Hilfetext: Das Artikelstamm-Modul
- Allgemeines
- Verkaufsbereiche des Artikelstamms
- Warengruppen des Artikelstamms
- Artikel anlegen
- Artikel auslisten
- Artikelnummern blockweise verschieben
- Artikel suchen
- Anwenderdaten, Lizenzschlüssel, Bankverbindung und Emailkonto
- Servicevertrag und Updateprogramm
- Internationalisierung
Allgemeines
Das Artikelstamm-Modul übernimmt die Verwaltung der wichtigsten Daten des Artikelstamms für alle Module des PC Gärtners.
Hier können Artikel neu angelegt zugeordnet und geändert werden. Artikel können nicht gelöscht werden, sondern nur für die anderen Module
auf nicht sichtbar geschaltet werden. Damit ist gewährleistet, dass einmal erstellte Bezüge später nicht verschwinden.
Falls Sie neu mit dem PC Gärtner zu arbeiten beginnen, sollten Sie überlegen wie Sie Ihren Artikelstamm gestalten wollen.
Sie haben 3 Möglichkeiten:
- Standardmäßig wird der Artikelstamm mit allen Artikel installiert, die in den meisten Gemüsebaubetrieben kultiviert werden.
Zu diesen Artikeln finden Sie in der Anbauplanung bereits entsprechende Kulturen, sprich Anbausätze mit Kulturzeiten, Sorten etc..
Wollen Sie mit diesen Artikeln arbeiten, so sollten Sie die Artikel selbst nicht ändern. Falls gewünscht können Sie die vorgesehenen
Artikelnummern an ihren Betrieb anpassen. - Falls Sie auch zugekauftes Obst und Gemüse handeln, sollten Sie den erweiterten Artikelstamm installieren. Dieser enthält eine runde Palette
zu gehandeltes Obst und Gemüse mit logisch korrespondierenden Artikelnummern. - Falls Ihnen der mitgelieferte Artikelstamm in keiner Weise zusagt, können Sie auch einen leeren Artikelstamm installieren. Dann müssen Sie alle Artikel selbst anlegen.
Falls Sie mit der Anbauplanung arbeiten wollen, sollten Sie dann unbedingt auch den leeren Kulturstamm installieren ansonsten stimmen eventuelle Zuordnungen nicht mehr.
Bitte installieren Sie diese anderen Daten NUR am Anfang ihrer Arbeit mit dem PC Gärtner, ansonsten werden alle von Ihnen getätigten Änderungen im Artikelstamm überschrieben !!
Verkaufsbereiche des Artikelstamms
Sie können mit dem Artikelstamm-Modul verschiedene Verkaufsbereiche verwalten.
Die vier wichtigsten Bereiche sind vorinstalliert. Sie finden diese im Artikelstamm unter dem Reiter „Verkaufsbereiche der Gesamtbetriebe“.
- Zum Eintragen eines neuen Verkaufsbereiches gehen Sie bitte
auf die Schaltfläche
, um einen neuen Datensatz anzulegen. - Mit der Schaltfläche
speichern Sie Ihre Eingabe. - Mit der Schaltfläche
können Sie alle noch nicht gespeicherten Änderungen rückgängig machen. - Mit der Schaltfläche
können Sie den ausgewählten Datensatz löschen. - Mit der Schaltfläche
aktualisieren Sie die angezeigten Daten aus der Datenbank; die Daten könnten an anderer Stelle geändert worden sein.
Falls Ihr Betrieb rechtlich aus einem Produktionsbetrieb und einem Handelsbetrieb besteht, können mit Hilfe der eingetragenen Verkaufsbereiche
die verschiedenen Umsätze zugeordnet werden.
Später können daraus auf einfache Weise interne Rechnungen erstellt werden.
Warengruppen des Artikelstamms
Innerhalb der verschiedenen Verkaufsbereiche, können Sie einzelne Warengruppen festlegen. Wichtig ist, dass mindestens eine Warengruppe
je Verkaufsbereich angelegt und umgekehrt jeder Warengruppe ein Verkaufsbereich zugeordnet ist.
Jeder Artikel wird zuerst einem Verkaufsbereich zugeordnet dann der darin zur Verfügung stehenden Warengruppe.
Diese Zuordnung können Sie im Artikelstamm unter dem Reiter „Warengruppen / MwSt“ vornehmen.
- Mit dem Eingabefeld „Sortierreihenfolge“ können Sie festlegen, in welcher Reihenfolge Ihre Warengruppen eingetragen werden.
Wir empfehlen die Reihenfolge der Warengruppen nach Kundenbeliebtheit festzulegen. - Mit der Eingabe „Artikelnummern von / bis“ können Sie festlegen, welche Artikel dieser Warengruppe und dem Verkaufsbereich zugeordnet werden sollen.
