Import Sortimente>.
Dort erscheinen die vom Abgleich importierten Zusammenstellungen des Packpartners. Zunächst müssen die Sortimentstypen den eigenen Sortimenten zugeordnet werden, und die Importeinstellungen bei diesen Zuordnungen gesetzt werden. Die Artikelliste unten zeigt sofort die bereits verknüpften Artikel des Partners. Beim Import können nur solche übernommen werden.

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Geplante Sortimente vom Partner übernehmen

1. Abgleich - Partnerpreise

Alle Partner einzeln durchgehen und die nachstehenden Aktionen durchführen:

  • Haken setzen bei "nur aktive Artikel"
  • Filtern nach nicht verknüpften Artikeln, neue Artikel aufnehmen
  • Button <alle Artikel aufnehmen>
  • <alle abgleichen>

    hilfe_bilder/Partner/angebot_der_partnerbetriebe.jpg

2. Preislistenpflege

  • Preislisten wie gewohnt aktualisieren

3. ÖkoBox Stammdaten / Aboboxen

  • <Import Sortimente>
  • Lieferanten/Abotypen auswählen
  • Registerkarte Zusammenstellungen, Button <nur zukünftige>
  • Zusammenstellungen, wenn sie gefallen, mit dem Button <Zusammenstellung übernehmen>

Alle Lieferanten nacheinander durch und die zukünftigen Zusammenstellungen übernehmen!

hilfe_bilder/Partner/import_von_sortimenten.jpg


Neue Sortimente vom Partner übernehmen

1. Stammdaten des Sortimentes anlegen

hilfe_bilder/Partner/sortiment_anlegen1.jpg

2. Eigenes Sortiment mit Sortiment des Partners verknüpfen

 hilfe_bilder/Partner/sortiment_anlegen2.jpg

3. Zusammenstellung des Partners übernehmen

hilfe_bilder/Partner/sortiment_anlegen3.jpg

Ebenso können Sortimente über die neue Schnittstelle per Textfile übermittelt werden. Diese können Betriebe nutzen, die nicht als Packpartner zusammenarbeiten. In diesem Fall werden die Angebote und Preise über die bnn-Schnittstelle ausgetauscht. Der Inhalt der Sortimente wird über die neue *.srt = Sortimentenfile-Schnittstelle des PCG übermittelt. In beiden Fällen ist der  Datenaustausch nicht an gemeinsame Artikelnummern oder gemeinsame Sortimente geknüpft! Somit wäre es auch denkbar, dass ein Händler Vorschläge für eine Sortimentsplanung erstellt und an seine Kunden mit verschickt.

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Packen für den Partner

Das Packen für den Partner erfolgt in einer seperaten Partnerpackstelle. Damit der Packbetrieb Artikel für den Partner packen kann, ist es unbedingt erforderlich, dass alle zu packenden Artikel mit den entsprechenden eigenen Artikeln verknüpft sind. Diese Verknüpfung erfolgt in der Partnerpackstelle. Wird vom Lieferpartner mit dessen Artikelliste beim Import bereits eine Referenz (Verknüpfung) zum eigenen Artikel mitgeliefert, so erfolgt diese Verlinkung beim Packbetrieb automatisch, sofern dieser noch keine Verknüpfung festgelegt hat.

Bearbeitet wird die Verknüpfung in der Partnerpackstelle unter dem Menüpunkt <Artikel Partner>. (Die Partnerpackstelle startet immer mit der Auswahl der vorhandenen Partner, alle Menüpunkte beziehen sich dann immer auf den aktuell eingestellten Partner). Im Fenster "Artikel des Partnerbetriebes" finden sich Funktionen, die das schnelle Verknüpfen der Artikel erleichtern (über EAN, gleiche Nummer, gleichen Namen). Auch gibt es einen Filter, der nicht verknüpfte Artikel schnell filtert. Das Verknüpfen erfolgt über den entsprechenden Button oder über Doppelklick auf die eigene Artikelliste links. Mit dem Blitzsymbol können alle aktuellen Artikelverküpfungen auf die Bestellungen des aktuellen Partners übertragen werden. Nur wenn diese korrekt gesetzt sind, liefert die Auswertung oder die Warenwirtschaft die korrekten Mengen des Partnerbetriebes.

hilfe_bilder/Partner/artikel_des-Partnerbetriebes.jpg

Gepackt wird fast genauso wie mit der herkömmlichen Packstelle. Ein wichtiger Unterschied ist, dass die Packstelle des Partners immer vor dem Start des Menüpunktes <Boxen packen> gewählt werden muss, falls mehrere Packstellen zum Packen freigegeben sind. Die Funktionen beim Packen sind im wesentlichen die gleichen wie bei der 'normalen Packstelle'.
Mit der Taste <Einfg.> können Artikel noch während des Packens dem Auftrag hinzugefügt werden.

Beim Buchen der Artikel wird der aktuelle Partnerpreis für die Abrechnung festgeschrieben. Bei der Abschlussbuchung wird dann der Auftrag für den Export durch den Partnerabgleich bereitgestellt. Stößt die Packstelle auf einen Artikel, der nicht zugeordnet ist, stoppt der Packprozess (die Artikelbezeichnnung enthält ein ?). An dieser Stelle muss der Artikel zugeordnet werden, dazu einfach in die Oberfläche <Artikel Partner> wechseln und den Artikel auswählen.

