Hilfetext: Der Wareneinkauf

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Allgemeines zum Warenstrom

Der Warenstrom des PC Gärtners besteht aus drei Einzelmodulen die verschiedene Funktionen erfüllen:

  1. Der Wareneinkauf: Hier erstellen Sie Bedarfsvorschläge oder Bestellungen sowie Erntevorschläge und können diese dort verbuchen. Ebenso finden Sie hier die Werkzeuge zur Inventur wie Bestandskorrektur oder Verlustbuchungen.
  2. Der Wareneingang: ist als Ergänzung zum Wareneinkauf gedacht. Es dient zur direkten Erfassung des Wareneingangs und könnte z.B. an einem Rechner im Lagerraum eingesetzt werden um dort die Lieferung direkt beim Auspacken zu prüfen und im Rechner zu erfassen. Dort können Sie auch Eingänge erfassen die vorher nicht im Wareneinkauf als Bestellung angelegt wurden
  3. Der Warenverkauf: dient zum Aufzeichnen und buchen ihrer tatsächlichen Umsätze. Dort finden Sie auch mannigfaltige Möglichkeiten diese Umsätze auszuwerten sowie eine Betriebsinterne Abrechnung zwischen Produktions und Handelsbetrieb

Im Folgenden wird hier nur der Wareneinkauf behandelt.

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Allgemeines zum Wareneinkauf

Es gibt verschiedene Strategien um seinen Einkauf zu bewältigen:

  1. Man bestellt einfach nach Gefühl die Artikel die einem einfallen in den Mengen die man meint zu brauchen
  2. Man schaut nach <wie viel ist da> wenn zu wenig dann Artikel auf die Einkaufsliste
  3. Man schaut nach <wie viel hab ich das letzte Mal gebraucht> und bestellt danach
  4. Man schaut nach <wie viel brauche ich tatsächlich>(ÖkoBox) und bestellt diese Menge.
  5. Man ermittelt einen Bedarf nach 3 oder(und) 4, schaut nach wieviel ist da und bestellt die Differenz

Mit dem Wareneinkauf lassen sich alle diese Strategien,auch miteinander kombiniert verwirklichen

Damit der Wareneinkauf Strategie 2-5 verwirklichen kann ist natürlich eine entsprechende Datenpflege nötig, also Umsatzaufzeichnungen und/oder Bestandspflege!

Diese Strategien finden ihren Niederschlag im Bestellmodus und Bedarfsmodus, definierbare Eigenschaften die steuern wie der Wareneinkauf einen Bestellvorschlag ermittelt. Da diese Begriffe im Folgenden immer wieder auftauchen hier eine Erläuterung. Der Bestellmodus wird bei jedem Artikel in der Bestellung festgehalten steuert zunächst die Bedarfsermittlung im Zusammenhang mit dem Bedarfsmodus, anschliesend die Bestandsberücksichtigung beim Bestellvorschlag.

Folgende Bestellmodi werden im Moment angeboten:

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Bestellmodus Bedarfsermittlung Bestellvorschlag errechnen
Mindestbestand als Bedarf Der beim Artikel hinterlegte allgemeine Mindestbestand wird zum Bedarf Vorschlag = Bedarf – Bestand
Mindestbestand+ Bedarf minus Bestand Der Bedarf wird anhand des Bedarfsmodus ermittelt und mit dem Mindestbestand der Verkaufsstelle ergänzt, sind alle Verkaufsstellen beteiligt wird der Bedarf mit dem allgemeinen Mindesbestand ergänzt falls dieser größer ist Vorschlag = Bedarf – Bestand
Nur Bedarf abzüglich Bestand Der Bedarf wird anhand des Bedarfsmodus ermittelt falls der Mindestbestand der Verkaufsstelle größer ist wird dieser eingesetzt, Vorschlag = Bedarf – Bestand
Nur Bedarf ohne Bestand Der Bedarf wird anhand des Bedarfsmodus ermittelt falls der Mindestbestand der Verkaufsstelle größer ist wird dieser eingesetzt, Vorschlag = Bedarf
Mindestbestand oder Bedarf minus Bestand Der Bedarf wird anhand des Bedarfsmodus ermittelt und mit dem Mindestbestand der Verkaufsstelle ergänzt, sind alle Verkaufsstellen beteiligt wird der Bedarf mit dem allgemeinen Mindesbestand verglichen und dieser wird zum Bedarf falls dieser größer ist Vorschlag = Bedarf – Bestand
Mindestbestand + Bedarf ohne Bestand Der Bedarf wird anhand des Bedarfsmodus ermittelt und mit dem Mindestbestand der Verkaufsstelle ergänzt, sind alle Verkaufsstellen beteiligt wird der Bedarf mit dem allgemeinen Mindesbestand ergänzt falls dieser größer ist Vorschlag = Bedarf
Mindestbestand oder Bedarf ohne Bestand Der Bedarf wird anhand des Bedarfsmodus ermittelt und mit dem Mindestbestand der Verkaufsstelle ergänzt, sind alle Verkaufsstellen beteiligt wird der Bedarf mit dem allgemeinen Mindesbestand verglichen und dieser wird zum Bedarf falls dieser größer ist Vorschlag = Bedarf
Gesamtbedarf Woche minus Bestand Es wird der durchschnittliche Gesamtbedarf aller Verkaufsstellen anhand der Aufzeichnungen ermittelt, ist der Mindestbestand der Verkaufsstelle größer wird dieser zum Bedarf Vorschlag = Bedarf – Bestand
Gesamtbedarf Woche ohne Bestand Wie oben Vorschlag = Bedarf
Gesamtbedarf 2 Wochen minus Bestand Wie oben aber x 2 Vorschlag = Bedarf -Bestand
Gesamtbedarf 2 Wochen ohne Bestand Wie oben aber x 2 Vorschlag = Bedarf
Mindesbestand der Verkaufsstellen Der Bedarf wird nur aus dem Mindesbestand der Verkaufstellen ermittelt Vorschlag = Bedarf - Bestand
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Wichtig!