- Nun müssen Sie nur noch der Artikelgruppe einen MWST - Steuersatz zuordnen. Wählen Sie diesen entweder über die vorhandenen Steuersätze in dem Drop-Down-Feld aus,
oder aber legen Sie einen neuen Steuersatz mit der Schaltfläche an.
Artikel anlegen
Sind die Verkaufsbereiche und die Warengruppen angelegt, können Sie Ihre Artikel eingeben, sofern diese noch nicht im mitgelieferten Artikelstamm vorhanden sind.
- Öffnen Sie den Reiter „Artikelstammdaten bearbeiten“.
- Zum Eintragen eines neuen Artikels gehen Sie bitte auf die Schaltfläche .
- Geben Sie in die gelb unterlegten Eingabefelder den Artikelnamen und die Beschreibung ein.
- Wählen Sie in den vorgesehenen Drop-Down-Feldern den Verkaufsbereich und die Warengruppe aus.
- Um dem neu angelegten Artikel eine Artikelnummer zuzuordnen, klicken Sie auf den Button
.
Der PC Gärtner sucht in der betreffenden Warengruppe automatisch die nächste freie Artikelnummer heraus und trägt diese ein.
Damit dies funktioniert, muss in den Warengruppen der Nummernbereich zunächst definiert werden, dann kann der PC Gärtner nach Auswahl der Warengruppe über ArtNr ? die nächste freie Artikelnummer ermitteln. Ist eine BNN-Hauptgruppe hinterlegt, dann erfolgt beim Aufnehmen aus der BNN Datei automatisch die Zuordnung zur Warengruppe und die neue Nummer wird vergeben.
- Im Folgenden wählen Sie die Einheit Ihres Artikels aus. Selbstverständlich müssen diese zuvor angelegt worden sein.
Näheres dazu finden Sie im Hilfe-Kapitel „Artikelmanager“ „Artikeleinheiten festlegen“. - Wenn der Artikel gewogen werden soll, dann setzen Sie einen Haken in das entsprechende Kästchen.
Artikel auslisten
Sie haben mit der Schaltfläche 
die Möglichkeit, Artikel aus Ihrem Warenbestand auszulisten.
Wenn Sie einen Artikel auslisten, wird dieser nicht gelöscht, sondern steht bis zu 12 Monaten nach seiner Auslistung noch zur Verfügung und kann somit bei Bedarf wieder aktiviert werden.
Nach Ablauf der 12 Monate werden alle Informationen zum Artikel gelöscht und beim Neuanlegen eines Artikels wird der ausgelistete Artikel mit allen Infos überschrieben.
Artikelnummern blockweise verschieben
Im Artikelstamm mit dem Reiter „Artikelnummern blockweise verschieben“ können Sie die Artikelnummern innerhalb einer Artikelgruppe verschieben.
Dies ist z.B. dann sinnvoll, wenn Sie eine neue Warengruppe in Ihr Sortiment aufnehmen und diese Artikelnummern an einer bestimmten Stelle einordnen möchten.
Wichtig: Bevor Sie die Artikelnummern verschieben, müssen Sie unbedingt eine Datensicherung vornehmen.
Die Verschiebung sollte immer in der Datensicherung vorgenommen werden und niemals in der aktuellen Programmversion!
- Geben Sie unter „Start bei ArtikelNr“ den Beginn und unter „Stop bei ArtikelNr“ das Ende des Artikelnummernblocks an, den sie verschieben wollen.
Der Zielbereich, in den die Artikelnummern verschoben werden, muss komplett leer sein, da sonst doppelte Artikelnummern vergeben werden.
(D.h. wenn Ihre Artikelnummern bis 8000 gehen, dann wählen Sie als Veränderungswert 8100.) - Wenn Sie einen negativen Veränderungswert eingeben, können Sie den Nummernblock auf diese Weise nach oben verschieben.
In unserem Beispiel mit dem Veränderungswert -8100 werden die Artikel wieder an die alte Position zurück verschoben.
Artikel suchen
Um einen Artikel in Ihrer Datenbank zu finden, können Sie im Textfeld "Suche?" den Artikelnamen oder falls bekannt die Artikelnummer
eingeben. Mit ENTER aktivieren Sie die Suche.
Die Artikelliste kann nach Reihenfolge der Artikelnummern oder nach der alphabetischen Reihenfolge des Namens sortieren werden.
Nutzen Sie hierfür die vorgesehenen Buttons „Reihenfolge Nummer“ oder „Reihenfolge A-B-C“.
Ein weiteres EingabeFeld ermöglicht es beim Artikel mehrere Suchbegriffe einzugeben, mehrere Suchbegriffe müssen durch ein ´;´ getrennt werden.