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Checkfunktion nach dem Packen

Mit der Checkfunktion werden die gepackten Aufträge auf Bestellsummen und Abschlußbuchungen hin noch einmal geprüft, das heißt, in den Aufträgen werden von der Bestellsumme abweichende Werte angezeigt, ein Hinweis dazu erscheint. Die Artikelmenge kann dann verändert werden, der Auftrag ist somit korrigiert. Nach der erneuten Buchung wird der Auftrag automatisch zum Partner gesendet. Der Toleranzwert zur Abweichung wird in den Einstellungen in der Packstelle festgelegt. Bei der Preisüberprüfung der Einzelartikel wird der Faktor für die Gewichtsprüfung und für die Endpreisprüfung der Abschlussfaktor angewandt. Damit lassen sich in der Packstelle höhere Toleranzen für die Artikelprüfung einstellen, wir empfehlen 50 %.

und so geht's:

im Packfenster auf der Registerkarte <Kunden>  den ersten Kunden in der Liste markieren
auf die Registerkarte <Check> wechseln und mit dem Button <Abschlussprüfung> die Prüfung starten
Gegebenenfalls den Auftrag korrigieren und anschließend neu buchen

Ist einmal bei der Übertragung zum Partner etwas schief gelaufen und ein Auftrag fehlt, kann der Auftrag schnell gefunden und der Datentransfer noch einmal aktiviert werden. Dazu einfach auf der Registerkarte <Check> im Eingabefeld "KdNr??" die Kundennummer eingeben, mit ENTER bestättigen, den Haken bei der Option "Senden nach Check" setzen und auf den Button <Abschlussprüfung> klicken. Der Auftrag wird noch einmal überprüft und nach der Buchung automatisch zum Partner gesendet.

hilfe_bilder/Partner/check.jpg

Hinweis:

Die "Nullbuchungen" von Ersatzartikeln werden vom Check übersprungen.
Bei der Einzelprüfung kann es zu Problemen kommen, wenn bei den Partnern unbemerkt unsinnige Stückfaktoren (zum Beispiel 50 Stück Paprika = 1 Kilo) eingetragen sind. Das führt natürlich bei der Einzelpreisberechnung dazu, dass das Programm unnötig stehen bleibt.

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Artikel ersetzen

Fehlende Artikel können natürlich während des Packvorgangs ersetzt werden. Dies kann auch automatisiert werden, falls der Ersatz bei vielen Aufträgen erfolgen muss. Dazu findet sich in der Packoberfläche links im register <Artikel> der Button <Autoersatz>. Dort lässt sich eine Liste von Artikeln mit den entsprechenden Ersatzartikeln anlegen. (Achtung der Ersatz erfolgt auch zeitbezogen). Liegen die Artikel hier nur bereit, so erhält der Packer den Ersatzartikel sofort als Vorschlag. Zusätzlich kann über den Button <anwenden> der Ersatz für die vorher gewählte Tour oder den Liefertag durchgeführt werden. Dieser automatische Ersatz lässt sich auch auf reine Aboartikel beschränken.

hilfe_bilder/Partner/autoersatz.jpg

Die Vorgehensweise beim Autoersatz:

  1. Artikel(-liste) anlegen
  2. Aktionen anlegen
  3. Durchführungszeitraum festlegen (zuerst: aktueller Tag)

Die Aktion wird nur bei den aktuell ausgewählten Aufträgen durchgeführt (Liefertag oder Liefertour).

Aktionen

„Artikel ersetzen“ → gilt nur für Artikel, die nicht gefixt sind

Kriterien mit Hilfe der Optionen festlegen

„(Ersatz-) Artikel hinzufügen“ → Artikel in Liste wird allen Aufträgen hinzugefügt
(wenn keine Ersatz-Nr. angegeben ist!)

ODER wenn Ersatz-Nr. angegeben → Ersatzartikel wird allen Aufträgen mit Suchartikel hinzugefügt

„Artikel mit 0 buchen“ → z.B. bei Geschenken

„Artikel mit Sollmenge buchen“ → Bestellmenge des Artikels wird zur Liefermenge

„Artikel als Nachpackartikel“ → wird in Packliste abgehakt und auf Fahrerliste eingetragen

„Menge beim Suchartikel ändern“ + Angabe „Mengenänderung in %“

„Packstelle verschieben“ + Angabe „P.St.“

„Rabattsatz eintragen“ + Angabe „Rabatt in %“ → z.B. bei Artikel mit schlechter Qualität

„Preis ändern“ → muss vorher in <Angebot> geändert werden!

„nur Gesamtmenge ermitteln“ → ermittelt Bedarf des Suchartikels

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Abrechnen mit dem Partner

Die Abrechnung mit dem Partner erfolgt ebenfalls in der Partnerpackstelle, unter dem Menüpunkt <Abrechnung>. Dort auf <neu> klicken und einen Zeitraum eingeben. Mit <OK> wird eine Rechnung für den Partner erstellt. Dabei werden die gelieferten Artikel nach Artikelnummer und Preis zusammengefasst. Wird derselbe Artikel im Abrechnungszeitraum mit unterschiedlichen Preis für den Partner gepackt, so erscheint dieser 2 x in der Rechnung. Nach dem Erstellen der Rechnung können die Einzelpreise der Positionen nochmals kontrolliert und verändert werden. Die Rechnungsumme muss in diesem Fall über den Button <nochmal rechnen> neu ermittelt werden.

hilfe_bilder/Partner/abrechnung.jpg

Der Preis für die gelieferten Kisten wird im Artikelmanager unter <Pfandartikel bearbeiten> über den Preis für Position 1 Kistenpfand festgelegt.
Nach dem Buchen einer Rechnung (= als bezahlt markieren), kann die Rechnung nicht mehr verändert werden.