  • Der Mindestbestand der Verkaufstellen wird im Artikelmanagmodul eingegeben, dort kann innerhalb jeder Verkaufsstelle jedem Artikel ein Mindestbestand zugewiesen werden. Ist dort kein Mindestbestand hinterlegt, wirs 1 als Mindestbestand verwendet
  • Als Bestand gilt der aktuelle PC-Bestand, ist zum Artikel ein Temporärer Bestand eingegeben wird dieser verwendet. Liegt für den vorgesehenen Liefertermin ein Avisbestand vor wird dieser zum Bestand addiert
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Bedarfsmodus Bedarfsermittlung
Letzten Tagesverkäufe Bedarf = Verkaufsmenge des letzten Verkaufstages der Verkaufsstelle
Durchschnittliche Tagesverkäufe Bedarf = durchschnittliche tägliche Verkaufsmenge
Mittelwert Tagesverkauf/Schnitt Bedarf = Mittelwert der Verkaufsmenge des letzten Verkaufstages und des Durchschnitts
Letzte Wochenverkäufe Bedarf = Verkaufsmenge des letzten Woche der Verkaufsstelle
Durchschnittliche Wochenverkäufe Bedarf = durchschnittliche wöchentliche Verkaufsmenge
Mittelwert Wochenverkäufe/Schnitt Bedarf = Mittelwert der Verkaufsmenge der letzten Verkaufswoche und des Durchschnitts
Alle Bestellungen Bedarf = alle Bestellungen der ÖkoBox/Versand zwischen den angebenen Wochentagen oder alle Vorausbestellungen im Hofladen in dem nächst möglichen Zeitraum
Lineare Hochrechnung Bedarf = Mittelwert aus <alle Bestellungen wie oben> und der <durchschnittlichen Wochenmenge>
Gemittelte Hochrechnung Bedarf wie oben aber <alle Bestellungen> wird doppelt gewichtet

Bestellungen eine Woche im voraus

Bedarf = <alle Bestellungen> aber den übernächst möglichen Zeitraum

Zusätzlich können Sie einen Umsatzsteigerungsfaktor eingeben der die ermittelten Werte erhöht und einen Urlaubsfaktor der die Werte erhöht oder vermindert

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Manuelle Bestellungen erstellen

So erstellen Sie Bestellungen per Hand

  • Öffnen Sie im Wareneinkauf das Formular Bedarf, dort die Registerkarte <Bestellungen>
  • Klicken Sie dort auf <allgemein> um eine Bestellung ohne Lieferantenzuordnung, auf <Lieferant> um eine lieferantenbezogene Bestellung
  • In zweitem Fall öffnen Sie die Registerkarte <Lieferant> und wählen Sie den gewünschten Lieferant dann wieder die Registerkarte <Bestellungen>,oder wählen Sie den Lieferanten mit den <Pfeil auf /ab> Button neben dem <Schließen>
  • Klicken Sie dort auf <Neu>, ein grünes Feld öffnet, geben Sie dort ein Lieferdatum ein, legen Sie den Bestellmodus fest der für die hinzuzufügenden Artikel gelten soll und klicken Sie auf <OK>, eine leere Bestellung wird eingefügt.
  • Öffnen Sie rechts die Registerkarte <Vorschlag> setzen Sie dort den Cursor ins Feld <Suche>, geben Sie dort ein was Sie vom Artikel wissen, Ihre Artikelnummer, den Name, die Artikelnummer des Lieferanten oder den Ean-Code, klicken Sie auf <Enter> wird der Artikel gefunden wird er in die Liste eingefügt, der Cursor springt ins Feld Bedarf, geben Sie dort ihren Bedarf ein
  • Oder öffnen Sie links die Registerkarte <Artikel>, suchen Sie dort den Artikel und klicken dann auf <hinzufügen>
  • oder klicken Sie dort auf <Suche ++>, eine rote Eingabemaske erscheint, geben Sie dort einen Suchbegriff ein <Enter> wechseln Sie mit den Cursortasten in die Ergebnissliste wählen Sie dort den gewünschten Artikel <Return> der Artikel wird in die Bestellung aufgenommen
  • Oder klicken Sie auf <bnn3-hinzu>, es erscheint ein Formular mir dem bnn-Angebot des aktuellen Händlers, falls dies im Artikelmanager gepflegt wurde
  • Wählen Sie die gewünschte Preisliste des Händlers und geben Sie dort in <Suche> einen Begriff oder die Artikelnummer des Händlers ein,
  • ist der Artikel gefunden klicken Sie auf <zur Bestellung hinzu> der Artikel wird in die Bestellung übernommen, Sie können auch Artikel mit übernehmen die nicht in Ihrem Artikelstamm sind

So wird Ihre Bestellung fertiggestellt

  • Enthält Ihre Bestellung alle Artikel klicken Sie auf den Button <Bestellmengen>, ein gelber Dialog erscheint, beim ersten errechnen klicken Sie einfach auf <OK>, alle vorgeschlagenen Mengen werden in Umpackeinheiten umgerechnet wenn entsprechende Daten bei den Einkaufsinformationen hinterlegt waren, andernfalls wird die Grundeiheit zur Bestelleinheit
  • Prüfen Sie die errechneten Ergebnisse, erkennen Sie Fehler an den Umpackinformationen korrigieren Sie diese direkt beim Artikel, klicken Sie dazu auf <Artikel bearbeiten>
  • Übernehmen Sie die Änderungen durch nochmal aufrufen von <Bestellmengen errechnen> mit der Opition <Artikeldaten abgleichen, änderte sich die Umpackmenge wird der Bestellvorschlag neu ermittelt, ebenso werden alle Bestellvorschläge ermittelt die keine Bestellmengen enthalten. Sollen alle Bestellvorschläge neu errechenet werden aktivieren Sie die Option.
  • Passt alles klicken Sie links auf <drucken> Sie können die Bestellung drucken, per Fax schicken falls Sie ein FTP-Konto beim Händler besitzen die Bestellung dort direkt ablegen (= Export BioFakt)oder, falls Sie mit dem Dennreeshop arbeiten aus der Bestellung eine Datei erstellen die Ihre Artikel enthält. Dieses können Sie dann im Dennree-Shop einlesen und dort weiter bearbeiten.
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Bestellungen aufteilen und zusammenführen