Anwenderdaten, Lizenzschlüssel, Bankverbindung und Emailkonto
Im Artikelstamm unter "Anwenderdaten+Lizenzschlüssel" bearbeiten sind die Anwenderdaten und die Lizenzschlüssel für Ihre PCG Module hinterlegt. Ihre Anwender bzw. Betriebsdaten sind an Ihre Lizenzschlüssel gebunden, wenn sich Ihre Adresse oder der Firmenname ändert, teilen Sie uns dies bitte mit,wir senden Ihnen umgehend neue Lizenzschlüssel zu.
Die Eingabefelder, wie Telefon, Email, Fax und Kontrollnummer etc. unterhalb des Eingabefelds Straße-Hausnummer können selbsändig ausgefüllt bzw.verändert werden.
Der PC Gärtner ist mehrbetriebsfähig und kann verschiedene Verkaufsbereiche verwalten.
Auf der Registerkarte "EmailDaten" kann Ihr Emailkonto für Thunderbird oder Outlook hinterlegt werden. Anwender mit Kundenstammmodul können darüber hinaus in der Mitarbeiterverwaltung für jeden Mitarbeiter ein Benutzerkonto anlegen, von dem aus dann der jeweillige Mitarbeiter seine Nachrichten versenden kann. Die Emails können aber auch über den Shop versendet werden, in diesem Fall darf das Emailkonto im Artikelstamm nicht hinterlegt werden.
Ins Eingabefeld "Kontrollnummern" kann die Steuernummer
eintragen werden, diese erscheint dann auf Rechnungen.
(Bitte beachten, dass im Normalfall keine Rechnungen gedruckt werden , sondern die Lieferscheine! Auf den Lieferscheinen
ist die Steuernummer nicht zwingend vorgeschrieben. Falls die Steuernummer auf Lieferscheinen gedruckt
werden soll, bitte die Nummer in "Ökobox-Stammdaten"->"Einstellungen"->"Druck Lieferschein" im Eingabefeld "zusätzliche Textzeile Kontollnumern etc"
mit eingeben.)
Auf der Registerkarte "Bankverbindungen" hinterlegen Sie Ihre Kontoverbindung, im PCG lassen sich auch mehrere Konten verwalten.
Servicevertrag und Updateprogramm
Sie haben die Möglichkeit, mit der Firma Schönegge GmbH einen Servicevertrag abzuschließen.
Mit dem Servicevertrag erhalten Sie den Support (telefonisch und per Fernwartung) und alle Updates zur Weiterentwicklung und Programmanpassung kostenfrei.
Beim Abschluss des Servicevertrags wird der Zugang zum Download des PCG Updateprogramms eingerichtet. Damit können Sie jederzeit und selbständig die neusten Versionen herunterladen und installieren.
Den Servicevertrag finden Sie im Artikelstamm unter dem Button <Servicevertrag>.
- Bitte drucken Sie den Servicevertrag in 2-facher Ausfertigung aus
- Erstellen Sie bitte eine neue Auswertung und klicken dann auf
Die Ergebnisse werden dann fixiert und ausgedruckt. - Übersenden Sie mir bitte diese und den unterschriebenen Servicevertrag ich erstelle bei mir dann eine Übersicht über die fälligen Abschlagszahlungen und schicke eine Ausfertigung des Servicevertrags wieder zurück.
Sie wollen eine neue Abrechnung erstellen?
Klicken Sie dazu einfach auf "neue Abrechnung". Sie erhalten selber eine Überblick über vorhandene Module und getätigte
Aufträge seit der letzten Abrechnung.
Wollen Sie die Auswertung für eine Abrechnung und Ermittlung von
neuen Abschlagszahlungen verwenden, klicken Sie bitte auf "verwenden",
die Auswertung wird fest gespeichert. Bitte übermitteln Sie der PC Gärtner GmbH den
Ausdruck dieser Auswertung, Sie erhalten umgehend die Abrechnung.
Internationalisierung
Der PC-Gärtner wird auslandsfähig. Dazu können die Bedienfelder und die Beschriftungen in den Reports übersetzt werden.
Vom Hauptmenü aus lässt sich ein Formular öffnen, das alle Textbausteine, die im Programm vorkommen, enthält.
Diese können dann vor Ort übersetzt werden. Beim nächsten Programmstart zeigt das Programm die überestzten Texte.
Damit lässt sich der PC-Gärtner nicht nur internationalisieren, sondern es können auch betriebsintern
alternative Beschriftungstexte gewählt werden.
Die Tabellen, die die Textbausteine enthalten, können natürlich auf andere Systeme kopiert werden, so dass sich eine Übersetzung
auch auf andere Betriebe übernehmen lässt.