Haben sie einen allgemeinen Bestellvorschlag erstellt der Artikel mehrerer Lieferanten enthält können Sie diesen Vorschlag aufteilen so dass Sie daraus mehrere Lieferantenbezogene Bestellungen erhalten

So teilen Sie einen Bestellvorschlag auf

  • Erstellen Sie einen Bestellvorschlag, egal wie, klicken Sie im Formular<Vorschlag> rechts auf <Zuweisung ändern> , es öffnet sich ein neues Formular, dieses erhält im unteren Abschnitt alle Artikel des aktuellen Vorschlags, im Oberen alle Einkaufsinfornationen zum aktuellen Artikel
  • Sie können die Größe der beiden Bereiche durch Ziehen mit der Maus im schwarzen Balken verändern
  • Wählen Sie unten den zu ändernden Artikel aus, wählen Sie oben die gewollte Einkaufsquelle des Artikels
  • klicken Sie auf <Artikel/Lieferant ändern>, der Artikel wird entweder einem anderen Lieferanten zugewiesen oder einem anderen Artikel des gleichen Lieferanten
  • oder einfach per <Doppelklick> auf die gewünschte Einkaufsquelle
  • Stimmt alles klicken Sie auf <Vorschlag zu Lieferantenbestellungen machen>, für jeden beteiligten Lieferanten wird ein neuer Vorschlag erstellt die Artikel werden in diesen Vorschlag verschoben. Hinweis : Öffnen Sie dieses Formular mit einem Lieferantenbezogenen Vorschlag ist der Button nicht aktiv und es erscheinen nur aktuelle aktive Einkaufsquellen des Lieferanten.

oder = so verbinden Sie Vorschläge

  • Falls bereits ein Lieferantenvorschlag vorliegt öffnen Sie diesen
  • Klicken Sie rechts auf den Button <Vorschlag ergänzen> Sie sehen im öffnenden Formular oben eine Liste aller im Moment offenen Vorschläge , unten die jeweils dazu gehörenden Artikel
  • Wählen Sie den Vorschlag den Sie hinzufügen wollen, klicken Sie dann auf <Vorschlag ergänzen> alle Artikel des gewählten Lieferanten werden aus dem Vorschlag in dem aktuell eingestellten Vorschlag übernommen.
  • Haben Sie eine allgemeinen Vorschlag beim Zusammenführen geöffnet werden alle Artikel in diesen übernommen, so können mehrere unabhängig voneinander erstellte Vorschläge (aus verschiedenen Betriebsbereichen) zusammengeführt werden.
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Arbeiten mit dem Palm

Der PC Gärtner Wareneinkauf arbeitet bisher mit 3 Palmsystemen SeteBio, BioOffice und dem Palm zum Dennree-Shop, ergänzungen sind in diesem Bereich jederzeit möglich, Sie können den Palm zur Erfassung von Bestellungen zur Inventur und zum erstellen von Etikettlisten( im Artikelmanagmodul)benutzen. Um mit dem Palm arbeiten zu können müssen Sie die HotSync-Software auf einem Rechner installiert haben, und Sie müssen im Formular <Einstellungen> den Palmtyp und das HotSync-Verzeichniss festlegen (meist C:\palm\casl).

So laden Sie Ihre Artikel in den Palm

  • Öffnen sie in der Oberfläche <Bedarf> links die Registerkarte <Artikel>, klicken Sie dort auf <Export Palm>, eine Artikeldatei für Ihren Palm wird im HotSync-Verzeichniss abgelegt, achtung falls Sie einen Artikelfilter gesetzt haben !, die Datei enthält nur die aktuelle angezeigten Artikel
  • Führen Sie einen HotSync aus, die Artikel werden in den Palm übernommen, Ihr Palm ist zur Datenerfassung bereit.

So erstellen Sie eine Bestellung mit dem Palmsystem

  • Stellen Sie mit dem Palm eine Bestellung zusammen
  • Führen Sie einen HotSync durch, der Palm lädt die Bestelldaten in das HotSync-Verzeichniss
  • Erstellen Sie einen leeren Bestellvorschlag wie unter manuelle Bestellungen erstellen beschrieben oder wählen Sie einen bereits bestehenden Vorschlag zum ergänzen
  • Enthält Ihr Palm Artikel die Sie bei verschiedenen Lieferanten ordern wollen erstellen Sie bitte zunächst einen allgemeinen Vorschlag
  • Klicken Sie rechts in der Registerkarte <Vorschlag> auf <Import aus Palm> die Artikel werden importiert, löschen sie die Palm-Bestelldaten nicht falls darin auch Inventur oder Etikettinformationen enthalten sind.
  • Bearbeiten Sie die Bestellung weiter wie unter manuelle Bestellungen erstellen beschrieben

So erstellen Sie eine Inventurliste mit dem Palmsystem

  • Stellen Sie mit dem Palm eine Inventurliste zusammen
  • Führen Sie einen HotSync durch, der Palm lädt die Inventurdaten in das HotSync-Verzeichniss
  • Öffnen Sie im Formular <Vorschlag> rechts die Registerkarte <Inventur>, klicken Sie dort auf <Import aus Palm> die Inventurliste des Palm wird importiert
  • ergänzen oder ändern Sie die Inventurliste per Hand, ab sofort wird der hier stehende Bestand für die Bedarfsermittlung benutzt
  • Filtern Sie diesen Bestand nach der Abweichung zum PC-Bestand
  • Übernehmen Sie den Inventurbestand als PC-Bestand durch Klick auf <Bestand buchen> (vorheriges Filtern ermöglicht die ausschließliche Übernahme der relevanten Änderungen und ermöglicht damit einen gewissen Spielraum)
  • löschen Sie die verbleibenden Bestandsinformationen
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Vorschlagstypen für automatische erstellte Vorschläge

Das arbeiten mit dem Palm ist eine Möglichkeit das Bestellen zu vereinfachen, eine andere ist es die Informationen zum Mindestbestand, Umsatzaufzeichnung und dem aktuellen Bestand dazu zu benutzen Bestellvorschläge zu generieren, natürlich müssen dazu diese Informationen zuverlässig ins System um brauchbare Vorschläge zu erhalten. Da es verschiedene Möglichkeiten gibt Vorschläge automatisch erstellen zu lassen enthält der Wareneinkauf Vorschlagstypen in denen definiert wird welche Artikel wie in den Vorschlag genommen werden sollen. Diese Vorschlagstypen lassen sich beim Erstellen eines automatischen Vorschlags auswählen. Ohne einen Vorschlagstyp kann kein automatischer Vorschlag erstellt werden.

So erstellen Sie einen Vorschlagstyp

  • Öffnen Sie das Formular <Vorschlagstypen bearbeiten>, klicken Sie dort im Navigator links auf <+>, ein neuer Vorschlagstyp wird angelegt
  • Öffnen Sie rechts die Registerkarte <Stammdaten des Vorschlagtyps> , geben Sie dort dem neuen Vorschlag einen Namen und optional eine Beschreibung
  • Legen Sie den Vorschlagstyp fest, später, beim anlegen von Vorschlägen, erscheinen dann die Vorschlagstypen gefiltert
  • Falls Sie <allgemein> gewählt haben entscheiden Sie ob alle Lieferantenquellen berücksichtigt werden sollen oder nur die die mit dem Vorschlag verknüpft wurden
  • Falls Sie <lieferantenbezogen> gewählt haben müssen Sie den Lieferant wählen und entscheiden ob nur Artikel berücksichtigt werden sollen bei denen dieser an oberster Stelle der Einkaufsquellen steht
  • falls Sie <alle Verkaufsstellen berücksichtigen> gewählt haben, stellen Sie nur hier einen Bedarfsmodus ein, anderfalls müssen Sie zusätzlich Verkaufsstellenverknüpfungen erstellen
  • falls Sie <alle Warengruppen mit einbeziehen> gewählt haben , stellen Sie hier einen Bestellmodus ein , der hier eingestellte Bestellmodus wird später auch für Artikel verwendet die manuell hinzugefügt werden
  • Optional ->aktivieren Sie den Bereichsfilter und wählen Sie einen Bereich
  • Optional -> aktivieren Sie den Nummernfilter und geben Sie einen Nummernbereich ein
  • Setzen Sie den Umsatzsteigerungsfaktor, dieser Erhöht den ermittelten Bedarf um den angebenen Wert
  • Speichern Sie durch klick auf <Übernehmen> im Navigator links oben
  • Falls erforderlich fügen Sie nun die Verknüpfungen hinzu

So fügen Sie Verknüpfungen hinzu

  • Öffnen Sie die entsprechende Registerkarte im Formular <Vorschlagstypen>
  • Klicken Sie auf <+ hinzufügen> in der Tabelle darunter erscheint eine neue leere Zeile
  • Klicken Sie dort hinein, die Zeile wird zur ComboBox, öffnen Sie diese und wählen Verkaufsstelle, Warengruppe oder Lieferant
  • Setzen Sie bei Verkaufsstellen den Bedarfsmodus, bei Warengruppen den Bestellmodus der für die entsprechenden Ergebnisse gelten soll
  • Speichern Sie die Eingabe mit klick auf <OK> über der Tabelle

detaillierte Informationen zum Bedarfsmodus und Bestellmodus finden Sie unter Allgemeines zum Wareneinkauf

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Das automatische Erstellen von Vorschlägen

Stehen die passenden Vorschlagstypen für Ihre Bestellstrategie bereit können Sie loslegen

So erstellen Sie einen automatischen Bestellvorschlag

  • Öffnen Sie im Wareneinkauf das Formular Bedarf, dort die Registerkarte <Bestellungen>
  • Klicken Sie dort auf <allgemein> um eine Bestellung ohne Lieferantenzuordnung, auf <Lieferant> um eine lieferantenbezogene Bestellung
  • In zweitem Fall öffnen Sie die Registerkarte <Lieferant> und wählen Sie den gewünschten Lieferant dann wieder die Registerkarte <Bestellungen>,oder wählen Sie den Lieferanten mit den <Pfeil auf /ab> Button neben dem <Schließen>
  • Klicken Sie dort auf <Neu>, ein grünes Feld öffnet, aktivieren Sie dort die Option <Vorschlag automatisch erstellen>
  • Wählen Sie in der Combobox den Vorschlagstyp, dort werden nur die möglichen Typen angezeigt
  • falls gewünscht deaktivieren Sie die Option <nur positive Ergebnisse zulassen>
  • geben Sie das vorgesehene Lieferdatum ein
  • falls erforderlich aktivieren Sie die Option <mit Großhandelsvorschlag> und wählen Sie den gewünscht Vorschlag in der Tabelle aus (insbesondere für Erntevorschläge)
  • klicken Sie auf <OK>, der Erstellungsprozess startet, Sie können den Fortschritt beobachten, mit klick auf <Stop> auch jederzeit abbrechen
  • anschliesend den Vorschlag weiterbearbeiten wie vorher.

Die einfachste Form einer automatischen Bestellung liegt vor wenn Sie als Bestellmodus <Mindestbestand als Bedarf> gewählt haben, für einen sinnvollen Vorschlag müssen nur der allgemeine Mindestbestand korrekt eingegeben und der aktuelle Bestand des Artikels einigermaßen stimmen.

Das Bestellen könnte dann so ablaufen:

  • Im Laden/Lager per Palm oder Inventurliste die Artikel die knapp erscheinen registrieren
  • diese Liste in den Inventurbestand eingeben, (dabei erfolgt auch gleich eine laufende Inventur)
  • Bestellvorschlag erstellen, kontrollieren , falls Artikel zusätzlich drinnen sind warum ? (eventuell PC-Bestand falsch oder Mindestestand zu hoch), falls Artikel fehlen warum (eventuell Mindestbestand zu niedrig)
  • Bestellung wie eine manuelle Bestellung weiterbearbeiten

Sie könnten auch so vorgehen:

  • Bestellvorschlag erstellen, und als Inventurliste drucken
  • diese Artikel im Bestand kontrollieren eventuell diese Liste ergänzen
  • nur den Bestand dieser Artikel berichtigen falls falsch und weiter wie oben

Falls alle Umsätze erfasst werden ,sollten im Trockenbereich die Bestände eigentlich stimmen so dass auch ohne vorherige Bestandserfassung ein Vorschlag erstellt werden, anders im Frischebereich. Hier müssen entweder die Bestände zum Zeitpunkt der Erstellung stimmen, oder man hat einen Bestellmodus gewählt der den aktuellen Bestand unberücksichtigt lässt, oder man setzt vor dem Erstellen des Vorschlags die Eigenschaft <auch negative Ergebnisse zulassen> damit kein benötigter Artikel wegen falschen Bestands unter den Tisch fällt.

Falls Sie mehrere für mehrere Bereiche bestellen wollen könnten Sie so vorgehen

  • jeder Bereich stellt unabhängig seinen allgemeinen Bedarfsvorschlag zusammen,
  • über <Vorschlag ergänzen> werden diese Vorschläge zu einem Vorschlag zusammengefasst, dabei werden die Vorschlagsmengen der einzelnen Bereiche addiert
  • Optional -> Sie geben die korrekten Bestandmengen ein
  • dann kontrollieren Sie den Vorschlag in Bezug auf die Einkaufsquellen unter <Zuweisung ändern> und erstellen anschliesend daraus Ihre Lieferantenbestellungen

oder:

  • Sie erstellen einen Vorschlag der die verschiedenen Bereich in den Verkaufsstellenverknüpfungen enthält
  • und benutzen diesen für einen allgemeinen oder lieferantenbezogenen Vorschlag

Haben Sie einige Zeit Umsatzaufzeichnung erfasst können sie auch die bedarfsbezogenen Bestellmodi zur Vorschlagsermittlung benutzen. Gerade im Frischbereich für den Wochenmarkt oder Laden macht es Sinn seine Vorschläge nach Erfahrungswerten die im PC gespeichert werden zu erstellen. Probieren Sie einfach die verschiedenen Bestellmodi und Bedarfsmodi aus.

Hinweis zu ÖkoBox/Versand : der Bestellmodus <alle Bestellungen> kann alle tatsächlich bestellten Mengen der Ökobox ermitteln, alledings dauert diese Abfragen relativ lange und ist sicher nur für Bertriebe praktikabel die 500 Bestellungen pro Woche nicht überschreiten. Daher bietet die ÖkoBox/Versand – Auswertung die Möglichkeit ermittelte Ergebnisse direkt im Warenstrom abzulegen. Dort können diese wie jeder andere Bestellvorschlag weiterbearbeitet werden

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gelieferte Bestellungen einbuchen

Um einen geschlossenen Warenkreislauf zu realisieren müssen die gelieferten Mengen erfasst werden. Eine im Wareneingang erstellte Bestellung kann nun auf einfache Weise dazu benutzt werden. Sie können dies hier im Wareneinkauf erledigen oder im Wareneingangsmodul

So wird der Wareneingang gebucht

  • Überprüfen Sie anhand des Lieferscheins die gelieferte Ware und vermerken Sie dort eventuelle Abweichnungen
  • Öffnen Sie das Formular <Bedarf> und suchen Sie die dazugehörige Bestellung
  • Öffnen Sie rechts die Registerkarte <Lieferung>, öffnen Sie links die Registerkarte <Bestellung> und aktivieren Sie die Option <L 1-2> oder <L A-B> die Artikel werden nach Lieferantennummern sortiert dargestellt und stimmt dann meist in der Reihenfolge mit dem Lieferschein überein
  • Klicken Sie rechts im grünen Bereich ins Eingabefeld <Ist> geben Sie dort die gelieferte Menge ein <Enter> der nächste Artikel wir aktiviert
  • wechseln Sie mit der Cursortaste <Pfeil rechts> ins nächste Eingabefeld um den Einkaufspreis zu korrigieren, mit <Pfeil links> wieder zurück
  • Oder setzen Sie den Cursor ins Feld <? Nr>, geben Sie dort ihre Artikelnummer, ihren Artikelnamen oder die Artikelnummer des Lieferanten <Enter> der Artikel wird in der Bestellung gesucht das Mengenfeld aktiviert
  • Ist der Artikel nicht in der Liste können Sie diesen hier sofort hinzufügen lassen.
  • Oder klicken Sie auf <Autoeingabe> alle Liefermengen werden wie bestellt als geliefert eingetragen
  • wählen Sie anschließend die Artikel die nicht oder in anderer Menge geliefert wurden und ändern Sie die Liefermenge.
  • Optional ! Stimmt alles klicken Sie auf <ÖkoCheck> es wird geprüft ob ein gültiges Öko-Zertifikat vorliegt die Lieferung wird als geprüft markiert
  • Stimmt alles klicken Sie auf <Verbuchen> die gelieferte Menge wird in den Bestand eingebucht, dabei kann der Stamm Ek des Artikels neu gesetzt werden
  • Optional ! Klicken Sie auf <Etiketten> Es wird eine Etikettliste erstellt, sie können Preisetiketten sofort hier ausdrucken, oder diese Liste im Artikelmanager-> Druckstudio verwenden
  • Falls Sie die Option <Artikel markieren> gewählt haben können Sie sich im Artikelmanager mit dem Filter < nur markierte> diese Artikel anzeigen lassen
  • Öffnen Sie links die Registerkarte <Bestellung> klicken Sie dort auf <Bestellung drucken> dort auf <Liste Wareneingang> Sie erhalten eine Wareneingangsliste
  • Aktivieren Sie vorher die Option <nur Artikel mit geändertem Ek-Preis> sie erhalten ein Liste der Artikel bei den der Ekpreis in der Bestellung oder im System geändert wurde
  • Oder Falls Sie per FTP mit Ihrem Händler zusammenarbeiten verwenden Sie das LieferAvis zum buchen der Lieferung

So verwenden Sie das Lieferavis

  • Klicken Sie in der Registerkarte <Lieferung> auf <Avis abholen>, es öffnet sich das FTP-Formular
  • Klicken Sie dort auf <mit . . . . verbinden>, wird die Verbindung hergestellt und liegt ein Lieferavis vor erscheint ein neuer Button
  • Klicken Sie darauf, das Avis wird im FTP-Postfach abgeholt und dort gelöscht
  • Klicken Sie auf <Avis einlesen>( oder bestätigen Sie den Dialog) öffnen Sie das Avis-File, das Programm sucht die Artikel im Avis in der aktuellen Bestellliste, und trägt die Liefermenge und den tatsächlichen Ek-Preis dort ein.
  • Ist ein Artikel nicht in der Liste (Ersatz oder mündl. Nachbestellung) erscheint ein Dialog, dort können Sie die Artikelnumer ihres Artikels eingeben dem die Lieferung zugeordnet werden soll
  • klicken Sie auf < nur Artikel ohne Menge> Sie sehen welche Artikel nicht geliefert werden
  • Fahren Sie fort wie oben

Der Avisbestand

Arbeiten Sie mit Avis können Sie schon vor der Lieferung von bestimmten Liefermengen für bestimmte Termine ausgehen. Wollen Sie diese Mengen bei einem Bestellvorschlag für diesen Termin berücksichtigt haben können Sie die voraussichtliche Lieferung in den Avisbestand buchen, die Liefermenge wird dann ab dem Lieferdatum zum tatsächlichen Bestand für die Bedarfsermittlung hinzugerechnet

Beim Einlesen vom Lieferavis wird der Bestand virtuell gebucht, d. h. es gibt eine Bestandsführung als Vorausschau, erst beim Einlesen der Bestellung wird der tatsächliche Bestand gebucht, denn es könnte ja sein, dass die Lieferung in der Zukunft noch gecancelt wird. Lieferavis lässt sich auch manuell ausbuchen.

  • <Avisbestand buchen> -> die Liefermenge der aktuellen Bestellung wird in den Avisbestand gebucht
  • <Avisbestand ausbuchen> -> die Liefermenge des aktuellen Bestellung oder der gesamte Avisbestand wird gelöscht
  • <Verbuchen> -> beim endgültigen buchen in den Bestand wird der Avisbestand gelöscht

Sie können diese Funktion natürlich auch nutzen wenn Sie die (voraussichtliche) Liefermenge per Hand eingegeben haben.

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Bestellvorlagen

Manche Einkäufe wiederholen sich stets in etwa gleich, z.b beim Bäcker zum Freitag immer 10 Brote 5 Semmeln etc, um auch hier

Erleichterung haben Sie die Möglichkeit für jeden Lieferanten verschiedene Bestellvorlagen mit unterschiedlichen Artikelvorgaben anzulegen. Diese Vorlagen können Sie dann bei Bedarf aufrufen und daraus neu Bestellungen erstellen oder bestehnde Bestellungen ergänzen.

So erstellen Sie eine Bestellvorlage

  • Wählen Sie im Formular <Bedarf> den gewünschten Lieferanten, öffnen Sie dann rechts die Registerkarte <Bestellvorlagen>
  • klicken Sie dort auf < +> im Navigator rechts über der Tabelle <vorhandene Bestellvorlagen> eine leere Zeile wird dort eingefügt, ergeben Sie dort einen Namen
  • Öffnen Sie links die Registerkarte <Artikel> suchen Sie den gewünschten Artikel
  • klicken Sie links oder rechts auf <Artikel hinzufügen> der Artikel wird in die Bestellvorlage aufgenommen, geben Sie die gewünschte Liefermenge ein
  • oder klicken Sie auf <Suche ++> suchen Sie den Artikel nach Begriff, wählen Sie den gwünschten Artikel klicken Sie dann dort auf <hinzufügen> der Artikel wird in die Liste übernommen
  • oder aktivieren Sie einen Artikelfilter, klicken Sie dann rechts auf <alle hinzufügen> alle Artikel werden übernommen

So verwenden Sie eine Bestellvorlage

  • Wählen den Lieferanten und wählen Sie einen bereits bestehenden Bestellvorschlag
  • Öffnen Sie die Registerkarte <Bestellvorlagen> und wählen Sie die gewünschte Vorlage
  • klicken Sie auf <zum Vorschlag hinzu>, alle Artikel der Vorlage werden in den Vorschlag übernommen
  • oder wählen Sie den Lieferanten , und klicken Sie dann auf <Neuen Vorschlag>, ein grünes Dialogfeld öffnet
  • bestätigen Sie dort mit <OK> aus der Vorlage wird ein neuer Bestellvorschlag erstellt
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Verwenden der Wartelisten

Wartelisten lösen das Problem von Irgendwann-mit-bestellen einzelner Artikel. Um abzuwarten bis der Bestellwert lohnt ist es besser einen bestehenden Bestellvorschlag nach und nach zu füllen, einzelne Artikel werden besser mit der Warteliste erledigt. Die Warteliste wird beim Bestellmengen errechnen durchsucht, eventuelle dort wartende Artikel werden in den Vorschlag übernommen

So erstellen Sie eine Warteliste

  • Öffnen Sie im Formular <Bedarf> rechts die Registerkarte <Warteliste>
  • Klicken Sie dort auf <nur aktueller Lieferant> und suchen Sie den gewünschten Lieferanten
  • oder klicken Sie auf <alle Lieferanten> die Artikel dieser Liste werden von allen Bestellvorschlägen berücksichtigt
  • Öffnen Sie links die Registerkarte <Artikel> suchen Sie den gewünschten Artikel
  • klicken Sie links oder rechts auf <Artikel hinzufügen> der Artikel wird in die Warteliste aufgenommen, geben Sie die gewünschte Liefermenge ein und setzen Sie die Option <anschliesend löschen> ist diese Option nicht gesetzt wird der Artikel jedesmal wieder in die Bestellung übernommen, so können Sie eine Art Dauerauftrag verwirklichen
  • oder klicken Sie auf <Suche ++> suchen Sie den Artikel nach Begriff, wählen Sie den gewünschten Artikel klicken Sie dann dort auf <hinzufügen> der Artikel wird in die Liste übernommen
  • Oder klicken Sie auf <bnn3-hinzu>, es erscheint ein Formular mir dem bnn-Angebot des aktuellen Händlers, falls dies im Artikelmanager gepflegt wurde
  • Wählen Sie die gewünschte Preisliste des Händlers und geben Sie dort in <Suche> einen Begriff oder die Artikelnummer des Händlers ein,
  • ist der Artikel gefunden klicken Sie auf <zur Warteliste hinzu> der Artikel wird in die Warteliste übernommen, Sie können auch Artikel mit übernehmen die nicht in Ihrem Artikelstamm sind, dann allerdings nur wenn <nur aktueller Lieferant> aktiv ist
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Inventur und Bestandspflege

Bestandspflege oder eine laufende Inventur ist da A und O eines funktionierende automatisierten Bestellwesens. Sie erreichen einen korrekten Bestand durch:

  • Korrektes erfassen der Umsätze
  • Korrektes erfassen des Wareneingangs
  • korrigieren des Bestandes
  • oder Erfassen des Verlustes

Die ersten Punkte erfolgen sowieso nebenbei also bleibt das Augenmerk auf Punkt 3 oder 4.

So erfassen Sie den Bestand direkt

  • Öffnen Sie im Formular <Bedarf> die Registerkarte Artikel und drucken sie Ihre (gefilterten) Artikel als Inventurliste
  • Erfassen Sie den tatsächlichen Bestand
  • Öffnen Sie rechts die Registerkarte <Bestand>, klicken Sie auf <Artikelstamm> es erscheint Ihr Artikelstamm in der Tabelle
  • Klicken Sie auf <automatisch> -> weniger Bestand wir als allgemeiner Verlust mehr Bestand als zusätzlicher allgemeiner Wareneingang verbucht
  • Klicken Sie auf <+/-Verlust> alles wird auf Verlust, auf <+/- Eingang> alle wird auf Wareneingang gebucht
  • Klicken Sie ins Feld <Bestand tatsächlich> stimmt der Bestand <Enter> springt zum nächsten Artikel
  • stimmt der Bestand nicht Menge eingeben 2 mal <Enter> springt zum nächsten Artikel
  • oder klicken Sie uns Feld <Suche> geben Sie dort die gewünschte Artikelnummer ein<Enter>
  • Bestand eingeben<Enter> nächste Suche

So erfassen Sie den Bestand mit dem Bestellvorschlag

  • erstellen Sie einen Bestellvorschlag
  • drucken Sie unter <Bestellung> solange die Bestellung nicht errechnet wurde wird der Vorschlag als Inventurliste gedruckt (andernfalls setzen Sie die Option <als Inventurliste..>)
  • Erfassen Sie den tatsächlichen Bestand
  • Öffnen Sie rechts die Registerkarte <Bestand>, klicken Sie auf <Vorschlag> es erscheinen die Artikel des Vorschlags in der Tabelle
  • buchen Sie wie oben, aber Sie bewegen sich nun nur innerhalb des Bestellvorschlag

gerade im Frischbereich ist es völlig normal dass der PC-Bestand immer nur in etwa mit dem tatsächlichen Bestand übereinstimmt. Allzu genaue Buchungen führen daher zu einem oft unnützen Erzeugen von Verlustbuchungen und zusätzlichen Wareneingangsbuchungen. Der temporäre Bestand ermöglicht es mit dem (scheinbar) aktuellen Bestand zu arbeiten, ohne dass dieser in den tatsächlchen PC-Bestand übergeht.

So buchen Sie den Bestand nur vorläufig

  • Erfassen Sie den Bestand wie oben
  • Öffnen Sie im Formular <Vorschlag> rechts die Registerkarte <Inventur>, klicken Sie dort auf ins Suchefeld
  • Artikelnummer oder Name <Enter> Bestand eingeben <Enter> . . .
  • ab sofort wird der hier stehende Bestand für die Bedarfsermittlung benutzt
  • Filtern Sie diesen Bestand nach der Abweichung zum PC-Bestand
  • Übernehmen Sie den Inventurbestand als PC-Bestand durch Klick auf <Bestand buchen> (vorheriges Filtern ermöglicht die ausschließliche Übernahme der relevanten Änderungen und ermöglicht damit einen gewissen Spielraum)
  • löschen Sie die verbleibenden Bestandsinformationen

So erstellen Sie eine Inventurliste mit dem Palmsystem

  • Stellen Sie mit dem Palm eine Inventurliste zusammen
  • Führen Sie einen HotSync durch, der Palm lädt die Inventurdaten in das HotSync-Verzeichniss
  • Öffnen Sie im Formular <Vorschlag> rechts die Registerkarte <Inventur>, klicken Sie dort auf <Import aus Palm> die Inventurliste des Palm wird importiert
  • ergänzen oder ändern Sie die Inventurliste per Hand und fahren Sie fort wie oben

Sie können Ihren Bestand auch dadurch korrigieren in dem Sie alle was aus dem Bestand ohne Verkaufsvorgang rausgeht als Verlustbuchnung erfassen

So erfassen Sie Verluste

  • Öffnen Sie das Formular Verlust wählen Sie dort eine Verkaufsstelle die den Verlust verursacht
  • oder öffnen Sie <Einträge> und wählen dort <allgemein>
  • Klicken Sie auf <Neu> ein neuer Verlusteintrag entsteht
  • Setzten Sie den Cursor rechts in der roten Fläche ins Suchfeld, suchen Sie nach der Artikelnummer<Enter> der Artikel wird aufgenommen
  • geben Sie die Menge ein <Enter> bereit zur Suche des nächsten Artikels
  • oder benutzen Sie die Suchfunktionen auf der Registerkarte <Artikel>
  • Klicken Sie rechts auf <Verlust buchen> die Mengen werden vom Bestand ausbuchen
  • hier können auch automatische Verlustbuchungen eingesehen und geändert werden
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Erntevorschläge

Erntevorschläge sind eine besondere Form des Bedarfvorschlags. Sie unterscheiden sich in 2 Punkten:

  1. Erntevorschlag können nur Artikel enthalten dern Bereichszuordnung die Option <Artikel werden selbst produziert> gesetzt ist
  2. Erntevorschläge werden, falls Sie die Anbauplanung benutzen, zusätzlich mit Information ihre Kulturen vesehen, dadurch können beim buchen der Erntemengen diese sofort den beernteten Sätzen zugeordnet werden

Das Ernteformular entspricht in seinen Funktionen fast dem Bedarfsformular. Die Zusammenstellung des Vorschlag läuft analog zum Bestellvorschlag. Etwas anders ist das buchen des Wareneingangs, denn hier besteht ja zusätzlich die Möglichkeit die geernteten Mengen den Sätzen einer Kultur zuzuordnen. Wenn Sie auch mit dem Grosshandelmodul arbeiten können Sie hier einen dort bereits erstellten Erntevorschlag mit einbeziehen. Dessen Summen werden mit erfasst und gedruckt, bei der Ernteeingabe werden im Grosshandel die entsprechenden Buchungen mit getätigt.

So buchen Sie einen Erntevorschlag

  • Öffnen Sie das Formular <Ernte> erstellen Sie auf eine der oben beschriebenen Methoden einen Erntevorschlag
  • Nach der Ernte öffnen Sie dort rechts die Registerkarte <Ernte>, setzen Sie den Cursor im grünen Bereich ins Eingabefeld
  • geben Sie dort Ihre Ernteliste ein, beim Erstellen des Erntevorschlags wurde bereits der zuletzt verwendete Satz hinzugefügt
  • Ändern Sie das Kulturjahr falls erforderlich ( Sie können 2006 durchaus eine Kultur aus dem Kulturjahr 2005 ernten)
  • Ändern Sie die Satznummmer falls erforderlich
  • Klicken Sie auf <weiterer Satz> um einen zusätzlich beernteten Satz zu erfassen, oder klicken Sie im Eingabefeld auf <+>
  • <Enter> die Ernte mehrerer Sätze wird zusammengefasst der Artikel wird gewechselt
  • oder klicken Sie auf <Suche Nr> geben Sie dort die Nummer des Artikels ein <Enter> iste der Artikel in der Liste wird das Eingabefeld aktiviert
  • Wenn alles drin ist klicken Sie auf <Ernte verbuchen> die Menge wird in den Bestand eingebucht und in die Planung eingetragen

Zum arbeiten mit Erntevorschlägen kann man seinen Artikelstamm entweder so organisieren das Ihre Eigenbauartikel eigene Artikel darstellen oder Sie benutzen Ihre Eigenbauartikel auch für die Zuhandelsware, wollen Sie zweite Version wählen sollten Sie folgendermaßen vorgehen

  • Legen Sie einen Lieferanten 'Eigenbau' oder so ähnlich an
  • Ordnen Sie ihren Artikel diesen Lieferanten (neben echten) zu
  • Ist der Artikel aus eigenem Anbau verfügbar setzen Sie den Lieferant 'Eigenbau' an oberste Position
  • Aktivieren Sie unter <Einstellungen> die Option <unter Einkauf->Bedarf auch eigene Artikel anzeigen>
  • Erstellen Sie Ihren Gesamtbedarf unter <Bedarf>
  • Erstellen Sie einen Bestellvorschlag des Lieferanten 'Eigenbau'
  • Benutzen Sie den Button <als Erntevorschlag ablegen>
  • Bearbeiten Sie den Erntevorschlag
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Buchungsjahre

Der Warenstrom speichert jedes Buchungsjahr in getrennten Dateien. Daher ist es zum Wechsel des Kalenderjahrs erforderlich das neue Buchungsjahr anzulegen und das alte Buchungsjahr abzuschließen, andernfalls sind keine Bedarfsvorschläge und Umsatzaufzeichnungen möglich

So erstellen Sie ein neues Buchungsjahr

  • Öffnen Sie die Oberfläche <aktuelles Buchungsjahr> = <bisher kein Buchungsjahr>(im Lieferzustand)
  • wählen Sie links unter <mögliche Jahre> das neue Buchungsjahr aus
  • klicken Sie auf <neues Buchungsjahr erstellen> die Tabellen für das neue Buchungsjahr werden bereitgestellt, das neue Buchungsjahr wird zum aktuellen

Erhalten Sie im neuen Jahr eine Lieferung die im alten Jahr erstellt wurde können Sie entweder wieder ins alte Jahr zurückwechseln und dort den Wareneingang buchen oder Sie nutzen im alten Jahr den Button<Vorschlag ins Folgejahr> im Formular Bedarf , die Bestellung wird ins neue Jahr verschoben und Sie können diese dort buchen

So schließen Sie ein Jahr ab

  • Erledigen Sie alle Buchungsvorgänge die das alte Jahr betreffen
  • Öffnen Sie die Oberfläche <aktuelles Buchungsjahr xxxx>
  • wählen Sie links unter <vorhandeJahre> das alte Buchungsjahr aus
  • klicken Sie auf <Buchungsjahr ändern> das Buchungsjahr wird gewechselt
  • klicken Sie auf <aktuelles Jahr abschliesen>
  • es wird eine logische Überprüfung der Bestände vorgenommen,= - Bestände korrigiert, Verkauf >= Wareneingang, - Verluste korrigiert
  • es werden die Artikelaufzeichnung um ein Jahr verschoben, bei jedem Artikel werden die letzten 2 Jahresaufzeichnungen gespeichert,
  • es werden die aktuellen Bestände als Wareneingang im neuen Jahr gebucht, Sie sollten im neuen Jahr daher erst nach dem Jahresabschluss Bestandskorrekturen vornehmen